Überblick: Elektronische Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Zur Führerscheinkontrolle ist jedes Unternehmen verpflichtet, welches seinen Mitarbeitern Firmenwagen zur Verfügung stellt. Die Aufgabe übernimmt im Unternehmen oftmals der Fuhrparkmanager. Dabei hat er die Wahl zwischen der manuellen und der elektronischen Führerscheinkontrolle. Wir verschaffen einen Überblick, was hinter den Kontrollmöglichkeiten steckt und wie die rechtlichen Grundlagen der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark sind.

Inhaltsverzeichnis:

Gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle: Straßenverkehrsgesetz

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Dazu ist er gesetzlich verpflichtet. Dies stellt er sicher, indem er die Führerscheine der Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen kontrolliert. Grundlage für die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ist insbesondere das Straßenverkehrsgesetz. Paragraf 21 StVG macht deutlich, welche Konsequenzen dem Arbeitgeber drohen, wenn die Führerscheinkontrolle nicht oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird. In diesem Rahmen wird der Arbeitgeber als Halter eines Fahrzeugs in die Pflicht genommen.

Das Strafmaß reicht von Geldstrafen bis hin zu einer Freiheitsstrafe:

„(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer […] als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist.“ (§ 21 StVG, Abs. 1)

 

Rechtliche Grundlagen der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Quelle: Rechtliche Grundlagen der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark, Eigene Darstellung

Von der Führerscheinkontrolle betroffen sind somit alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und Branche, sofern sie ihren Mitarbeitern feste Firmenwagen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen der Führerscheinkontrolle:

Ablauf der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Mögliche Strafen für den Fahrzeughalter lassen sich nur vermeiden, wenn die Führerscheinkontrolle ordnungsgemäß und mit höchster Sorgfalt durchgeführt wird. Die Frage nach dem „Wie“ ist somit nicht unerheblich.

Im Gesetz ist nicht klar definiert, auf welche Art und Weise die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden muss. Es gibt jedoch Rahmenbedingungen, die der Arbeitgeber im Rahmen seiner Halterverantwortung beachten muss.

Sie haben Fragen zu unseren Compliance-Lösungen für Ihren Fuhrpark? Unser  Vertriebsteam berät Sie gerne.

Führerscheinkontrolle vor erstmaliger Nutzung

Darf ein Mitarbeiter im Unternehmen erstmalig ein Firmenfahrzeug benutzen, müssen seine Führerscheindaten aufgenommen und die Gültigkeit geprüft werden. Das kann sowohl neue Mitarbeiter im Unternehmen betreffen als auch langjährige Mitarbeiter, die erstmals einen Firmenwagen erhalten oder nutzen.

Für die Erfassung der Führerscheindaten sowie für die anschließenden Kontrollen ist der Arbeitgeber als Fahrzeughalter verantwortlich. Die Pflicht kann er jedoch an geeignete Personen im Unternehmen übertragen. In der Regel wird damit der Fuhrparkverantwortliche eines Unternehmens betraut. Wenn das Unternehmen keinen Fuhrparkverantwortlichen beschäftigt, können die Aufgaben auch an andere Personen übertragen werden. Welche Voraussetzungen dabei erfüllt sein müssen und was bei der Delegation im Fuhrpark beachtet werden sollte, fasst unser Gastautor Rechtsanwalt Lutz D. Fischer zusammen:

Führerscheinkontrolle als Sichtprüfung

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark muss immer am Original-Führerschein des Mitarbeiters erfolgen. Das bedeutet, es muss immer eine Sichtprüfung durchgeführt werden. Die Sichtprüfung kann der Arbeitgeber sicherstellen, indem er sich entweder den Führerschein vor Ort zeigen lässt oder mittels elektronischer Systeme, die einer Sichtprüfung gleichkommen. Eine Kontroll-App, die lediglich eine digitale Aufnahme von dem Führerschein macht, ohne weitere Sicherheitsmerkmale zu prüfen, ist nicht rechtssicher. Das System muss zweifelsfrei die Echtheit des Führerscheins feststellen können. Fotokopien des Führerscheins sind ebenfalls nicht zulässig. Mehr Infos dazu gibt es in unserem Beitrag:

Die Sicherheitsmerkmale am Führerschein werden regelmäßig verbessert und erweitert. So gibt es inzwischen mehrere Generationen an Führerscheinen mit unterschiedlichen Sicherheitsmerkmalen. Die wichtigsten Merkmale am Führerschein haben wir für Sie am Beispiel des EU-Kartenführerscheins (bis 2013/ ab 2013) zusammengefasst:

Künftig sollen alle im Umlauf befindlichen Führerscheine den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Darum findet bis zum Jahr 2033 eine große Umtauschaktion statt. Bis dahin müssen alle alten Papierführerscheine in neue EU-Kartenführerscheine umgeschrieben worden sein. Auch Kartenführerscheine, die vor 2013 ausgestellt wurden, müssen zum genannten Stichdatum ausgetauscht sein. Wie genau der Umtausch des Führerscheins ablaufen soll, haben wir ebenfalls für Sie zusammengefasst:

Regelmäßige Kontrollen

Wie häufig eine regelmäßige Führerscheinkontrolle im Fuhrpark durchgeführt werden muss, gibt der Gesetzgeber nicht vor. In der Rechtsprechung wird jedoch eine zweimalige Kontrolle pro Jahr als ausreichend und angemessen betrachtet. In Ausnahmefällen ist eine häufigere Kontrolle der Fahrerlaubnis ratsam. Welche das sind, hat unser Gastautor Herr Fischer ebenfalls für Sie zusammengestellt:

Nachdem die Führerscheindaten bei der Erstkontrolle erfasst wurden, müssen die Daten bei den Folgekontrollen mit den Daten auf dem Original-Führerschein abgeglichen werden.

Besonderheiten bei der Führerscheinkontrolle beachten

Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ist auf den ersten Blick klar: Alle Mitarbeiter im Unternehmen, die einen Dienstwagen nutzen dürfen, müssen zur Führerscheinkontrolle antreten. Wie sieht es aber mit Fahrern aus, die bereits seit längerer Zeit krankgeschrieben sind? Wie läuft die Kontrolle bei ausländischen Führerscheinen ab und müssen im Rahmen der Privatnutzung des Dienstwagens auch die Führerscheine von Angehörigen kontrolliert werden? Das sind alles Aspekte, die der Arbeitgeber oder das Fuhrparkmanagement ebenfalls bei der Führerscheinkontrolle beachten müssen – denn: Unkenntnis schützt nicht vor einer Strafe.

Auf unserem Blog haben wir bereits die wichtigsten Besonderheiten gesammelt:

Revisionssichere und lückenlose Dokumentation

Zu einer ordnungsgemäßen Führerscheinkontrolle im Fuhrpark gehört jedoch nicht nur die tatsächliche physische Kontrolle. Die Durchführung der Kontrolle muss auch vollständig und revisionssicher dokumentiert sowie archiviert werden. Nur dann kann der Arbeitgeber im Falle eines Rechtsstreits nachweisen, dass die Kontrolle regelmäßig und korrekt erfolgt ist. Eine unzureichende Kontrolle kommt der nicht durchgeführten Kontrolle und deren Konsequenzen gleich. Die rechtliche Einordnung einer unzureichenden Führerscheinkontrolle hat Rechtsanwalt Lutz D. Fischer vorgenommen:

Nachdem die Rahmenbedingungen rund um die Führerscheinkontrolle klar sind, stellt sich die Frage, wie genau sich die Durchführung in der Praxis umsetzen lässt. In der Branche haben sich dazu zwei Begrifflichkeiten etabliert: Manuelle und elektronische Führerscheinkontrolle.

Was ist eine manuelle Führerscheinkontrolle?

Die sogenannte manuelle Führerscheinkontrolle ist nichts anderes als eine physische Kontrolle vor Ort. Der Fuhrparkverantwortliche informiert den Mitarbeiter telefonisch oder per Mail, wenn dieser seinen Führerschein vorlegen muss. Der Dienstwagenfahrer kommt dann ins Büro des Fuhrparkmanagements und lässt seinen Führerschein durch den Fuhrparkmitarbeiter auf Echtheit prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird in einem Formular oder einer Checkliste festgehalten. Beide Parteien müssen das Dokument nach erfolgreicher Prüfung gegenzeichnen. Anschließend heftet der Fuhrparkverantwortliche das Dokument ab und vereinbart einen neuen Termin mit dem Fahrer.

