Die Kosten von Präsenzveranstaltungen und E-Learnings im Vergleich

Eine Pflicht im Unternehmen und Fuhrparkmanagement ist die Durchführung von Unterweisungen zum Thema Arbeitssicherheit. Je nach Gefährdungsbeurteilung sind sogar mehrere Unterweisungen für eine Person erforderlich. Diese sind stets mit Aufwand und somit auch Kosten verbunden. Wir betrachten in diesem Beitrag die Kosten, die bei einer Präsenzveranstaltung entstehen und vergleichen diese mit E-Learning-Lösungen für die Durchführung von Unterweisungen.

Inhaltsverzeichnis:

Auf einen Blick
Unterweisungen als Präsenzveranstaltung
Unterweisungen via E-Learning
Vor-Ort-Veranstaltung Online-Schulung
klassischer Frontalunterricht mit Lernenden und Lehrenden an einem Ort. Interaktive und audiovisuelle Lerninhalte, die zeit- und ortsunabhängig bearbeitet werden können.
Unmittelbare Rückfragen und Interaktion möglich. Rückfragen und Unklarheiten können im Anschluss mit einer zuvor definierten Kontaktperson geklärt werden.
Hoher Organisationsaufwand (Anmietung von Schulungsräumen, Terminabstimmung, Anreise, ggf. Abstimmung mit externen Referenten) Schulungsräume werden nicht benötigt, Lernende können die Inhalte selbstständig im Büro oder zu Hause durcharbeiten; Termine werden automatisch vergeben und es wird daran erinnert.
Der Zeitrahmen für die Unterweisung ist fix mit einem Tag und Zeitfenster definiert. Alle anderen Termine müssen darum herum geplant werden. Unterweisungen können in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt werden und sind so deutlich flexibler für den Mitarbeiter.

 

Die Kosten, die für die Durchführung von Unterweisungen anfallen, unterscheiden sich je nach Umsetzungsart. Zur Auswahl für die Umsetzung von Unterweisungen stehen zum einen klassische Präsenzveranstaltungen und zum anderen moderne E-Learning-Lösungen. Um die einzelnen Arbeitsschritte, die im Rahmen einer Unterweisung anfallen, genau zu ermitteln, ist eine Prozessanalyse unerlässlich.

Für die Durchführung von Unterweisungen können exemplarisch am Beispiel der Fahrerunterweisung folgende Prozesse und Teilschritte festgehalten werden:

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Abbildung: Eigene Darstellung Prozesskostenvergleich Präsenzveranstaltung und E-Learning-Unterweisung

Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass eine Unterweisung mithilfe eines E-Learning-Tools die Kosten einer solchen Lösung decken kann, da sich durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen hohe Kostenersparnisse ergeben.

Wenn es um die tatsächlichen Ausgaben geht, reicht diese Betrachtung allein allerdings nicht aus. Daher schauen wir uns die genauen Kosten der Präsenzveranstaltung und der E-Learning-Unterweisung am Beispiel des Unternehmens „Meyer Maschinenbau GmbH“ (fiktives Unternehmen) einmal genauer an.

Mehr zu den Prozesskosten im Fuhrparkmanagement finden Sie in unseren Beiträgen:

Die Rahmenbedingungen

Nachdem sich Frau Meyer und Frau Peters in der Vergangenheit bereits mit den Kosten der Führerscheinkontrolle für Ihren Fuhrpark auseinandergesetzt haben, wollen die beiden nun die Kosten der Präsenzveranstaltung für eine Fahrerunterweisung mit denen einer E-Learning-Lösung vergleichen.

Die Erkenntnisse von Frau Meyer und Frau Peters lassen sich auch auf weitere Unterweisungen im Unternehmen übertragen. Hier finden Sie eine Übersicht möglicher weiterer Unterweisungsthemen: Unterweisungen von LapID

Zur Erinnerung: Der Fuhrpark der Firma „Meyer Maschinenbau GmbH“ hat 90 Fahrer, der hauptsächlich Pkw umfasst. Das Unternehmen hat zwei Standorte, die 50 km voneinander entfernt sind. Frau Meyer betreut den Fuhrpark an Standort A und Frau Peters kümmert sich um den Fuhrpark an Standort B. Beide wollen aber stets einen Überblick über den gesamten Fuhrpark haben. Die Mitarbeiter sind auf beide Standorte verteilt, können aber durch flexible Arbeitsmodelle auch vom jeweils anderen Standort aus tätig werden.

Als Stundensatz für die Berechnung des Aufwands haben wir die durchschnittlichen Arbeitskosten je geleistete Stunde in Deutschland angesetzt (Destatis - Pressemitteilung vom 03. Mai 2021). Dieser Wert liegt für das Jahr 2020 bei durchschnittlich 36,70 Euro. Die Kosten der E-Learning-Unterweisung beinhalten die Unterweisung für ein Modul sowie das Termin- und Erinnerungsmanagement für die Mitarbeiter.

Für die Berechnung der Kosten der Führerscheinkontrolle werden folgende Eckdaten festgelegt:

  • Standorte: 2
  • Unterweisungen pro Jahr / Fahrer: 1
  • Anzahl zu unterweisenden Mitarbeiter mit Dienstwagen: 90
  • Arbeitskosten je geleistete Stunde: 36,70 €
  • Kosten der E-Learning-Unterweisung je Mitarbeiter: 12,00 € pro Mitarbeiter pro Jahr

Laden Sie hier unser kostenloses Merkblatt rund um Unterweisungen im  Unternehmen herunter - mit Tipps zur Durchführung!

Was kostet die Präsenzveranstaltung zur Unterweisung?

Frau Meyer und Frau Peters führen die Unterweisung für ihre 90 Dienstwagennutzer derzeit einmal im Jahr in Form einer Präsenzveranstaltung durch. Da nicht alle 90 Mitarbeiter gleichzeitig an einem Termin teilnehmen können, müssen die beiden mehrere Termine organisieren und durchführen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich bei Präsenzveranstaltungen zur Unterweisung nicht mehr als 15-20 Teilnehmer in einem Termin unterzubringen. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Planung von Schulungen und Unterweisungen. Für die Unterweisungen werden vier Termine geplant.

Wie genau läuft die Planung und Umsetzung der Unterweisungen ab?

  • Frau Meyer und Frau Peters pflegen die Termine für ihre Dienstwagenfahrer in Excel und teilen die Fahrer anschließend in Gruppen auf, um den nächsten Unterweisungstermin zu definieren.
  • Zu berücksichtigen sind hierbei auch neu hinzugekommene Mitarbeiter, die noch keine Unterweisung erhalten haben. Grundsätzlich sollten diese vor der ersten Nutzung des Dienstwagens unterwiesen werden.
  • Im nächsten Schritt suchen Sie Termine aus, an denen die Unterweisung stattfinden soll und laden die Teilnehmer zu diesen ein. Nun muss nachgehalten werden, ob alle Teilnehmer zusagen. Ist dies nicht der Fall, müssen Teilnehmer auf andere Termine umgebucht werden oder Ersatztermine organisiert werden.
  • Nun geht es an die weitere Planung: Frau Meyer und Frau Peters reservieren Schulungsräume an den Standorten A und B, in denen die Unterweisungen stattfinden sollen. Sie haben Glück und müssen hierfür nicht auf externe Räumlichkeiten zurückgreifen. Raummieten können hier schnell bei mehreren hundert Euro liegen.
  • Nach dem organisatorischen Teil geht es um die Inhalte der Fahrerunterweisung. Damit diese den Anforderungen der DGUV entsprechen, müssen die Inhalte regelmäßig aktualisiert und ggf. angepasst werden.
  • Nun steht die Durchführung der Unterweisung an, die durch sachkundige Mitarbeiter durchgeführt werden muss. An Standort A führt Frau Meyer die Unterweisungen durch, an Standort B Frau Peters. Beide sind durch ihre Ausbildung und Arbeit im Fuhrparkmanagement für die Durchführung der Unterweisung qualifiziert. Während der Unterweisung müssen sie darauf achten, dass alle aufmerksam zuhören und ggf. durch Zwischenfragen sicherstellen, dass die Inhalte auch verstanden wurden.
  • Zum Ende der Unterweisung tragen sich alle Mitarbeiter in eine Teilnehmerliste ein, die im Nachgang durch Frau Meyer und Frau Peters archiviert und in der Excel-Liste mit den Terminen festgehalten wird.

