Die perfekte Routenplanung: Tipps und Tricks

Inhaltsverzeichnis:

• Tipps zur Routenplanung
• Einmalige Planungsaufwände
• Wiederkehrende Planungsaufwände
• Typische Planungsfehler
• Die richtige Routenplanung
• Vorteile der Routenplanung
• Hilfsmittel für die Routenplanung
• Abgrenzung Routenplanung und Tourenplanung

Tipps zur Routenplanung

Einmalige Planungsaufwände

• Definieren Sie Ihre Routen: Teilen Sie Ihr Betreuungsgebiet mithilfe der Methoden Kernstreckenverfahren, Einkreis-Methode, Hauptstraßenmethode oder Sprungverfahren in verschiedene Bereiche auf. Dies vereinfacht die zukünftige Planung erheblich.
• Recherchieren Sie Übernachtungsmöglichkeiten: Planen Sie je nach Entfernung und Kilometern notwendige Hotelübernachtungen ein, um Ihre Kundentermine entspannt wahrnehmen zu können.Wenn Sie regelmäßig in denselben Hotels einkehren, verhandeln Sie über Sonderkonditionen.

Wiederkehrende Planungsaufwände

• Listen Sie alle relevanten Termine auf: Erstellen Sie eine Übersicht aller Termine inklusive Besuchsorte für die Planungswoche. Erfassen Sie dabei auch Ankunfts- und Abfahrtszeiten sowie die voraussichtlichen täglichen Reisekilometer.
• Priorisieren Sie nach Muss- und Kann-Terminen: Legen Sie fest, welche Termine zwingend sind und welche verschoben werden können.
  • Muss-Terminesollten Sie morgens zuerst einplanen. So bleibt bei Verzögerungen eventuell noch Zeit für einen zweiten Versuch am Nachmittag.
  • Kann-Terminedienen als ideale Lückenfüller oder Backup. Prüfen Sie auch, ob diese Termine alternativ online stattfinden können.
• Prüfen Sie die aktuelle Verkehrslage: Informieren Sie sich vorab über Baustellen, die Ihre Route beeinflussen könnten. Versuchen Sie zudem, Streckenabschnitte mit bekannt hohem Verkehrsaufkommen zu Stoßzeiten zu meiden.
• Planen Sie voraus: Erstellen Sie die Planung für die kommende Woche idealerweise bereits Mitte der laufenden Vorwoche. Sind für Termine telefonische oder schriftliche Anmeldungen erforderlich, ziehen Sie die Planung entsprechend vor.
• Planen Sie Telefonzeiten ein: Nutzen Sie die Zeit zwischen zwei Terminen produktiv, bspw. für Telefonate mit Kunden oder Interessenten. Dies lässt sich gut vom Hotel aus oder während der Fahrt über die Freisprecheinrichtung erledigen.
• Nutzen Sie „tote Zeiten“: Verlegen Sie reine An- und Abreisezeiten in die frühen Morgenstunden, die Mittagszeit oder den Abend. Als Faustregel gilt: Legen Sie rund 60 Prozent Ihrer Termine auf den Vormittag.
• Halten Sie den Innendienst auf dem Laufenden: Stellen Sie sicher, dass Ihr Innendienst über Ihren aktuellen Standort informiert ist. Sollte ein Kunde kurzfristig absagen, kann der Innendienst so direkt reagieren und Ersatztermine (z. B. Ihre Kann-Termine) für Sie einplanen.

Vermeiden Sie diese typischen Planungsfehler

• Achten Sie auf eine gleichmäßige Gewichtsverteilung: Eine gute Route bringt nichts, wenn das Fahrzeug falsch beladen ist. Berücksichtigen Sie bei der Planung stets die Kapazitäten, um Überladungen zu vermeiden. Eine Fuhrparkanalyse hilft Ihnen dabei, die Auslastung zu optimieren.
• Wählen Sie den passenden Fahrzeugtyp: Stellen Sie sicher, dass das geplante Fahrzeug für den Transportzweck geeignet ist. Auch hier liefert eine regelmäßige Fuhrparkanalyse wichtige Daten für die Disposition.
• Sichern Sie Ihre Ladung korrekt: Mangelnde Ladungssicherung führt oft zu Transportschäden und Reklamationen. Die Folge sind unnötige Zusatzfahrten. Achten Sie daher – auch im Pkw – stets darauf, dass Ihre Ware sicher verstaut ist.
• Halten Sie Arbeitszeitregelungen ein: Egal ob Pkw oder Lkw – Verstöße gegen Lenk- und Ruhezeitenkönnen teuer werden und im Falle eines Unfalls schwere rechtliche Konsequenzen haben. Planen Sie Ihre Routen daher stets konform zu den geltenden Gesetzen.
• Planen Sie Pufferzeiten ein: Eine zu eng getaktete Planung führt schnell zu Lieferverzug oder Verspätungen beim Kunden. Das kostet nicht nur Strafgebühren, sondern schadet auch dem Image. Kalkulieren Sie daher immer ausreichende Zeitreserven ein.

