Einkaufsmanagement im Fuhrpark Teil 1: Beschaffung von Dienstwagen

Egal ob Fuhrparkverantwortlicher, Fleet- oder Mobilitätsmanager - alle fungieren meist auch als Einkäufer für den Unternehmensfuhrpark. Neben der laufenden Fuhrparkverwaltung gehört die Beschaffung von Fahrzeugen wohl zu den wichtigsten Aufgaben. In unserer neuen Reihe geben wir Einblicke in das Einkaufsmanagement im Fuhrpark. Im ersten Teil verschaffen wir Ihnen einen Überblick über die im Fuhrpark anzuschaffenden Objekte und Dienstleistungen.

Einkaufsmanagement – In- und Outsourcing

Geht es um die Beschaffung im Fuhrpark, stehen Fuhrparkentscheider häufig vor der Herausforderung, sowohl kostengünstig als auch schnell zu interagieren. Sie müssen folglich abwägen, welche Bereiche selbst übernommen werden (Insourcing) können und wann es lohnend ist, bestimmte Aufgaben im Fuhrpark auszulagern (Outsourcing). Insourcing bedeutet meist mehr Aufwand, gleichzeitig aber auch mehr Kontrolle und Steuerbarkeit. Outsourcing spart Ressourcen, da man auf die Expertise externer Dienstleister zurückgreift. Das kostet jedoch in der Regel mehr Geld.

Wie der Prozess um „make or buy“ letztlich gestaltet wird, ist abhängig von den individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten des jeweiligen Fuhrparks. Zudem sind eine detaillierte Planung und eine genaue Analyse möglicher Dienstleister notwendig. In vielen Fuhrparks hat sich daher ein selektives Outsourcing herauskristallisiert. Dabei werden nur Teilbereiche oder -aufgaben an externe Dienstleister vergeben.

>> Mehr zu den Vor- und Nachteilen von Outsourcing im Fuhrpark.

Welche Anschaffungen werden im Fuhrpark getätigt?

Eng verbunden mit der Frage, ob man Aufgaben auslagert, ist die Überlegung, in welchen Bereichen Outsourcing sinnvoll sein kann. Nachfolgend betrachten wir die gängigsten Beschaffungsbereiche im Fuhrpark.

Fahrzeuge

Das Fahrzeug als Objekt nimmt selbstredend den größten Stellenwert bei der Beschaffung im Fuhrpark ein. Diese kann vom Fuhrparkmanagement selbst oder extern, von spezialisierten Dienstleistern, übernommen werden. Vor der eigentlichen Bestellung sind meist viele Abteilungen, wie Fuhrparkmanagement, Einkauf, Personal und Geschäftsleitung in den Prozess involviert. Im Rahmen einer Car Policy können hier Rahmenbedingungen festgehalten werden, die für die zukünftige Flotte gelten sollen. Große Fuhrparks können bei der Anschaffung häufig von Mengenvorteilen beim Hersteller profitieren oder aber Sonderkonditionen mit Händlern vereinbaren. Auch die Abstimmung mit Leasinggesellschaften sollte im Vorfeld durchgesprochen und geprüft werden. Je nach Fuhrparkgröße sind auch hier Sonderkonditionen möglich. 

>> Was ist der Unterschied zwischen einer Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag?

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Reifen

Neben der eigentlichen Fahrzeugbeschaffung gibt es wiederkehrende Objektbeschaffungen im Fuhrpark. Dazu zählen unter anderem die Reifen. Diese müssen nicht nur für die Winter- und Sommersaison angeschafft werden, sondern, abhängig von dem Verschleiß und dem Reifenzustand, regelmäßig ersetzt werden. Entscheidet sich ein Unternehmen bzw. das Fuhrparkmanagement für die Selbstbeschaffung, sind die ersten Anlaufstellen für die Reifenbesorgung der Hersteller, der Händler vor Ort oder das Internet. Insbesondere Letzteres frisst Zeit und erfordert eine genaue Recherche. Der Fuhrparkverantwortliche muss die Spezifikation der benötigten Reifen kennen und Onlineanbieter vergleichen. Bei Handelsketten oder Händlern lassen sich wiederum Rahmenverträge abschließen, von denen am ehesten größere Flotten profitieren und Kostenvorteile nutzen können. Eine Alternative wäre die Auslagerung an einen Anbieter für Reifenmanagement. Dieses kann aber auch Bestandteil eines Full-Service-Leasing Angebotes sein - sinnvoll vor allem für komplette Leasingflotten.

>> Erfahren Sie, was beim Outsourcing des Reifenmanagements beachtet werden sollte.

Zubehör & nachträgliche Einbauten

Moderne Fahrzeuge haben Zubehör, wie ein Navigationssystem oder eine Freisprecheinrichtung mit Bluetooth fürs Mobiltelefon, in der Regel im Fahrzeug integriert. Ist diese Integration direkt ab Werk erfolgt, muss man nur beim jeweiligen Leasingvertrag Acht geben. Denn Sonderzubehör kann Einfluss auf die Leasingrate nehmen. Ein nachträglicher Einbau und rechtzeitiger Ausbau vor Beendigung der Laufzeit kann daher sinnvoll sein und muss vom Fuhrpark- / Einkaufsmanager organisiert werden.

