Ein Fuhrpark ist eine teure Angelegenheit und erzeugt fortlaufen Kosten. Die Fuhrparkorganisation und die damit verbundenen Kosten haben daher einen größeren Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens als man zunächst meint. Aber wie sollen Fuhrparkmanager zusätzlich zu den allgemeinen Aufgaben im Fuhrparkmanagement auch noch die Kosten im Blick behalten?
Inhaltsverzeichnis:
- Kostenpunkt: Fuhrpark
- Belege verwalten vs. Belege begleichen
- Arten der Belegverwaltung im Fuhrparkmanagement
- Wie funktioniert die traditionelle Belegverwaltung
- Schritte
- Herausforderungen
- Wie funktioniert die digitalen Belegverwaltung
- Schritte
- Vorteile
Auf einen Blick
- Die Belegverwaltung im Fuhrpark ist nicht mit der Begleichung und Verortung in der Buchhaltung gleichzusetzen.
- Die traditionelle Belegverwaltung ist nicht mehr zeitgemäß und bringt viele Nachteile, wie z. B. ein Beschädigungs- oder Verlustrisiko, mit sich. Zusätzlich ist die manuelle Verwaltung fehleranfällig und daher nicht rechtssicher.
- Digitale Lösungen zur Belegverwaltung sind wirtschaftlicher und sparen dem Fuhrparkmanagement Zeit.
Kostenpunkt: Fuhrpark
Poolfahrzeuge oder der eigene Firmenwagen sind beliebte Benefits, die sich viele Arbeitgeber einiges kosten lassen. Je nach Unternehmensgröße und vorhandenen Fahrzeugen variieren hier natürlich die Ausgaben. Wer aber denkt: Mit einem All-inclusive-Leasing oder Auto-Abo halten sich die Kosten in Grenzen, hat die Rechnung ohne die versteckten Kosten gemacht, die in regelmäßigen Abständen anfallen! Unabhängig vom gewählten System Leasing, Auto-Abo oder Autokauf muss mit folgenden Ausgaben gerechnet werden:
- Anschaffungskosten (Leasingraten etc.)
- Zulassungsgebühren
- Versicherung und Kfz-Steuer
Im weiteren Verlauf, falls nicht durch Leasing oder Auto-Abo abgedeckt, kommen folgende Kosten hinzu:
- Prüftermine
- Wartung und Reparatur
- Reifen
Im täglichen Gebrauch kommen weitere Kostenpunkte hinzu:
- Tank- bzw. Ladekosten
- Belege für Auto-Abos pro Fahrt/ gefahrenen Kilometer oder pro Minute/Stunde
- Parkplätze/ Garagen, deren Instandhaltung sowie Parkgebühren
- Reinigungskosten für außen und innen
- Kosten für zusätzliche Dienstleister (App-Anbieter, Ladesäulen etc.)
Für alle diese Ausgaben fallen Belege an, die geprüft und nachhaltig verwaltet werden müssen. Dabei können die Rechnungen sowohl in regelmäßigen Abständen z.B. monatlich eintreffen, wie bei Raten. Sie können aber auch erst nach Nutzung der Fahrzeuge anfallen.
Die gesamten Aufwendungen, also die Betriebskosten eines Fuhrparks verbucht man auch unter Total Cost of Ownership (TCO). Sie werden allgemein in direkte und indirekte Kosten unterteilt. Die TCO bilden hier nicht einen bestimmten Zeitraum ab, sondern die gesamte Zeit, in der ein Fahrzeug Teil des Fuhrparks ist. Hierunter fallen u.a. auch Kosten für Unterweisungen sowie auch die Kosten, die bei einem Fahrzeug-Ausfall entstehen.
Belege verwalten vs. Belege begleichen
Spricht man mit dem Fuhrparkmanagement und der Buchhaltung über das Thema Belege und Abrechnungen wird schnell deutlich - hier müssen die Aufgaben klar getrennt werden. Belege verwalten oder begleichen ist in diesem Fall nicht dasselbe. Die Handhabung kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen variieren.
Klar getrennt werden muss jedoch:
- Die Verwaltung von Rechnungen und anfallenden Kosten ist Aufgabe des Fuhrparkmanagements. Die Belege werden geprüft, an die Buchhaltung weitergeleitet und nachhaltig aufbewahrt. Die damit verbundene Budgetierung und Kostenaufstellung des Fuhrparks fällt ebenfalls dem Fuhrparkmanagement zu.
- Beglichen und einer Kostenstelle zugeschrieben werden die Rechnungen jedoch in den meisten Fällen durch die Buchhaltung.
