Die perfekten Routenplanung: Tipps und Tricks

Die Reiseroutenplanung ist für Logistikunternehmen und viele Außendienstmitarbeiter von besonderer Bedeutung. Aufgrund einer unausgereiften Tourenplanung kann es beispielsweise im Außendienst zu unproduktiven und nicht fakturierbaren Leerlaufzeiten kommen. Worauf Sie bei der Routenplanung achten müssen und welche Vorteile die richtige Routenplanung mit sich bringt.

Die richtige Routenplanung

Für die Wahl der richtigen Reiseroute gibt es verschiedene Methoden. Christine Behle und Renate Hofe beispielsweise unterscheiden in ihrem Buch „Handbuch Außendienst: Kundengewinnung und Kundenbindung, Gebietsmanagement und Verkaufsstrategien, Verkaufspsychologie und Preisgespräche“ (2014) folgende Methoden: „Kernstreckenverfahren“, „Einkreis-Methode“, „Hauptstraßenmethode“ und „Sprungverfahren“.

Kernstreckenverfahren: Alle Termine werden im „Kreis“ von Wohnort oder Arbeitsstätte aus geplant. Start- und Endpunkt sind immer identisch. Ziel ist es, die Strecke mit den geringsten Entfernungen zwischen zwei Kunden zu wählen. Zickzack-Fahrten sollten vermieden werden.

Einkreis-Methode: Hierbei wird das Betreuungsgebiet in verschiedene Kreise eingeteilt. Die Routenplanung erfolgt dann innerhalb dieser Kreise. Auch hier sollen die gefahrenen Kilometer reduziert werden, da nur Kunden oder Interessenten aus einem Kreis oder aus benachbarten Kreisen besucht werden.

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Einkreis-Methode: In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Hauptstraßenmethode: Die Routenplanung erfolgt ähnlich zur Einkreis-Methode, orientiert sich hier allerdings an den Hauptverkehrsstraßen im Zielgebiet. Dies können beispielsweise Autobahnen sein.

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 Hauptstraßenmethode: In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Sprungverfahren: Liegt der Ausgangspunkt der Routen im Zentrum des Betreuungsgebietes bietet es sich an, das Gebiet in verschiedene Kreissegmente aufzuteilen. Innerhalb dieser Kreissegmente werden anschließend verschiedene Routen festgelegt. Diese Routen können dann für die Reise- und Terminplanung genutzt werden.

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Sprungverfahren:  In Anlehnung an Behle/Hofe 2014, 63f.

Tipps zur Reiseroutenplanung

Einmalige Planungsaufwände

  • Definition von Reiserouten im Betreuungsgebiet: Mit den bereits vorgestellten Methoden lässt sich das Betreuungsgebiet in verschiedene Bereiche aufteilen, die die Planung der Reiseroute vereinfachen.
  • Recherche eventuell benötigter Übernachtungsmöglichkeiten: Je nach Entfernung ist es an bestimmten Tagen notwendig Hotelübernachtungen einzuplanen, um die Durchführung der Kundentermine gewährleisten zu können (was stark vom Betreuungsgebiet und den zurückzulegenden Kilometern abhängig ist). Kehrt man regelmäßig in diese Hotels zurück, macht es Sinn, über Sonderkonditionen zu verhandeln.

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Wiederkehrende Planungsaufwände

  • Information über die aktuelle Verkehrslage: Gibt es aktuelle Baustellen, die die Reiserouten im Betreuungsgebiet beeinflussen können oder gibt es Streckenabschnitte, die aufgrund von hohem Verkehrsaufkommen zu bestimmten Tageszeiten vermieden werden sollten?
  • Vorausplanung: Mitte der Vorwoche sollte die Planung für die nächste Woche erfolgen. Sind für Termine telefonische oder schriftliche Anmeldungen erforderlich, empfiehlt es sich, die Planung ggf. um einige Tage vorzuziehen.
  • Auflisten aller relevanten Termine: Alle Termine für die zu planende Woche inkl. der Besuchsorte sollte übersichtlich aufgelistet werden. Es macht zusätzlich Sinn, Ankunfts- und Abfahrtzeiten sowie die voraussichtliche Zahl der täglichen Reisekilometer zu erfassen.
  • Definition von Muss- und Kann-Terminen: Gibt es Termine, die in der Planungswoche definitiv wahrgenommen werden müssen oder gibt es Termine, die auch auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können? Muss-Termine sollten morgens zuerst besucht werden. Falls das Treffen nicht klappt, ist ein zweiter Besuch eventuell nachmittags möglich. Kann-Termine können als Backup-Termine wahrgenommen werden.
  • Telefonkontakte planen: Mit welchen Kunden oder Interessenten soll in der Planungswoche ein Telefonkontakt erfolgen? Hierfür können z.B. die Zeiten zwischen zwei Terminen genutzt werden (z.B. im Hotel oder während der Fahrt per Freisprecheinrichtung).
  • „Tote Zeiten nutzen“: Zeiten frühmorgens, um die Mittagszeit und abends können für die An- und Abreise eingeplant werden. 60% der Termine eines Tages sollten auf den Vormittag gelegt werden.
  • Information des Innendienstes: Sagt ein Kunde einen Termin für den Außendienst bei einem Mitarbeiter des Innendienstes ab, sollte dieser informiert sein, wo sich der Außendienstmitarbeiter gerade befindet. Sagt ein Kunde einen Termin beim Innendienst ab, dieser informiert ist, wo sich der Außendienstmitarbeiter gerade befindet. Kann-Termine können dann durch den Innendienst als Ersatztermine eingeplant werden.

Vorteile durch Tourenplanung

Durch die Umsetzung der Tipps zur Reiseroutenplanung lässt sich langfristig Zeit sparen. Sind Routen auf Basis eines der beschriebenen Verfahren fest definiert, lassen sich Termine im Betreuungsgebiet besser koordinieren. Mit einer optimalen Tourenplanung können langfristig zudem Fahrkilometer eingespart werden. Diese Einsparung wirkt sich wiederum positiv auf den Kraftstoffverbrauch und die Verschleißerscheinungen des Dienstwagens aus. Die Routenplanung kann somit langfristig dazu beitragen, die Kosten im Fuhrpark zu senken und die Effizienz zu steigern.

Für den Vertrieb bzw. Außendienstmitarbeiter selbst bietet eine gut vorbereitete Tourenplanung ebenfalls Vorteile. Während einer Route können mehr Kunden besucht werden. Durch die vorherige Priorisierung und die Zusammenarbeit mit dem Innendienst können Kann-Termine für Ausfallzeiten oder Leerläufe genutzt werde.

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