Die Qual der Wahl: In 7 Schritten zum perfekten Anbietervergleich

Auf der Suche nach einer Softwarelösung zur Optimierung bestehender Prozesse, hat man häufig die Qual der Wahl und muss eine Entscheidung aus einer Vielzahl von Anbietern treffen. Aber wie lassen sich unterschiedliche Softwarelösungen am besten miteinander vergleichen? In diesem Beitrag befassen wir uns mit den Grundlagen des Angebots- und Anbietervergleichs und geben nützliche Tipps, wie diese im Arbeitsalltag umgesetzt werden können.

Inhaltsverzeichnis:

Anbietervergleich: Definition

Ein Anbietervergleich oder auch Angebotsvergleich dient dazu, Unternehmen und Angebote miteinander zu vergleichen. Dabei sollen unterschiedliche Angebote, basierend auf zuvor definierten Anforderungen und Parametern, miteinander verglichen werden.

Insbesondere bei kostenintensiven Anschaffungen ergibt ein Vergleich Sinn, um die bestmögliche Lösung für das Unternehmen zu ermitteln. Häufig stehen hierbei Aspekte wie das Preis-Leistungs-Verhältnis im Vordergrund.

Herausforderungen beim Anbietervergleich

Anbietervergleich ist nicht gleich Anbietervergleich, denn nicht jede Lösung lässt sich 1:1 mit einer anderen vergleichen. Steht beispielsweise eine Lösung für die Bearbeitung eines standardisierten Prozesses im Mittelpunkt der Betrachtung, können verschiedene Lösungen zur Bearbeitung des Prozesses anhand vordefinierter Kriterien einfach miteinander verglichen werden. Steht demgegenüber allerdings das Kriterium im Mittelpunkt, dass ein Produkt bestmöglich zu den Anforderungen des Unternehmens passen und damit individuelle Prozesse im Unternehmen unterstützen soll, ist ein detaillierterer Blick in die Funktionsweise des Produkts erforderlich.

 Welche Kriterien am Ende Bestandteil des Vergleichs sind, ist demnach von Vergleich zu Vergleich unterschiedlich.

Exkurs: Projekt- und Prozessmanagement

Ein Anbietervergleich ist insbesondere bei der Umsetzung größerer Projekte oder Einführung von neuen Prozessen sinnvoll. In unseren Beiträgen haben wir uns detailliert mit den Themen Projekt- und Prozessmanagement sowie der Prozesskostenrechnung befasst und geben einen umfangreichen Überblick über beide Themenbereiche:

Anbietervergleich: Schritt für Schritt

Im Nachfolgenden betrachten wir sieben Schritte, wie ein Anbietervergleich durchgeführt werden kann:

  1. Definition des Projekt-Scopes

Zu Beginn eines jeden Projekts, beispielsweise bei der Auswahl einer Softwarelösung, steht die Definition des Projekt-Scopes. Der Scope stellt den Kern des Projekts dar. In dieser Phase wird bestimmt, welche Prozesse betroffen sind und welche Erfolge erzielt werden sollen. Es dreht sich alles um die Frage, welche Erwartungen die Verantwortlichen an das neue Produkt haben.

In dieser ersten Phase ist die Analyse und ein Überblick über alle relevanten Prozesse besonders wichtig. Dabei sind aktuelle Herausforderungen zu definieren, die mit der Einführung eines neuen Produkts gemeistert werden sollen.

Es ist wichtig, für alle Projektbeteiligten ein einheitliches Verständnis über den Projekt-Scope zu haben. Ein Kick-Off-Meeting kann alle Beteiligten auf den gleichen Sachstand bringen.

  1. Definition der Anforderungen

Im zweiten Schritt werden die Anforderungen definiert. Hierzu zählt beispielsweise die Erfüllung von relevanten Rahmenbedingungen, wie die Einhaltung von Datenschutzaspekten aber auch praktische Anforderungen wie Nutzerkomfort und Handling. In dieser Phase sind alle Anforderungen zu definieren, die für eine spätere Entscheidung herangezogen werden können.

Bei den Anforderungen sind nicht nur die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, sondern auch die fachlichen Vorgaben. Hierzu sind alle betroffenen Fachabteilungen zu befragen.

Alle Punkte werden in einem Anforderungskatalog erfasst. Dieser Katalog dient der späteren Definition von Kriterien, die für die Auswahl entscheidend sind. In diesem Schritt kann bereits eine Bewertung vorgenommen werden, wie wichtig die definierten Kriterien für die spätere Auswahl sind. Hierzu wird eine Gewichtung definiert. Die Definition der Anforderungen bildet die Grundlage für den weiteren Evaluationsprozess und ist entscheidend für die Auswahl eines neuen Produkts.

