Sicherer Datenschutz beim Fahrtenbuch im Fuhrpark

Was Unternehmen zum Thema Datenschutz beim Fahrtenbuch im Fuhrpark beachten sollten und wie ein digitales Fahrtenbuch dabei helfen kann, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis:

• DSGVO-Konformität und sichere Datenverschlüsselung
• Minimierung der Datenerfassung und klare Kennzeichnung von Privatfahrten
• Zugriffsberechtigungen, Datenlöschung und transparente Einwilligung
• Vorteile digitaler Fahrtenbücher und Beachtung von Datenschutzaspekten
• Vor Gericht: Datenfreigabe bei Verstößen im Verkehr
• Diese Informationen muss ein Fahrtenbuch beinhalten
• Bonus: Digitale Fahrtenbücher als Teil einer Fuhrparksoftware

einem zunehmend digitalisierten Arbeitsumfeld ist die Wahrung des Datenschutzes von höchster Bedeutung. Immerhin geht es um sensible Daten, wie sie in digitalen Fahrtenbüchern im Fuhrpark enthalten sind. Die digitale Transformation bietet viele Vorteile, aber auch Herausforderungen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Informationen. Deshalb gilt es sicherzustellen, dass alle Aspekte der Geschäftstätigkeit, einschließlich des Fuhrparkmanagements, den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Beim Einsatz eines digitalen Fahrtenbuchs müssen bestimmte Richtlinien und Standards eingehalten werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

DSGVO-Konformität und sichere Datenverschlüsselung

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen alle Daten, die im Zusammenhang mit dem Fahrtenbuch stehen, entsprechend geschützt sein. Besonders entscheidend ist die Nutzung einer sicheren Verschlüsselungstechnologie, um die Vertraulichkeit personenbezogener Informationen zu gewährleisten. Eine SSL/TLS-Verschlüsselung bietet bei Datenübertragungen maximale Sicherheit. Vorausgesetzt, die Speicherung erfolgt stets über verschlüsselte Server, um sich vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Minimierung der Datenerfassung und klare Kennzeichnung von Privatfahrten

So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Es ist wichtig, nur die für die Geschäftstätigkeit erforderlichen Daten zu erfassen. Private Fahrten müssen klar gekennzeichnet und dürfen nicht im Detail (detaillierte Angaben zum privaten Zweck) nachvollziehbar sein. Dabei ist eine lückenlose Dokumentation aller Fahrten entscheidend, einschließlich Datum, Ziel, Zweck der Fahrt und Kilometerstand. Digitale Fahrtenbücher bieten Funktionen zur zeitnahen Aufzeichnung und sicheren Speicherung.

Zugriffsberechtigungen, Datenlöschung und transparente Einwilligung

Die Zugriffe auf Fahrtenbuchdaten müssen klar geregelt und beschränkt sein und Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Transparente Einwilligungserklärungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter der Verwendung ihrer Daten zustimmen, sie aber auch widerrufen können. Dabei sollten Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, ihre eigenen

Fahrten einzusehen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Jede Erfassung personenbezogener Daten, wie Wegzeiten und Fahrzeugführer, bedarf der freiwilligen schriftlichen Einwilligung der Mitarbeiter.

Vorteile digitaler Fahrtenbücher und Beachtung von Datenschutzaspekten

Digitale Fahrtenbücher bieten eine Vielzahl von Vorteilen: darunter eine einfache Handhabung, automatisierte Datenerfassung und übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten. Um eine geeignete zu Lösung finden, müssen jedoch die lokalen Datenschutzgesetze und die Privatsphäre der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und die Erstellung einer Betriebsvereinbarung können dazu beitragen, Transparenz und Vertrauen zu fördern. Am wichtigsten: Digitale Fahrtenbücher sollten von den Finanzbehörden akzeptiert werden, um Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Weitere Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern:

• Automatisierung: Digitale Fahrtenbücher erfassen Fahrtdaten automatisch und reduzieren somit den manuellen Aufwand für das Führen von Fahrtenbüchern erheblich.

• Genauigkeit: Durch die automatische Aufzeichnung von Fahrtdaten sind digitale Fahrtenbücher im Vergleich zu manuellen Aufzeichnungen präziser und weniger anfällig für menschliche Fehler.

• Effizienz: Die Möglichkeit, Fahrtdaten schnell und einfach abzurufen und zu analysieren, ermöglicht eine effizientere Fahrzeugverwaltung und -nutzung.

• Compliance: Digitale Fahrtenbücher erleichtern die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften, da sie eine zuverlässige und vollständige Dokumentation der Fahrzeugnutzung bieten.

• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung und Effizienzsteigerung können Unternehmen Kosten für Verwaltungsaufgaben reduzieren und potenzielle Strafen aufgrund von unvollständigen oder fehlerhaften Fahrtenbüchern vermeiden.

• Schnelle Montage: Es gibt OBD-Stecker, die einfach zu montieren sind und viele Daten liefern, sowie fest verbaute Stecker, die einen höheren Manipulationsschutz bieten.

• Rechtssicherheit: Von den Finanzbehörden anerkannte digitale Fahrtenbücher gewährleisten Rechtssicherheit.

