Die perfekten Routenplanung: Tipps und Tricks

Die Reiseroutenplanung ist für Logistikunternehmen und viele Außendienstmitarbeiter von besonderer Bedeutung. Aufgrund einer unausgereiften Tourenplanung kann es beispielsweise im Außendienst zu unproduktiven und nicht fakturierbaren Leerlaufzeiten kommen. Worauf Sie bei der Routenplanung achten müssen und welche Vorteile die richtige Routenplanung mit sich bringt.

Inhaltsverzeichnis:

• Die richtige Routenplanung
• Tipps zur Reiseroutenplanung
  • Einmalige Planungsaufwände
  • Wiederkehrende Planungsaufwände
  • Typische Planungsfehler
• Vorteile der Routenplanung
• Hilfsmittel für die Routenplanung
• Immer im Blick: GPS-Ortung der Fahrzeuge
• Abgrenzung Routenplanung und Tourenplanung

Die richtige Routenplanung

Für die Wahl der richtigen Reiseroute gibt es verschiedene Methoden. Christine Behle und Renate Hofe beispielsweise unterscheiden in ihrem Buch „Handbuch Außendienst: Kundengewinnung und Kundenbindung, Gebietsmanagement und Verkaufsstrategien, Verkaufspsychologie und Preisgespräche“ (2014) folgende Methoden: „Kernstreckenverfahren“, „Einkreis-Methode“, „Hauptstraßenmethode“ und „Sprungverfahren“.

Kernstreckenverfahren: Alle Termine werden im „Kreis“ von Wohnort oder Arbeitsstätte aus geplant. Start- und Endpunkt sind immer identisch. Ziel ist es, die Strecke mit den geringsten Entfernungen zwischen zwei Kunden zu wählen. Zickzack-Fahrten sollten vermieden werden.

Einkreis-Methode: Hierbei wird das Betreuungsgebiet in verschiedene Kreise eingeteilt. Die Routenplanung erfolgt dann innerhalb dieser Kreise. Auch hier sollen die gefahrenen Kilometer reduziert werden, da nur Kunden oder Interessenten aus einem Kreis oder aus benachbarten Kreisen besucht werden.

Abbildung: Einkreis-Methode: In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Hauptstraßenmethode: Die Routenplanung erfolgt ähnlich zur Einkreis-Methode, orientiert sich hier allerdings an den Hauptverkehrsstraßen im Zielgebiet. Dies können beispielsweise Autobahnen sein.

 Abbildung: Hauptstraßenmethode: In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Sprungverfahren: Liegt der Ausgangspunkt der Routen im Zentrum des Betreuungsgebietes bietet es sich an, das Gebiet in verschiedene Kreissegmente aufzuteilen. Innerhalb dieser Kreissegmente werden anschließend verschiedene Routen festgelegt. Diese Routen können dann für die Reise- und Terminplanung genutzt werden.

Abbildung: Sprungverfahren:  In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Tipps zur Reiseroutenplanung

Einmalige Planungsaufwände

• Definition von Reiserouten im Betreuungsgebiet: Mit den bereits vorgestellten Methoden lässt sich das Betreuungsgebiet in verschiedene Bereiche aufteilen, die die Planung der Reiseroute vereinfachen.
• Recherche eventuell benötigter Übernachtungsmöglichkeiten: Je nach Entfernung ist es an bestimmten Tagen notwendig Hotelübernachtungen einzuplanen, um die Durchführung der Kundentermine gewährleisten zu können (was stark vom Betreuungsgebiet und den zurückzulegenden Kilometern abhängig ist). Kehrt man regelmäßig in diese Hotels zurück, ist es sinnvoll, über Sonderkonditionen zu verhandeln.

