Kosten der Führerscheinkontrolle: Vergleich manuell vs. elektronisch

Lohnt sich die elektronische Führerscheinkontrolle im Vergleich zur manuellen Kontrolle wirklich? Unsere Beispielrechnung zeigt deutlich: Eine digitale Lösung ist für Fuhrparks nicht nur kostengünstiger, sondern reduziert gleichzeitig den Aufwand. Ihr Gewinn: Mehr Zeit für das Wesentliche.

Inhaltsverzeichnis:

• Ausgangssituation
• Die manuelle Führerscheinkontrolle
• Die automatisierte Führerscheinkontrolle
• Der Vergleich
• Fazit

Auf einen Blick:

• Im direkten Vergleich spart die elektronische Führerscheinkontrolle deutlich Zeit und Kosten gegenüber der manuellen Kontrolle.
• Automatisierte Prozesse entlasten das Fuhrparkmanagement, um mehrere Arbeitstage pro Woche.
• Transparente und rechtssichere Abläufe sind nur mit einer marktgerechten Lösung gewährleistet.

Ausgangssituation „Beispielfirma Meyer Maschinenbau GmbH“

Um den Unterschied zwischen der manuellen und elektronischen Führerscheinkontrolle darzustellen, betrachten wir diesen Prozess anhand eines Praxisbeispiels. Wie sieht der Fuhrpark der Firma „Meyer Maschinenbau GmbH“ aus?

Die manuelle Führerscheinkontrolle

So läuft die manuelle Führerscheinkontrolle bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ bisher ab:

1. Frau Meyer und Frau Peters pflegen die Termine zur Führerscheinkontrolle für die Fahrer in Excel.
2. An die nächste Kontrolle erinnert das Fuhrparkmanagement die 120 Fahrer per E-Mail.
3. Nach der Erinnerung werden die Termine zwischen Fahrer und Fuhrparkmanagement vereinbart.
4. In Einzelfällen müssen kurzfristig neue Termine vereinbart werden.
5. Bei einer Erstkontrolle fertigen Frau Meyer und Frau Peters zunächst eine Kopie des Führerscheins an. Diese wird zur Fahrerakte hinzugefügt.
6. Die 120 Fahrer zeigen zur Kontrolle ihren Führerschein im Original bei den Fuhrparkverantwortlichen vor.
7. Im Fuhrparkmanagement wird eine Sichtprüfung des Original-Führerscheins durchgeführt. Eine Kopie des Führerscheins reicht als Nachweis nicht aus.
8. Frau Meyer und Frau Peters erfassen anschließend den Namen des Fahrers und die Führerscheinnummer in einer Liste. Der Fahrer unterzeichnet die durchgeführte Kontrolle.
9. Die Liste wird anschließend in einem Ordner im Aktenschrank abgelegt.
10. Zusätzlich pflegen Frau Meyer und Frau Peters die Excel-Liste mit den nächsten Terminen zur Führerscheinkontrolle.

10 Schritte bis zur durchgeführten und dokumentierten Führerscheinkontrolle - Flexibilität sieht anders aus.

Kosten der manuellen Führerscheinkontrolle

Die Berechnung erfolgt mit den durchschnittlichen Arbeitskosten je geleisteter Stunde in Deutschland. Der Wert liegt für das Jahr 2024 bei 43,40 € (mehr Informationen).

Für die Fahrer, Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur manuellen Führerscheinkontrolle:

• In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) 108 Stunden im Jahr mit der Führerscheinkontrolle beschäftigt. Das Fuhrparkmanagement ist dadurch bereits 8,5 Tage pro Jahr
• Die Personalkosten für die Durchführung der manuellen Führerscheinkontrolle belaufen sich bereits auf 4.687,20 €.

Die automatisierte Führerscheinkontrolle

Mit der Umstellung auf ein digitales System wie das von LapID profitieren Frau Meyer, Frau Peters und die Fahrer von einem schlanken, effizienten Prozess und sparen spürbar Zeit und Aufwand.

