Kosten & finanzielle Aspekte im Fuhrparkmanagement

Der Überblick über die Ausgaben im Fuhrpark ist entscheidend, um ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement betreiben zu können. Aber was genau fällt unter die Fuhrparkkosten und wie unterscheiden sich diese voneinander? In unserem Beitrag verschaffen wir Ihnen einen Überblick über die Kosten im Fuhrpark und geben praktische Tipps, wie diesegesenkt werden können.

Inhaltsverzeichnis:

Definition Fuhrparkkosten

Fuhrparkkosten senken

Finanzierungsmöglichkeiten im Fuhrparkmanagement

Definition Fuhrparkkosten

Fuhrparkkosten sind die Ausgaben, die durch die Beschaffung, Nutzung und Rückgabe von im Fuhrpark genutzten Fahrzeugen entstehen. Diese Kosten lassen sich dabei in folgende Bestandteile unterteilen:

Leasingraten
Kraftstoffkosten
Unfallkosten

Selbstbeteiligungen
Reparaturen

Inspektions- und Wartungskosten
Fahrzeugrückgabekosten

Endabrechnung der Laufleistung
Wertminderung bei Fahrzeugrückgabe

Sonstige fahrzeugbezogene Kosten

Die Leasingrate nimmt in der Regel den größten Posten im Fuhrpark ein, gefolgt von den Kraftstoffkosten.

Beispiele Fixkosten im Fuhrpark

Unter Fixkosten versteht man die finanzielle Belastung, die nicht von der Höhe einer bestimmten Einheit abhängt. Fixkosten sind dabei häufig Mietkosten oder ergeben sich aus vertraglichen Vereinbarungen. Im Fuhrparkmanagement entstehen Fixkosten genau dann, wenn das Fahrzeug nicht beweg wird. Diese Kosten, sind demnach nicht abhängig von gefahrenen Kilometern, sondern fallen unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs an. Typische Beispiele für Fixkosten im Fuhrparkmanagement sind:

Abschreibungen
Leasingrate für das Fahrzeug
Personalkosten des Fuhrparkmanagements
Versicherungen
Kreditzinsen (im Rahmen der Finanzierung)
Kfz-Prüfkosten
Parkplatz- und Garagenkosten
Mietkosten

Beispiele variable Kosten im Fuhrpark

Unter variablen Kosten versteht man die Ausgaben, die abhängig von einer anderen Größe sind. Sie unterliegen also Veränderungen. Im Fuhrparkmanagement entstehen variable Kosten bspw.in Abhängigkeit von der Fahrzeugnutzung bzw. der gefahrenen Kilometerleistung. Typische Beispielefür variable Kosten im Fuhrparkmanagement sind:

Kraftstoffverbrauch
Reifenverschleiß
Reparaturen
Kfz-Wartungskosten
Maut-Gebühren

Beispiele Mischkosten im Fuhrpark

Mischkosten sind allgemeine Ausgaben, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Diese Kosten sind sowohl fix als auch variabel. Mischkosten im Fuhrparkmanagement fallen bspw.bei einem Fahrzeug an. Ein typisches Beispiel ist hier der Wertverlust. Zeit und Laufleistung werden hier gleichermaßen berücksichtigt. Ein weiteres Beispiel sind Energiekosten bzw. Stromkosten. Auch hier fällt ein variabler Teil und ein Fixkostenteil an.

Beispiel Prozesskosten im Fuhrpark

Neben den Begrifflichkeiten Fixkosten und variable Kosten begegnet man auch dem Begriff der Prozesskosten. Diesesind bezeichnen Ausgaben, die für einen bestimmten Prozess im Unternehmen oder Fuhrparkmanagement anfallen.

Typische Beispiele im Fuhrparkmanagement, bei denen eine Prozesskostenbetrachtung sinnvoll sein kann sind die Durchführung der Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung nach UVV sowie die Dokumentation von UVV-Prüfberichten.

In unserem Beitrag betrachten wir diese Prozesse genauer:

Prozesskostenrechnung im Fuhrparkmanagement

Fuhrparkkosten senken

Da die Kosten, die im Fuhrparkmanagement entstehen, ein wesentlicher Kostentreiber sind, ist es wichtig einen Übersicht darüber zu erhalten.