Der Ablauf klingt nicht nur kompliziert, sondern er kann auch zeit- und kostenaufwendig sein. Ein Beispiel: Das Unternehmen Mustermann AG hat mehrere Standorte. Der Fuhrparkmitarbeiter hat seinen festen Arbeitsplatz am Hauptsitz des Unternehmens (Standort A). Fahrer Müller wird zur Führerscheinkontrolle aufgefordert. Sein fester Arbeitsort ist jedoch an Standort B, welcher mehrere hundert Kilometer vom Firmenhauptsitz entfernt ist. Der Fahrer muss zur manuellen Führerscheinkontrolle also extra anreisen.

Insbesondere bei großen und dezentralen Fuhrparks verursacht die manuelle Führerscheinkontrolle somit zunehmend Aufwand. Je mehr Dienstwagenfahrer im Unternehmen beschäftigt sind, umso komplexer wird das Terminmanagement und die Dokumentation. Beim Führen von Listen können Fehler entstehen, Daten unvollständig oder falsch eingetragen werden. Zudem ist nicht nur das elektronische Postfach überfüllt, sondern auch Akten und Büroschränke. Das wiederum erschwert auch die sichere Aufbewahrung der Kontrollberichte. Die Daten sind personenbezogen und müssen daher aus datenschutzrechtlicher Sicht für andere unzugänglich sein. Wie Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle DSGVO-konform umgesetzt werden kann, haben wir im Beitrag zusammengestellt:

Für kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern und Fahrzeugen ist der Aufwand für die manuelle Führerscheinkontrolle überschaubar. Problematischer ist hingegen der Verwaltungsaufwand, der durch die Aufbewahrung sowie revisionssichere Dokumentation der Kontrollbögen entsteht. LapID hat dafür eine Lösung entwickelt, bei der Unternehmen die Führerscheine weiterhin „händisch“ kontrollieren können, die Dokumentation aber digital erfolgt. Mit LapID Free haben Unternehmen einen kostenfreien Zugang zum LapID System. Manuell durchgeführte Führerscheinkontrollen können hier lückenlos dokumentiert und jedem Fahrer einzeln zugeordnet werden. Vor jedem Prüftermin werden die Fahrer automatisch per Mail an den anstehenden Termin erinnert. Mehr Infos dazu:

Was ist eine elektronische Führerscheinkontrolle?

Die elektronische Führerscheinkontrolle meint die Durchführung der Kontrolle im Fuhrpark mit Hilfe von elektronischen und digitalen Systemen. Das bedeutet zum einen, dass der Fuhrparkverantwortliche zur Dokumentation der Führerscheinkontrolle ein digitales Verwaltungssystem nutzt. Die Kontrollen werden hier jedem Fahrer zugeordnet und die Prüfergebnisse in der digitalen Fahrerakte hinterlegt.
Zum anderen bezieht sich „elektronisch“ auch auf die Hilfsmittel, die bei der eigentlichen Kontrolle genutzt werden. Dabei ist es essenziell, dass die eingesetzten Technologien die Echtheit des Führerscheins nachweisen können. Nur dann gleichen elektronische Kontrollmethoden einer Sichtprüfung. Durchgesetzt haben sich vor allem zwei Lösungen: Bei der einen Variante wird auf dem Führerschein ein Identifikationsmedium wie ein RFID-Chip, ein Barcode oder ein QR-Code angebracht. Bei der anderen Variante initiiert der Fahrer die Führerscheinkontrolle einfach über eine Smartphone-App.

Gute Systeme für die elektronische Führerscheinkontrolle sorgen für eine effiziente Gestaltung von Prozessen im Fuhrpark. Der Ablauf der Kontrolle läuft vollautomatisch ab, das Fuhrparkmanagement muss nichts weiter tun. Erinnerungen an anstehende Führerscheinkontrollen werden automatisch an den Fahrer verschickt. Das Ergebnis der Kontrolle wird ebenfalls automatisch an das Verwaltungssystem übermittelt. Hier erfolgt die Dokumentation der Prüfungen lückenlos. Nur wenn eine Kontrolle nicht erfolgreich ist, wird der Fuhrparkverantwortliche informiert. Das Fuhrparkmanagement muss also nur noch in Ausnahmefällen tätig werden und wird bei seiner täglichen Arbeit entlastet.

