Eine digitale Lösung zur Führerscheinkontrolle ist zu teuer? Der Betriebsrat hat Datenschutzbedenken und die Fahrer möchten keine Hilfsmittel zur Durchführung nutzen? Diese und weitere Einwände kommen hin und wieder zur Sprache, wenn die elektronische Führerscheinkontrolle im Fuhrpark eingeführt werden soll. Wir liefern Ihnen fundierte Argumente, mit denen Sie alle Stakeholder im Unternehmen von der digitalen Führerscheinkontrolle überzeugen.
Inhaltsverzeichnis:
- Einführung der Führerscheinkontrolle im Unternehmen
- So überzeugen Sie Ihre Kollegen und relevante Stakeholder
- An einem Strang ziehen
Auf einen Blick:
- Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Nutzung, ist die Führerscheinkontrolle eine Pflicht und muss regelmäßig durchgeführt werden. Digitale Systeme zur Durchführung und Verwaltung können die Prozesse hierfür effizienter gestalten.
- Die größte Herausforderung bei der Einführung der Führerscheinkontrolle ist es, die unterschiedlichen Interessen und Bedenken aller Stakeholder unter einen Hut zu bringen.
- Letztlich haben alle Beteiligten das gleiche Ziel: ihre alltägliche Arbeit erfolgreich meistern, dafür ist es hilfreich, wenn alle Stakeholder, eine Linie verfolgen und gemeinsam Unsicherheiten beseitigen.
Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle im Unternehmen
Die regelmäßige Durchführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark resultiert aus der Halterhaftung des Fahrzeughalters (i. d. R. der Unternehmer bzw. die Geschäftsführung) und ist gesetzlich vorgeschrieben. Mit digitalen Lösungen zur Führerscheinkontrolle kommen Sie nicht nur Ihrer Pflicht nach, sondern sind auch in der Durchführung effizient. Im Gegensatz zur manuellen Führerscheinkontrolle gewinnen sowohl das Fuhrparkmanagement als auch die Fahrer Zeit, weil sie sich nicht mehr persönlich vor Ort treffen müssen. Zudem werden durch die digitale Verwaltung Ressourcen gespart und organisatorische Aufgaben, wie die Vergabe von Terminen oder Erstellung von Erinnerungen, automatisiert.
Oft sind einige Stakeholder bereits von der elektronischen Führerscheinkontrolle überzeugt. Das reicht aber manchmal nicht. Denn bei der Einführung sind u. U. mehrere Abteilungen involviert. Diese vertreten unterschiedliche Interessen. Außerdem können Sie andere Verantwortlichkeiten haben, Bedenken äußern oder Einwände sehen. Daher ist es umso wichtiger, alle Parteien im Unternehmen vor der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle für das Projekt zu gewinnen. So kommt es bei der Umsetzung nicht zu Akzeptanzproblemen.
So überzeugen Sie Ihre Kollegen und relevante Stakeholder von der elektronische Führerscheinkontrolle
Insbesondere bei komplexen Prozessen, wie der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle, ist es wichtig, aktives Stakeholder-Management zu betreiben und mögliche Bedenken aus dem Weg zu räumen. Mit den richtigen Argumenten überzeugen Sie alle Kollegen.
Argumente für die Geschäftsführung
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Wenn die Geschäftsführung nicht gleich Initiator für die Einführung der Führerscheinkontrolle ist, bestimmt sie zumindest meist über den möglichen finanziellen Rahmen.
Möglicher Einwand: „Die Einführung der elektronische Führerscheinkontrolle bindet zu viele Ressourcen und lohnt sich wirtschaftlich nicht.“
Argumente für die elektronische Führerscheinkontrolle:
- Zu Beginn entstehen höhere Anschaffungskosten, die sich aber mit der Zeit armortisieren.
- Das Fuhrparkmanagement wird bei der Organisation und Durchführung der Kontrolle entlastet.
- Die Fahrer sparen wertvolle Arbeitszeit, da sie zur Kontrolle nicht persönlich beim Fuhrparkmanagement vorstellig werden müssen.
- Prozesse, wie die Terminvergabe und das Erinnerungsmanagement, laufen automatisiert ab.
- Die digitale Führerscheinkontrolle ist je nach Anbieter rechtssicher und lückenlos. So ist das Unternehmen aus Halterhaftungssicht auf der sicheren Seite.
Argumente für den Datenschutz und Betriebsrat
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat werden bei der Einführung neuer Technologien oder Programme im Unternehmen häufig hinzugezogen, um datenschutzrechtliche Fragen zu klären. Der Betriebsrat repräsentiert die Interessen der Arbeitnehmer gegenüber des Arbeitgebers. Bei der grundsätzlichen Durchführung der Führerscheinkontrolle hat der Betriebsrat zwar keine endgültige Entscheidungsgewalt, aber sollte für eine allgemeine Akzeptanz im Unternehmen hinter dem Projekt stehen.
