Tankkarten im Fuhrpark: Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

Die Tankkarte ist nach wie vor ein fester Bestandteil in vielen Fuhrparks. Nach einer Dataforce-Umfrage aus dem vergangenen Jahr hat sich der Nutzungsanteil dabei in den vergangenen fünf Jahren kaum geändert. Hingegen hat sich die Nutzungsweise von Tankkarten sehr wohl geändert. Immer mehr Unternehmen setzen diese als Allrounder-Karte ein. Wir nehmen das zum Anlass, einen Blick auf die Tankkarte im Fuhrpark zu werfen und einen Überblick zu geben.

Was ist eine Tankkarte?

Wie der Name schon verrät, handelt es sich bei einer Tankkarte um eine Kreditkarte, mit der Dienstwagenfahrer ihren getankten Kraftstoff bezahlen können. Die Karten sind in der Regel Firmen, Selbstständigen oder Freiberuflern vorbehalten und ermöglichen eine bargeld- und kontaktlose Zahlung sowie automatische Abrechnung über das Firmenkonto. Tankquittungen müssen nicht mehr gesammelt und beim Fuhrparkmanagement abgegeben werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Tankkarten werden entweder von spezialisierten Anbietern oder Tankgesellschaften angeboten und decken neben dem Bezahlen von Tankfüllungen oftmals weitere Leistungen ab. Dazu gehören beispielsweise Autowäschen, Mautgebühren oder die Abrechnung von Pannenhilfen. Zudem gewähren viele Tankkartenanbieter attraktive Rabatte beim Tanken oder beispielsweise für Fahrzeugwäschen. Somit sind Tankkarten echte Allrounder, die sich für kleine und große Flotten gleichermaßen eignen. Neben der elektronischen Verarbeitung von Tankbelegen kann das Fuhrparkmanagement mittels Tankkarten auch das Tankverhalten seiner Fahrer auswerten.

Auch Privatpersonen können Tankkarten nutzen, um das Zettelmanagement digital abzuhalten. Das bieten jedoch bislang nur wenig Anbieter an. Dazu gehören beispielsweise Shell und Total. Gegebenenfalls ist dies an eine Kundenkarte geknüpft. Dann erhält der Nutzer jedoch eine Preisgarantie und kann an einem Bonusprogramm teilnehmen. Alternativ gibt es einige (Kreditkarten-) Anbieter, die Tankrabatte für Mitglieder ermöglichen. Als ADAC-Mitglied erhält man darüber hinaus an vielen Tankstellen einen Cent Rabatt pro Liter Kraftstoff.

Die Tankkarte nutzen: Wie funktioniert’s?

Für eine Tankkarte wird in der Regel eine monatliche Gebühr fällig. Dafür kann der Tankkarteninhaber vergünstigt oder zum Tagesfestpreis an Tankstellen tanken. Letzteres hat den Vorteil, dass der Preis für 24 Stunden festgelegt ist, unabhängig von Preisschwankungen während des Tagesverlaufs . Die Karte funktioniert dabei genauso wie eine PIN-geschützte EC- oder Kreditkarte. Die Abbuchung erfolgt über ein Kartenlesegerät. Wird die Karte gestohlen oder geht verloren, kann sie jederzeit gesperrt werden. Der Verwalter der Tankkarte kann alle Transaktionen online einsehen und je nach Bedarf ein zeitliches Limit einrichten, beispielsweise ein Tages- oder Monatslimit.

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Welche Tankkarten gibt es?

Zu den bekanntesten Anbietern für Tankkarten gehören:

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Tankkartenanbieter am Markt. In der Regel funktionieren nicht alle Tankkarten an allen Tankstellen. Die Tankstellenbetreiber ermöglichen die Nutzung an den eigenen Standorten. Allerdings kooperieren einige Anbieter bereits in einem gemeinsamen Tankstellennetz, sodass die Karten teilweise auch übergreifend eingesetzt werden können.

Die Vielzahl der Anbieter am Markt erschwert dem Fuhrparkmanagement die Auswahl einer passenden Lösung für den eigenen Fuhrpark. Es empfiehlt sich, ein individuelles Angebot von den Anbietern anzufordern, um so einen möglichst günstigen Vertrag vorgelegt zu bekommen. Dabei berücksichtigt werden sollten folgende grundlegenden Fragen:

  • Wie hoch sind die monatlichen Kosten für die Tankkarte(n)?
  • Wie hoch ist der Grundpreis für Kraftstoffe und wie ist die Qualität der angebotenen Kraftstoffe?
  • Wie werden die Tankkarten abgerechnet?
  • Welche Dienstleistungen können neben der Kraftstofftankung mit der Tankkarte bezahlt werden (z. B. Autowäsche, Maut, Öle, Frostschutzmittel etc.)?
  • An welchen Tankstellen wird die Tankkarte akzeptiert? Sind die Akzeptanzstellen deutschlandweit verteilt?
  • Ermöglicht der Anbieter auch eine Tankkartennutzung im Ausland (Vor allem, wenn Ihre Fahrer viel international unterwegs sind)?
  • Lässt sich das Tankkartenmanagement in das bestehende Fuhrparkmanagement-System integrieren?
  • Welche Rabatte und Vergünstigungen erhalten meine Fahrer?

