Kosten von Unterweisungen: Präsenzveranstaltung vs. E-Learning

Lohnt sich eine E-Learning-Unterweisung im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung? In unsere Beispielrechnung haben wir den Test gemacht. Wie und ob E-Learning-Unterweisungen wirklich Aufwand reduzieren und dabei noch Kosten einsparen, erfahren Sie in unserem Beitrag.

• Ausgangssituation
• Die Präsenzveranstaltung
• Die E-Learning-Unterweisung
• Der Vergleich
• Fazit

Auf einen Blick:

• E-Learning-Unterweisungn reduzieren den Zeitaufwand und die Personalkosten um bis zu 61 Prozent.
• Unterweisungen als E-Learning sind deutlich flexibler als Präsenzveranstaltungen.
• Das Fuhrparkmanagement spart bis zu 22 Stunden pro durchzuführender Unterweisung.

Ausgangssituation "Beispielfirma Meyer Maschinenbau GmbH"

Um den direkten Vergleich von Präsenz- und E-Learning-Unterweisung aufzuzeigen, betrachten wir unsere Beispielfirma, die Meyer Maschinenbau GmbH.

Die Präsenzveranstaltung

So läuft die Präsenzveranstaltung für eine Fahrerunterweisung bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ ab:

1. Frau Meyer und Frau Peters ermitteln im ersten Schritt, welche Fahrer ein E-Fahrzeug haben und wer ein Fahrzeug mit Verbrennermotor fährt.
2. Basierend auf dieser Übersicht aktualisieren Sie die Unterweisungsinhalte nach den aktuellen Vorgaben der DGUV Vorschrift 70.
3. Anschließend werden die Fahrer in 4 Gruppen eingeteilt. Eine Gruppe besteht aus E-Fahrzeug-Nutzern, die anderen drei Gruppen aus Fahrern von normalen Pkw.
4. Parallel buchen Frau Meyer und Frau Peters an beiden Standorten die Räume für die Unterweisungen. Diese werden an 4 Tagen stattfinden und dauern jeweils 60-90 Minuten.
5. Nun laden die beiden Frauen die Fahrer zur Fahrerunterweisung ein. Hierfür nutzen Sie eine E-Mail-Vorlage, in der der Ort und Termin der Unterweisung benannt wird.
6. Die Rückmeldungen sammeln sie in einer Excel-Liste und halten dort regelmäßig nach, ob sie alle Zusagen erhalten haben. Sind Rückmeldungen nicht eingegangen, muss dieser Vorgang so oft wiederholt werden, bis alle Rückmeldungen vorliegen.
7. Bei Absagen müssen sie Teilnehmer auf andere Termine umbuchen oder Alternativtermine planen.
8. Zu den jeweiligen Terminen führen Frau Meyer oder Frau Peters die Unterweisungen an einem der Standorte durch.
9. Die Teilnehmer tragen sich vor Ort in einer Anwesenheitsliste ein.
10. Diese wird anschließend geprüft und in einer Excel-Liste dokumentiert. In dieser Liste werden dann die Termine für die Folgeunterweisungen festgehalten.
11. Die Teilnehmerlisten werden zusätzlich zum Nachweis in einem Aktenordner an Standort A archiviert.

11 Schritte bis zur durchgeführten und dokumentierten Unterweisung – Flexibilität sieht anders aus.

Die Kosten der Präsenzveranstaltung

Die Berechnung erfolgt mit den durchschnittlichen Arbeitskosten je geleisteter Stunde in Deutschland. Der Wert liegt für das Jahr 2024 bei 43,40 € (mehr Informationen).

Für die Fahrer, Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur Präsenzveranstaltung:

• In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) also insgesamt 154 Stunden im Jahr mit der Fahrerunterweisung beschäftigt.
• Allein im Fuhrparkmanagement entfallen auf die Organisation und Durchführung knapp 3 Tage Aufwand im Jahr.
• Die Personalkosten für die Durchführung einer Präsenzveranstaltung liegen bei 6.718,32 € im Jahr.

Die E-Learning-Unterweisung

Mit der Umstellung auf eine E-Learning-Lösung wie der von LapID profitieren Frau Meyer, Frau Peters und die Fahrer von einem schlanken und effizienten Prozess.

