Auf der Suche nach einer Softwarelösung zur Optimierung bestehender Prozesse hat man häufig die Qual der Wahl und muss eine Entscheidung aus einer Vielzahl von Anbietern treffen. Genauso ist es auch, wenn es um die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle im Fuhrparkmanagement geht. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über mögliche Kriterien, die bei der Auswahl einer Lösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle berücksichtigt werden sollten und führen einen exemplarischen Vergleich durch.
Ausgangssituation: Beispiel-Firma „Meyer Maschinen GmbH“
Die Firma „Meyer Maschinen GmbH“ hat 90 Fahrer. Der Fuhrpark umfasst hauptsächlich Pkw und das Unternehmen hat zwei Standorte, die 50 km voneinander entfernt sind. Das Fuhrparkmanagement, mit Frau Meyer und Frau Peters, die im Außendienst arbeitet, von Zeit zu Zeit auch zwischen den Niederlassungen wechselt, betreut die Fahrer an beiden Standorten. Nun sind sie auf der Suche nach einer Lösung für die elektronische Führerscheinkontrolle.
In einem vorherigen Vergleich haben die beiden bereits festgestellt, dass elektronische Lösungen nicht nur zeitsparender als manuelle Prozesse sind, sondern auch kostengünstiger.
Mehr zum Kostenvergleich der manuellen und elektronischen Führerscheinkontrolle in unserem Beitrag:
Kosten der Führerscheinkontrolle: Warum elektronische Lösungen günstiger als manuelle Kontrollen sind
Frau Meyer und Frau Peters überlegen nun, wie sie die passendste Lösung für ihren Fuhrpark finden können und kommen auf die Idee, einen Anbietervergleich durchzuführen.
1 Definition des Projekt-ScopesMehr zum Anbietervergleich und möglichen Instrumenten in unserem dazu passenden Beitrag:
Die Qual der Wahl: In 7 Schritten zum perfekten Anbietervergleich
Das Ziel des Vergleichs von Frau Meyer und Frau Peters ist die Einführung einer einfachen und sicheren Lösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle, mit deren Hilfe manuelle durch digitale Prozesse ersetzt werden sollen.
2 Definition der AnforderungenZu Beginn definieren Frau Meyer und Frau Peters die Anforderungen, die an die elektronische Führerscheinkontrolle gestellt werden. Diese untergliedern Sie in folgende Bereiche:
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Kategorien |
Beschreibung |
|
Kontrollmöglichkeiten |
Mit der Lösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle sollen verschiedene Führerscheinarten (EU-Kartenführerscheine, Papierführerscheine etc.) kontrolliert werden. Zusätzlich sollen Fahrerlaubnisklassen erfasst und überwacht werden. Eine Kernanforderung ist die Automatisierung von Prozessen. Das Termin- und Erinnerungsmanagement sowie die Dokumentation der Kontrolle sollen sicher automatisiert erfolgen. |
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Systemanforderungen |
|
|
Technische Anforderungen |
Um alle Führerscheinarten abdecken zu können, sollte die ausgewählte Lösung möglichst flexibel sein und sich für jeden Führerschein einsetzen lassen. Zudem sind die Anforderungen an den Datenschutz einzuhalten. Hierzu zählen beispielsweise Serverstandorte in Deutschland sowie umfangreiche Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. |
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Organisatorische Anforderungen |
Der Implementierungsaufwand soll möglichst gering sein, zudem soll die Einrichtung mehrerer Nutzer für die Verwaltung der Führerscheinkontrolle möglich sein. Benachrichtigungen und Erinnerungen sollten automatisiert erfolgen. |
|
Allgemeine Kriterien |
Der Nutzen steht im Fokus, dennoch sollte die Lösung über ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis verfügen. Die elektronische Führerscheinkontrolle muss rechtssicher und vor allem mit dem Schutz vor Manipulation durchgeführt und dokumentiert werden können. Die Einhaltung der Compliance-Anforderungen steht hier im Mittelpunkt. |
Zu den einzelnen Kriterien-Kategorien haben Frau Meyer und Frau Peters verschiedene Unterkriterien definiert, die erfüllt werden müssen.