Mithilfe einer Fuhrparkanalyse ist es möglich, einen Überblick über den gesamten Fuhrpark zu bekommen. Gleichzeitig deckt die Fuhrparkanalyse Kosteneinsparungspotenziale auf und ermittelt Prozesse, die zur Steigerung der Effizienz des Fuhrparks optimiert werden können.

Was genau unter einer Fuhrparkanalyse zu verstehen ist und welche Schritte hier anfallen, haben wir in unserem Beitrag für Sie zusammengefasst:

Fuhrparkanalyse durchführen

Im Nachfolgenden werden die wesentlichen Kostenfaktoren im Fuhrpark detaillierter betrachtet. Zusätzlich erhalten Sie Tipps, wie Sie die Kosten in diesen Bereichen erfassen und senken können. Hierzu zählen:

Finanzierungsmöglichkeiten im Fuhrparkmanagement
Kraftstoffkosten und Tankkartenmanagement
Reifenmanagement
Versicherungen
Schadenmanagement
Outsourcing

Das Unternehmen Dataforce hat im Jahr 2020 522 Fuhrparkverantwortliche befragt und Maßnahmen ermittelt, mit denen die Fuhrparkkosten in Zukunft reduziert werden sollen. Ca. 25 Prozent der Befragten gaben an, noch keine genauen Maßnahmen für die Senkung der Fuhrparkkosten definiert zu haben. Die restlichen Befragten hingegen haben bereits konkrete Maßnahmen geplant. Viele davon betreffen hierbei die Beschaffung des Fahrzeugs selbst.

Finanzierungsmöglichkeiten im Fuhrparkmanagement

Leasing

Die Leasingrate bildet die Gesamtkosten ab, die durch die Nutzung des Fahrzeugs entstehen und an den Leasingnehmer weitergegeben werden. Enthalten sind in der Leasingrate üblicherweise

Kostenanteile für Sonderausstattungen und Sondereinbauten
Zulassungs-, Abmelde- und Überführungsgebühren
Rundfunkbeitrag
Kosten der Hauptuntersuchung
Versicherungen

Zusätzlich zur Leasingrate fallen ggf. am Ende der Leasing-Laufzeit Kosten für die Überschreitung der vereinbarten Laufleistung oder Kosten aufgrund von Wertminderung auf. Um eine Überschreitung zu vermeiden, lohnt es sich, das Fahrzeug ggf. intern durch ein anderes Fahrzeug zu ersetzen/ zu tauschen. Kann die Kilometerlaufleistung soweit reduziert werden, dass eine Überschreitung der vereinbarten Laufleistung vermieden wird, entstehen hierfür keine Kosten.

Wertminderungskosten treten insbesondere dann auf, wenn ein übermäßiger Verschleiß vorliegt. Hierunter fallen beispielsweise Kratzer und Dellen oder fehlende Teile der Fahrzeugausstattung.

Bevor man sich für einen Leasinggeber entscheidet, lohnt sich ein Vergleich. Denn die Leasinggesellschaften stehen im Wettbewerb zueinander. Angebote vergleichen und verhandeln sind hier hilfreiche Tipps, um die beste Leasingrate für den Fuhrpark zu erzielen.

Die Reduzierung der Leasingrate durch Anpassung einzelner Aspekte, die auf die Leasingrate einwirken, kann dazu beitragen, die Kosten im Fuhrpark zu senken. Eine Möglichkeit ist bspw. die Einschränkung der Marken- und Modellauswahl oder auch die Einschränkung von Sonderausstattungen für das ausgewählte Fahrzeug. Auch die generelle Senkung des maximalen Listenpreises kann einen Einfluss auf die Höhe der Leasingrate haben. Alle diese Aspekte lassen sich auch auf den Kauf eines Fahrzeugs übertragen.

Mehr zum Thema Leasing in unseren Beiträgen:

Kauf

Eine weitere Möglichkeit zur Beschaffung von Fahrzeugen im Fuhrparkmanagement ist der Kauf von Fahrzeugen. Das Fahrzeug gehört bei einem Kauf dem Unternehmen und zählt vollständig zum Betriebsvermögen. Gleichzeitig kann das Fahrzeug bei einem Kauf deutlich länger im Unternehmen verbleiben (bei einer Leasing-Finanzierung beträgt die Laufzeit meist 2 bis3 Jahre).

