Anforderungen an den Fuhrparkmanager – Aufgaben im Überblick

Die Anforderungen an Fuhrparkmanager werden zunehmend umfangreicher und umfassen in der Regel eine Vielzahl verschiedener Themen, die unterschiedliche Kompetenzen erfordern. Wir haben die wichtigsten Aufgaben und Anforderungen im Fuhrparkmanagement zusammengefasst und geben einen Überblick über das Berufsbild Fuhrparkmanager.

Inhaltsverzeichnis:

Fuhrparkmanager: Stellenprofil

Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager oder Mobilitätsmanager sind nur einige der möglichen Positionsbezeichnungen, die die für den Fuhrpark verantwortliche Person innehaben kann. Eine Ursache für die unterschiedlichen Bezeichnungen ist die Tatsache, dass das Fuhrparkmanagement noch kein Lehrberuf ist. Je nach Unternehmensgröße gibt es keine spezielle Abteilung, die sich um den Fuhrpark kümmert. Oftmals erhalten Mitarbeiter aus den Bereichen HR, Einkauf oder den zentralen Diensten die zusätzliche Aufgabe, den Fuhrpark zu verwalten.

Dabei sind die Aufgaben und die damit verbundenen Anforderungen an Fuhrparkmanager in der Regel facettenreich und erfordern fachspezifisches Wissen. Kenntnisse aus den Bereichen Technik, Betriebswirtschaft, Organisation und Versicherungsrecht sind nur einige der Anforderungen, mit denen sich ein Fuhrparkverantwortlicher auseinander setzen muss. Wir haben uns verschiedene Stellenanzeigen angeschaut und beispielhaft nachfolgend aufgelistet, welche Anforderungen an den zukünftigen Fuhrparkmanager oder Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement bestehen:

Fuhrparkmanager / Flottenmanager (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • Organisation, Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeugflotte
  • Ansprechpartner für Leasing-Anbieter, Autohäuser, Hersteller, Versicherungen und weitere externe Dienstleister
  • Stammdatenpflege für die Fuhrparkverwaltung
  • Wartung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte
  • Disposition von Fahrzeugen und Kommunikation mit den Nutzern
  • Bearbeitung von Reklamationen, Reparaturen, Unfällen, Strafzetteln etc.
  • Überwachung der gesetzlichen Anforderungen an das Fuhrparkmanagement (z. B. Durchführung der Führerscheinkontrolle und Einhaltung der UVV-Auflagen)
  • Reporting und Kostenkontrolle

Viele Fuhrparkmanager eignen sich dieses Wissen neben den tagtäglichen Aufgaben durch Fort- und Weiterbildungsangebote rund um den Bereich Fuhrpark an. Das Schulungsangebot ist umfangreich und beleuchtet die wichtigsten Aspekte. Die bfp-Akademie, die DEKRA Akademie oder der TÜV Süd bieten beispielsweise Ausbildungen zum zertifizierten Fuhrparkmanager an, in denen eine Aus- und Fortbildung auf Basis moderner Fuhrparkkonzepte erfolgt.

Wir haben uns zwei Seminar-Angebote genauer angeschaut und gehen in den nachfolgenden Beiträgen auf die Inhalte ein:

Aufgaben eines Fuhrparkmanagers: Wofür braucht es ein Fuhrparkmanagement?

Hat ein Unternehmen viele Fahrzeuge, die beispielsweise von verschiedenen Personen genutzt werden können, stellt sich zwangsläufig irgendwann die Frage, wer sich um die Organisation und Betreuung dieser Fahrzeuge kümmert. Dann kommt das Fuhrparkmanagement ins Spiel. Das Fuhrparkmanagement sorgt dafür, dass die Kosten für den Fuhrpark nicht in die Höhe schnellen und deckt Einsparungspotenziale auf. Gleichzeitig kümmert sich das Fuhrparkmanagement um die rechtlichen Anforderungen, die mit der Überlassung von Fahrzeugen an Mitarbeiter einhergehen.

Die Hauptaufgaben des Fuhrparkmanagers sind die Definition einer Strategie für das Fuhrparkmanagement und die Bestimmung von Rahmenbedingungen z. B. in Form einer Car Policy. Die Verwaltung des Fuhrparks umfasst dabei Themen wie die Beschaffung von Fahrzeugen und die Optimierung des Fuhrparks hinsichtlich Anzahl der Fahrzeuge, Art der Fahrzeuge, eingesetzte Marken, Ausstattungen und Zustand. Über das Mobilitätsmanagement und die Zuteilung der Fahrzeuge wird die Verfügbarkeit innerhalb des Fuhrparks regelt. Die Beauftragung der Wartung und Reparatur von Fahrzeugen, die Überwachung der Versicherungen sowie das Leasing bzw. der Kauf und Verkauf von Fahrzeugen zählen ebenso zu den Aufgaben des Fuhrparkmanagers.

 Weitere Aufgaben des Fuhrparkmanagers sind zum Beispiel:

Ein Fuhrparkmanager beschäftigt sich darüber hinaus mit Einkaufsstrategien, Finanzierungsmethoden, Ausschreibungen, dem Reporting und der Rechnungskontrolle. Er sollte sich mit der Fahrzeugtechnik auskennen und Erfahrung in den Bereichen Disposition sowie Versicherungs- und Verkehrssicherheit von Fahrzeugen haben. Umfassende Kenntnisse rund um die Bereiche Halterhaftung und Delegation sind auch für die eigene Haftung relevant.

Hinzu kommen hohe Anforderungen an die soziale Kompetenz. Die Umsetzung gesetzlicher Pflichten, wie die Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung, oder auch die Einführung einer neuen Car Policy kann zu Diskussionen mit Mitarbeitern führen.

Warum müssen die Führerscheine der Mitarbeiter kontrolliert werden und was  droht bei Nicht-Erfüllung? Mehr dazu in unserem kostenlosen Merkblatt!

Welche Ziele verfolgt das Fuhrparkmanagement?

Die Einrichtung des Fuhrparkmanagements im Unternehmen verfolgt diverse Ziele. Neben der reinen Verwaltung der Fahrzeuge und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sind hier folgende Punkte zu nennen:

  • Reduzierung der Anschaffungskosten für Fahrzeuge
  • Optimierung der Betriebskosten der Fahrzeuge
  • Senkung der Werkstatt- und Wartungskosten
  • Senkung der Miet- und Leasinggebühren
  • Minimierung von Ausfallzeiten der Fahrzeuge
  • Erhöhung der Fahrzeugauslastung

Diese Ziele lassen sich mit einem Fuhrpark-Controlling messen und bewerten.

Halterhaftung im Fuhrpark

Mit der Delegation der Verantwortung für den Fuhrpark an den Fuhrparkmanager gehen auch die Risiken der Halterhaftung auf ihn über. Vorweg stellt sich allerdings die Frage, was unter Halterhaftung und Halterverantwortung überhaupt zu verstehen ist. Eine genaue Definition hierzu haben wir in unserem Blog-Beitrag für Sie vorgenommen:

1. Wer ist Fahrzeughalter?

Der Fahrzeughalter ist die Person, die Kosten- und Nutzenträger des Fahrzeugs ist. Der Fahrzeughalter kann regelmäßig, tatsächlich und wirtschaftlich über die Nutzung des Kraftfahrzeugs bestimmen. Der Fahrzeughalter ist dabei nicht immer identisch mit dem Fahrzeugeigentümer.

2. Was versteht man unter Halterpflichten?

Die wichtigsten Halterpflichten sind: Versicherungspflicht, Steuerpflicht, Mitteilungspflicht, Sicherstellung der Betriebserlaubnis und die Instandhaltung der Fahrzeuge und deren Verkehrssicherheit.

3. Welche Pflichten sind hier genau gemeint? 

Neben der Durchführung der Führerscheinkontrolle sind auch die Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung einzuhalten. Hierzu zählen die regelmäßige Unterweisung der Fahrer und die für den betriebssicheren Zustand der Fahrzeuge im Rahmen der UVV-Prüfung Sorge zu tragen.

Eine wirksame Delegation kann nur dann gewährleistet werden, wenn die beauftragte Person nachweislich zuverlässig und sachkundig ist. Als Grundlage für die Übertragung der Halterhaftung dient Paragraf 9 des Ordnungswidrigkeitengesetzes. Der Fuhrparkleiter muss wissen, worauf es bei der Leitung des Fuhrparks ankommt. Zudem muss er die Befugnis haben, die zur Erfüllung dieser Aufgaben nötigen Entscheidungen selbstständig zu treffen. Diese Delegation ist im Idealfall schriftlich festzulegen.

Delegation auf einen Blick:

Wie kann die Delegation erfolgen?

  • Über gesetzliche Vorschriften
  • Über den Arbeitsvertrag (oder die Stellenbeschreibung)
  • Aus der Funktion heraus
  • Aufgrund gesonderter Beauftragung

Die Delegation muss dabei stets ausdrücklich und möglichst schriftlich erfolgen und dokumentiert werden.

Wichtig: Die Delegation muss an eine Person erfolgen, die zuverlässig, erprobt und sachkundig ist und ausdrücklich mit der Erfüllung der Halterpflichten beauftragt wurde.

Die Haftung der Geschäftsführung erlischt nicht vollständig  Die Grundsätze der Organ- und Vertreterhaftung (§ 14 Abs. 1 StGB und § 9 Abs. 1 OWiG) sind zu beachten.

Die Verantwortlichkeit der Unternehmensleitung für die Bestellung, Auswahl und Überwachung der Aufsichtspersonen kann nach Paragraf 130 OWiG nicht ersetzt werden.

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Unterstützung durch digitale Lösungen

Das Fuhrparkmanagement ist, wie bereits beschrieben, ein sehr komplexes Aufgabenfeld. Umso besser also, dass moderne Fuhrparkmanagementsysteme oder Systeme für einzelne Teilbereiche eine deutliche Entlastung erreichen können.

In einem Fuhrparkmanagementsystem können die Fahrzeuge verwaltet und im Blick behalten werden. Zusätzlich zu diesen Systemen gibt es Anwendungen, wie die Services von LapID, die Sie im Fuhrparkmanagement bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Mit LapID verwalten Sie Compliance-Themen wie die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung zentral in einem System. Hierbei haben Sie alle Fahrer- und Fahrzeugdaten zentral an einem Ort organisiert und erhalten gleichzeitig ein umfangreiches Reporting über den Stand der Compliance-Themen in Ihrem Fuhrpark.

Sie möchten Ihr Fuhrparkmanagement auf das nächste Level bringen und von effizienten Prozessen profitieren? Sprechen Sie uns an und erfahren Sie mehr über unsere Lösungen.

 

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Stefanie Effer

Stefanie Effer


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