Fahrerkarte & Fahrtenschreiber: Definition, Nutzen, Auslesen

Fahrtenschreiber und Fahrerkarte gehören zur Standardausrüstung eines jeden Berufskraftfahrers. Aber auch für Unternehmen gibt es hier viel zu beachten, gerade in den letzten Jahren gab es gleich mehrere Neuerungen. Das kleine 1x1 zu Fahrtenschreiber und Fahrerkarte inkl. aller Neuerungen in unserem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist ein Fahrtenschreiber?
  • Welcher Fahrtenschreiber muss ab 2025 genutzt werden?
    • Was ist die Fahrtenschreiberpflicht 2026?
    • Sind alte Fahrtenschreiber noch erlaubt?
  • Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?
  • Welche Fahrzeuge sind vom Fahrtenschreiber befreit?
• Was ist die Fahrerkarte? 
  • Wo kann man Fahrerkarte beantragen?
  • Wie viel kostet eine Fahrerkarte?
  • Wann ist die Fahrerkarte Pflicht?
  • Wie wird die die Fahrerkarte ausgelesen?
    • Kann der Fahrer seine Fahrerkarte auch selbst auslesen?
  • Wann muss die Fahrerkarte verlängert werden?
  • In welchen Fällen darf der Mitarbeiter ohne Fahrerkarte fahren?
• Wie hoch ist das Bußgeld für Fahren ohne Fahrerkarte?

Was ist ein Fahrtenschreiber?

Fahrtenschreiber (Tachograf) werden in Fahrzeugen für Güter-und Personentransport integriert und dienen der Aufzeichnung von Lenk- und Ruhezeiten, Bereitschaftszeiten und Arbeitsunterbrechungen des Fahrers. Zusätzlich werden Wegstrecke und die Geschwindigkeit protokolliert. Die Informationen werden auf der Fahrerkarte gespeichert. Mithilfe des Fahrtenschreibers sind z. B. Polizei und das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BAM) in der Lage, die Einhaltung gleich mehrerer Vorschriften zu kontrollieren.

Digitale Fahrtenschreiber sind gemäß EU-Verordnung Nr. 561/2006 seit Mai 2006 verpflichtend. Genauere technische Vorgaben sowie Ausnahmen sind weiter in EU-Verordnung Nr. 799/2016 zu finden, welche sich an der EU-Verordnung Nr. 165/2014 orientiert.

Gerade für den EU-weiten Lieferverkehr werden die Vorschriften der EU immer wieder erneuert und aktualisiert. Grund hierfür sind u. a. der Beitrag zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr und die Erfüllung der Vision Zero bis 2030.

Welcher Fahrtenschreiber muss ab 2025 genutzt werden?

Ab August 2025 muss der neue Smart Tachograaf2 verpflichtend in jedem Fahrzeug über 3,5 Tonnen und Lkw über 7,5 Tonnen, die EU-weit unterwegs sind, fest verbaut sein. Im Unterschied zu seinem Vorgänger zeichnet er neben den normalen Zeit-, Strecken- und Geschwindigkeitsdaten zusätzlich folgende Informationen auf:

• Überschreitung von Grenzen innerhalb der EU: Der Tacho 2 registriert beim Passieren einer Grenze den Ländercode GPS. Eine manuelle Angabe an der Grenze ist nicht mehr nötig.
• Erfassung von Be- & Entladung: Optional kann vom Fahrer nun im Gerät angegeben werden, wo und wann das Fahrzeug be- oder entladen wird. Hiermit wird das Einhalten der Kabotage-Regeln
• Fernauslesen durch Behörden: Autorisierte Kontrollbeamte können jetzt dank des Dedicated Short-Range Communication-Funkmoduls (DSRC-Funkmodul) bestimmte Tachodaten aus der Ferne auslesen. Das Fahrzeug muss hierfür nicht mehr anhalten. Das verhindert Verzögerungen in der Lieferung durch Routinekontrollen.
• Noch mehr Manipulationsschutz: Um Betrug und Eingriffe zu verhindern, hat die zweite Generation verbesserte Sicherheitsmerkmale (z. B. verschlüsseltes GPS-Signal oder OSNMA-Authentifizierung).
• Mehr Tage und neue Karten: Statt nur 28 Tage kann der Tacho 2 nun 56+1 Tage speichern. Zusätzlich gibt es seit 2023 neue Tachokarten (Fahrer-, Unternehmens-, Kontrollkarten etc.). Ältere Karten funktionieren auch weiterhin, allerdings können nur mit den Generation2V2-Karten alle neuen Funktionen genutzt werden.