Was bei einem Kauf im Fuhrpark zu beachten ist und welche Regelungen das Kaufvertragsrecht trifft, erfahren Sie in unseren Beiträgen:

Miete und Carsharing

Neben Leasing und Fahrzeugkauf ist auch die Miete von Fahrzeugen eine Option für das Fuhrparkmanagement. Zu beachten ist hierbei, dass das Fahrzeug meist für kurze Einsatzzeiten genutzt wird und danach an den Vermieter zurückgegeben wird.

Eine Alternative bzw. Möglichkeit, um Mietkosten einzusparen, ist die Bildung von Fahrgemeinschaften. Können mehrere Mitarbeiter in einem Fahrzeug zusammen befördert werden, fallen weniger Kosten für weitere Fahrzeuge an.

Mehr zur Miete von Fahrzeugen, dem Carsharing und den Besonderheiten, die im Fuhrparkmanagement berücksichtigt werden müssen:

Auto-Abo

Eine neue Möglichkeit stellt das sogenannte Auto-Abo dar. Mit diesemkönnen verschiedene Fahrzeuge getestet werden. Je nach Lebenssituation braucht man vielleicht nur wenige Wochen oder Monate ein Fahrzeug. Das Auto-Abo hat den Vorteil, dass es schnell gekündigt werden kann.

Mehr zum Auto-Abo in unserem Beitrag:

Auto-Abo im Fuhrparkmanagement

Kraftstoffkosten und Tankkartenmanagement

Die Kraftstoffkosten beinhalten alle anfallenden Ausgabenfür Benzin- und Dieselkraftstoffe. Zusätzlich können unter den Kraftstoffkosten auch die Kosten für das Laden von Elektrofahrzeugen aufgeführt werden. Hinzukommen weitere Zusatzkosten, wie z. B. für Schmierstoffe. Auch die Autowäsche und der Scheibenreiniger können unter diesen Postenfallen. Das ist möglich, da diese Leistungen meist über die Tankkarte mit abgerechnet werden.

Der richtige Überblick über die Kraftstoffkosten ist entscheidend, denn so lassen sich Einsparungspotenziale am einfachsten aufdecken. Immerhin ist der Kraftsoffneben der Leasingrate der zweitgrößte Kostentreiber im Fuhrpark.

Tipps, wie Sie günstig tanken können, erhalten Sie in unserem Beitrag:

Tankkarten stellen dabei eine Erleichterung für das Fuhrparkmanagement dar, denn über die Karten können alle Kraftstoffkosten abgerechnet und je nach System direkt einem Fahrer bzw. Fahrzeug zugeordnet werden. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von Tankkarten in unseren Beiträgen:

Reifenmanagement

Die Reifen gehören zu den Verschleißteilen am Fahrzeug. Der regelmäßige Reifenwechsel ist daher ein Muss, nicht nur beim Wechsel von Sommer- auf Winterreifen. Ein Faktor, der die Fuhrparkkosten unbewusst beeinflussen kann, ist der Reifendruck. Ist der Reifendruck zu niedrig, kann dies nicht nur zu einem Sicherheitsrisiko führen, auch der Kraftstoffverbrauch kann hierdurch steigen.

Mehr zum Reifenmanagement im Fuhrpark in unseren Beiträgen:

Versicherungen

Der regelmäßige Blick auf die Versicherungen im Fuhrparkmanagement ist sinnvoll. Sind alle Fahrzeuge richtig versichert oder sind Fahrzeuge aus dem Fuhrpark ausgeschieden, für die in der Vergangenheit ein spezieller Versicherungsschutz erforderlich war?

Ein spezieller Versicherungsschutz ist beispielsweise bei E-Fahrzeugen und E-Bikes sinnvoll:

Insbesondere im Fuhrparkmanagement und bei der Nutzung von mehreren Fahrzeugen ist der Abschluss einer Flottenversicherung ratsam. Darin werden alle Fahrzeuge eines Fuhrparks in einer Versicherungspolice gebündelt, wodurch Einsparungspotenziale im Vergleich zu herkömmlichen Einzelversicherungen entstehen.