Folgende Bereiche sollten bei der Erstellung eines Anforderungskatalogs stets berücksichtigt werden:

  • Funktionale Anforderungen
  • Technische Anforderungen
  • Organisatorische Anforderungen
  • Allgemeine Kriterien

Ein Beispiel einer solchen Anforderungsdefinition bei der Einführung einer Lösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle, finden Sie im zweiten Teil dieser Beitragsreihe: Exemplarischer Anbietervergleich zur elektronischen Führerscheinkontrolle

  1. Identifizierung möglicher Anbieter (Longlist- / Shortlist-Kandidaten)

Zunächst wird die sogenannte Longlist mit allen potenziell in Frage kommenden Unternehmen / Anbietern erstellt. Diese Longlist ergibt sich aus der Betrachtung des gesamten Markts von Anbietern für die gesuchte Lösung. Aus dieser Liste heraus wird anhand zuvor definierter Kernanforderungen weiter selektiert und die spätere Shortlist erstellt.

Eine Möglichkeit der Selektierung ist beispielsweise das Produktportfolio des Anbieters. Wird nur eine einzige Lösung angeboten, kann dies ein Kriterium sein, dass der Anbieter es nicht auf die Shortlist schafft. Sind weitere Produkte im Portfolio des Anbieters, die langfristig auch für das eigene Unternehmen interessant sein könnten, kann dies ein Faktor sein, der den Sprung auf die Shortlist ermöglicht.

Die Kandidaten der Shortlist erfüllen die zuvor definierten Kernanforderungen am besten. Die Anbieter, die es auf die Shortlist geschafft haben, sind in der engeren Auswahl und werden für die weiteren Schritte berücksichtigt.

  1. Produktvorstellung durch den Anbieter

Im nächsten Schritt werden Informationen der einzelnen Anbieter eingeholt. Dies kann in Form von schriftlichen Angeboten aber auch durch Produktpräsentationen online oder vor Ort erfolgen. Die Präsentation ist dabei immer von der gesuchten Produktlösung abhängig und richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens. Im Idealfall geht der Anbieter auf die Herausforderungen des Unternehmens ein und stellt vor, wie diese mit seinem Produkt gemeistert werden können.

Eine weitere Möglichkeit, die in dieser Phase in Betracht gezogen werden sollte, ist das Testen der vorgestellten Lösungen. Besteht die Möglichkeit, sich selbst einen Überblick über die angebotenen Leistungen zu verschaffen, kann dies die spätere Entscheidung für eine Lösung vereinfachen. Denn Kriterien wie Handling und Komfort können durch einen Produkttest deutlich besser bewertet werden. Werden Apps angeboten, lohnt sich zudem ein Blick auf die App Store Bewertungen. So lässt sich bereits ohne einen eigenen Test einschätzen, wie die Qualität der Anwendung ist.

Tipp: In dieser Phase kann auch der äußere Gesamteindruck eine Rolle spielen. Wie stellt der Anbieter das jeweilige Produkt vor? Wie ist die Website des Anbieters aufgebaut? Finden Sie alle relevanten Informationen oder müssen Sie lange suchen? Werden darüber hinaus Produkttests angeboten? Die LapID Produkte können Sie beispielsweise ganz einfach testen, fragen Sie hier Ihr kostenfreies Testpaket an.

 

  1. Evaluation der vorgestellten Lösungen

Im nun folgenden Schritt werden die vorgestellten Produkte der einzelnen Anbieter anhand der zuvor definierten Kriterien miteinander verglichen. Hierbei werden insbesondere die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösungen betrachtet. Auch das Budget spielt hier eine Rolle.

  1. Definition von Handlungsempfehlungen

Je nachdem welche Beteiligten in den Entscheidungsprozess mit eingebunden sind, werden Handlungsempfehlungen definiert. Basierend auf diesen Empfehlungen entsteht die finale Entscheidung für oder gegen einen Anbieter.

  1. Finale Entscheidung

Basierend auf den vorgestellten Lösungen wird die finale Entscheidung getroffen. Die Wahl fällt auf die Lösung, die die Anforderungskriterien am besten erfüllt und mit der sich die Projektziele am besten erreichen lassen. Im Anschluss an die finale Entscheidung folgen der Vertragsabschluss und die Implementierung des eingekauften Produkts im eigenen Unternehmensumfeld.