Tankkarten

Die Tankkartenbeschaffung kann direkt über den Tankkarten-Anbieter erfolgen oder aber über den Leasinggeber, sofern dieser den Service integriert hat. Tankkarten haben den Vorteil, dass Sonderkonditionen genutzt werden können. Zudem muss sich nachher nicht um Belege und Quittungen gekümmert werden, da die Beträge automatisch über die Karte abgerechnet und erfasst werden können. Im Unternehmen muss dafür nur ein Zuständiger bestimmt werden, der beim jeweiligen Anbieter neue Karten bestellt oder sich um die Reklamation von defekten Karten kümmert. Prüfen Sie beim Anbietervergleich, wer die besten Serviceleistungen und Rabatte bietet. Oft werden Mindestanforderungen gestellt, bei denen beispielsweise 500 l pro Monat oder 10.000 l pro Jahr getankt werden müssen. Vor Aushändigung der Karten sollte in jedem Fall die Nutzung der Tankkarten geregelt werden, um möglichen Tankkartenmissbrauch zu vermeiden. Das geht beispielsweise über den Dienstwagenüberlassungsvertrag.

>> Mehr zum Tankkartenmissbrauch und den strafrechtlichen Konsequenzen.

Versicherungen

Während manche Versicherungen Pflicht sind, sobald Fahrzeuge am Straßenverkehr teilnehmen, sichern andere zusätzliche Ansprüche im Schaden- oder Rechtsfall. Versicherungen werden in der Regel immer extern, beim jeweiligen Kfz-Versicherungsgeber, bezogen. Kfz-Versicherungen können aber zu anderen, schon bestehenden Firmenversicherungen hinzugebucht werden, was Prämienvorteile bewirken kann. Außerdem sparen Sie die Zeit, nach geeigneten Versicherungsanbietern zu suchen. Aber auch „externe“ Kfz-Versicherer bieten oftmals Angebote, zudem sind sie häufig spezialisierter als „Generalversicherer“. Der Vergleich beider Optionen ist vor dem Hintergrund der jeweiligen Schadenquote sinnvoll.

>> Welche Auswirkungen hat die Schaden-Kosten-Quote auf das Fuhrparkmanagement?

GEZ-Gebühren für Firmenwagen?

Seit 2013 müssen Rundfunkgebühren je Wohneinheit oder Betriebsstätte abgeführt werden. Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten müssen folglich für jede Rundfunkgebühren entrichten. Sind Firmenfahrzeuge darin inbegriffen? Jein. Der erste Firmenwagen ist beitragsfrei, alle weiteren müssen separat angemeldet und mit monatlich 5,83 Euro entlohnt werden.

 

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 Fuhrparkmanagementsysteme

Neben den direkt anfallenden Anschaffungen rund um das Dienstfahrzeug gibt es noch Anschaffungen, die nur indirekt etwas mit dem Fahrzeug als Objekt zu tun haben. Sie dienen in erster Linie dazu, die Arbeit im Fuhrparkmanagement zu unterstützen. Viele Aufgaben der Verantwortlichen im Fuhrpark ergeben sich aus rechtlichen Pflichten. Dazu gehören unter anderem das Straßenverkehrsgesetz, das Fahrerlaubnisrecht, das Ordnungswidrigkeitengesetz, das Steuerrecht und das Arbeitsrecht. Auch arbeitsschutz- und arbeitssicherheitsrelevante Vorschriften sind wichtig. In diesem Rahmen müssen bestimmte Tätigkeiten im Fuhrpark durchgeführt und dokumentiert werden. Dazu zählen beispielsweise die Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung nach UVV, die UVV Fahrzeugprüfung oder das Fahrtenbuch. Wem die manuelle Verwaltung und Aufbewahrung zu aufwendig ist, kann dafür auf elektronische Lösungen im Rahmen des Fuhrparkmanagements zurückgreifen. Der Fuhrparkverantwortliche, in seiner Rolle als Einkäufer, muss entsprechend Preise und Serviceleistungen der Dienstleister miteinander vergleichen und Beauftragungen tätigen. Die Preise werden in der Regel pro Fahrer und Monat angegeben und die Lösungen jährlich abgerechnet. Unterjährige Zu- und Abwanderungen von Fahrern werden dann zum Jahresende mit in der Abrechnung berücksichtigt.  Auch für die allgemeine Fuhrparkverwaltung und das Erinnerungsmanagement an bestimmte Termine, wie HU- oder Abgasuntersuchung, gibt es entsprechende Systeme. Je mehr Funktionen und rechtliche Pflichten ein System abdeckt, umso lohnenswerter ist es. Durch die Synergieeffekte können insbesondere laufende, fixe Kosten eingespart werden. Fuhrparkverantwortliche oder Einkäufer müssen bei der Beschaffung von externen Fuhrparkmanagementsystemen zudem immer darauf achten, dass diese sowohl rechtssicher als auch datenschutzkonform sind und rechtliche Vorgaben einhalten.

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Alternative Mobilitätsangebote

Heutzutage muss es nicht immer nur der klassische Dienstwagen sein, mit denen Mitarbeiter betrieblich unterwegs sind. Immer mehr Unternehmen ergänzen ihre Flotten auch durch Mobilitätsangebote wie Jobrad, Carsharing, Mietwagen oder Jobticket für Bus oder Bahn. Das Ganze kann dann im Rahmen eines Mobilitätsbudgets zusammengefasst werden. Die Abwicklung erfolgt häufig über eine Prepaidkarte oder eine App, auf die monatlich ein festgelegter Betrag eingezahlt wird. Mitarbeiter können den Betrag dann flexibel für die betriebliche Fortbewegung nutzen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die die Einrichtung eines Mobilitätsbudgets ermöglichen. Hier beginnt dann auch wieder der Vergleich der Angebote und die Abwägung, welches für das eigene Unternehmen am geeignetsten ist. Kann die Verwaltung des Mobilitätsbudgets in das schon bestehende Fuhrparkmanagementsystem integrieren werden oder arbeiten die Anbieter mit Full-Service-Agenturen zusammen? Diese und weitere Fragen sollten Sie bei der Anschaffung berücksichtigen.

>> Ein Überblick zum Mobilitätsbudget sowie Vor- und Nachteile finden Sie hier.

 

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