Aber auch für die Fahrer ist der Kontrollprozess einfach und zeitsparend. Abhängig von der Kontrollmethode muss der Mitarbeiter bei der elektronischen Führerscheinkontrolle nicht mehr beim Fuhrparkleiter vorstellig werden. Dank der eingesetzten Technologien kann die Kontrolle orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden. Die Vorteile der elektronischen Führerscheinkontrolle haben wir in unseren Beiträgen noch einmal zusammengefasst:

Insgesamt kann das Unternehmen mit der elektronischen Führerscheinkontrolle viel Zeit und Kosten einsparen. Wie diese Prozesskosten entstehen und wie die Unterschiede zwischen manueller und elektronischer Kontrolle sind, haben wir in unserem Beitrag zusammengefasst:

In der folgenden Grafik stellen wir den Zeitaufwand bei der elektronischen Führerscheinkontrolle und der manuellen Kontrolle gegenüber:

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Quelle: Zeitaufwand bei elektronischer und manueller Führerscheinkontrolle, Eigene Darstellung

 

Auf dem Markt gibt es inzwischen viele Anbieter für elektronische Führerscheinkontrollsysteme. In unseren Beiträgen haben wir die bekanntesten Lösungen miteinander verglichen:

 

Gute elektronische Kontrollsysteme sollten bestimmte Kriterien erfüllen, damit eine rechtssichere und ordnungsgemäße Führerscheinkontrolle im Fuhrpark sichergestellt werden kann.

Wichtige Aspekte in diesem Zusammenhang sind:

  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Manipulationsschutz- und Fälschungssicherheit
  • Hohe technische Qualität
  • Entlastung des Fuhrparkmanagements
  • Kontrollen in Echtzeit
  • Orts- und zeitunabhängig
  • Umfangreicher und persönlicher Support
  • Lückenlose und revisionssichere Dokumentation

Die elektronische Führerscheinkontrolle von LapID

Die Anforderungen an elektronische Kontrollsysteme sind groß und die Auswahl des richtigen Anbieters sollte wohl bedacht sein. Immerhin ist jeder Fuhrpark anders und stellt ganz individuelle Ansprüche an ein externes Kontrollsystem. LapID verfügt als Erfinder der elektronischen Führerscheinkontrolle nicht nur über viele Jahre Erfahrung im Fuhrparkmanagement, sondern auch über die notwendige Expertise. Mehr als 3.000 Kunden nutzen unsere Lösungen bereits und jährlich werden über 300.000 Führerscheinkontrollen durchgeführt.

Um optimal auf die Bedürfnisse eines Fuhrparks eingehen zu können, bietet LapID drei Kontrollmethoden an: die LapID Driver App, die LapID Manager App und das LapID Siegel. Diese können individuell miteinander kombiniert werden. Das ist ein großer Vorteil, denn: Nicht jeder Mitarbeiter im Fuhrpark verfügt beispielsweise über ein Smartphone, mit welchem die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden kann. Zudem gibt es häufig Mitarbeiter im Unternehmen, die noch einen alten Papierführerschein besitzen. Außerdem arbeiten in vielen Unternehmen Fahrer mit ausländischen Führerscheinen. Mit unseren Kontrollmöglichkeiten ist das kein Problem und einfach abzubilden.

Mehr Informationen zu unseren Kontrollmöglichkeiten:

Für ein sorgenfreies Fuhrparkleben

Bei allen Lösungen, die wir entwickeln, sehen wir die Personen hinter den Compliance-Pflichten und den damit verbundenen Aufgaben. Unser Ziel ist, dass Fuhrparkverantwortliche ruhig schlafen können und nicht unnötigen Rechtsrisiken (Halterhaftung oder Datenschutz) ausgesetzt sind. Zudem sollen sie sich nicht mit aufwendigen Verwaltungsarbeiten aufhalten müssen, sondern mehr Zeit für wesentliche Dinge haben.