Wiederkehrende Planungsaufwände

• Information über die aktuelle Verkehrslage: Gibt es aktuelle Baustellen, die die Reiserouten im Betreuungsgebiet beeinflussen können oder gibt es Streckenabschnitte, die aufgrund von hohem Verkehrsaufkommen zu bestimmten Tageszeiten vermieden werden sollten?
• Vorausplanung: Mitte der Vorwoche sollte die Planung für die nächste Woche erfolgen. Sind für Termine telefonische oder schriftliche Anmeldungen erforderlich, empfiehlt es sich, die Planung gegebenenfalls um einige Tage vorzuziehen.
• Auflisten aller relevanten Termine: Alle Termine für die zu planende Woche inklusive der Besuchsorte sollte übersichtlich aufgelistet werden. Es ergibt zusätzlich Sinn, Ankunfts- und Abfahrtzeiten sowie die voraussichtliche Zahl der täglichen Reisekilometer zu erfassen.
• Definition von Muss- und Kann-Terminen: Gibt es Termine, die in der Planungswoche definitiv wahrgenommen werden müssen oder gibt es Termine, die auch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können? Muss-Termine sollten morgens zuerst besucht werden. Falls das Treffen nicht klappt, ist ein zweiter Besuch eventuell nachmittags möglich. Kann-Termine können als Backup-Termine wahrgenommen werden. Kann-Termine könnten auch als Online-Termine geplant werden, um diese zwischendurch wahrzunehmen.
• Telefonkontakte planen: Mit welchen Kunden oder Interessenten soll in der Planungswoche ein Telefonkontakt erfolgen? Hierfür können z. B. die Zeiten zwischen zwei Terminen genutzt werden (z.B. im Hotel oder während der Fahrt per Freisprecheinrichtung).
• „Tote Zeiten nutzen“: Zeiten frühmorgens, um die Mittagszeit und abends können für die An- und Abreise eingeplant werden. 60 Prozent der Termine eines Tages sollten auf den Vormittag gelegt werden.
• Information des Innendienstes: Sagt ein Kunde einen Termin für den Außendienst bei einem Mitarbeiter des Innendienstes ab, sollte dieser informiert sein, wo sich der Außendienstmitarbeiter gerade befindet. Kann-Termine können dann durch den Innendienst als Ersatztermine eingeplant werden.

Typische Planungsfehler

• Falsche Fahrzeugauslastung: Die beste Routenplanung führt nicht zum Ziel, wenn die Fahrzeuge im Fuhrpark falsch ausgelastet sind. Die Routenplanung sollte immer auch die Auslastung mit berücksichtigen, um zum Beispiel Überladung der Fahrzeuge zu verhindern. Die Auslastung lässt sich beispielsweise durch eine Fuhrparkanalyse ermitteln. Hier bietet sich ein Blick auf die Tourenplanung an, mit der diesem Problem Abhilfe geschaffen werden kann.
• Verstöße gegen Arbeitszeitzeitregelungen: Egal, ob mit dem Pkw oder Lkw, die Arbeitszeitregelungen sind stets einzuhalten. Ein Verstoß kann nicht nur teuer werden, sondern auch folgenreiche Konsequenzen haben, sollte es zu einem Unfall kommen. Mehr zu Lenk- und Ruhezeiten in unserem Beitrag.
• Verzögerung bei Lieferterminen: Eine unzureichende Routenplanung kann zu Verzögerungen bei Lieferterminen (Lieferungsverzug) oder Vor-Ort-Besuchen bei Kunden führen. Dies kann zum einen Strafzahlungen zur Folge haben, zum anderen aber auch einen negativen Einfluss auf das Image des Unternehmens haben. Es sollten stets ausreichend Pufferzeiten eingeplant werden.
• Einsatz falscher Fahrzeugtypen: Eignet sich ein Fahrzeug nicht für den geplanten Transport, kann auch die Routenplanung nicht mehr weiterhelfen. Einen Überblick über die verfügbaren Fahrzeugtypen bietet ebenfalls die Fuhrparkanalyse.
• Zusätzliche Touren für Reklamationen: Ladungssicherung ist im Transportgewerbe besonders wichtig, aber auch, wenn man mit dem Pkw unterwegs ist und Waren transportiert. Wird die Ware unterwegs beschädigt und kommt es zu Reklamationen, sind weitere Fahrten erforderlich. Darum sollte stets auf eine ordnungsgemäße Ladungssicherung geachtet werden.

