Um Firmenwagen betrieblich zu versteuern und so Vergünstigungen zu erhalten, greifen Unternehmen für die Dokumentation auf Fahrtenbücher zurück. Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr darüber, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und worauf es beim Führen eines Fahrtenbuchs wirklich ankommt.
Inhaltsverzeichnis
- Warum gibt es überhaupt Fahrtenbücher?
- Ist ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge Pflicht?
- Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für Fahrtenbücher?
- Wann ist kein Fahrtenbuch notwendig?
- Wie hoch darf der Privatanteil bei einem Fahrtenbuch sein?
- Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch und wie funktioniert es?
- Welches digitale Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert?
- Wie profitieren Fuhrparks von elektronischen Fahrtenbüchern?
Warum gibt es überhaupt Fahrtenbücher?
Fahrtenbücher gibt es, um genau zu dokumentieren, wann, wohin und aus welchem Grund ein Fahrzeug genutzt wurde. Sie dienen als Nachweis für das Finanzamt, um sich Steuervorteile zu sichern oder steuerliche Pflichten korrekt zu erfüllen. Dafür müssen private und berufliche Fahrten voneinander klar getrennt werden. Außerdem können Unternehmen und Behörden mithilfe von Fahrtenbüchern die Nutzung und Kosten von Fahrzeugen besser nachvollziehen.
Ist ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge Pflicht?
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist grundsätzlich keine Pflicht. Wer einen Firmenwagen privat nutzt und diesen nicht pauschal nach der 1-Prozent-Methode versteuert, ist jedoch verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen, um die tatsächlichen Privatfahrten gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen. Hier kannn ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entstehen, weshalb ein Nachweis Pflicht ist.
Eine Ausnahme besteht, wenn die Behörden nach einem Verkehrsverstoß den verantwortlichen Fahrer nicht ermitteln können – dann kann das Führen eines Fahrtenbuchs für den Fahrzeughalter per behördlicher Anordnung verpflichtend werden. Dabei handelt es sich um die sog. Fahrtenbuchauflage.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für Fahrtenbücher?
Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR müssen Fahrtenbücher folgende Angaben enthalten: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck sowie Fahrer, der aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunde.
Da bei einem Fahrtenbuch auch personenbezogene Daten entstehen, unterliegen diese Daten auch dem Datenschutz nach DSGVO. Demnach müssen sowohl bei der manuellen als auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch die persönlichen Daten geschützt werden und nur ausgewählte Personen dürfen diese einsehen.
Gesetzliche Grundlage für die Besteuerung privat genutzter Fahrzeuge ist Paragraf 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG,. Verstöße oder unvollständige Fahrtenbücher führen dazu, dass das Finanzamt die pauschale 1-Prozent-Methode ansetzt.
Wann ist kein Fahrtenbuch notwendig?
Ein Fahrtenbuch ist nicht notwendig, wenn das Fahrzeug ausschließlich dienstlich genutzt wird und Privatfahrten ausgeschlossen sind oder die private Nutzung pauschal mit der 1-Prozent-Methode versteuert wird.
Auch bei Poolfahrzeugen ohne Privatnutzung oder, wenn der Nachweis über die betriebliche Nutzung auf andere Weise erbracht werden kann, ist kein Fahrtenbuch erforderlich.
Wie hoch darf der Privatanteil bei einem Fahrtenbuch sein?
Beim Fahrtenbuch gibt es keine feste Obergrenze für den Privatanteil. Damit das Fahrzeug jedoch weiterhin als Dienstwagen gilt und die Betriebsausgaben weiter abgesetzt werden können, darf der Anteil der Privatfahrten 50 Prozent nicht überschreiten. Somit dürfen die Privatfahrten nur maximal 49 Prozent im Fahrtenbuch betragen, damit das Unternehmen weiter von den Vergünstigungen profitiert. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent privat genutzt, verliert es den Status eines Firmenwagens im Sinne des Betriebsvermögens. In diesem Fall müsste das Fahrzeug privat mit der 1-Prozent-Methode versteuert werden.
Entscheidend ist, dass alle Fahrten vollständig und korrekt dokumentiert werden, um den tatsächlichen Privatanteil nachzuweisen.
Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch und wie funktioniert es?
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist ein digitales System, das automatisch alle Fahrten eines Fahrzeugs aufzeichnet. Es nutzt meist GPS-Technologie und speichert Start, Ziel, Strecke, Datum und Uhrzeit der Fahrten automatisch. Die Daten werden zentral gespeichert und können bequem am Computer oder per App ausgewertet werden. Dadurch entfällt das manuelle Eintragen und das Risiko für Fehlern oder Lücken wird minimiert.
Welches digitale Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert?
Grundsätzlich wird jedes digitale Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert, vorausgesetzt es werden die gesetzlichen Anforderungen und die
"Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD),
erfüllt.
Das bedeutet, die Fahrten müssen lückenlos, vollständig, zeitnah und manipulationssicher dokumentiert werden, und nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder eindeutig nachvollziehbar sein. Es gibt keine offizielle Zertifizierung oder eine grundsätzliche Anerkennung einzelner Anbieter durch das Finanzamt, aber Systeme wie Wiso Fahrtenbuch oder Twinline sind so konzipiert, dass sie die steuerlichen Anforderungen erfüllen und sich in der Praxis bewährt haben. Entscheidend ist, dass das Fahrtenbuch korrekt geführt wird – unabhängig vom Anbieter – denn nur dann erkennt das Finanzamt die digitale Lösung an.
Wie profitieren Fuhrparks von elektronischen Fahrtenbüchern?
Jedes betriebseigene Fahrzeug, welches privat genutzt werden kann, muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Daher müssen Fuhrparks für Fahrzeuge, die ausschließlich für Firmenfahrten genutzt werden, anhand von Fahrtenbüchern nachweisen, dass keine Privatfahrten vorgenommen werden und so ein geldwerter Vorteil entsteht. Je mehr Fahrzeuge ein Fuhrpark hat, desto komplizierter wird die manuelle Nachverfolgung. Ein privates Nutzungsverbot bspw. allein reicht nicht aus.
Elektronische Fahrtenbücher bieten Fuhrparks daher zahlreiche Vorteile, die mittlerweile weit über die reine Dokumentation von Fahrten hinausgehen. Sie erfassen alle relevanten Fahrtdaten automatisch und in Echtzeit, wodurch der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert werden.
Durch die digitale Verwaltung lassen sich Fahrten zusätzlich einfacher auswerten, Fahrtzwecke schnell zuordnen und wiederkehrende Strecken mit wenigen Klicks dokumentieren. Das ermöglicht eine effiziente Kostenkontrolle und eine bessere Auslastung der Fahrzeuge im Fuhrpark.
