Ein optimal aufgestellter Fuhrpark ist das Ziel eines jeden Unternehmens und Fuhrparkmanagers. Unterstützung hierbei bietet die Fuhrparkanalyse. Die Fuhrparkanalyse ist ein Instrument zur Untersuchung des eigenen Fuhrparks und zur Aufdeckung möglicher Optimierungspotenziale. Wir betrachten die wichtigsten Aspekte einer Analyse und definieren wichtige Fragestellungen, die im Rahmen dieser berücksichtigt werden sollten.
Inhaltsverzeichnis:
- Definition der Ziele für die Fuhrparkanalyse
- Definition der Prozesse im Fuhrpark
- Auslastung der Fahrzeuge
- Einsetzbarkeit der Fahrzeuge
- Kosten der Fahrzeuge
- Routenplanung im Fuhrpark
- Umweltfreundlichkeit des Fuhrparks
Definition der Ziele für die Fuhrparkanalyse
Bevor Sie mit der Fuhrparkanalyse starten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Ziele Sie erreichen möchten. Geht es um einen Überblick über Ihren Fuhrpark oder wollen Sie Kosteneinsparungspotenziale aufdecken? Beides ist mit der Fuhrparkanalyse möglich und beeinflusst gegebenenfalls den Detaillierungsgrad der Analyse und die Themen, die betrachtet werden. Weitere Ziele, die mit einer Fuhrparkanalyse erreicht werden können, sind:
- Optimierung von Schnittstellen zwischen internen und externen Partnern
- Optimierung von Entscheidungsprozessen
- Entscheidung über die Einführung einer Fuhrparksoftware
- Informationen für die Neugestaltung von Dienstwagenüberlassungsverträgen und Car Policies
Nachdem Sie die Ziele der Fuhrparkanalyse definiert haben, wählen Sie die Teilbereiche aus, die untersucht werden sollen.
Im Rahmen einer Fuhrparkanalyse werden verschiedene Teilbereiche des Fuhrparks im Detail betrachtet. Untersucht werden dabei im Detail meist folgende Themen:
- Definition der Prozesse im Fuhrpark
- Auslastung der Fahrzeuge
- Einsetzbarkeit der Fahrzeuge
- Routenplanung im Fuhrparkmanagement
- Umweltfreundlichkeit des Fuhrparks
Anschließend folgt die Definition der Dokumentationsform, denn Sie sollten die Ergebnisse der Fuhrparkanalyse auch in einer geeigneten Form festhalten. Achten Sie bei der Dokumentation darauf, dass sie im Anschluss alle relevanten Informationen erfasst haben und auch bestehende Fuhrparkprozesse dokumentiert haben.
Eine Fuhrparkanalyse sollte zudem regelmäßig wiederholt werden, um den Erfolg der getroffenen Maßnahmen zu überprüfen. Hierfür kann auf die Dokumentation zurückgegriffen werden.
Definition der Prozesse im Fuhrpark
Zu Beginn beschäftigen Sie sich mit der Analyse der Prozesse im Fuhrpark. Im ersten Schritt erfassen Sie den Aufbau des Fuhrparkmanagements allgemein, die Verteilung auf verschiedene Standorte und das Personal, welches im Fuhrparkmanagement beschäftigt ist. Anschließend stellen Sie die Struktur des Fuhrparks dar sowie die Einsatzzwecke der Fahrzeuge.
Im Anschluss daran erfolgt die Darstellung einzelner Arbeitsschritte, die im Fuhrparkmanagement anfallen können. Darunter fallen zum Beispiel:
- Anschaffung neuer Fahrzeug
- Vertragsmanagement (Kauf- und Leasingverträge, Dienstwagenüberlassungsverträge, Car Policies)
- Versicherungsmanagement
- Strafzettelmanagement
- Reifenmanagement
- Routenplanung
- Controlling des Fuhrparks
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen (z. B. Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung, Fahrzeugprüfung)
Behalten Sie bei der Definition und Analyse der Prozesse folgende Fragen im Hinterkopf:
- Ist der Prozess noch aktuell oder veraltet?
- Sind die Prozesse bereits dokumentiert und sind die Dokumentationen noch aktuell?
- Handelt es sich um eine rechtliche Rahmenbedingung oder Anforderung?
- Kann der Prozess durch einen neuen, moderneren Prozess optimiert werden?
Gliedern Sie die Prozesse falls nötig in Teilprozesse auf, um einen besseren Überblick zu erhalten. Ergänzen Sie die Prozessanalyse anschließend um weitere Aspekte, wie z. B. die Mitarbeiter, die für die Prozesse zuständig sind.