Möglicher Einwand: „Die digitale Führerscheinkontrolle erhebt die Daten unserer Mitarbeiter. Das verletzt ihren Datenschutz.“
Argumente für die elektronische Führerscheinkontrolle:
- Manuelle Kontrollen birgen ein viel höheres Datenschutzrisiko, da sie u. U. für jeden zugänglich sind.
- Bei der Durchführung der Kontrolle via Identifikationsmedium werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.
- Fotos bei Kontrollen via App werden umgehend nach der erfolgreichen Kontrolle gelöscht.
- Bei einem Anbieter für die elektronische Führerscheinkontrolle mit deutschen Serverstandorten gilt der Datenschutz gemäß DSGVO bzw.dem deutschen Datenschutzgesetz. So entstehen keine Sicherheitslücken und die Daten der Mitarbeiter geraten nicht in falsche Hände.
- Anbieter mit einem regelmäßigen Audit zur Auftragsverarbeitung von einer unabhängigen Prüfgesellschaft gewährleisten einen datenschutzrechtlichen und sicheren Prozess der Auftragsverarbeitung.
Argumente für den Einkauf
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Die Einkaufsabteilung ist oftmals für die Beschaffung eines geeigneten Systems bzw. Dienstleisters zur Durchführung der Führerscheinkontrolle verantwortlich. Sie bekommen ggf. Budget-Vorgaben von der Geschäftsführung, die eingehalten werden müssen.
Möglicher Einwand: „Ein digitales Kontrollsystem übersteigt das gesetzte Budget, eine manuelle Führerscheinkontrolle kostet kein Geld.“
Argumente für dieelektronische Führerscheinkontrolle:
- Dass die manuelle Kontrolle keine Kosten verursacht, ist ein Trugschluss. Berechnet man die Prozesskosten der manuellen Führerscheinkontrolle wird dies deutlich.
- Digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle bieten i. d. R. größere Rechts- und Manipulationssicherheit als manuelle Kontrollen – insbesondere auch bei der Verwaltung und Aufbewahrung. Dadurch werden wiederum Kosten, die aufgrund von unzulässigen Kontrollen und Sicherheitslücken entstehen könnten, vermieden.
- Gegenüber manuellen Kontrollen spart man sich bei der elektronischen Führerscheinkontrolle Kosten für die Lagerung und Datenarchivierung. Alles erfolgt digital.
- Digitale Systeme sind flexibel erweiterbar. Neue Mitarbeiter können einfach angelegt werden, Änderungen einfach durchgeführt werden und Bestellungen werden direkt im System aufgegeben und bearbeitet.
- Beim Vergleich von Anbietern digitaler Kontrollsysteme untereinander ist zu bedenken: Nicht immer ist die günstigste Lösung die sicherste und komfortabelste. In Abstimmung mit anderen betroffenen Abteilungen sollten die Kosten gegenüber dem Zeitaufwand, der Nutzerfreundlichkeit, der Rechtssicherheit und vielen weiteren Faktoren gegenübergestellt werden.
Argumente für die Personalabteilung
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Oftmals ist die Personalabteilung mit in den Prozess der Umsetzung der Führerscheinkontrolle involviert. Im Fokus steht für sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Personalverwaltung soll möglichst schlank gestaltet sein.
Möglicher Einwand: „Mit einer digitalen Führerscheinkontrolle haben wir ein weiteres System, indem wir Mitarbeiterdaten pflegen müssen. Das ist Mehraufwand.“
Argumente für elektronische Führerscheinkontrolle:
- Viele digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle können in bestehende Systeme integriert werden oder bieten einen Datenimport an – dementsprechend ist keine doppelte Datenpflege notwendig.
- Ein System, welches mehrere Funktionen abdeckt, erleichtert die Personalarbeit. Die Daten müssen lediglich einmal angelegt werden und können für weitere Aufgaben genutzt werden.
- Digitale Systeme bieten mehr Transparenz und Übersichtlichkeit. Je nach Anbieter und System sind alle wichtigen Daten, wie bspw. ausstehende oder überfällige Führerscheinkontrollen übersichtlich im Dashboard hinterlegt.
- Durch die dezentrale Administration der Führerscheinkontrolle entsteht weniger Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.
- Alle administrativen Aufgaben können nach der Implementierung von einer intuitiven Software übernommen und weitgehend automatisiert werden. Das sorgt für Entlastung.
