Aufwand, Komplexität und Kosten eines professionellen Fuhrparkmanagements werden häufig unterschätzt. Bei genauer Betrachtung gibt es Einsparpotenziale, die jedoch selten voll ausgeschöpft werden. Dabei können schon kleine Anpassungen die Effizienz des Fuhrparks steigern und damit einhergehend Kosten senken. Das LapID System ermöglicht eine effiziente Verwaltung des Fuhrparks und sorgt dafür, dass Sie Termine und Fristen im Blick behalten. Gleichzeitig können Sie wichtige Dokumente zu Ihren Fahrzeugen im System hinterlegen. Die folgenden Beispiele stammen von Fuhrparks, die ihre Aufgaben und Termine mit Hilfe von LapID verwalten.
Inhaltsverzeichnis:
- Bestandsaufnahme: Analyse der Ausgangssituation
- Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung: Beispiele aus der Praxis
- Effizienzsteigerung durch Kostensenkung: Anregung zum Nachdenken
Bestandsaufnahme: Analyse der Ausgangssituation
Basis einer Effizienzsteigerung ist die systematische Analyse der Ausgangssituation. Faktoren, die hier eine Rolle spielen, sind beispielsweise Einsparpotenziale, Ressourcen, Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte sowie die Qualifikation der Mitarbeiter. Angefangen bei der Auswahl der Fahrzeuge – auch im Hinblick auf die Umstellung zur Elektromobilität – lohnt sich eine Betrachtung der Gesamtkosten. Grund hierfür ist, dass die Kosten für die Anschaffung einer Fahrzeugflotte nicht allein aus den Finanzierungskosten resultieren. Bei der Betrachtung der betrieblichen Gesamtkosten werden die Anschaffungskosten der Fahrzeuge in ein Verhältnis zu den späteren Nutzungskosten gesetzt. Dadurch lassen sich Optimierungspotenziale ermitteln, die zu der gewünschten Effizienzsteigerung führen können.
Um die Effizienz in einem Fuhrpark zu steigern, sollte sich der Fuhrparkmanager beziehungsweise der Fuhrparkverantwortliche mit Fragen auseinandersetzen, inwieweit Prozesse, wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle der Dienstwagennutzer, optimiert beziehungsweise verschlankt werden können. Eine Lösung hierfür stellt beispielsweise die elektronische Führerscheinkontrolle von LapID dar. Neben technischen Optimierungsmöglichkeiten spielen jedoch auch das Tankkartenmanagement sowie regelmäßige Schulungen der Dienstwagennutzer eine Rolle. Ein optimierter Fahrstil hat nicht nur einen verringerten Kraftstoffverbrauch zur Folge, sondern auch eine Reduzierung der Wartungskosten für Bremsen, Reifen sowie für weitere Verschleißteile. Zudem entlastet ein vorausschauender Fahrstil das Schadenmanagement enorm.
Wichtig ist, dass die Prozessoptimierungen im Rahmen eines Qualitätsmanagements als dauerhafter Prozess zu verstehen sind und keine einmalige Aktion darstellen. Dies muss allen Beteiligten, von der Geschäftsführung bis zum Dienstwagenfahrer, bewusst und diese damit einverstanden sein, damit sich ein Erfolg auch auf Dauer einstellen kann. Übrigens: Bereits in der Antike galt, dass man etwas nur steuern kann, wenn es messbar ist. Daraus wiederum folgt, früher wie heute, dass Effizienz steigerbar ist.
„Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“
Peter Drucker, US-amerikanischer Ökonom und Pionier der modernen Managementlehre
„Miss alles, was sich messen lässt, und mach alles messbar, was sich nicht messen lässt.“
Archimedes, griechischer Physiker, Mathematiker und Mechaniker
Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung an drei Beispielen
Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung auf einen Blick
Quelle: LapID System, Dashboard
Die Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung nach UVV und die Fahrzeugprüfung gehören zu den wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Sie sind mit hohem Organisationsaufwand verbunden, weil sowohl Fuhrparkmanagement als auch Fahrer in den Prozess involviert sind. Mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement-Software kombiniert mit digitalen Durchführungslösungen der einzelnen Compliance-Pflichten kann dieser Aufwand auf ein Minimum reduziert werden.