Einen ausführlichen, aktuellen Anbietervergleich von Tankkarten bietet unter anderem unser Partner bfp FUHRPARK & MANAGEMENT. Dort finden Sie auch einen Überblick über die möglichen Kosten einer Tankkarte:

Geldwerter Vorteil auch bei der Tankkarte

Sofern der Dienstwagenfahrer sein Fahrzeug und die Tankkarte für Privatfahrten nutzen darf, gilt diese ebenso wie der Dienstwagen als geldwerter Vorteil und muss bei der Steuer angegeben werden. Ausgenommen davon und somit steuerfrei sind nur Tankzuschüsse von maximal 44 Euro, die im Rahmen von Tankgutscheinen oder als Guthaben auf der Tankkarte an die Mitarbeiter übergeben werden können.

Missbräuchliche Verwendung von Tankkarten

Tankkarten vereinfachen den Tankprozess sowohl für Dienstwagenfahrer als auch für Fuhrparkverantwortliche. Mit der Aushändigung einer Tankkarte geht jedoch ein gewisses Vertrauen einher. Denn der Dienstwagenfahrer darf die Tankkarte schließlich nur gemäß vorheriger Vereinbarung nutzen. Wenn der Arbeitnehmer diese Vereinbarung verletzt, drohen strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen. Welche das sind und wie sich das Fuhrparkmanagement vor Tankkartenbetrug schützen kann, hat unser Gastautor Rechtsanwalt Lutz D. Fischer für Sie zusammengefasst:

Sind Tankkarten noch zeitgemäß?

Neben Tankkarten gibt es seit geraumer Zeit weitere Möglichkeiten, Tankfüllungen bargeldlos und kontaktlos zu bezahlen. Allen voran stehen Apps, die von vielen herkömmlichen Tankkartenanbietern bereits angeboten werden. Bei diesen „digitalen Tankkarten“ braucht der Fahrer nicht einmal mehr den Weg in die Tankstelle antreten, sondern kann den Zahlvorgang direkt an der Zapfsäule durchführen. Die Auflistung des Verbrauchs und der Kosten erfolgt dann ebenfalls in der App. Eher weniger geeignet sind die Tankkarten-Apps bei häufig wechselnden Fahrern, wie Poolfahrzeugnutzern oder bei CarSharing. Da ist die Weitergabe der Plastikkarte einfacher. Diese wird beispielsweise häufig im Handbuch des Fahrzeugs hinterlegt. Zudem steht längst nicht jedem Fahrer ein eigenes Diensthandy zur Verfügung. Zu guter Letzt nutzen viele Tankkartenanbieter eigene oder spezielle Zahlungsverfahren, was den Prozess unnötig verkompliziert. Tankstellenunabhängige Anbieter wie DKV hingegen ermöglichen eine übergreifende Nutzung der digitalen Tankkarten haben nach wie vor einen hohen Stellenwert im Fuhrparkmanagement. Wenn die Voraussetzungen im Unternehmen und beim Fahrer gegeben sind, können aber auch Apps sinnvoll sein. Weitere Infos zum Thema digitale Alternativen zur Tankkarte gibt es im nachfolgenden Beitrag:

Bislang wenig genutzt: Tankkarten als Ladekarten für E-Fahrzeuge

Auch für elektrisch betriebene Fahrzeuge gibt es Tankkarten, mit denen man Strom „tanken“ kann. Nach der bereits angesprochenen Dataforce-Umfrage aus dem vergangenen Jahr nutzen diese jedoch nur wenige. Für zwei Drittel der Befragten ist das Thema Ladestrom über die Tankkarte eher unwichtiger. Die Personen interessieren sich dann vielleicht eher für den neuen Ansatz „Plug & Charge“, bei dem Karten längerfristig überflüssig werden. Mehr dazu und ein Überblick über die derzeitigen Abrechnungsarten bei der Ladekarte finden Sie im nachfolgenden Beitrag:

Vorteile und Nachteile von Tankkarten im Überblick

Tankkarten bieten viele Vorteile für Firmen. Allerdings ist hier ein genauer Anbietervergleich notwendig, um sich einen Überblick über alle Leistungen zu verschaffen.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Vorteile Nachteile
Es können Budgetgrenzen festgelegt werden. Auch die Dienstleistungen, die ebenfalls über die Tankkarte abgerechnet werden, können bestimmt werden. Der Einsatz der Karte kann zudem zeitlich und regional begrenzt werden.

Je nach Anbieter begrenztes Tankstellennetz:

Nicht alle Tankstellen akzeptieren Tankkarten aller Anbieter.

Digitale Verwaltung und Abrechnung sowie Integration in andere Fuhrpark-Software. Je nach Anbieter gibt es einen Mindestumsatz und feste Absatzmengen.
Rabatte und Vergünstigungen für Unternehmen und Fahrer. Vorsicht vor Tankkarten-Missbrauch.
Sicherheit durch PIN-Verwendung bei der Tankkarte.  
Privatfahrten sind über den geldwerten Vorteil abrechenbar.  

 

Nutzen Sie Tankkarten im Fuhrpark? Was sind Ihre Erfahrungen damit?

 

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Anna Lena Otto

Anna Lena Otto


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