Was ist die Fahrtenschreiberpflicht 2026?

Ab 2026 sollen Fahrtenschreiber auch bei Fahrzeugen ab 2,5 Tonnen verpflichtend eingesetzt werden. Betroffen von der Regelung sind alle Fahrzeuge in gewerblicher Nutzung, die grenzüberschreitend in der EU eingesetzt werden. Dies betrifft hauptsächlich folgende Fahrzeuge:

• Lieferwagen,
• Transporter und
• Fahrzeuge für den Transport von mehr als neun Personen.

Die rechtliche Grundlage hierfür liefern die EU-Verordnung Nr. 561/2006 und EU-Verordnung Nr. 165/2014, welche durch Verordnung (EU) 2020/1054 ergänzt wurde. Damit endet die Übergangsphase des Mobilitätspaktes I, welcher sich seit 2020 in der schrittweisen Umsetzung befand.

Sind alte Fahrtenschreiber noch erlaubt?

Ältere Fahrtenschreiber sind innerhalb von Deutschland unproblematisch, solange sie die nötigen Informationen rechts- und manipulationssicher protokollieren. EU-weit sind sowohl manuelle als auch der digitale Vorgänger des Smart Tacho 2 von 2019 seit dem 18./19. August 2025 verboten.

Wie oft muss ein Fahrtenschreiber ausgelesen werden?

Der Fahrtenschreiber muss, wie die Fahrerkarte auch, vom Arbeitgeber ausgelesen werden (§ 2 Abs. 5 FPersoV). Hierfür hat der Arbeitgeber laut Verordnung 90 Tage Zeit. Allerdings umfasst die Speicherzeit des Smart Tacho 2 nur 56+1 Tage, bis die Daten wieder gelöscht bzw. überschrieben werden. Dementsprechend sollten die Daten innerhalb dieses Zeitrahmens abgerufen und gespeichert werden. Alle so gesammelten Daten müssen vom Unternehmen mind. ein Jahr nachgehalten werden.

Welche Fahrzeuge sind vom Fahrtenschreiber befreit?

Von der Regelung eines Fahrtenschreibers sind nur Fahrzeuge unter 3,5 Tonnen befreit, die nicht gewerbliche Güter oder Personen befördern. Doch auch hier gibt es Ausnahmen. Bei einem Pkw mit Anhänger, der zu einem gewerblichen Zweck Güter transportiert, wird der Anhänger zum Gesamtgewicht des Fahrzeugs hinzugerechnet. Liegen beide zusammen über 3,5 Tonnen, ist auch hier ein Fahrtenschreiber Pflicht. Daher muss beim Überqueren von EU-Grenzen hier ebenfalls der Smart Tacho 2 verbaut werden.

Was ist eine Fahrerkarte?

Die Fahrerkarte ist eine personenbezogene Chipkarte, die die Daten von digitalen Fahrtenschreibern sammelt. Sie identifiziert den Fahrer und speichert ab dem Moment des Einsteckens in den Fahrtenschreiber für einen Zeitraum von mehreren Tagen die Tätigkeiten des Fahrers und Informationen zum Fahrzeug. Durch die Zuordnung der Daten zu dem Fahrer kann sichergestellt werden, dass dieser z. B. die Vorschriften nach Arbeitsschutzgesetz oder EU-Verordnung Nr. 561/2006 einhält. Jede beruflich fahrende Person darf nur eine Fahrerkarte besitzen. Diese ist fünf Jahre gültig.

Muster-Fahrerkarte Vorder- und Rückseite. Quelle: Kraftfahrt-Bundesamt

Wo kann man die Fahrerkarte beantragen?

Eine Fahrerkarte muss i. d. R. bei einer Fahrerlaubnisbehörde beantragt werden. Für die Beantragung braucht der Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis für das zu nutzende Fahrzeug, einen Personalausweis und ein Lichtbild. Alternativ kann die Fahrerkarte auch über den TÜV oder die DEKRA (nicht für alle Bundesländer) online beantragt werden.

Wie viel kostet eine Fahrerkarte?