Führerscheinkontrolle
Als Halter der Firmenfahrzeuge unterliegt die Geschäftsführung der sogenannten Halterhaftung und dies in vollem Umfang. Darunter fällt die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine aller Firmenwagenfahrer (§ 21 StVG). Je mehr Fahrer, desto zeitaufwendiger die Führerscheinkontrolle, sofern diese manuell vom Fuhrparkleiter durchgeführt wird. Effizienter sind hier automatisierte oder elektronische Kontrollen. LapID bietet beispielsweise drei Methoden an, mit welchen jedes Szenario abgebildet werden kann: die Driver App, die Manager App und das LapID Siegel. Es muss also kein Fahrer mehr zwingend in das Büro der Fuhrparkverwaltung, um dort seinen Führerschein vorzuzeigen. Die oft als lästig empfundene Terminkoordination entfällt folglich.
Des Weiteren schickt das komplexe System hinter der Prüfmethode automatisch Erinnerungen, bis wann der Führerschein kontrolliert werden muss. Zusätzlich wird im Rahmen der Führerscheinkontrolle das Ablaufdatum des Führerscheins erfasst und eine Erinnerung versendet, wenn der Führerschein abläuft. Es findet eine automatische Dokumentation statt und das Ganze ist – im Fall von LapID – TÜV-geprüft und rechtssicher. So bleibt erstens mehr Zeit für andere Verwaltungsaufgaben und das zweitens bei einem ruhigen Gewissen, dass alles strukturiert ist und systematisiert und rechtssicher dokumentiert wird.
Fahrerlaubnisklassen und Schlüsselzahlen hinterlegen
Im Rahmen der Führerscheinkontrolle sind oftmals auch die spezifischen Fahrerlaubnisklassen sowie hinterlegte Schlüsselnummern relevant. Auch diese können im LapID System verwaltet werden. Dazu gehört unter anderem die Auffrischung der Berufskraftfahrerqualifikation – auch bekannt als Schlüsselzahl 95. Damit wird nachgewiesen, dass der Führerscheinbesitzer Fahrzeuge der Klassen C und D fahrend darf. Die Auffrischung der Fahrerlaubnis fällt alle fünf Jahre an. Für diesen Termin kann eine automatische Erinnerung an den Fahrer im LapID System eingestellt werden. Die Erfassung und Überwachung der Fahrerlaubnisklassen ist Bestandteil der „Führerscheinkontrolle“ von LapID und kann bei Bedarf freigeschaltet werden.
Hinweis:
Seit Mai 2021 wird die Schlüsselzahl 95 in einem separaten Nachweis, dem Fahrerqualifizierungsnachweis, ausgewiesen. Dabei handelt es sich um ein führerscheinähnliches Dokument, welches Berufskraftfahrer zusätzlich ausgehändigt bekommen, wenn sie ihre Grund- oder Weiterausbildung nach Berufskraftfahrerqualifikationsgesetzt bestanden haben. Ab Mai 2021 wird die Schlüsselzahl 95 somit nicht mehr im Führerschein eingetragen. Der Arbeitgeber muss auch beim Fahrerqualifizierungsnachweis sicherstellen, dass die eingetragene Schlüsselzahl gültig ist. Allerdings genügt es, den Ablauf der Qualifikation (nach fünf Jahren) im Blick zu behalten und die Erneuerung zu prüfen. Das gilt zumindest, solange keine besonderen Umstände während des Gültigkeitszeitraums eintreten. Die Führerscheinkontrolle muss indes weiterhin regelmäßig erfolgen, da der Fahrerqualifizierungsnachweis nicht bestätigt, dass der Berufskraftfahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt.
Mehr zum Fahrerqualifizierungsnachweis, der Fahrerlaubnisklassenüberwachung und den Schlüsselzahlen im Führerschein:
Fahrerunterweisung
Laut dem Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG), der Betriebssicherheitsverordnung (§ 12 BetrSichV) sowie der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (§ 4 DGUV Vorschrift 1, § 35 DGUV Vorschrift 70) ist die Durchführung einer Fahrerunterweisung nach Unfallverhütungsvorschrift (UVV) gesetzlich verpflichtend. Wie auch bei der gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle gilt hier: Je mehr Fahrer, desto höher sind Zeit und Arbeitsaufwand. Es gibt verschiedene Methoden der Fahrerunterweisung: die Präsenzveranstaltung sowie die sogenannte E-Learning-Veranstaltung.
Erstere zeichnet sich durch direkte Kommunikation, direkten Austausch und eben einen festen Ort und eine feste Zeit aus. E-Learning hingegen bietet diverse Mehrwerte, mit denen die Präsenzveranstaltung nicht mithalten kann: Eine größere Personenzahl kann gleichzeitig unterwiesen werden, da man orts- und zeitunabhängig teilnehmen kann und dadurch keine räumliche Begrenzung bedacht werden muss. Der Veranstalter muss die Inhalte nicht selbst erstellen, keine Räumlichkeiten anmieten und es entstehen keine Reisekosten und damit gegebenenfalls verbundene Fahrzeiten.