Vorteile durch Routenplanung

Durch die Umsetzung der Tipps zur Reiseroutenplanung lässt sich langfristig Zeit sparen. Sind Routen auf Basis eines der beschriebenen Verfahren fest definiert, lassen sich Termine im Betreuungsgebiet besser koordinieren. Mit einer optimalen Routenplanung können langfristig zudem Fahrkilometer eingespart werden. Diese Einsparung wirkt sich wiederum positiv auf den Kraftstoffverbrauch und die Verschleißerscheinungen des Dienstwagens aus. Die Routenplanung kann somit langfristig dazu beitragen, die Kosten im Fuhrpark zu senken und die Effizienz zu steigern.

Für den Vertrieb bzw. Außendienstmitarbeiter selbst bietet eine gut vorbereitete Routenplanung ebenfalls Vorteile. Während einer Route können mehr Kunden besucht werden. Durch die vorherige Priorisierung und die Zusammenarbeit mit dem Innendienst können Kann-Termine für Ausfallzeiten oder Leerläufe genutzt werde.

Hilfsmittel für die Routenplanung

Für die Routenplanung können verschiedene Hilfsmittel verwendet werden. Ganz klassisch kann die Routenplanung mithilfe einer Land- / oder Straßenkarte erfolgen. Ist man digital unterwegs, greift man auf Online-Routenplaner zurück, nutzt ein Navigationsgerät im Fahrzeug oder verwendet Apps auf dem Smartphone.

Egal, ob klassisch per Karte oder mithilfe moderner Hilfsmittel, wichtig ist, dass die Fahrtüchtigkeit durch die Nutzung nicht eingeschränkt wird. Die Navigation mithilfe einer Landkarte sollte über den Beifahrer erfolgen oder indem man vorab wichtige Schlüsselstellen heraussucht, um auf diese während der Fahrt zu achten.

Bei der Nutzung von Navigationsgeräten und Smartphone Apps ist ebenfalls Vorsicht geboten. Wir haben uns mit beiden Themen in den nachfolgenden Beiträgen näher beschäftigt:

• Navigationssysteme im Dienstwagen
• Handynutzung am Steuer

Immer im Blick: GPS-Ortung der Fahrzeuge

Um die Flotte im Blick zu behalten und auch Liefertermine kontrollieren zu können, kann die GPS-Ortung der Fahrzeuge eine Möglichkeit sein. Hierbei sind allerdings die Interessen des Datenschutzes zu berücksichtigen, denn nicht in jedem Fall ist eine GPS-Ortung des Fahrzeugs gestattet.

In seinem Gastbeitrag geht Rechtsanwalt Lutz D. Fischer auf die Besonderheiten bei der GPS-Ortung im Fuhrpark ein:

• GPS-Ortung im Fuhrparkmanagement

Abgrenzung Routenplanung und Tourenplanung

Anders als bei der Routenplanung werden bei der Tourenplanung direkt von Anfang an alle Be- und Entladeadressen in der Planung mit berücksichtigt. Das Ziel der Tourenplanung ist somit eine optimale Auslastung des Fahrzeugs und die langfristige Minimierung von Transportkosten. Das eingesetzte Tool zur Tourenplanung berechnet automatisch die ideale Route zwischen den einzelnen Punkten.

Hierbei werden auch die in der Flotte eingesetzten Fahrzeugtypen berücksichtigt und Ladungen auf die passenden Fahrzeuge verteilt.

Tourenplaner lohnen sich insbesondere dann, wenn mehrere Fahrzeuge in der Flotte enthalten sind und diese im Rahmen einer Fahrt mehrere Stopps anfahren. Dies ist üblicherweise im Speditionsgeschäft oder bei Paketzustellunternehmen der Fall. Aber auch in anderen Unternehmen kann eine Tourenplanung sinnvoll sein.

Bei der Routenplanung hingegen werden Start- und Endpunkt angegeben (ggf. auch Punkte dazwischen) und die Software ermittelt die ideale Route zwischen diesen Punkten. Angegeben werden die Kilometer und die benötigte Zeit.

Insbesondere im Transportgewerbe ist zwischen den herkömmlichen Routenplanern und speziell entwickelten Planern zu unterschieden. In Spezialplanern werden zum Beispiel Mautkosten mit berücksichtigt, die auf einzelnen Strecken anfallen können. Ebenso werden die anfallenden Transportkosten ermittelt.