Argumente für das Fuhrparkmanagement
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Sofern ein Unternehmen ein eigenes Fuhrparkmanagement oder einen Fuhrparkmanager hat, gehören sie zu den wichtigsten Stakeholdern rund um den Prozess der Führerscheinkontrolle. Dann ist das Fuhrparkmanagement die ausführende Kraft, die sich um die Durchführung, Verwaltung und Aufbewahrung der Führerscheinkontrolle kümmern muss.
Möglicher Einwand: „Der manuelle Prozess funktioniert gut, neue (digitale) Technologien sind überflüssig, kompliziert und nehmen uns unsere Jobs weg“
Argumente für die elektronische Führerscheinkontrolle:
- Die elektronische Führerscheinkontrolle ersetzt das Fuhrparkmanagement nicht, sondern erleichtert die tägliche Arbeit und macht sie effizienter.
- Digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle vereinfachen Prozesse, wie die Durchführung, Verwaltung oder Aufbewahrung.
- Fuhrparkmanagement und Fahrer müssen nicht mehr vor Ort zusammenkommen, um die Führerscheinkontrolle durchzuführen. Der Organisations- und Zeitaufwand wird so deutlich reduziert.
- Gute Anbieter für elektronische Führerscheinkontrollsysteme legen Wert auf eine einfache Bedienung und Handhabung der Software und bieten einen Kundensupport bei Problemen.
- Mit einer automatisierten, rechtssicheren Lösung ist das Fuhrparkmanagement auf der sicheren Seite und kann die Pflichten, die sich aus der Halterhaftung ergeben, einfach digital abbilden.
Argumente für die Fahrer
Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Die Dienstwagennutzer sind diejenigen, die die Führerscheinkontrolle durchführen müssen. Ihre Bedürfnisse und Anforderungen müssen unbedingt berücksichtigt werden. Wenn Fahrer bspw. kein Smartphone besitzen, sollte dies für die Führerscheinkontrolle mit einbezogen werden. Die Führerscheinkontrolle muss zu den Fahrern passen und benutzerfreundlich sein. Mögliche Hürden bei der Benutzung führen zu Frustration und Ablehnung.
Möglicher Einwand:„Meine persönlichen Daten gehen niemanden etwas an und ein Smartphone oder andere Technik möchte ich nicht für die Führerscheinkontrolle nutzen. Zudem besitze ich noch einen alten Papierführerschein“
Argumente für die elektronische Führerscheinkontrolle:
- Die Durchführung der Führerscheinkontrolle ist keine Böswilligkeit des Unternehmens, sondern gesetzliche Pflicht.
- Fahrer können die Führerscheinkontrolle von unterwegs durchführen und müssen nicht noch in die Hauptzentrale fahren, um beim Fuhrparkmanagement vorstellig zu werden. Das bietet zusätzliche Entlastung.
- Dienstleister für digitale Führerscheinkontrollen bieten häufig mehrere Kontrollmethoden an, sodass für jede Mitarbeitergruppe die passende Lösung gefunden wird.
- Je nach Anbieter lassen sich auch Papierführerscheine problemlos mit elektronischen Systemen kontrollieren.
- Der Schutz der persönlichen Daten steht bei der elektronische Führerscheinkontrolle an oberster Stelle. Gute Systeme sind so entwickelt, dass keine personenbezogenen Daten an Unbefugte/Dritte übermittelt werden und nur notwendige Daten im sicheren System gespeichert sind. Anbieter, die Datenschutz ernst nehmen, lassen ihre Produkte und Arbeitsweise regelmäßig von Experten auf Herz und Nieren prüfen.
Welche Kontrollmethode(n) zum Einsatz kommen, obliegt allein der Geschäftsführung (ggf. in Abstimmung mit dem Betriebsrat) – das Einverständnis der Mitarbeiter braucht sie nicht. Dennoch ist es sinnvoll, die Wünsche der Mitarbeiter bei der Wahl der Führerscheinkontrolle im Blick zu halten. Dadurch kann die spätere Akzeptanz bei der Nutzung gesteigert werden.
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An einem Strang ziehen
Bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle bringen die verschiedenen Stakeholder oftmals Bedenken vor, die als unüberwindbar wahrgenommen werden. Jeder lässt unterschiedliche Interessen- und Verantwortungsbereiche in den Entscheidungsprozess mit einfließen. Auch wenn es auf den ersten Blick vielleicht schwer zu erkennen ist, ziehen alle Stakeholder an einem Strang: Sie wollen ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens beitragen. Jedes Unternehmen und jede Instanz profitiert von digitalen Systemen für die Führerscheinkontrolle. Die Vorteile sprechen für sich und mit unseren Argumenten wird es Ihnen gelingen, diese zu vermitteln. Viel Erfolg!