LapID bietet eine allgemeine Fahrerunterweisung für Pkw und Lkw via E-Learning an – neben weiteren arbeitsspezifischen Unterweisungen und Schulungen. Interaktive Inhalte dienen der nahezu spielerischen und tonspurgestützten Wissensvermittlung, die auf kurzen und leicht verständlichen Videos basiert. Der Teilnehmer bekommt zudem interaktive Aufgaben gestellt, nach dem Motto „learning by doing“, und interagiert dadurch aktiv mit dem System. Je nach Wissensstand und Vorkenntnissen dauert die Durchführung der Unterweisung etwa 20-45 Minuten. Zum Schluss wird das neu erworbene oder wiederholt vermittelte Wissen im Rahmen einer Verständnisprüfung getestet. Die Überprüfung kann unbegrenzt wiederholt werden – zeit- und ortsunabhängig.
Bei einer Präsenzveranstaltung hingegen können Sie nicht sichergehen, dass die vorgestellten Inhalte auch aufgenommen und verstanden wurden - es sei denn, Sie führen dort ebenfalls einen Test durch. Dessen Erstellung und Durchführung nehmen jedoch wieder Zeit und Kapazitäten in Anspruch.
Fahrzeugprüfung
Einmal jährlich müssen Firmenfahrzeuge und Dienstwagen auf ihren betriebssicheren Zustand hin geprüft werden. Diese Prüfung, die sogenannte UVV-Fahrzeugprüfung, muss von einem Sachkundigen vorgenommen und dokumentiert werden. Grundlage dafür sind das Arbeitsschutzgesetz, die Betriebssicherheitsverordnung und die Regelungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Haben Sie einen Überblick über alle Prüfungstermine, welcher Fahrer zuständig ist und wo werden die Prüfberichte gelagert?
Um die Termine für alle Fahrzeuge im Blick zu haben und auch eine vollständige und rechtssichere Dokumentation der UVV-Prüfungen zu gewährleisten, eignet sich das LapID Kundensystem: Im LapID System können alle relevanten Daten zu einem Fahrzeug in einer so genannten digitalen Fahrzeugakte hinterlegt werden. Neben technischen Daten können hier auch Dokumente, wie UVV-Prüfberichte oder Mängelberichte, zum Fahrzeug hinterlegt werden.
Übrigens: Sie können den Termin zur UVV-Fahrzeugprüfung mit der Hauptuntersuchung kombinieren. Die Fahrzeugprüfung muss dann jedoch auf der Rechnung explizit ausgewiesen werden. Mehr zur Fahrzeugprüfung nach UVV und den Konsequenzen, wenn diese nicht durchgeführt wird, erklärt Ihnen Rechtsanwalt Lutz D. Fischer im Beitrag „Fahrzeugprüfung nach Unfallverhütungsvorschrift (UVV) Fahrzeuge“.
Zusätzliche Erinnerungen im LapID System einrichten
Über die Erinnerungsfunktion bzw. zusätzlichen Ablauffristen im LapID System lassen sich weitere Termine einfach und effizient verwalten. Zum Erreichen der Termine greift das Erinnerungs- und Benachrichtigungsmanagement, welches beispielsweise auch bei der Führerscheinkontrolle zum Einsatz kommt. Typische Beispiele sind die Verwaltung der Hauptuntersuchungstermine oder die Termine zur arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung G25.
Verwaltung der Hauptuntersuchung (HU)
Die Hauptuntersuchung, auch bekannt als TÜV-Prüfung, ist eine regelmäßig wiederkehrende Überprüfung von Kraftfahrzeugen. Je nach Fahrzeugtyp variiert das Prüfintervall zwischen 12 und 36 Monaten. Normale Pkw, die nicht als Taxi oder Mietfahrzeug genutzt werden, müssen beispielsweise alle zwei Jahre geprüft werden. Diese Untersuchung muss von einer staatlich anerkannten Prüforganisation durchgeführt werden. Dazu zählen Organisationen wie die DEKRA oder der TÜV. Die fristgerechte Durchführung liegt in der Verantwortung des Fahrzeughalters.
