Auslesen der Fahrerkarte und Fahrtenschreiber

Im Jahr 2018 erfasste das Kraftfahrt-Bundesamt fast 420 Millionen von Lastkraftwagen durchgeführten Fahrten in Deutschland. Bei über der Hälfte davon handelte es sich um Lastfahrten, also Fahrten mit Ladung. Lkw-Fahrer sind daher nicht nur viel unterwegs, sondern auch aufgrund schwerer Ladung besonders im Straßenverkehr gefährdet. Um die Verkehrssicherheit und den Arbeitsschutz für Lkw-Fahrer zu gewährleisten, gibt es gesetzliche Vorgaben, die von Unternehmen und Fahrern eingehalten werden müssen. Um dies zu dokumentieren, muss im Lastkraftfahrzeug ein Fahrtenschreiber bzw. ein digitaler Tachograph samt Fahrerkarte vorhanden sein. Wir fassen für Sie die wichtigsten Infos rund um das Auslesen der Fahrerkarte und den Fahrtenschreiber zusammen.

Wofür werden der Fahrtenschreiber und die Fahrerkarte benötigt?

Ein Fahrtenschreiber, oder auch EG-Kontrollgerät genannt, ist in der gesamten EU Pflicht. Dieser dient der Erfassung und Dokumentation von Lenk- und Ruhezeiten, die gemäß gesetzlicher Vorgaben einzuhalten sind. Während Fahrtenschreiber lange Zeit in analoger Form im Fahrzeug vorhanden waren, gibt es heutzutage ausschließlich digitale Tachographen. Diese sind gemäß EU-Verordnung Nr. 561/2006 seit Mai 2006 verpflichtend. Damit sollen die Genauigkeit und Effizienz der Daten gewährleistet werden. Die aktuellen technischen Vorgaben für den Bau, Einbau und die Überprüfung des digitalen Fahrtenschreibers sind in der EU-Verordnung Nr. 165/2014 festgehalten. Der Fahrtenschreiber besteht aus folgenden Bestandteilen:

• zwei Chipkatenlesern,
• einem integrierten Protokoll-Drucker,
• einem Display mit Bedienelementen und
• einer digitalen Uhr.

Damit die Daten auch einem entsprechenden Fahrer zugeordnet werden können, ist die analoge Tachoscheibe mit der EU-Verordnung von 2006 durch eine Fahrerkarte im Scheckkartenformat abgelöst worden. Diese enthält einen elektronischen Chip, der personenbezogene Daten zum Fahrer speichert. Der Fahrer muss sich vor jedem Fahrtantritt mit der Fahrerkarte anmelden. Dafür verwendet er den linken Kartenslot des Fahrtenschreibers. Ist ein Beifahrer mit dabei, nutzt dieser den rechten Kartenslot. Bei Schichtwechsel werden auch die Fahrerkarten getauscht.

Muster-Fahrerkarte Vorder- und Rückseite. Quelle: Kraftfahrt-Bundesamt

Wann müssen Daten mittels Fahrerkarte und Fahrtenschreiber aufgezeichnet werden?

Grundsätzlich bezieht sich die Aufzeichnungspflicht der Lenk- und Ruhezeiten mittels Fahrtenschreiber und Fahrerkarte auf Nutzfahrzeuge und Fahrzeuge mit mehr als neun Sitzplätzen. Das kann auch Pkws einschließen, wenn diese dauerhaft in Nutzfahrzeuge umfunktioniert worden sind. Wird das zulässige Gesamtgewicht eines Fahrzeugs von 2,8 Tonnen überschritten, müssen die Daten aufgezeichnet werden. Bis zu einem Gewicht von 3,5 Tonnen können diese Aufzeichnungen jedoch auch handschriftlich erfolgen und es besteht keine Einbaupflicht eines Fahrtenschreibers. Ab einer zulässigen Gesamtmasse von 3,5 Tonnen ist der digitale Fahrtenschreiber im Fahrzeug vorgeschrieben. Für Unternehmen, mit Fahrzeugen bis zu einem Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen kann der Einbau eines digitalen Fahrtenschreibers jedoch sinnvoll sein beziehungsweise verpflichtend werden, wenn das Fahrzeug über eine Anhängerkupplung verfügt und das maximale Gesamtgewicht mit beladenem Anhänger überschritten wird.