Beide Abteilungen müssen trotzdem eng zusammenarbeiten, um den Überblick zu bewahren. Es ist wichtig, Belege anzufordern und ordentlich zu dokumentieren. Denn auch wenn Rechnungen via hinterlegte Krediktkarte bezahlt werden, muss die Buchhaltung trotzdem nachvollziehen können, wie die Kosten zustande gekommen sind.
Arten der Belegverwaltung im Fuhrparkmanagement
Wie bereits oben aufgelistet gibt es eine Fülle an Belegen bzw. Rechnungen, die vom Fuhrparkmanagement im Auge behalten werden müssen. Damit kein Beleg verloren geht, gibt es verschiedene Methoden: die traditionelle und die digitale Belegverwaltung.
In jedem Fall müssen die Belege nachvollziehbar und griffbereit aufbewahrt werden, um im Falle einer Steuerprüfung o. ä. vorgelegt werden zu können. Zusätzlich sollten die Kosten aufgeführt werden, um einen allgemeinen Überblick über die Ausgaben bzgl. der Fahrzeuge und des gesamten Fuhrparks zu bekommen. Nur so lassen sich die TCO realistisch kalkulieren und ggf. optimieren.
Wie funktioniert die traditionelle Belegverwaltung?
Die traditionelle Belegverwaltung, die teilweise noch papierbasiert umgesetzt wird, ist aufwendig und bedarf mehrerer Schritte:
- Bevor Belege, Rechnungen etc. zugeordnet werden können, müssen Gruppierungen erstellt werden, denen die Belege zugeordnet werden. Dies kann u. a. in einer Sortierung nach Fahrzeug (Kennzeichen) oder Funktion (Tankbelege, Prüfbelege, Leasingrechnungen etc.) resultieren.
- Hat man sich einen Überblick verschafft und jedem Beleg oder jeder Rechnung einen Ablageort zugewiesen, muss dieses System akribisch gepflegt werden. Abweichungen können hier für Chaos sorgen. Dies schließt auch das Einreichen z. B. von Tankbelegen durch Mitarbeiter mit ein.
- Die Belege und Rechnungen müssen ggf. eingescannt und der Buchhaltung zugeführt werden.
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Damit der Fuhrparkmanager einen Überblick über die Kosten bekommt, lohnt es sich, die angefallenen Kosten in einer Belegdatei abzuspeichern So werden die einzelnen Ausgaben über einen längeren Zeitraum sichtbar gemacht.
Je nach Größe des Unternehmens und Fuhrparks entpuppt sich diese Art der Belegverwaltung als eine zeitaufwendige und fehleranfällige Methode. Was bei kleinen Unternehmen mit z. B. zwei Fahrzeugen gut funktioniert, kann bei Unternehmen mit 10 Fahrzeugen bereits zu einem Papierchaos führen.
Diese Nachteile sind in diesem Zusammenhang mit der traditionellen Belegverwaltung in Betracht zu ziehen:
- Zeitaufwand: Die physische Belegverwaltung ist allein durch die einzelnen Schritte und Sortierung sehr zeitaufwändig. Auch das heraussuchen von Belegen kann bei der manuellen Verwaltung, aufgrund von fehlender Übersicht länger dauern.
- Lagerung: Abgeheftete Belege und Rechnungen müssen an einem Ort gelagert werden. Dies nimmt nicht nur Platz weg, sondern ist auch für dezentrale Fuhrparks nur schwer umzusetzen. Zusätzlich sind die Dokumente nicht von überall aus zugänglich und daher nicht sofort zur Hand, sollten sie eingefordert werden.
- Beschädigungs- und Verlustrisiko: Gerade Papierbelege und Quittungen sind anfällig für Feuchtigkeit, Licht und häufig ist die Tinte auf Belegen nicht beständig. Zusätzlich können Belege verloren gehen, bevor sie überhaupt zum Fuhrparkmanager gelangen. Diese Lücken können besonders bei Prüfungen durch das Finanzamt problematisch werden. Außerdem verfälschen sie die jährlichen Fuhrparkkosten. Daher ist keine realistische Einschätzung zur Wirtschaftlichkeit mehr gegeben.
- Rechtssicher: Auch wenn die Buchhaltung alle Belege ordnungsgemäß verbucht und verortet, kann es z.B. im Fall einer Steuerprüfung zu Rückfragen kommen. Hier ist es wichtig, dass die Unterlagen im Fuhrparkmanagement vollständig und jederzeit auf Abfrage eingereicht werden können. Ist dies nicht der Fall, kann es ggf. zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Es drohen rechtliche Konsequenzen.