Instrumente zum Anbietervergleich

Für den Anbietervergleich / Angebotsvergleich gibt es verschiedene Instrumente und Methoden, die herangezogen werden können. Diese unterscheiden sich je nach Produkt und Dienstleistung. Folgende Methoden gibt es:

  • Einstandspreisvergleich
  • Partieller Preisvergleich
  • Scoring-Verfahren (Nutzwertanalyse)

Geht es um einen reinen Vergleich von Kosten, bieten sich Einstandspreisvergleiche und der partielle Preisvergleich an. Sind aber neben quantitativen Kriterien auch qualitative Kriterien entscheidend, wird häufig die Nutzwertanalyse zur Beurteilung herangezogen. Bei dieser handelt es sich um ein vielseitig einsetzbares Instrument, das bei der Entscheidungsfindung unterstützen kann. Die Nutzwertanalyse gibt Auskunft darüber, wie sich die gegenübergestellten Alternativen dazu eignen, die Bedürfnisse des Anspruchsstellers zu befriedigen.

Mögliche Bewertungskriterien (allgemein)

Bei der Auswahl der Kriterien ist generell zwischen quantitativen und qualitativen Kriterien zu unterscheiden. Nachfolgend eine Übersicht über mögliche Bewertungskriterien im Allgemeinen:

Quantitative Kriterien

· Preis

· Transportkosten wie Fracht, Zölle usw.

· Rabatte (Skonto, Mengenrabatte, Staffelpreise, Kombinationsrabatte etc.)

· Zahlungsfristen

· Verhandlungsmöglichkeiten bei Preisen und Bezugskonditionen

· Sonderangebote, Goodies, zusätzliche kostenfreie Features

 

Qualitative Kriterien

· Qualität der Leistung

· Einhaltung von Lieferterminen

· Nähe zum Standort

· Umweltfreundlichkeit

· Nachhaltigkeit

· Service & Beratung

· Know-how

· Freundlichkeit

· Unique Selling Points (USPs)

Sollen nun beide Kriterien-Blöcke zur Bewertung herangezogen werden, bietet sich die Durchführung einer Nutzwertanalyse an.

Nutzwertanalyse: Schritt für Schritt

Zu Beginn der Nutzwertanalyse werden alle Kriterien, die für den späteren Vergleich herangezogen werden, untereinander aufgelistet. Im Anschluss daran wird definiert, welches Kriterium mit welcher Gewichtung in die spätere Gesamtbewertung eingeht. Die einzelnen Gewichtungen sollten in Summe den Wert 100 ergeben. Hierbei handelt es sich um eine prozentuale Verteilung.

Nun wird eine Skala definiert, mit der die Bewertung des jeweiligen Kriteriums vorgenommen wird. In der Regel erfolgt dies mithilfe einer Punkte-Skala. Denkbar ist beispielsweise folgende Skala:

Erfüllung des Kriteriums

Zielerfüllungsfaktor

nicht erfüllt

0

teilweise erfüllt

1

erfüllt

3

 

Auch eine andere Skala ist möglich. Sind detailliertere Differenzierungen erforderlich, ist eine ausführlichere Bewertungsskala sinnvoll. Je nach Wichtigkeit des Kriteriums können auch Minuspunkte vergeben werden. Ist beispielsweise das Thema Datenschutz besonders wichtig und ein K.-o.-Kriterium, wenn es nicht erfüllt wird, kann hier in der Skala auch ein Punktabzug erfolgen.

Nach der Definition der Gewichtung und der Skala werden die einzelnen Kriterien für jeden Anbieter bzw. für jedes Angebot bewertet. Hierfür wird neben jedem Kriterium der Punktwert der Skala notiert. Im Anschluss daran werden die vergebenen Punkte mit der vorgegebenen Gewichtung multipliziert. Die Summe aller Punkte ergibt den Gesamtnutzwert der bewerteten Variante. Die Variante mit der größten Punktzahl bietet demnach den größten Nutzwert und ist theoretisch die Variante, die bevorzugt werden sollte.

Bei der Nutzwertanalyse ist allerdings Vorsicht geboten, denn die Bewertung kann durch subjektive Einschätzungen beeinflusst werden. Hat der Bewertende bereits eine Meinung zu einer Variante, kann diese Meinung die Bewertung positiv oder negativ beeinflussen. Objektivität ist bei der Bewertung daher besonders wichtig, um am Ende valide Ergebnisse zu erzielen.


Stefanie Effer

Stefanie Effer


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