Die Kosten für eine Fahrerkarte variieren je nach Bundesland und liegen zwischen ca. 34 Euro und 46 Euro. Auch die Kosten für eine Folgebeantragung bei Diebstahl oder Verlust sind unterschiedlich. Hier muss man mit Kosten zwischen 34 Euro und über 56 Euro rechnen.

Wann ist die Fahrerkarte Pflicht?

Lenkt ein Fahrer aus gewerblichen Gründen ein Fahrzeug, welches mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet ist, muss er im Besitz einer eigenen Fahrerkarte sein. Erst dann darf er das Fahrzeug führen.

Wie wird die Fahrerkarte ausgelesen?

Die Fahrerkarte muss vom Unternehmen innerhalb von 28 Tagen ausgelesen werden und die Daten müssen mindestens ein Jahr nachgehalten werden. In welchem Zeitraum die Fahrkarte vom Unternehmen ausgelesen werden muss schreibt Paragraf 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung vor:

„Der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung im Betrieb kopiert werden. Der Fahrer hat hierzu dem Unternehmen die Fahrerkarte und die Ausdrucke nach Absatz 3 zur Verfügung zu stellen.“

Die Auslesung erfolgt über ein spezielles Lesegerät und die Daten müssen auf einem separaten Gerät gespeichert werden.

Kann der Fahrer seine Fahrerkarte auch selbst auslesen?

Ja, die Fahrerkarte kann auch vom Fahrer ausgelesen werden, hierfür braucht es nur das passende Gerät und die nötige Software. Dies ersetzt allerdings nicht das Auslesen durch den Arbeitgeber. Alternativ kann der Fahrer die Daten auch über den Arbeitgeber auf Anfrage einsehen. Genauso wie der Fahrer Fahrerkarte und Ausdrucke dem Unternehmen aushändigen muss, darf auch das Unternehmen dem Fahrer die generierten Daten nicht vorenthalten.

Das Auslesen der eigenen Fahrerkarte durch den Fahrer ist außerdem hilfreich, um Nachweise zu erhalten:

• Denn so behält er einen Überblick über seine Lenk- und Ruhezeiten. Er kann bereits vor dem Auslesen durch den Arbeitgeber Einfluss auf die Planung der Fahrtage nehmen und überschreitet diese nicht.
• Unbezahlte Überstunden können so ganz einfach nachgewiesen werden.
• Bei der Steuererklärung kann der Fahrer seine Arbeitszeiten und -schichten nachweisen.

Wann muss die Fahrerkarte verlängert werden? 

Alternativ: Fahrerkarten haben nur eine bestimmte Gültigkeit und müssen dementsprechend verlängert werden. Der Antrag für die Verlängerung kann frühestens 6 Monate vor dem Ablaufdatum und spätestens 15 Werktage vor Ablauf eingereicht werden.

Damit Ihre Fahrer die Verlängerung der Fahrerkarte im Blick behalten, können Sie über die Funktion „Aufgaben und Termine für Personen“ im LapID System eine Erinnerung für Ihre Fahrer erstellen. Diese können die Fahrer dann nach Verlängerung der Fahrerkarte direkt digital bestätigen.

Mehr zu Aufgaben und Termine für Personen auf unserer Detailseite.

In welchen Fällen darf der Mitarbeiter ohne Fahrerkarte fahren?

Nur im Falle von Verlust oder Diebstahl der Fahrerkarte darf ein Mitarbeiter das Fahrzeug ohne Karte nutzen. Allerdings nur 15 Tage und spätestens nach 7 Tagen muss eine neue Fahrerkarte beantragt werden. Auch das Ausstellen einer Übergangskarte ist möglich.

Eine weitere Ausnahme sind private Fahrten, sofern sie erlaubt sind. Diese dürfen auch ohne Fahrerkarte durchgeführt werden und müssen nicht durch den Fahrtenschreiber aufgezeichnet werden.

Wie hoch ist das Bußgeld für Fahren ohne Fahrerkarte?

Das Fahren ohne eine Fahrerkarte ist nicht zulässig und wird dementsprechend mit einem Bußgeld belegt. Aber auch fehlende Daten oder ein zu spätes Einreichen der Fahrerkarte kann zu einem Bußgeld führen. Dies gilt sowohl für Fahrer als auch für Unternehmen: