Die Anforderungen an Unternehmen mit einem Fuhrpark werden zunehmend umfangreicher und umfassen eine Vielzahl verschiedener Themen. Umso sinnvoller ist es, das Fuhrparkmanagement an eine qualifizierte Person zu delegieren. Wir haben für Sie die Bereiche des Fuhrparkmanagements und das Berufsprofil des Fuhrparkleiters mit den wichtigsten Tätigkeiten zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis:
- Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?
- Wofür braucht man einen Fuhrparkmanager?
- Der Fuhrparkmanager: Stellenprofil und Aufgaben
- Fort- und Weiterbildungen zum Fuhrparkmanager
- Fuhrparkmanagement: Unterstützung durch digitale Lösungen
Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?
Im Wesentlichen versteht man unter Fuhrparkmanagement die Planung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung des Fuhrparks bzw. allen Dienstfahrzeugen im Unternehmen. Dies erfolgt unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ist geprägt von Kosten- sowie Prozessoptimierung. Neben dem Begriff Fuhrparkmanagement gibt es aber auch noch andere Bezeichnungen.
Je größer die Flotte, umso größer ist der Arbeitsaufwand. Dementsprechend gibt es in größeren Unternehmen häufig mehrere Mitarbeiter, die den Fuhrpark betreuen oder ganze Abteilungen, die dann das Fuhrparkmanagement bilden. In mittleren bis kleinen Unternehmen ist häufig eine bestimmte Person, der Fuhrparkleiter bzw. Fuhrparkmanager, für den Fuhrpark zuständig. Alternativ kann die Geschäftsführung diese Funktion auch weiterhin selbst übernehmen.
Welche Strategie ein Fuhrpark anstrebt, wird durch den Fuhrparkmanager anhand der Fuhrparkanalyse festgelegt. Hierzu werden mehrere Faktoren berücksichtigt. Oft decken Analysen versteckte Potenziale im Fuhrpark auf; besonders in Bezug auf Kostenkontrolle und Prozessoptimierung können Änderungen für den gesamten Fuhrpark von Vorteil sein. Die Fuhrparkstrategie zieht sich so durch die gesamten Abläufe und Bereiche des Fuhrparkmanagements.
Was diese beinhaltet und worauf Sie bei der Durchführung auch achten sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Fuhrparkanalyse: Tipps und Tricks für Ihren Fuhrpark.
Abb. Was ist Fuhrparkmanagement?, Eigene Darstellung
Neben den standardisierten Teilbereichen des Fuhrparkmanagements, können zusätzlich noch branchenspezifische Faktoren hinzukommen. Diese sind abhängig von Fahrzeug und transportiertem Gut. Lkw mit Lebensmitteln oder Gefahrgütern unterliegen anderen rechtlichen Vorschriften und technischen Anforderungen als Pkw. Dass diese ebenso eingehalten werden, obliegt ebenfalls dem Fuhrparkmanagement. Gleiches gilt für E-Fahrzeuge. Durch die technischen Besonderheiten gelten hier andere Bedingungen, was z. B. die Fahrerunterweisung und Wartung angeht.
Abgesehen von Lkw und Pkw gibt es im Fuhrpark aber auch noch andere Fahrzeuge, deren Verwaltung ebenfalls dem Flottenmanagement zugeschrieben werden. Fahrräder, E-Bikes, Nutzfahrzeuge oder Roller können ebenso Teil des Fuhrparkmanagements sein. Für jedes dieser Fahrzeuge gelten unterschiedliche Versicherungs-, Wartungs- und Unterweisungsbedingungen. Diese gilt es im Vorfeld zu klären, damit sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen rechtlich geschützt sind.
Wofür braucht man einen Fuhrparkmanager?
Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager oder Mobilitätsmanager sind nur einige der möglichen Positionsbezeichnungen. Da es sich hier um keinen Lehrberuf handelt, ist der Begriff nicht geschützt. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen können sich daher über eine Fort- oder Weiterbildung zum Fuhrparkleiter qualifizieren.
Die Einrichtung eines Fuhrparkmanagements ist bei Unternehmen mit einem großen oder dezentralen Fuhrpark sinnvoll und erfüllt diverse Ziele. Neben der allgemeinen Verwaltung der Fahrzeuge sind folgende Punkte zu nennen:
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Reduzierung der Anschaffungskosten für Fahrzeuge
- Optimierung der Betriebskosten der Fahrzeuge
- Senkung der Werkstatt- und Wartungskosten
- Senkung der Miet- und Leasinggebühren
- Minimierung von Ausfallzeiten der Fahrzeuge
- Erhöhung der Fahrzeugauslastung
Halterhaftung
Die Haftung bei der Überlassung von Fahrzeugen an Mitarbeiter liegt grundsätzlich bei der Geschäftsführung. Mit der Delegation der Verantwortung für den Fuhrpark an den Fuhrparkmanager gehen auch die Risiken der Halterhaftung auf ihn über. Dies sollte auch bei der Aufgabenzuweisung kommuniziert werden. Aus der Halterhaftung ergeben sich für den Fuhrparkmanager die Verwaltung des Termin- und Erinnerungsmanagements sowie die Durchführung der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung nach UVV.