Bei der Recherche nach verschiedenen Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle haben Frau Meyer und Frau Peters eine Vielzahl von Anbietern gefunden. Alle bieten unterschiedliche Kontrollmethoden an, die jedoch, wenn man einen genaueren Blick darauf wirft, auch einige Vor- und Nachteile haben.
Mehr zu den verschiedenen Methoden der elektronischen Führerscheinkontrolle sowie den Entwicklungsstufen der Führerscheinkontrolle via Smartphone in unseren Beiträgen:
- Methoden der Führerscheinkontrolle im Vergleich
- Entwicklungsstufen der Smartphone-Führerscheinkontrolle
Frau Meyer und Frau Peters haben sich nun für einen Vergleich von LapID und einem weiteren Anbieter am Markt entschieden. In Erstgesprächen mit den Anbietern erhalten sie erste Informationen über die Leistungen der beiden Anbieter sowie weiteres Informationsmaterial zur elektronischen Führerscheinkontrolle.
5 Evaluation der vorgestellten LösungenSie möchten sich ebenfalls zur elektronischen Führerscheinkontrolle beraten lassen oder unsere Lösungen testen?
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Die Informationen aus den durchgeführten Gesprächen mit den beiden Anbietern übertragen Frau Meyer und Frau Peters auf die Nutzwertanalyse und nehmen nun eine Bewertung der einzelnen Kriterien vor. Hierfür vergeben sie Punkte von 0 (nicht erfüllt) bis 3 (erfüllt). In jeder Kategorie können maximal 300 Punkte erreicht werden.
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Kontrollmöglichkeiten |
|
Alternativanbieter |
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|
Kriterien |
Gewichtung |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
|
Kontrolle von EU-Kartenführerscheinen möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
erfüllt |
30 |
|
Kontrolle von deutschen Papierführerscheinen möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
erfüllt |
30 |
|
Kontrolle von ausländischen Führerscheinen möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
Kontrolle von Fahrerlaubnisklassen möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
Kontrolle von Schlüsselzahlen möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
Auswahlmöglichkeit des Kontrollintervalls vorhanden? |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
Zufallsgesteuerte Intervalle möglich? |
10 % |
erfüllt |
30 |
nicht erfüllt |
0 |
|
Benachrichtigungsfunktion bei ausbleibender Kontrolle |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
Rechtssichere Dokumentation der Kontrollen |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
100% |
300 Punkte |
190 Punkte |
|||
|
Systemanforderungen |
|
Alternativanbieter |
|||
|
Kriterien |
Gewichtung |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
|
Eigenkontrolle für Fahrer ohne Smartphone möglich? |
20 % |
erfüllt |
60 |
nicht erfüllt |
0 |
|
Eigenkontrolle via Smartphone-App möglich? |
20 % |
erfüllt |
60 |
teilweise erfüllt* |
20 |
|
Vorgesetzten-Kontrolle möglich? Bspw. für Pool-Nutzer? |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
Automatische Erinnerungen an den Fahrer |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
Wahlmöglichkeit der Benachrichtigungsart vorhanden (E-Mail, SMS, Push-Nachricht) |
20 % |
erfüllt |
60 |
teilweise erfüllt |
20 |
|
Gibt es Reportings und Berichte zu durchgeführten Führerscheinkontrollen? |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
100% |
300 Punkte |
140 Punkte |
|||
*Zu berücksichtigen ist bei der Eigenkontrolle via Smartphone der Aspekt der Rechtssicherheit. Kann die Kontrolle nicht ohne einen ausreichenden Manipulationsschutz durchgeführt werden, ist dies bei der Bewertung mit zu berücksichtigen.