Einfluss auf die Versicherungsprämie hat die sogenannte Schaden-Kosten-Quote. Treten im Fuhrpark vermehrt Schäden auf, die über die Versicherung abgewickelt werden, hat dies einen Einfluss auf die Quote. Steigt dieseführt dies zu erhöhten Versicherungsbeiträgen. Mehr zur Flottenversicherung:

Schadenmanagement

Das Schadenmanagement befasst sich mit allen Schäden, die an Fahrzeugen verursacht werden. Hierzu zählen auch Unfallkosten. Bei diesen wird unterschieden zwischen den Kosten für die tatsächlichen Reparaturen an den Fahrzeugen sowie den Kosten, die durch Selbstbeteiligungen bei Versicherungen entstehen.

Mehr zum Thema Schadenmanagement im Fuhrpark in unseren Beiträgen:

Bei Reparaturen kommt häufig der Kostenvoranschlag zum Einsatz, denn ein Überblick über die möglichen Kosten ist entscheidend, um wirtschaftliche Entscheidungen treffen zu können. Auch ein Schadengutachten kann hier sinnvoll sein:

Im Rahmen des Schadenmanagements ist auch der Nutzungsausfall, der durch den Ausfall des Fahrzeugs entsteht, zu berücksichtigen. Der Nutzungsausfall entsteht dabei nicht nur im Schadenfall, sondern auch bei regelmäßigen Wartungen und Inspektionen des Fahrzeugs, sofern hier durch die Werkstatt kein Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt wird. Wartungs- und Inspektionstermine sollten also immer optimal geplant werden:

Nutzungsausfall und Nutzungsausfallentschädigung

Wie wird nun die Schadenregulierung im Fuhrpark am besten gestaltet? In unserem Beitrag erhalten Sie hierzu wichtige Tipps:

Tipps zur effektiven Schadenregulierung

Um Schäden zu vermeiden, lohnt sich auch die Investition in die Fahrersicherheit. Hierunter fallen beispielsweise Fahrsicherheitstrainings aber auch die regelmäßige Durchführung der Fahrerunterweisung nach UVV. Für die Themen fallen zwar zusätzliche Kosten im Fuhrparkmanagement an, beide tragen allerdings dazu bei, dass das Unfallrisiko minimiert wird und die Sicherheit steigt. Mehr zu beiden Themen in unseren Beiträgen:

Finanzielle vs. technische Aspekte

Bei der Nutzung von Fahrzeugen sind zudem immer finanzielle und technische Aspekte gegenüberzustellen. Die regelmäßige technische Überprüfung des Fahrzeugs ist wichtig und notwendig, um den betriebssicheren Zustand des Fahrzeugs sicherzustellen und den Anforderungen der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) gerecht zu werden.

Der betriebssichere Zustand wird dabei im Rahmen der jährlichen UVV-Prüfung sichergestellt. Treten bei der Prüfung Mängel auf, müssen diese behoben werden. Übersteigt die Behebung der Mängel kostenmäßig den Wert des Fahrzeugs, ist es empfehlenswert das Fahrzeug abzustoßen und durch ein neueres Modell zu ersetzen.

In jedem Fall muss jedoch sichergestellt sein, dass im Fuhrparkmanagement nur Fahrzeuge eingesetzt werden, die betriebssicher sind.

Mehr zur UVV-Prüfung im Fuhrparkmanagement:

Outsourcing

Eine weitere Möglichkeit zur Senkung der Kosten im Fuhrpark ist das Outsourcing. Bestimmte Funktionen lassen sich einfacher durch externe Dienstleister abbilden und sind meist kostengünstiger als die Umsetzung Inhouse.

Ein Beispiel ist die Führerscheinkontrolle im Fuhrparkmanagement. In unseren Beiträgen stellen wir den manuellen Prozess der Führerscheinkontrolle und die Einsparungspotenziale durch elektronische Lösungen gegenüber:

Möchten auch Sie Zeit und Kosten im Unternehmen einsparen? Mit unseren Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle, digitalen Unterweisungen für Mitarbeiter und dem digitalen Termin- und Dokumentenmanagement unterstützen wir Sie gerne.