Bei der Aufzeichnungspflicht gibt es jedoch auch Ausnahmen. So sind Handwerker beispielsweise bis zu einem Radius von 100 Kilometern vom Unternehmensstandort und einer Gesamtmasse von unter 7,5 Tonnen von der Pflicht befreit. Die „Handwerkerregel“ gilt seit März 2015. Auch land- und forstwirtschaftliche Zugmaschinen müssen bis zu einem Wirkungskreis von 100 Kilometern keinen Fahrtenschreiber nutzen. Ebenfalls befreit von der Fahrtenschreiberpflicht sind Fahrzeuge des Rettungs- und Krankentransports wie Krankenwagen sowie Fahrzeuge der Feuerwehr und Polizei.

Welche Daten speichern Fahrtenschreiber und Fahrerkarte?

Der Fahrtenschreiber und die Fahrerkarte dokumentieren neben den Lenk- und Ruhezeiten auch weitere Informationen. So erhält man über den Fahrtenschreiber beispielsweise auch Informationen zu den gefahrenen Kilometern und Geschwindigkeiten. Die Fahrerkarte enthält zudem Daten rund um den Fahrer, unter anderem:

• Name, Geburtsdatum, Nationalität des Fahrers
• Führerscheinnummer des Fahrers
• Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer der Fahrerkarte
• Anzahl der Fahrer (Ein- oder Zweifahrerbetrieb)
• Ereignisse und Kontrollen
• Werkstattdaten
• Fehlermeldungen von Karte und Fahrtenschreiber

Wer benötigt eine Fahrerkarte und muss sie beantragen?

Während das Unternehmen dafür Sorge zu tragen hat, dass der Fahrtenschreiber im Fahrzeug vorhanden und funktionsfähig ist, muss sich der Fahrer um die Fahrerkarte kümmern. Diese kann bei der zuständigen Fahrerlaubnisbehörde, aber auch bei Prüfgesellschaften wie der DEKRA oder dem TÜV beantragt werden. Dafür muss der Fahrer seinen Ausweis, seine Fahrerlaubnis, einen Nachweis über seinen Wohnsitz in Deutschland und ein aktuelles Lichtbild mitbringen. Die Kosten für die Fahrerkarte liegen unter 50 Euro und werden häufig vom Arbeitgeber getragen. Wenn dies der Fall ist, bleibt die Karte jedoch Eigentum des Fahrers und ist ab Ausstellungsdatum für fünf Jahre gültig. Bei Ablauf der Fahrerkarte sollte die Neuerteilung bis zu 15 Werktage vorher beantragt sein. Die alte Karte muss auch nach Erhalt der neuen Fahrerkarte weitere 28 Tage im Fahrzeug mitgeführt werden. Der Verlust oder Diebstahl einer Karte muss unmittelbar der Polizei gemeldet werden.

Auslesen der Fahrerkarte und des Fahrtenschreibers: Wie oft?

In welchen Abständen die Daten dokumentiert werden müssen, ist ebenfalls einheitlich durch die EU festgehalten. In Paragraf 2 Absatz 5 der Fahrpersonalverordnung (FPersV) heißt es dazu:

„Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass alle Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Der Fahrer hat hierzu dem Unternehmen die Fahrerkarte und die Ausdrucke nach Absatz 3 zur Verfügung zu stellen. Der Unternehmer hat alle sowohl von den Fahrtenschreibern als auch von den Fahrerkarten kopierten Daten der zuständigen Behörde oder Stelle auf Verlangen entweder unmittelbar oder durch Datenfernübertragung oder auf einem durch die Behörde oder Stelle zu bestimmenden Datenträger zur Verfügung zu stellen. Der Unternehmer hat von allen kopierten Daten unverzüglich Sicherheitskopien zu erstellen, die auf einem gesonderten Datenträger zu speichern sind“ (§ 2, Abs. 5 FPersV).

Die Daten auf dem Fahrtenschreiber müssen folglich spätestens alle 90 Tage heruntergeladen werden. Die Fahrerkarte muss allerspätestens 28 Tage nach der ersten Aufzeichnung ausgelesen werden. Eine häufigere Dokumentation ist zulässig. Das Unternehmen muss die Daten für mindestens zwei Jahre aufbewahren und datenschutzkonform speichern. Neben Fahrer und Unternehmen können auch Werkstätten und Polizeibeamte Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten. Zum Auslesen der Daten wird lediglich ein Lesegerät und die entsprechende Software benötigt.

Bußgelder: Fahrtenschreiber und Fahrerkarte

Wer sich nicht an die Vorschriften rund um den Fahrtenschreiber und die Fahrerkarte hält, muss mit Bußgeldern rechnen. Das betrifft sowohl das Unternehmen als auch den Fahrer.