Worin unterscheiden sich die Fahrzeugprüfung und die Hauptuntersuchung am Fahrzeug? Die Antwort gibt es im nachstehenden Blogbeitrag:
Erinnerung an Arbeitsmedizinische Vorsorge G25
Arbeitsmedizinische Untersuchungen im Unternehmen dienen der Vorbeugung von Krankheiten und Gesundheitsgefährdungen. Zudem sollen gesundheitliche Probleme frühzeitig erkannt werden. Auch im Fuhrparkmanagement sind arbeitsmedizinische Untersuchungen relevant. Eine davon ist die so genannte arbeitsmedizinische Vorsorge Untersuchung G25. Dabei wird die körperliche Eignung der Mitarbeiter für Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten untersucht. Die Vorsorge G25 ist in den meisten Fällen freiwillig, kann aber bei einer möglichen Gefährdung Dritter auch eine Pflichtuntersuchung sein. Wiederholt werden sollte diese Untersuchung nach betrieblichem Ermessen, circa alle 24 bis 60 Monate. Eine entsprechende Erinnerung im LapID System kann für jeden Fahrer individuell gesetzt werden.
Weitere Infos zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge G25 gibt es im gleichnamigen Beitrag:
Neben den genannten Terminen können im LapID System noch weitere Erinnerungen und Ablauffristen nach Bedarf von unserem Support eingerichtet werden. Häufige Beispiele unserer Kunden sind:
- Reifenwechsel
- Auslesen der Fahrerkarte
- Personenbeförderungsschein
- Gefahrenklassen für Brandbekämpfungsfahrzeuge
Tankkartenmanagement mit den LapID Partnern
Tankkarten, wie beispielsweise die euroShell Card oder die DKV Card, sind ein weiteres Beispiel für einen effizienten und prozessoptimierten Fuhrpark. Dabei steht nicht allein das Betanken der Fahrzeuge im Vordergrund, sondern auch weitere Services, die von Tankkartenanbieter geboten werden. Effizienzsteigernde Vorteile durch die Nutzung von Tankkarten sind beispielsweise
- keine Probleme mit der Bezahlung: der Fahrer muss nicht in Vorleistung gehen, wodurch dann kein aufwendiges und papierbasiertes Prozedere (Quittungen) entsteht.
- Anhand der Kartendaten werden automatisch Reportings, zum Beispiel über den Kraftstoffverbrauch, erstellt.
- Innerhalb einer kurzen Zeitspanne können durch die übersichtlich zur Verfügung gestellten Daten Unregelmäßigkeiten erkannt werden.
- Analysefunktionen zur Ermittlung eines Kostensenkungspotenzial können genutzt werden,
- Routenpläne (kürzester Weg, Tankstellen, Rastplätze) können einfacher erstellt werden und
- all diese Daten sind jederzeit transparent und übersichtlich dargestellt und abrufbar.
- Insbesondere für Lkw-Fahrer von Interesse: Informationen über Mauten, Brücken-, Fähr- oder Tunnelgebühren.
Mehr zur Partnerschaft von LapID und DKV erfahren Sie hier.
Mehr zur Partnerschaft von LapID und euroShell erfahren Sie hier.
Prüfungen und Termine rechtssicher dokumentieren
Nicht nur die ordnungsgemäße Durchführung von fuhrparkrelevanten Terminen und Kontrollen ist rechtlich notwendig. Auch die Dokumentation und Archivierung der Prüfungen muss gewissenhaft und vollständig umgesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, kommt das nicht durchgeführten Kontrollen oder Unterweisungen gleich. Ein möglicher Rechtsfall könnte für die im Unternehmen verantwortlichen Personen mit Geldstrafen oder sogar einer Freiheitsstrafe enden.
Mehr zum Umgang mit Dokumenten im Fuhrpark finden Sie in den nachfolgenden Beiträgen:
- Unterweisungsnachweis und Dokumentationspflicht im Fuhrparkmanagement
- Aufbewahrungs- und Löschfristen im Fuhrpark
- DSGVO für Arbeitgeber und Fuhrparkmanagement
- Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark (nach DSGVO)
Effizienzsteigerung durch Kostensenkung: Anregung zum Nachdenken
Fuhrparkmanagern geht es hier vermutlich wie den meisten Menschen: Wenn erst einmal eine gewisse Struktur und damit einhergehende Gewohnheiten etabliert sind, werden diese nicht unbedingt hinterfragt – solange sie funktionieren. Nicht immer ist das verkehrt, doch im Fall von Effizienzsteigerung können nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Kosten durch diverse Maßnahmen gesenkt werden. Oder eben: Wenn in einem Bereich im Unternehmen Kosten gesenkt werden, können diese in einen anderen Bereich wie zum Beispiel in den Fuhrpark, investiert und so gegebenenfalls zur Prozessoptimierung nutzbar gemacht werden.
Ihre Effizienz können Sie nicht nur bei den angeführten Beispielen erhöhen, sondern auch in anderen Bereichen des Fuhrparkmanagements, wie beispielsweise:
- Reisekostenabrechnung
- Flottenversicherung
- Riskmanagement
- Routenplanung
- Schadenmanagement
- Schadenmanagement (rechtliche Grundlagen)
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