Setzen Sie bereits Fuhrparkmanagement-Systeme ein oder automatisieren Sie schon einzelne Arbeitsschritte im Fuhrparkmanagement? Berücksichtigen Sie die auch in Ihrer Prozessanalyse.
Auslastung der Fahrzeuge
Bei der Fuhrparkanalyse lohnt sich ein Blick auf die Auslastung der Fahrzeuge. Es gibt verschiedene Ansatzpunkte, die Ihnen bei der Optimierung des Fuhrparks helfen können. Zu unterscheiden ist hierbei zwischen festzugewiesenen Dienstfahrzeugen und sogenannten Poolfahrzeugen.
Zugewiesene Dienstfahrzeuge
Bei fest zugewiesenen Dienstfahrzeugen ist die Betrachtung der Auslastung mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs möglich. Pro Fahrzeug lässt sich so ermitteln, wie oft und für welche Strecken das Fahrzeug eingesetzt wird. Ergibt die Analyse beispielsweise Tage, an denen der Außendienstmitarbeiter häufiger oder überwiegend am Firmenstandort ist, könnte das Fahrzeug als zusätzliches Poolfahrzeug verfügbar gemacht werden. Diese Standzeiten werden somit optimal genutzt und andere Kollegen können Dienstfahrten mit dem Fahrzeug durchführen. Es muss kein weiteres Fahrzeug für den Fuhrpark angeschafft werden.
Poolfahrzeuge
Bei Poolfahrzeugen stellt sich oft die Frage, wie häufig diese überhaupt durch die Mitarbeiter genutzt werden. Hier lohnt es sich, einen Blick auf die einzelnen Buchungen der Fahrzeuge zu werfen. Gibt es an bestimmten Tagen häufiger Leerlaufzeiten oder häuft sich die Nutzung zu verschiedenen Zeiten und kommt es dadurch zu Engpässen? Durch den Einsatz einer Buchungssoftware für Poolfahrzeuge lässt sich dies leicht herausfinden.
Nutzen Mitarbeiter die Poolfahrzeuge beispielsweise vermehrt um die Mittagszeit herum, lohnt sich gegebenenfalls der Einsatz anderer, alternativer Mobilitätslösungen, wie z. B. E-Scooter oder Dienstfahrräder. Diese können insbesondere für kurze Strecken eine sinnvolle Ergänzung für den eigenen Fuhrpark darstellen.
Die Betrachtung der Auslastung der Poolfahrzeuge ist vor allem entscheidend wenn es um die Beschaffung weiterer Fahrzeuge geht. Wie sich ein Poolfahrzeug von einem Dienstwagen unterschiedet und welche weiteren Pflichten sich bei Poolfahrzeugen ergeben, finden Sie im dazu passenden Beitrag:
Kennzahlen zur Bewertung der Auslastung
Bei der Auslastung können Sie unter anderem folgende Kennzahlen zur Bewertung herangezogen werden:
- Laufleistungen
- Statusberichte/ Nutzungszeiten und Standzeiten
- Fahrerhistorien
- Auslastungen von Fahrzeugen
Bevor Sie sich mit der Anschaffung zusätzlicher Fahrzeuge beschäftigen, sollten Sie die Auslastung der bestehenden Fahrzeuge im Fuhrpark in jedem Fall überprüfen. Sollte doch die Entscheidung für ein weiteres Fahrzeug fallen, berücksichtigen Sie in Ihrem Vergleich nicht nur die Anschaffungskosten. Fahrzeuge sind auch immer mit laufenden Kosten verbunden, die schnell außer Acht gelassen werden.
Einsetzbarkeit der Fahrzeuge
Der Umweltschutz rückt immer mehr in unser Bewusstsein. Daher haben viele Städte und Gemeinden Maßnahmen zum Schutz der Umwelt eingerichtet. Die geschaffenen Umweltzonen können Sie im Fuhrparkmanagement vor eine Herausforderung stellen, denn mitunter dürfen nicht mehr alle Fahrzeuge Ihres Fuhrparks diese Zonen befahren – es sei denn, sie besitzen eine entsprechende Umweltplakette.
Eine Betrachtung der Einsetzbarkeit der Fahrzeuge ist daher in jedem Fall erforderlich und sollte Bestandteil Ihrer Fuhrparkanalyse sein. Hierbei werden zum Beispiel folgende Fragestellungen berücksichtigt:
- Mit welchen Kraftstoffen werden die Fahrzeuge betrieben? Gibt es hier im Fahrtgebiet mögliche Einschränkungen?
- Was ist die Antriebsart des Fahrzeugs? Front- oder Heckantrieb oder Allrad? Wo soll das Fahrzeug eingesetzt werden – In der Stadt, auf dem Land…?
- Für welche Zwecke soll das Fahrzeug eingesetzt werden? Kundenbesuche, Transport von Materialien, Personenbeförderung etc.?