Flexibilität sieht anders aus, das stört auch Frau Meyer und Frau Peters.

Wie man sieht, ist der Prozess der Präsenzveranstaltung für eine Unterweisung sehr zeitintensiv und erstreckt sich nur über den Zeitraum der Präsenzveranstaltung selbst. Für die Mitarbeiter sowie Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Aufwände:

  • Zeitaufwand aus Sicht eines einzelnen Dienstwagennutzers: 6 Minuten + 1 Stunde Unterweisung
  • Zeitaufwand aus Sicht von Frau Meyer und Frau Peters für die Durchführung einerPräsenzveranstaltung* pro Fahrer: 9 Minuten + 1 Stunde Unterweisung* + 8 Stunden Vorbereitung*

*Die Aufwände werden anhand einer einzigen Veranstaltung ermittelt. Bei der Durchführung mehrerer Unterweisungen steigen die Aufwände.

Der Gesamtaufwand entspricht Kosten in Höhe von 4.568,70 Euro für die Durchführung einer Unterweisung in Form einer Präsenzveranstaltung.

Prozessschritt Aufwand im Fuhrparkmanagement Aufwand für Dienstwagenfahrer
Terminorganisation 5 min* 5 min
Erstellung der Teilnehmerliste 1 min* -
Vorbereitung der Inhalte 8 Stunden** -
Durchführung der Unterweisung 1 Stunde*** 1 Stunde
Dokumentation 3 min* 1 min
Aufwand gesamt / Unterweisung 9 Stunden, 9 Minuten 1 Stunde, 6 Minuten
     
Kosten Fuhrparkmanagement 293,60 €** + (90 x 5,5 €**) + (4 x 36,70 € ***)
Kosten je Dienstwagenfahrer 90 x 40,37 €
     
Gesamtkosten bei 90 Fahrern und 4 Terminen: 4.568,70 €
 

*variable Kosten in Abhängigkeit von der Anzahl der zu unterweisenden Dienstwagenfahrer

**fixe Kosten für die Vorbereitung der Unterweisungsinhalte

***variable Kosten in Abhängigkeit von der Anzahl der durchzuführenden Unterweisungstermine

Auf den ersten Blick scheinen 4.568,70 Euro für die Durchführung der Unterweisungen angemessen zu sein. Die Durchführung von Präsenzveranstaltungen stellt Frau Meyer und Frau Peters allerdings vor einige Herausforderungen. Eine davon ist, dass neue Mitarbeiter in der Regel vor der ersten Nutzung des Arbeitsmittels zu diesem unterwiesen werden sollten. Neue Mitarbeiter treten aber nicht immer zu einem fixen Termin ins Unternehmen ein. Eine weitere Herausforderung sind die unterschiedlichen Fahrzeuge im Unternehmen. Dienstwagennutzer mit E-Fahrzeugen müssen eine zusätzliche Unterweisung erhalten, da sich diese Fahrzeugtypen von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor unterscheiden. Auch unterjährige Schulungen sind so nur schwer zu organisieren.

Aufgrund dieses komplexen Prozesses sind Frau Meyer und Frau Peters auf der Suche nach Alternativen.

Was kostet die E-Learning-Unterweisung?

Da Frau Meyer und Frau Peters bereits die elektronische Führerscheinkontrolle mit LapID umsetzen, wollen sie sich nun das E-Learning-Tool zur Unterweisung einmal genauer anschauen. Sie möchten berechnen, welche Investitionen für die E-Learning-Unterweisung von LapID notwendig sind.