- Druck und Papier: Viele Rechnungen sind mittlerweile digitalisiert, sollen diese jedoch physisch abheftet werden, müssen diese zunächst ausgedruckt werden. Dies versucht zusätzlich Kosten und ist außerdem nicht nachhaltig.
Wie funktioniert die digitale Belegverwaltung?
Die digitale Belegverwaltung bringt nicht nur viele Vorteile, sondern auch die Abläufe sind hier wesentlich einfacher. Je nach Verwaltungssystem gibt es hier unterschiedliche Varianten, aber allgemein besteht die digitale Belegverwaltung aus folgenden drei Schritten:
- Beleg oder Rechnung einscannen oder herunterladen und prüfen.
- Danach in die digitale Belegverwaltung hochladen und an passender Stelle hinterlegen.
- Die Belege digital an die Buchhaltung übermitteln.
Ein Grund, warum Belege oder Rechnungen unterschiedlich in das System eingearbeitet werden müssen, ist die unterschiedlichen Form, in der sie in der Fuhrparkverwaltung ankommen.
Beispiel für Tankbelege:
- Durch Schnittstellen können digitale Tankbelege über den Tankkarten-Anbieter direkt in die Verwaltungssoftware geladen werden.
- Alternativ können diese über die Tankkarten-Software herunter- und in die Beleg-Software wieder hochgeladen werden.
Aber auch physische Belege können eingescannt oder abfotografiert und in das digitale System eingepflegt werden. So können diese digital und nachhaltig aufbewahrt werden, ohne Schaden zu nehmen oder zu verblassen.
Beispiel für Rechnungen von Inspektionen oder Reparaturen:
- Diese werden entweder digital per Mail verschickt und können so direkt dem Verwaltungssystem hinzugefügt werden,
- oder die Rechnung wird vom Fahrer oder Fuhrparkmanager eingescannt und so digital hinterlegt.
Auch wenn eine Digitalisierung von Belegen und Rechnungen zunächst müßig erscheint, lohnt sich die Umstellung gerade mit Blick auf Wirtschaftlich- und Nachhaltigkeit. Welche merklichen Vorteile ein digitales Belegsystem u. a. auch noch mit sich bringt:
- Zugänglichkeit: Gerade in dezentralen oder größeren Fuhrparks ist das Abrufen und Einsehen von digitalen Belegen von überall und durch jeden Mitarbeiter unabhängig von dem Arbeitsort möglich. Gerade wenn Belege zur Kontrolle eingefordert werden, muss es schnell gehen. Eine klare Struktur und lückenlose Belegverwaltung sind hier ausschlaggebend.
- Einfache Handhabung: Durch die wenigen Schritte ist die digitale Belegverwaltung sehr viel einfacher und übersichtlicher. Die Einarbeitung kann so schneller durchgeführt werden und der Übergang von einem manuellen zu einem digitalen System ist weniger problemanfällig.
- Zeit: Eine digitale Belegverwaltung spart Zeit. Belege müssen nicht erst von Fahrern oder per Post dem Fuhrparkmanagement persönlich überbracht werden. Die Belege in digitaler Form lassen sich innerhalb von Sekunden abrufen, sortieren und nach eingehender Prüfung auch an die Buchhaltung weiterleiten.
- Fehler werden minimiert: Während bei der manuellen Verwaltung Belege zerstört, vergessen oder einfach verloren gehen können, minimiert oder verhindert eine digitale Verwaltung diese Fehler. Auch wenn das System durch einen Fuhrparkmanager weiterhin gepflegt werden muss, können durch eine übersichtliche digitale Belegverwaltung Lücken schneller erkannt und behoben werden.
- Nachhaltig und platzsparend: Mit einer digitalen Belegverwaltung spart man effektiv Platz und schont gleichzeitig die Natur. Ausgedruckte Rechnungen und Belege, die in großen Aktenschränken verschwinden, gibt es nicht mehr, entsprechend muss auch kein Raum mehr zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich werden dadurch Papier und Druckerfarbe weitere Ressourcen eingespart.
- Kostenüberblick: Alle oben genannten Vorteile tragen zu einem verschlankten Prozess, bei, der dem Fuhrparkmanagement nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern dem Unternehmen auch Geld spart. Weiter behält der Fuhrparkmanager die Kosten zu jedem Fahrzeug im Blick. Vorher unbemerkte Kostentreiber können so schneller erkannt und der Fuhrpark leichter optimiert werden.