Die Kontroll-und Überwachungspflicht bleibt darüber hinaus trotzdem für die Geschäftsführung bestehen. Eine genaue Definition hierzu haben wir in unserem Blog-Beitrag Halterverantwortung und Halterhaftung im Fuhrparkmanagement für Sie vorgenommen.
Fuhrparkmanager: Stellenprofil und Aufgaben
Die Aufgaben und die damit verbundenen Anforderungen an Fuhrparkmanager sind vielfältig und erfordern fachspezifisches Wissen. Fehlende Kenntnisse in den wichtigen Bereichen können rechtliche Folgen für das ganze Unternehmen haben.
Die Hauptaufgaben des Fuhrparkleiters sind die Definition einer Strategie für das Fuhrparkmanagement und die Erstellung von Rahmenbedingungen z. B. in Form einer Car Policy und der Durchführung halterhaftungsrelevanter Inhalte. Die Verwaltung des Fuhrparks umfasst dabei auch dessen Kostenmanagement und Optimierung.
Wir haben uns verschiedene Stellenanzeigen angeschaut und beispielhaft zusammengefasst, welche Anforderungen an den zukünftigen Fuhrparkleiter oder Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement bestehen:
Fuhrparkmanager / Fuhrparkleiter (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
- Organisation, Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeugflotte
- Ansprechpartner für Leasing-Anbieter, Autohäuser, Hersteller, Versicherungen und weitere externe Dienstleister
- Stammdatenpflege für die Fuhrparkverwaltung
- Wartung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte
- Disposition von Fahrzeugen und Kommunikation mit den Nutzern
- Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten, Reklamationen, Reparaturen, Unfällen, Strafzetteln
- Überwachung der gesetzlichen Anforderungen an das Fuhrparkmanagement bzw. die Halterhaftung (z.B. Durchführung der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Einhaltung der UVV-Auflagen)
- Unfallprävention durch Fortbildung und Sensibilisierung der Fahrer
- Beschaffung digitaler Software-Lösungen (z.B. Telematik)
- Reporting und Kostenkontrolle
Das Profil:
- Erfahrungen/ Umfassende Kenntnisse in den Bereichen:
- Versicherungs- und Verkehrssicherheit von Fahrzeugen
- Halterhaftung
- Fahrzeugtechnik
- Betriebswirtschaft
- Hohes Maß an Sozialkompetenz
Fort- und Weiterbildungen zum Fuhrparkmanager
Viele Fuhrparkmanager eignen sich das erforderliche Wissen neben den tagtäglichen Aufgaben durch Fort- und Weiterbildungsangebote rund um den Bereich Fuhrpark an. Das Schulungsangebot ist umfangreich und beleuchtet die wichtigsten Aspekte. Die bfp Akademie, die DEKRA Akademie oder der TÜV Süd bieten bspw. Ausbildungen zum zertifizierten Fuhrparkmanager an.
Für unseren Blog haben wir uns das Seminarangebot der bfp Akademie genauer angeschaut. Das Ergebnis finden Sie im Beitrag.
Fuhrparkmanagement: Unterstützung durch digitale Lösungen
Das Fuhrparkmanagement ist ein sehr komplexes Aufgabenfeld. Umso besser, dass moderne Fuhrparkmanagementsysteme oder Anwendungen für Teilbereiche eine deutliche Entlastung bringen.
Daher müssen nicht mehr alle Aufgaben vom Fuhrparkmanagement selbst ausgeführt werden. Gerade das Ein- und Nachhalten von gesetzlichen Vorschriften sowie die Stammdatenpflege ist, je nach Größe des Fuhrparks, sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Welche Aufgaben an externe Dienstleister abgegeben werden können und wie diese beispielhaft funktionieren, haben wir für Sie zusammengefasst:
Mit LapID verwalten Sie Themen wie die Führerscheinkontrolle, Fahrzeugverwaltung und Unterweisungen in einem System. Hierbei haben Sie nicht nur alle Fahrer- sondern auch alle Fahrzeugdaten inkl. Dokumentenmanagement digital und zentral an einem Ort organisiert. Ein umfangreiches Reporting sorgt dafür, dass Sie den aktuellen Stand im Fuhrpark und weiterer Aufgaben im Auge behalten. Fristen, Prüfungen, Dokumente - jederzeit abrufbar und alles mit einem zuverlässigen Aufgaben- und Terminmanagement automatisch organisiert. Sie möchten Ihr Fuhrparkmanagement auf das nächste Level bringen und von effizienten Prozessen profitieren? Sprechen Sie uns an und erfahren Sie mehr über unsere Lösungen.
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