Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen einen Firmenwagen in Aussicht? Der verlockende Anreiz mit praktischem Privatnutzen kann sich schnell als steuerlicher Lohnfresser entpuppen. Denn gerade der Vorteil der Privatnutzung hat zur Folge, dass der Firmenwagen versteuert werden muss. Für die Finanzbehörden handelt es sich bei dem privaten Gebrauch des Firmenwagens um einen sogenannten geldwerten Vorteil, der mit einem zusätzlichen Lohn gleichzusetzen ist und daher auch steuerlich so behandelt werden muss. Für die Versteuerung kann zwischen zwei Methoden gewählt werden: Die pauschale Regelung (1-Prozent-Regelung) oder die oft günstigere, kilometergenaue Abrechnung per Fahrtenbuch.
Die Pauschalversteuerung nach der 1-Prozent-Regelung
Bei der pauschalen Versteuerung wird zur Ermittlung der Steuerlast ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges angerechnet. Die Pauschalversteuerung erhält daher auch den Namen 1-Prozent-Regelung. Ob Neuwagen oder Gebrauchtwagen ist dabei gleich - in beiden Fällen zählt der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Bei Gebrauchtwagen kann die 1-Prozent-Regelung daher teuer ausfallen, denn es wird nicht mit dem eigentlichen Kaufpreis gerechnet. Wird ein Fahrzeug für beispielsweise 15.000 Euro gebraucht erworben, hat dies aber einen Bruttolistenpreis von 45.000 Euro, so beläuft sich die monatliche Steuerlast auf 450 Euro und nicht wie naheliegend 150 Euro.
Auch im Falle einer besonders hohen betrieblichen Nutzung ist die Pauschalversteuerung von Nachteil. So wird durch die pauschale Berechnung gegebenenfalls von einer höheren privaten Nutzung ausgegangen als tatsächlich der Fall. Es gilt: Je niedriger der private Nutzen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Versteuerung per Fahrtenbuch die günstigere Variante ist.
Kilometergenau versteuern mit dem Fahrtenbuch
Mit dem Fahrtenbuch wird kilometergenau dokumentiert, wie hoch die tatsächliche private Nutzung des Fahrzeugs ist und anteilig danach die genaue Steuerlast berechnet. Besonders für betriebliche Vielfahrer lohnt sich diese Methode, denn es wird nur für die Privatnutzung gezahlt, die auch wirklich erfolgt ist. Das Einsparpotential liegt hier oft im vierstelligen Bereich. Um Manipulation vorzubeugen bestehen allerdings einige Vorgaben an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch von Seiten der Finanzbehörden. Werden Angaben verfälscht oder nicht vollständig erledigt, kann das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall von den Behörden abgelehnt werden. Die Folge: Der Steuerzahler muss das Fahrzeug rückwirkend nach der 1-Prozent-Regelung versteuern und oft hohe Nachzahlungen leisten.
Diese Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten
Es wird nach Betriebsfahrten, Privatfahrten und dem Arbeitsweg entschieden. Damit das Fahrtenbuch vollständig ist, müssen für jede einzelne getätigte Fahrt folgende Angaben gemacht werden:
- Fahrzeugführer (sofern das Fahrzeug nicht von mehreren Fahrern genutzt wird, ist diese Angabe nur einmal nötig)
- Datum der Fahrt
- Kilometerstände vor und nach der Fahrt
- Start- und Zieladresse
- Anlass der Fahrt
- Besuchter Geschäftspartner inkl. Unternehmen
Bei Privatfahrten genügt die Angabe des Datums und der Kilometerstände, gänzlich ausgelassen werden dürfen sie allerdings nicht.
Achtung:
Das steuerliche Fahrtenbuch unterscheidet sich von dem, das Verwaltungsbehörden auferlegen, wenn der Fahrzeugführer nach einem Verkehrsvergehen nicht ermittelbar ist. Bei einem steuerlichen Fahrtenbuch ist vor allem der Fahrtzweck mit allen nötigen Angaben zu dokumentieren; die Unterschrift des Fahrzeugführers beispielsweise ist nicht notwendig.
Die Voraussetzungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Neben der lückenlosen Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt mitsamt Privatfahrten stellt der Fiskus einige weitere Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Alle Vorgaben sollen vor allem eines garantieren: Manipulationssicherheit. Wichtig ist es daher, das Fahrtenbuch möglichst zeitnah nach der Fahrt zu führen und jede nachträgliche Änderung säuberlich anzumerken. Dabei muss der vorherige Eintrag lesbar und damit nachvollziehbar bleiben. Auch die geschlossene Form ist notwendig; lose Zettel werden als Fahrtenbuch nicht akzeptiert.
Diese Anforderungen müssen ausnahmslos sowohl von handschriftlichen als auch von elektronischen Fahrtenbüchern erfüllt werden, um ordnungsgemäß zu sein. Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuchs sollte daher auf die korrekte technische Umsetzung geachtet werden. Dazu gehört unter anderem die Implementierung der sogenannten 7-Tage-Regel, nach welcher unkommentierte Fahrten automatisch als privat klassifiziert werden, und einer Änderungshistorie, die nachträgliche Korrekturen für die Behörden nachvollziehbar macht.
Fahrtenbuchführung im Fuhrpark
Jedes Fahrzeug, das zum Betriebseigentum zählt und privat genutzt wird, muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Doch auch Fuhrparks mit rein betrieblicher Nutzung sind nicht ganz befreit, denn das Finanzamt geht grundsätzlich von Privatnutzung aus. Ist diese nicht vorhanden, muss das gegenüber den Finanzbehörden per Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Der damit verbundene Aufwand ist nicht zu unterschätzen: Neben der eigentlichen Aufzeichnung durch die Fahrer, kostet auch die Sammlung und Kontrolle jedes einzelnen Fahrtenbuchs Zeit und Nerven. Oftmals gibt es in kleineren Unternehmen keine Person, die ausschließlich für die administrativen Aufgaben des Fuhrparks zuständig ist. Neben der Digitalisierung anderer Prozesse wie der Führerscheinkontrolle ist der Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern für Fuhrparks daher ratsam. So ist das Zettelchaos endlich vom Tisch.
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