|
Technische Anforderungen |
|
LapID |
Alternativanbieter |
||
|
Kriterien |
Gewichtung |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
|
Manipulationssicherheit der Kontrollmethoden |
25 % |
erfüllt |
75 |
nicht erfüllt |
0 |
|
Deutsche Serverstandorte |
20 % |
erfüllt |
60 |
erfüllt |
60 |
|
Datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten |
25 % |
erfüllt |
75 |
erfüllt |
75 |
|
Whitelabeling-Möglichkeit |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
API-Schnittstelle in andere Systeme |
15 % |
erfüllt |
45 |
erfüllt |
45 |
|
100 % |
300 Punkte |
225 Punkte |
|||
|
Organisatorische Anforderungen |
LapID |
Alternativanbieter |
|||
|
Kriterien |
Gewichtung |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
|
Gibt es eine zentrale Verwaltungsoberfläche? |
20 % |
erfüllt |
60 |
erfüllt |
60 |
|
Können mehrere Nutzer für die Verwaltung freigeschaltet werden? |
20 % |
erfüllt |
60 |
erfüllt |
60 |
|
Importmöglichkeit für bestehende Fahrerdaten? |
20 % |
erfüllt |
60 |
erfüllt |
60 |
|
Persönlicher Support (Onboarding, fortlaufend)? |
20 % |
erfüllt |
60 |
teilweise erfüllt |
20 |
|
Abbildung der Unternehmensstruktur möglich? |
20 % |
erfüllt |
60 |
teilweise erfüllt |
20 |
|
100 % |
300 Punkte |
220 Punkte |
|||
|
Allgemeine Kriterien |
|
Alternativanbieter |
|||
|
Kriterien |
Gewichtung |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
Punkte |
Gewichtete Punkte |
|
Werden weitere Compliance-Lösungen angeboten? |
25 % |
erfüllt |
75 |
erfüllt |
75 |
|
Gesamtqualität der Lösung |
30 % |
erfüllt |
90 |
teilweise erfüllt |
30 |
|
Preis |
20 % |
teilweise erfüllt |
20 |
erfüllt |
60 |
|
Gewährte Rabatte |
5 % |
erfüllt |
15 |
nicht erfüllt |
0 |
|
Wählbare Zahlungsmodalitäten |
5 % |
erfüllt |
15 |
erfüllt |
15 |
|
Unabhängige Prüfung des Datenschutzes |
5 % |
erfüllt |
15 |
nicht erfüllt |
0 |
|
Know-how & Erfahrung |
10 % |
erfüllt |
30 |
teilweise erfüllt |
10 |
|
100 % |
260 Punkte |
190 Punkte |
|||
Im Anschluss an den Vergleich werden die Punkte zusammengezählt, um zu ermitteln, welcher Anbieter die höchste Punktzahl erreicht. Maximal kann bei fünf Kriterien-Kategorien eine Punktzahl von 1.500 Punkte erreicht werden.
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Kriterien-Kategorie |
|
Alternativanbieter |
|
Kontrollmöglichkeiten |
300 |
190 |
|
Systemanforderungen |
300 |
140 |
|
Technische Anforderungen |
300 |
225 |
|
Organisatorische Anforderungen |
300 |
220 |
|
Allgemeine Kriterien |
260 |
190 |
|
|
1.460 |
965 |
6 Definition von Handlungsempfehlungen
LapID kann alle vordefinierten Muss-Anforderungen von Frau Meyer und Frau Peters erfüllen. Auch wenn der Alternativanbieter beispielsweise bei Aspekten wie dem Preis mehr Punkte erreicht, zählt für Frau Meyer und Frau Peters das Gesamtergebnis.
7 Finale EntscheidungBasierend auf dem Ergebnis des Anbietervergleichs entscheidet sich das Fuhrparkmanagement der Firma „Meyer Maschinen GmbH“ für LapID und kann direkt mit der Nutzung starten.
Sie möchten mehr über das LapID System und die darin angebotenen Lösungen erfahren? Kontaktieren Sie uns und wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen Ihren individuellen Bedarf und finden für Sie die passende Lösung.
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