So läuft die E-Learning-Unterweisung bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ mit LapID ab:

1. Frau Meyer und Frau Peters legen die Fahrer einmalig im System an. Nutzen Sie bereits LapID für die Führerscheinkontrolle, sind die Fahrer schon angelegt und die Unterweisung muss nur noch aktiviert werden.
2. Anschließend wählen sie die passenden Module aus und weisen diese den Fahrern zu.
3. Die Fahrer führen die Unterweisung im eigenen Lerntempo am PC durch und erhalten nach Abschluss ein Zertifikat über die Teilnahme.

Die Damen aus dem Fuhrparkmanagement müssen nur noch eingreifen, wenn ein Fahrer der Aufforderung zur Unterweisung nicht nachkommt.

Die Kosten der E-Learning-Unterweisung

Für die Fahrer und das Fuhrparkmanagement ergeben sich folgende Aufwände:

Fazit zur E-Learning-Unterweisung:

• In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) bei der E-Learning-Unterweisung mit LapID lediglich noch 60 Stunden statt 154 Stunden im Jahr mit der Unterweisung beschäftigt. Ein enormer Zeitgewinn.
• Die Personalkosten für die Durchführung der E-Learning-Unterweisung liegen bei 2604 €.
• Hinzu kommen nur noch die Kosten für die Nutzung der LapID Unterweisungen.
• Im Vergleich zur Präsenzveranstaltung können Frau Meyer und Frau Peters mit einer automatisierten Lösung Personalkosten von 4.000 € einsparen.

Im direkten Vergleich

Aber nicht nur die Kosten überzeugen – das Fuhrparkmanagement profitiert gleich mehrfach, denn es hat durch die automatisierte Lösung zusätzlich Zeit für andere wichtige Dinge im Fuhrpark.

Mehr zu den Vorteilen einer E-Learning-Unterweisung in unserem Beitrag: 11 Gründe, warum Sie bei Unterweisungen auf E-Learings setzen sollten

Fazit

Lohnt sich die E-Learning-Unterweisung im Vergleich zur Präsenzveranstaltung wirklich?

Die Antwort ist eindeutig: Ja! E-Learning-Unterweisungen sparen nicht nur Zeit, sondern sind auch kostengünstiger und flexibler als Präsenzveranstaltungen.

Für das Fuhrparkmanagement bietet die E-Learning-Unterweisung eine Entlastung von 22 Stunden, denn es fallen keinerlei Aufwände an. Die größte Entlastung entsteht allerdings auf Seiten der Fahrer. Denn hier können bis zu 72 Stunden im Jahr eingespart werden. Wie der Vergleich zeigt, ist die E-Learning-Unterweisung mit LapID die beste Lösung für das moderne Fuhrparkmanagement.

Darüber hinaus können bei gleichbleibenden Kosten, auch mehr als eine Unterweisung pro Jahr durchgeführt werden. Warum dies sinnvoll sein kann, erfahren Sie in unserem Beitrag: Wann ist eine unterjährige Unterweisung sinnvoll?

Worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters achten sollten:

Bei E-Learning-Lösungen gibt es einige Anbieter auf dem Markt, die im Kern das Gleiche anbieten. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie vorab stets die folgenden Fragen klären:

• Unterweisungstool: Ist das Tool von überall erreichbar? Muss eine Software installiert werden? Auf welchen Endgeräten kann die Unterweisung durchgeführt werden?
• Unterweisungsinhalte: Bilden die Unterweisungsinhalte alle erforderlichen Inhalte ab? Können die Inhalte auch nach der Durchführung eingesehen werden? Lassen sich die Inhalte bspw. durch eigene PDF-Dokumente erweitern?
• Zertifizierungen: Sind die Inhalte durch die DGUV zertifiziert? Entsprechen diese dem aktuellen rechtsgültigen Stand?
• Mehrsprachigkeit: Kann die Unterweisung in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden? Werden alle für Ihre Fahrer relevanten Sprachen abgedeckt?
• Flexibilität: Kann die Unterweisung ortsunabhängig durchgeführt werden und besteht die Möglichkeit, diese zu pausieren?
• Erinnerungen & Benachrichtigungen: Sind die Benachrichtigungen an die Mitarbeiter personalisierbar und individualisierbar?
• Verwaltung: Gibt es ein zentrales Kundensystem und welche Funktionen bietet dieses?
• Dokumentation: Ist der Nachweis über eine Unterweisung rechtssicher erbracht und kann eingesehen werden? Erhält auch der Mitarbeiter einen Nachweis über die Unterweisung?
• Sicherheit: Sind alle datenschutzrechtlichen Anforderungen abgedeckt?

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