Bei ihrer Recherche haben sie festgestellt, dass lediglich Aufwände auf Seiten der Fahrer zu berücksichtigen sind. Im Fuhrparkmanagement selbst fallen keine weiteren Aufwände an, da die Fahrer bereits im LapID System angelegt sind. Für Neukunden würde hier auch nur die einmalige Implementierung anfallen, um die Fahrerdaten ins LapID System einzuspielen. Es ergeben sich somit folgende Aufwände für die Durchführung der E-Learning-Unterweisung:

  • Zeitaufwand aus Sicht eines einzelnen Dienstwagennutzers: 40 Minuten
  • Zeitaufwand aus Sicht von Frau Meyer und Frau Peters für die DurchführungeinerPräsenzveranstaltung* pro Fahrer: 0 Minuten

Mit LapID haben Frau Meyer und Frau Peters die Möglichkeit, den Fahrern je nach Fahrzeug direkt die richtige Unterweisung zuzuordnen. So erhalten 20 Mitarbeiter die Fahrerunterweisung inkl. E-Mobilität und die restlichen 70 Fahrer die normale Fahrerunterweisung für Pkw. Zudem können die Unterweisungen auch mehrsprachig durchgeführt werden.

Der Gesamtaufwand entspricht Kosten in Höhe von 3.279,60 Euro für die Durchführung einer Unterweisung für Dienstwagennutzer.

 
Prozessschritt Aufwand im Fuhrparkmanagement Aufwand für Dienstwagenfahrer
Terminorganisation - -
Erstellung der Teilnehmerliste - -
Vorbereitung der Inhalte - -
Durchführung der Unterweisung - 40 min
Dokumentation - -
Aufwand gesamt / Unterweisung - 40 Minuten
     
Kosten Fuhrparkmanagement 12 € pro Mitarbeiter / Unterweisungsmodul*
Kosten je Dienstwagenfahrer 90 x 24,44 €**
     
Gesamtkosten bei 90 Fahrern und 4 Terminen: 3.279,60 €

 

*die Abrechnung erfolgt basierend auf einem Lizenzmodell pro Mitarbeiter und Unterweisung. Pro Unterweisungsmodul liegt der Listenpreis bei 12€/ Jahr. Bei Bündelung mehrerer Module werden Rabatte gewährt.

**anteilige Personalkosten des Fahrers für die Unterweisung basierend auf einem Stundensatz von 36,70 €.

Im Vergleich zur Präsenzveranstaltung sparen Frau Meyer und Frau Peters 1.289,10 Euro. Gleichzeitig haben sie und ihre Fahrer aber auch deutlich mehr Zeit, denn die Unterweisungen sind kürzer und der organisatorische Aufwand vor der Unterweisung entfällt.

Rechtliche Grundlagen, Modulübersicht und Funktionsweise des LapID E-Learnings  - diese und weitere Informationen finden Sie kompakt zusammengefasst in unserer kostenfreien Broschüre zu den LapID Unterweisungen. Jetzt herunterladen!

Präsenzveranstaltung vs. E-Learning – Was lohnt sich mehr?

Die Antwort liegt auch hier, wie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle, klar auf der Hand: E-Learning-Unterweisungen sparen nicht nur Zeit, sondern sind auch kostengünstiger und flexibler als Präsenzveranstaltungen.

Ein Stichwort sind auch hier die Opportunitätskosten, sprich die Kosten für entgangenen Nutzen.

Für das Fuhrparkmanagement um Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Vorteile bei der Durchführung von E-Learning-Unterweisungen:

  • Lästige Zettelwirtschaft und Terminorganisation entfallen durch automatisches Termin- und Erinnerungsmanagement.
  • Stets aktuelle Inhalte für die Unterweisungen.
  • Flexibilität bei der Durchführung von Unterweisungen, auch unterjährig und bei neu hinzukommenden Mitarbeitern.
  • Übersichtliches Reporting über den aktuellen Stand der Unterweisungen im Unternehmen.

In der so gewonnenen Zeit können sich Frau Meyer und Frau Peters um andere wichtige Dinge im Fuhrparkmanagement kümmern. Auch für die Dienstwagennutzer ergeben sich Vorteile:

  • Unterweisungen können flexibel jederzeit und ortsunabhängig durchgeführt werden (z. B. auch im Homeoffice)
  • E-Learning-Unterweisungen sind deutlich kürzer, zudem entfallen Anfahrtswege zum Standort.
  • Unterweisungen sind interaktiv und können jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden.
  • Außerdem sind diese in mehreren Sprachen verfügbar.