- Wie alt sind die Fahrzeuge, die im Fuhrpark eingesetzt werden? Überschreiten diese die Haltedauer?
- Werden bestimmte Fahrzeuge häufiger genutzt als andere?
- Wenn E-Fahrzeuge eingesetzt werden, gibt es ausreichend Lademöglichkeiten, auch am Firmenstandort oder beim Mitarbeiter zu Hause? Gleiches gilt für andere alternative Antriebsarten.
- Gibt es Fahrzeuge, für die häufiger Reparaturen anfallen?
- Wie sind die Abmessungen des Fahrzeugs? Können diese z. B. auf den gängigsten Parkplätzen/ in Parkhäusern abgestellt werden?
- Gibt es Einschränkungen durch Versicherungen, die bestimmte Einsatzarten mit dem Fahrzeug ausschließen? Zum Beispiel jüngere Fahrer, die noch in der Führerschein-Probezeit
Kosten der Fahrzeuge
Neben der Auslastung und der Einsetzbarkeit der Fahrzeuge sind auch die reinen Kosten Ihrer Fahrzeuge zu betrachten. Hierzu können verschiedene Bereiche zählen. Im nachfolgenden listen wir die gängigsten Kosten im Zusammenhang mit einem Fahrzeug auf:
- Allgemeine Fuhrpark- und Fahrzeugkosten
- Kraftstoffverbräuche/ Tankkosten
- Unfall- und Reparaturkosten
- Leasingraten
Eine Übersicht möglicher weitere Kosten im Zusammenhang mit einem Fahrzeug finden Sie in den nachfolgenden Beiträgen:
- Falschparken: Mit welchen Kosten Sie rechnen müssen
- TÜV überziehen: Ablauf, Kosten und Bußgeld
- Reifendruck - Ein „unsichtbarer“ Kostentreiber im Fuhrpark
Routenplanung im Fuhrpark
Die Routenplanung ist ein entscheidender Faktor, wenn es um die Effizienz Ihres Fuhrparks geht, denn durch optimal ausgerichtete Fahrtwege lassen sich Zeit und Geld sparen.
In unserem Beitrag „Die perfekte Routenplanung: Tipps und Tricks“ geben wir einen Überblick, worauf Sie bei der Planung Ihrer Touren achten sollten.
Tipps auf einen Blick:
- Machen Sie sich mit den verschiedenen Methoden der Routenplanung vertraut (Kernstreckenverfahren, Einkreis-Methode, Hauptstraßenmethode, Sprungverfahren).
- Definieren Sie Reiserouten im Betreuungsgebiet.
- Recherchieren Sie vorab mögliche Übernachtungsmöglichkeiten für Ihre Fahrer, um Lenk- und Ruhezeiten einhalten zu können.
- Stellen Sie Informationen über die aktuelle Verkehrslage bereit (Navigationsgeräte inkl. entsprechender Funktionen).
- Planen Sie im Voraus.
- Listen Sie alle relevanten Termine auf, um die nächste Woche zu planen.
- Definieren Sie Muss- und Kann-Termine und planen Sie Telefonkontakte, die in die Fahrzeiten gelegt werden können. Achten Sie auf die Nutzung der Freisprecheinrichtung für Telefonate.
- Legen Sie Termine möglichst auf den Vormittag.
- Informieren Sie den Innendienst über Termine der Außendienstmitarbeiter – dies erleichtert die Abstimmung.
Umweltfreundlichkeit des Fuhrparks
Immer wichtiger werden auch im Fuhrpark umwelttechnische Aspekte. Ein weiterer Bestandteil der Fuhrparkanalyse ist demnach die Untersuchung der Umweltbilanz und der CO2-Analyse des Fuhrparks. Berücksichtigen Sie hierbei im Rahmen der Fuhrparkanalyse am besten folgende Fragestellungen:
- Welche Antriebsarten werden eingesetzt?
- Lohnt sich der Einsatz alternativer Antriebsarten?
- Sind alternative Mobilitätslösungen eine mögliche Ergänzung für den Fuhrpark (z. B. Carsharing, Bahn, Fahrrad)?
Soll Ihre Flotte beispielsweise auf E-Fahrzeuge umgerüstet werden, sind Aspekte wie die Ladeinfrastruktur zu klären und die Laufleistungen der Fahrzeuge zu berücksichtigen. Ob sich der Einsatz eines E-Fahrzeugs für Sie und Ihren Außendienstmitarbeiter lohnt, ist beispielsweise abhängig von der Größe seines Betreuungsgebiets und der Kilometer, die pro Strecke zurückgelegt werden müssen.
Mehr zum Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz haben wir in unserem Beitrag zusammengefasst:
