Das LapID Kundensystem im Einsatz

LapID bietet seit 2006 Compliance-Lösungen im Fuhrpark an und ermöglicht Unternehmen unter anderen die Führerscheine der Mitarbeiter automatisiert und revisionssicher zu kontrollieren. Seit Anfang 2018 kann auch die Fahrerunterweisung der Mitarbeiter nach UVV und seit 2020 können das Terminmanagement sowie die Dokumentation der Fahrzeugprüfung nach UVV mit LapID abgebildet werden. Alle Produkte lassen sich über eine gemeinsame Plattform verwalten: Das LapID Kundensystem. Erfahren Sie, wie das LapID Kundensystem funktioniert und welche Möglichkeiten es bietet, Sie bei der Verwaltung Ihres Fuhrparks zu entlasten – ob vom Büro aus oder im Homeoffice.

Was ist das LapID Kundensystem?

Das LapID Kundensystem ist eine eigens entwickelte Webanwendung und steht unseren Kunden jederzeit online zur Verfügung. Es ist die zentrale Verwaltungsplattform, in der alle Mitarbeiter als Fahrer hinterlegt und für die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung aktiviert werden können.

Die Daten unserer Kunden werden auf gesicherten und nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und halten den höchsten Datenschutzanforderungen stand. Um dies sicherzustellen, lassen wir unsere Systeme jährlich von der unabhängigen Prüfstelle TÜV Süd in der Auftragsdatenverarbeitung zertifizieren.

Tipp: Unser Kundensystem ist auch für die Nutzung auf Tablets optimiert, somit können Sie die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung auch mobil jederzeit verwalten – probieren Sie es doch einfach mal aus!


Flotte und Fahrer via Kundensystem auch im Homeoffice verwalten

Dank der Digitalisierung ist es uns möglich immer mehr Arbeiten, die wir am Schreibtisch im Büro verrichten, auch von unterwegs oder zu Hause aus zu erledigen. Dies wird uns mittels VPN (virtuelles privates Netzwerk) und Cloud-Diensten ermöglicht. Das LapID Kundensystem ist als Webanwendung nicht nur im Büro sondern auch im Homeoffice verfügbar – der Vorteil eines digitalen Systems. So können Sie, wie gewohnt, alles das, was Sie zur Verwaltung Ihrer Fahrer über das Kundensystem im Büro getan haben, auch ohne Einschränkungen zu Hause erledigen.

Homeoffice (veraltet Heimarbeit) und Smart Working sind Arbeitsmodelle, die sich insbesondere im Zuge der Digitalisierung (weiter-)entwickelt haben, um bestimmten Tätigkeiten auch außerhalb der Büroräume nachzugehen. Aus unterschiedlichen, manchmal ungeplanten Gründen kann man möglicherweise nicht jeden Arbeitstag im Firmengebäude verbringen und auch auf geplanten Geschäftsreisen müssen Mitarbeiter in der Lage sein, auf Unternehmensdaten zugreifen zu können.

Wer kann das LapID Kundensystem nutzen?

Egal, ob Sie einen kleineren Fuhrpark mit 20 oder mit mehreren 1000 Mitarbeitern abbilden möchten, das LapID System passt sich Ihren Anforderungen an und dient zur Entlastung der Fuhrparkverwaltung. Bei Vertragsabschluss erhalten Sie Ihre Zugangsdaten zum Kundensystem und unser persönlicher Support führt Sie durch die Implementierungsphase.

Sie haben Fragen zu unseren Compliance-Lösungen für Ihren Fuhrpark? Unser  Vertriebsteam berät Sie gerne.

Funktionen des LapID Kundensystems

Das LapID Kundensystem dient zudem als Zentrale für die Fuhrparkverwaltung. Hier können beispielsweise die Stammdaten der Fahrer angelegt und bearbeitet oder das Intervall für die Führerscheinkontrolle beziehungsweise die Fahrerunterweisung angepasst werden. Steht eine Fahrzeugprüfung an, wird der Fahrer automatisch vom System erinnert. Der Prüfbericht kann in der Fahrzeugakte archiviert werden und sollte separat etwas dokumentiert werden müssen, zu behebende Mängel zum Beispiel, kann das ebenfalls in der Akte dokumentiert werden. Zudem wird automatisch eine neue Prüffrist gesetzt. Die Berichte lassen sich im Reporting einsehen.