Wie der Vergleich zeigt, ist die E-Learning-Unterweisung mit LapID die beste Lösung für das moderne Fuhrparkmanagement. Ein weiterer Vorteil des Systems ist, dass neben den Fuhrpark-Unterweisungen weitere Unterweisungen aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit durchgeführt werden können, die auch für andere Mitarbeiter im Unternehmen relevant sein können.

E-Learning-Lösungen sparen nachweislich Zeit und Kosten. Darüber hinaus können, bei gleichbleibenden Kosten, auch mehr als eine Unterweisung pro Jahr durchgeführt werden. Warum dies sinnvoll sein kann, erfahren Sie in unserem Beitrag: Wann ist eine unterjährige Unterweisung sinnvoll?

Worauf ist bei der Wahl eines Anbieters zu achten?

Auch bei E-Learning-Lösungen gibt es einige Anbieter am Markt, die im Kern das Gleiche anbieten. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie sich vorab stets die folgenden Fragen stellen:

  • Unterweisungstool: Ist das Tool von überall erreichbar? Muss hierfür eine Software auf einem Endgerät installiert werden? Auf welchen Endgeräten kann die Unterweisung durchgeführt werden?
  • Unterweisungsinhalte: Bilden die Unterweisungsinhalte alle erforderlichen Inhalte für Ihr Unternehmen ab? Lassen sich die Inhalte beispielsweise durch eigene PDF-Dokumente erweitern? Bietet der Anbieter weitere E-Learning-Inhalte an?
  • Zertifizierungen: Sind die zur Verfügung gestellten Inhalte durch die DGUV zertifiziert? Entsprechen diese dem aktuellen rechtsgültigen Stand? Gibt es hierfür Nachweise durch den Anbieter?
  • Mehrsprachigkeit: Kann die Unterweisung in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden?
  • Flexibilität: Kann die Unterweisung ortsunabhängig durchgeführt werden und besteht die Möglichkeit, diese zu pausieren?
  • Erinnerungen & Benachrichtigungen: Sind die Benachrichtigungen an die Mitarbeiter personalisierbar und individualisierbar?
  • Verwaltung: Wie erfolgt die Verwaltung von Unterweisungen? Gibt es ein zentrales Kundensystem und welche Funktionen bietet dieses?
  • Dokumentation: Ist der Nachweis über eine Unterweisung rechtssicher erbracht und kann eingesehen werden? Erhält auch der Mitarbeiter einen Nachweis über die Unterweisung?
  • Sicherheit: Sind datenschutzrechtliche Anforderungen abgedeckt?

Warum LapID?

LapID ist seit 2006 Experte im Bereich Fuhrparkmanagement und Compliance-Lösungen. Dabei setzen wir Standards für die Anforderungen an rechtssichere Lösungen. Datenschutz steht dabei an erster Stelle für uns. Hierzu trägt auch das jährlich durchgeführte externe Datenschutz-Audit bei, welches die sichere Verarbeitung von personenbezogenen Daten gewährleistet.

Qualität, Funktionalität und Rechtssicherheit sind zudem entscheidende Kriterien bei der Entscheidung für eine E-Learning-Lösung wie der von LapID.

Können Sie eine der oben genannten Fragestellungen für Ihren favorisierten E-Learning-Anbieter nicht mit „Ja“ beantworten oder wollen Sie mehr über die LapID Unterweisungen erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir beraten sie gerne!

 

Unterweisungen im Unternehmen  Im Rahmen von Unfallverhütungs- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen ist der  Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Mitarbeiter regelmäßig zu Sicherheit  und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu unterweisen. Dies umfasst  beispielsweise Unterweisungen wie Erste Hilfe, Brandschutz oder  Bildschirmarbeit. Unterweisungen müssen regelmäßig wiederholt und dokumentiert  werden.   Mit LapID können Sie Arbeitssicherheitsunterweisungen einfach via E-Learning  durchführen und so Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig unterweisen.Mehr  Informationen zu Unterweisungen erhalten.


Stefanie Effer

Stefanie Effer


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Fahrerunterweisung per E-Learning  Unterweisen Sie Ihre Fahrer mit dem webbasierten LapID E-Learning-Tool  automatisch und ortsunabhängig. Mehr erfahren


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