Aber: Hinter jedem Fuhrpark stehen auch viele Mitarbeiter, für die ein Fahrzeug ein Arbeitsmittel ist. Ein weiteres Ziel ist es daher, dass die Nutzung unserer Produkte besonders einfach und intuitiv ist und niemand umständlichen Kontrollen nachkommen muss. Dabei legen wir höchsten Wert auf Qualität, Datenschutz und Service.

Fuhrparkverantwortliche und Fahrer sind mit LapID auf der sicheren Seite. Hierfür steht vor allem die regelmäßige TÜV-Prüfung, die höchsten Datenschutz-Standard bescheinigt. Die TÜV-Prüfung wird bei LapID seit 2016 jährlich durchgeführt. Ein besonderes Merkmal hierbei sind ISO-zertifizierte Server-Standorte in Deutschland und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter zum sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. LapID ist der einzige Anbieter am Markt, der sich einem regelmäßigen Datenschutz-Audit unterzieht. Diese Offenheit und das Bewusstsein für den rechtssicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zeichnen uns aus, denn neben der Einhaltung der Halterpflichten im Fuhrpark ist der Schutz der Fahrerdaten von besonderer Bedeutung.

Ihre Vorteile mit LapID im Überblick:

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Mehr als nur Führerscheinkontrolle: unsere Features

Neben einem sicheren und verlässlichen System zur Führerscheinkontrolle verfügt das LapID System noch über weitere Funktionen. Vieles davon resultiert aus der langjährigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern. Eine Übersicht der wichtigsten Zusatzfunktionen:

  • Dynamische Kontrollintervalle: Mit dem dynamischen Kontrollintervall ermöglicht LapID allen Fuhrparkverantwortlichen mehr Flexibilität in der Führerscheinkontrolle. Wählbar sind 2-3 Kontrollen oder 4 Kontrollen pro Jahr. Die Abstände zwischen den Kontrollen sind zufällig und werden vom LapID System automatisch berechnet.
  • Fahrerlaubnisklassenüberwachung: In manchen Fällen reicht die reine Führerscheinkontrolle nicht aus. Dann muss das Unternehmen auch wissen, wie lange bestimmte Führerscheinklassen gültig sind. Das ist besonders für Speditionen oder Unternehmen der Personenbeförderung relevant. Fahrer der C- und D-Klassen müssen diese beispielsweise alle fünf Jahre erneuern. Mit der Fahrerlaubnisklassenüberwachung von LapID ist das problemlos möglich.
  • DEKRA-Siegel-Service: Im Rahmen unserer Kontrollmethode „LapID Siegel“ bieten wir einen Service zum Anbringen der Siegel auf dem Führerschein an. Das sollte nur von autorisierten Personen übernommen werden. Wir arbeiten hierfür mit unserem langjährigen Partner DEKRA zusammen.
  • Kontrolle von Poolfahrzeugnutzern: Auch die Führerscheine von „Gelegenheitsfahrern“ im Unternehmen müssen regelmäßig geprüft werden. Für Poolfahrzeugnutzer bieten wir eine spezielle Kontrollmöglichkeit an. Sprechen Sie uns einfach an.
  • Erinnerungsfunktion für zusätzliche Termine und (Ablauf-) Fristen: Neben der Führerscheinkontrolle gibt es noch weitere wichtige Termine im Fuhrpark, die eingehalten werden müssen. Dazu gehört beispielsweise die Untersuchung G25. Untersuchungstermine können ebenfalls im LapID System verwaltet werden.
  • Systemschnittstelle/ API: Sie nutzen bereits ein Fuhrparkmanagementsystem und möchten dort die Führerscheinkontrolle integrieren? Kein Problem! Die LapID Führerscheinkontrolle ist bereits in vielen Lösungen integriert. Dafür arbeiten wir mit namhaften Partnern (z. B. Vimcar) zusammen. Auf Wunsch richten wir auch eine Schnittstelle zu neuen Systemen ein.
  • Ein System für Führerscheinkontrolle und UVV-Themen: Neben der Führerscheinkontrolle gibt es im Fuhrpark weitere wichtige Pflichten, die der Arbeitgeber einhalten muss. Dazu gehören auch die UVV-Themen Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung. LapID bietet hierfür ebenfalls digitale Lösungen an, die neben der Führerscheinkontrolle im selben System verwaltet werden. Fahrer und Fahrzeugdaten müssen somit nur einmalig angelegt werden.

 

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