Auch die Verwaltung von Führerscheinkontrollmethoden ist ein großes Thema: Im LapID Kundensystem können für jeden Fahrer unabhängig voneinander die verschiedenen Kontrollmethoden zur Führerscheinkontrolle eingestellt werden. Ob die Kontrolle mittels LapID Siegel, Driver App oder via Manager App erfolgen soll – Sie haben die Wahl!

Wenn Sie mehr über unsere Kontrollmethoden erfahren möchten:

Ablauf, Kontrollmethoden, Erweiterung - diese und weitere Informationen finden  Sie kompakt zusammengefasst in unseremkostenlosen Merkblatt zur elektronischen  Führerscheinkontrolle mit LapID!

Neben der Aktivierung der Produkte und der Einstellung des Intervalls können auch unterschiedliche Eskalationsstufen eingestellt werden. Beispielsweise besteht die Möglichkeit, die direkten Vorgesetzten von Dienstwagenfahrern als Empfänger einzustellen, sodass diese bei einer nicht durchgeführten Kontrolle oder Unterweisung benachrichtigt werden.

Das LapID Kundensystem dient sowohl als digitale Fahrerakte zur Verwaltung und Übersicht der Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung als auch als eine digitale Fahrzeugakte, in der fahrzeugbezogene Daten, wie z. B. Prüfberichte, hinterlegt werden können.


Damit man jederzeit den Überblick über den eigenen Fuhrpark behält, bietet das LapID Kundensystem verschiedene Dashboards und Reportings an.

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Bild: Das LapID Kundensystem (2021)

So kann unter anderem eingesehen werden, welche Fahrer der Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung oder Fahrerunterweisung nicht nachgekommen sind, um entsprechende Konsequenzen zu veranlassen. Im Falle einer Revision ist es möglich, jederzeit auf die digitale und revisionssichere Dokumentation jedes einzelnen Fahrers zurückzugreifen. Zudem bieten wir zusätzliche Reportings zu durchgeführten Kontrollen, abgelaufenen Führerscheinen und vieles mehr.

Das LapID Kundensystem steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Spracheinstellungen lassen sich jederzeit und einfach im System wechseln. So ist auch eine Verwaltung im mehrsprachigen Raum über das LapID System möglich.

Mit dem LapID Kundensystem können darüber hinaus auch noch weitere Termine verwaltet werden. Hierzu gehören beispielsweise Hauptuntersuchungstermine bei der zuständigen Prüfstelle, Inspektionen oder Reifenwechseltermine. Im Anschluss werden die Dienstwagenfahrer an diese Termine ebenso automatisch erinnert wie an die Durchführung der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung oder Fahrzeugprüfung.

Eine Übersicht über die Terminverwaltung mit dem LapID Kundensystem finden Sie in unserem dazu passenden Beitrag:

Um Ihnen die Arbeit mit dem LapID Kundensystem zu vereinfachen, stehen seit Anfang Mai 2021 interaktive Guides zur Verfügung, die Ihnen einzelne Funktionen näherbringen. Im Rahmen des Onboardings helfen Ihnen diese Guides ich mit dem Kundensystem zurechtzufinden. Der Guide dient dabei der Unterstützung und User-Führung. Ob ein Fahrer angelegt, ein Intervall eingestellt oder ein Eskalationsempfänger aktiviert werden muss – der Guide leitet den Nutzer an und führt ihn Schritt für Schritt durch das System. Dies ist insbesondere auch für neue Kollegen hilfreich, die ins Fuhrparkmanagement einsteigen sollen und so Schritt für Schritt die Funktionsweise des LapID Systems nähergebracht bekommen.

Guide-Auswahl

Bild: Übersicht Guides, LapID Kundensystem (2021)

Neben den interaktiven Guides steht Ihnen ein umfangreicher Hilfebereich zur Verfügung. Dieser enthält Videos mit Anleitungen zu den einzelnen Produkten und hilfreiche Unterlagen für die Kommunikation in Richtung der Dienstwagenfahrer. Hierzu zählen beispielsweise Anleitungen für die Nutzung der Produkte und Informationsschreiben.

Sie haben noch nicht alle Produkte von LapID im Einsatz? Kein Problem. Sie können Bestellungen für weitere Produkte direkt im Kundensystem aufgeben. Ihr persönlicher Betreuer meldet sich bei Ihnen und stimmt den genauen Bedarf mit Ihnen ab. Die neuen Funktionen werden für Sie freigeschaltet und können umgehend genutzt werden.

 

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