So läuft die digitale Führerscheinkontrolle bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ mit LapID ab:

1. Frau Meyer und Frau Peters legen die Fahrer einmalig im LapID System an.
2. Anschließend wählen Sie die Methode aus, mit der die Fahrer ihre Führerscheinkontrolle durchführen sollen. Sie haben die Wahl zwischen der LapID Driver App oder dem LapID Siegel.
3. Die Fahrer können ihre Führerscheine zweimal im Jahr eigenständig kontrollieren.

Frau Meyer und Frau Peters müssen nur noch eingreifen, wenn ein Fahrer der Aufforderung nicht nachkommt.

Kosten der elektronischen Führerscheinkontrolle

Für die Fahrer und das Fuhrparkmanagement ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur digitalen Führerscheinkontrolle:

• Der gesamte Aufwand der Meyer Maschinenbau sinkt auf nur noch 4 Stunden pro Jahr. Ein enormer Zeitgewinn.
• Die Personalkosten für die Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle liegen lediglich bei 173,60 €.
• Hinzu kommen nur noch die Kosten für die Nutzung der LapID Führerscheinkontrolle.

Vergleich auf einen Blick

Im Vergleich zur manuellen Führerscheinkontrolle können Frau Meyer und Frau Peters mit einer automatisierten Lösung, Personalkosten von über 4.500 € und 8,5 Arbeitstage Zeit einsparen.

Weitere Vorteile der elektronischen Führerscheinkontrolle:

• Jeder Schritt ist rechtssicher und DSGVO-konform dokumentiert
• Erinnerungen und Nachweise laufen automatisch, keine Zettelwirtschaft, kein Excel-Chaos.
• Freiräume fürs Fuhrparkmanagement für andere Kernaufgaben.

Mehr zu den Vorteilen der elektronischen Führerscheinkontrolle in unserem Beitrag: Die Vorteile einer elektronischen Führerscheinkontrolle

Fazit

Lohnt sich die elektronische Führerscheinkontrolle im Vergleich zur manuellen Kontrolle wirklich?

Ja, und zwar messbar. Elektronische Lösungen sparen nicht nur Zeit, sondern sind langfristig auch kostengünstiger als aufwendige manuelle Führerscheinkontrollen.

Für das Fuhrparkmanagement bietet die elektronische Führerscheinkontrolle eine Entlastung von 8,5 Tagen im Jahr, denn es fallen keinerlei Aufwände an. Hochgerechnet auf 5 Jahre sind das rund 42,5 Arbeitstage – das sind fast zwei ganze Arbeitsmonate geschenkt.

Allerdings ist nicht jedes Kontrollsystem zur Führerscheinkontrolle auf dem Markt gleich. Das mussten auch Frau Meyer und Frau Peters feststellen. 

Worauf Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters achten sollten: 

Beim Vergleich elektronischer Kontrollsysteme gilt:

• Kostengünstigere Lösungen sind oft nicht zu 100% rechtssicher (fehlender Manipulationsschutz, unzureichende Kontrollen etc.)
• Achten Sie auf vollständige Transparenz der Kosten und auf ein System, das ohne Implementierungsgebühren auskommt.
• Nur manipulationssichere Systeme, wie LapID, schützen Sie zuverlässig vor Haftungsrisiken.

Versteckte Kosten können die anfänglich beschriebene Ersparnis schnell aufheben.Kostengünstig heißt also nicht zeitgleich auch rechtssicher.

LapID steht seit 2006 für Erfahrung im Fuhrparkmanagement und ist als Erfinder der elektronischen Führerscheinkontrolle Experte auf diesem Gebiet. Mit LapID sind Fuhrparkverantwortliche stets auf der sicheren Seite:

• Alle anfallenden Kosten werden von Anfang an transparent kommuniziert.
• Es fallen keine Kosten für die Implementierung an.
• Sie nutzen ein rechtssicheres System zur Führerscheinkontrolle.

Darauf sollten Sie achten – der Methodenvergleich zur Führerscheinkontrolle:

• Entwicklungsstufen der Führerscheinkontrolle per Smartphone
• Methoden der elektronischen Führerscheinkontrolle im Vergleich

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