Vor Gericht: Datenfreigabe bei Verstößen im Verkehr

Bußgeldbehörden greifen bei groben Verkehrsverstößen vermehrt zur Fahrtenbuchauflage, um Fahrer zu ermitteln. Doch dürfen Fuhrparkleiter private Daten herausgeben? Die DSGVO schützt zwar personenbezogene Daten, aber Paragraf 31a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) erlaubt die Herausgabe zur Erfüllung behördlicher Aufgaben. Entsprechende Gerichtsurteile bestätigen dies: Bislang hatten weder das OLG Koblenz (Beschluss vom 02.10.2020, Az. 3 OWi 6 SsBs 258/20 noch das OVG Hamburg (Beschluss vom 01.12.2020, Az. 4 Bs 84/20) Probleme in Hinblick auf die Übermittlung von Fahrerdaten an die Bußgeldbehörde. Das OVG Koblenz hat in seinem Beschluss vom 20.06.2023 (Az. 7 B 10360/23) offen gelassen, ob der sachliche Anwendungsbereich der DSGVO im Ordnungswidrigkeitenverfahren (Owi) überhaupt eröffnet ist.

Urteile sprechen klare Sprache

Sollte sich herausstellen, dass die DSGVO im Ordnungswidrigkeitenverfahren anwendbar ist, hat das OVG Koblenz folgendes festgestellt:

• Die Offenlegung persönlicher Daten von Fahrzeugführern an Polizei- oder Bußgeldbehörden ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. F) DSGVO gestattet, um die berechtigten Interessen dieser Behörden oder eines Dritten gemäß Art. 4 Nr. 10 DSGVO zu wahren.
• Insbesondere ist dies gerechtfertigt, wenn der Verkehrsverstoß von einigem Gewicht ist und mit mindestens einem Punkt bestraft werden kann, wie vom VG Regensburg entschieden wurde.
• Es besteht ein legitimes Interesse der Behörden ihre öffentlichen Aufgaben, einschließlich der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten zu erfüllen, wie vom BayVGH und dem OVG Hamburg bestätigt wurde.
• Gleiches gilt für das Führen eines Fahrtenbuchs und die damit verbundene Datenerhebung durch den Fahrzeughalter, wie ebenfalls vom BayVGH und dem OVG Hamburg festgestellt wurde.

Die Offenlegung der Daten ist besonders bei schwerwiegenden Verstößen gerechtfertigt.

Hinweis: Selbst wenn Behörden gegen Datenschutzvorschriften verstoßen, führt dies nicht automatisch zur Aufhebung von Strafen, es sei denn, die Verstöße sind erheblich oder wiederholend.

Diese Informationen muss ein Fahrtenbuch beinhalten, damit es vom Finanzamt anerkannt wird

Um von Finanzämtern anerkannt zu werden, müssen Fahrtenbücher bestimmten Kriterien entsprechen:

• Vollständigkeit, Genauigkeit und Nachprüfbarkeit der aufgezeichneten Fahrten sind essenziell.

• Das Fahrtenbuch muss sämtliche Fahrten vollständig erfassen, inklusive Datum, Kilometerständen zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Reiseroute, Reisezweck (z. B. geschäftlich, privat, Pendelfahrten), Fahrername und amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs.

• Manipulationssicherheit ist wichtig, um nachträgliche Veränderungen an den Daten auszuschließen und um Missbrauch der Daten zu vermeiden.

Die im Fahrtenbuch verzeichneten Angaben sollten mit anderen Belegen wie Tankquittungen oder Werkstattrechnungen übereinstimmen, um Zweifel an der Richtigkeit der Aufzeichnungen zu vermeiden.

• Viele digitale Fahrtenbücher bieten automatische Datenerfassung durch GPS oder OBD2-Stecker, was die Genauigkeit verbessert und den Aufwand für Fahrer reduziert.

• Trotz technischer Unterstützung erfordert ein elektronisches Fahrtenbuch eine sorgfältige Führung durch den Nutzer inklusive korrekter Kategorisierung von Fahrten und ggf. Ergänzung fehlender Informationen. Sorgfältige Dokumentation und Kategorisierung sind entscheidend für die Anerkennung durch das Finanzamt; im Zweifelsfall ist eine Beratung durch die zuständige Behörde oder einen Steuerberater ratsam.

Bonus: Digitale Fahrtenbücher als Teil einer Fuhrparksoftware

Ein weiterer Vorteil digitaler Fahrtenbücher im Fuhrpark ist ihre Integration als Teil einer umfassenden Fuhrparkmanagement Software. Diese Softwarelösungen bieten nicht nur Funktionen zur Fahrtenbuchführung, sondern auch eine Vielzahl weiterer nützlicher Features für das Fuhrparkmanagement. Dazu gehören Tools zur Fahrzeugverfolgung in Echtzeit, Routenoptimierung, Fahrzeugwartung und Datenverwaltung. Mit Hilfe von Fuhrparksoftware können Unternehmen den gesamten Fuhrpark effizienter verwalten, Betriebskosten senken und die Sicherheit der Fahrer verbessern. Darüber hinaus ermöglichen sie eine detaillierte Analyse von Fahrzeugnutzung und -leistung, was zu fundierten Entscheidungen und einer besseren Auslastung der Flotte führt. Digitale Fahrtenbücher sind als Teil einer Fuhrparksoftware eine ganzheitliche Lösung, um den Betrieb effektiv zu optimieren und gleichzeitig den Datenschutz zu gewährleisten.

Fazit: Digitales Fahrtenbuch für perfekten Datenschutz

Die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören die automatische Datenerfassung, verbesserte Genauigkeit und Effizienz sowie eine reduzierte Arbeitsbelastung für Fahrer. Trotzdem ist ein umfassendes Verständnis der Datenschutzbestimmungen für Unternehmen unerlässlich, die ein digitales Fahrtenbuch im Fuhrpark einsetzen möchten. Durch die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien, die Minimierung der Datenerfassung, klare Zugriffsregelungen und transparente Einwilligungserklärungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Datenschutz wahren und gleichzeitig die Effizienz ihres Fuhrparkmanagements steigern.