Die richtige Routenplanung

Für die Wahl der richtigen Reiseroute gibt es verschiedene Methoden. Christine Behle und Renate Hofe bspw. unterscheiden in ihrem Buch Handbuch Außendienst folgende Methoden: „Kernstreckenverfahren“, „Einkreis-Methode“, „Hauptstraßenmethode“ und „Sprungverfahren“.

Vorteile durch Routenplanung

Warum lohnt sich der Aufwand einer detaillierten Vorbereitung? Eine strategische Routenplanung bedeutet mehr Wirtschaftlichkeit und Sicherheit in Ihrem Fuhrpark. Indem Sie Fahrten vorausschauend organisieren, sparen Sie wertvolle Ressourcen und entlasten gleichzeitig Ihre Fahrer. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zeitersparnis: Durch eine optimierte Routenplanung werden Umwege vermieden.
• Bessere Koordination: Aufgrund der Planung sind die Routen fest definiert. So haben Sie mehr Struktur und alle Termine können berücksichtig werden und die Betreuungsgebiete werden besser koordiniert.
• Kostenreduktion: Mit einer optimalen Routenplanung können Fahrkilometer eingespart werden, was sich wiederum positiv auf den Kraftstoffverbrauch und die Verschleißerscheinungen des Dienstwagens auswirkt. Die Routenplanung kann somit langfristig dazu beitragen, die Kosten im Fuhrpark zu senken und Ressourcen effektiv zu nutzen.
• Bessere Kundenbetreuung: Durch eine gut vorbereitete Routenplanung können mehr Kunden besucht werden. Die vorherige Priorisierung und die Zusammenarbeit mit dem Innendienst sorgt dafür, dass Kann-Termine für Ausfallzeiten oder Leerläufe genutzt werden können.
• Umweltschutz: Durch effizientere Routen werden CO2-Emissionen gesenkt.
• Stressreduktion & Sicherheit: Weniger Stress für die Fahrer und verbessere Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten von Lkw-Fahrern.
• Optimale Fahrzeugauslastung: Bei einer guten Planung kann ggf. die Fahrzeuganzahl im Fuhrpark reduziert werden.

Hilfsmittel für die Routenplanung

Wer digital unterwegs ist, greift meist auf Online-Routenplaner zurück. Im Fahrzeug selbst unterstützen fest verbaute Navigationsgeräte oder Apps auf dem Smartphone. Der Vorteil: Diese Systeme reagieren oft dynamisch auf die aktuelle Verkehrslage.

Egal, ob Sie mit dem im Fahrzeug verbauten Navigationsgerät oder per App navigieren: Die Sicherheit hat oberste Priorität. Die Nutzung der Hilfsmittel darf Ihre Fahrtüchtigkeit nämlich niemals einschränken.

• Vorbereitung ist alles: Geben Sie das Ziel bereits vor dem Start in das Navigationsgerät oder die App ein.
• Vorsicht bei Apps: Die Bedienung von Smartphones während der Fahrt ist gesetzlich untersagt und erhöht das Unfallrisiko durch Ablenkung enorm. Nutzen Sie entsprechende Halterungen und Sprachsteuerungen, um den Blick auf der Straße zu behalten.

Abgrenzung Routenplanung und Tourenplanung

Während die Begriffe oft synonym verwendet werden, unterscheiden sich die Anforderungen in der Praxis deutlich.

Tourenplanung: Effizient für komplexe Flotten

Anders als die einfache Routenplanung berücksichtigt die Tourenplanung von Beginn an sämtliche Be- und Entladeadressen. Eine spezielle Software berechnet dabei automatisch die ideale Reihenfolge der Stopps und verteilt Ladungen intelligent auf die verfügbaren Fahrzeugtypen. 

Das primäre Ziel ist die optimale Auslastung der Flotte sowie die langfristige Minimierung der Transportkosten.

Der Einsatz professioneller Tourenplaner lohnt sich besonders dann, wenn:

• Der Fuhrpark aus mehreren Fahrzeugen besteht.
• Fahrzeuge im Rahmen einer Fahrt regelmäßig mehrere Stopps anfahren müssen (z. B. Speditionen oder Paketzustellunternehmen).

Spezialanforderungen im Transportgewerbe
Im professionellen Transportwesen reichen herkömmliche Routenplaner oft nicht aus. Hier kommen spezialisierte Planer zum Einsatz, die zusätzlich gewerbespezifische Kostenfaktoren kalkulieren. Dazu gehören bspw. anfallende Mautgebühren auf Einzelstrecken sowie eine detaillierte Ermittlung der Transportkosten.

Routenplanung: Der klassische Weg von A nach B

Bei der herkömmlichen Routenplanung stehen Start- und Endpunkt im Fokus (ggf. ergänzt durch einzelne Zwischenziele). Die Software ermittelt hierbei die ideale Strecke und liefert Basisdaten wie die zurückzulegenden Kilometer und die benötigte Fahrzeit.