Prozesskostenvergleich: Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung & Fahrzeugprüfung

Auch im Fuhrparkmanagement gibt es Prozesse, bei denen sich ein genauerer Blick auf die Kosten lohnt. In unserem aktuellen Vergleich: Die Prozesskosten der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und UVV-Fahrzeugprüfung. Hier erfahren Sie, wie LapID Sie bei der Optimierung der Prozesskosten unterstützen kann.

Inhaltsverzeichnis:

• Prozesskosten der Führerscheinkontrolle
• Prozesskosten der Fahrerunterweisung
• Prozesskosten der Fahrzeugprüfung
• Wie digitale Prozesse dazu beitragen, die Prozesskosten im Unternehmen zu senken

Auf einen Blick:

Manuelle Prozesse nehmen Zeit in Anspruch, binden Ressourcen und verursachen Kosten. Bei der Überlassung von Dienstwagen sind verschiedene Prozesse im Fuhrparkmanagement umzusetzen, die Prozesskosten der einzelnen Themen im Überblick:

Manuelle Führerscheinkontrolle: Bei der manuellen Führerscheinkontrolle, beispielsweise mit Excellisten oder Outlook-Terminerinnerungen fallen im Fuhrparkmanagement je Fahrer und Kontrolle 17 Minuten Aufwand an. Auch für den Fahrer ist die manuelle Kontrolle ein Zeitfresser. Durch die verpflichtende Anwesenheit vor Ort entstehen mindestens 10 Minuten Aufwand auf dieser Seite. Elektronische Lösungen sind dabei deutlich effizienter - im Fuhrparkmanagement entfallen die Aufwände vollständig und auch für den Fahrer wird die Kontrolle durch digitale Kontrollmöglichkeiten um ein vielfaches schneller und einfacher. 

Unterweisungen in Form von Präsenzveranstaltungen: Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Unterweisungen im Fuhrpark fallen Aufwände von bis zu 15 Stunden (oder mehr) an. Auch die Fahrer sind für die Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung für mindestens eine Stunde eingeplant und können in dieser Zeit keinen anderen Tätigkeiten nachkommen - An- und Abfahrt nicht mit berücksichtigt. Digitale Unterweisungen in Form von E-Learnings reduzieren die Aufwände im Fuhrparkmanagement auf ein Minimum und auch die Durchführung der Unterweisung für den Fahrer wird deutlich schneller. 

Analoges Termin- und Dokumentenmanagement von UVV-Prüfungen: Die Organisation von UVV-Terminen, die anschließende Erfassung von Prüfberichten und die erneute Anlage eines Termins können im Fuhrparkmanagement bis zu 20 Minuten Zeit blockieren. Kümmert sich das Fuhrparkmanagement auch noch um die Übergabe des Fahrzeugs an den Prüfdienstleister kann der Aufwand weiter steigen. bringt der Fahrer das Fahrzeug selbst in die Werkstatt sind die Aufwände auf seiner Seite zu finden. Eine digitale Lösung zum Termin- und Dokumentenmanagement spart im Fuhrparkmanagement Zeit, denn es müssen lediglich die eingegangenen Prüfberichte gesichtet und bestätigt werden. Auch für den Fahrer ist die Einreichung eines Prüfberichts mit digitalen Lösungen deutlich einfacher. 

*Berechnung der Prozesskosten unter Annahme von Idealbedingungen.

Prozesskosten der Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark kann sowohl manuell als auch elektronisch durchgeführt werden. Zu Beginn setzen viele Unternehmen auf manuelle Prozesse, weshalb diese auch im Mittelpunkt der Prozessbetrachtung stehen.

Diese Schritte fallen bei der Führerscheinkontrolle an: 

Bei der Führerscheinkontrolle sind folgende Aktivitäten voneinander abzugrenzen:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement
• Terminvereinbarung
• Sichtkontrolle & Kopie des Führerscheins
• Schriftliche Dokumentation und Ablage
• Aufgaben: Fahrer
• Terminvereinbarung
• Sichtkontrolle & Kopie

Als Kostentreiber ist bei der Führerscheinkontrolle die Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine anzusehen. Mit steigender Anzahl der Fahrer steigt auch der Aufwand für die Bearbeitung der Führerscheinkontrolle. Dabei handelt es sich bei den Aktivitäten und Tätigkeiten um variable Positionen.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden können für die manuelle Führerscheinkontrolle pro Prüfung folgende Aufwände festgelegt werden: 

Abbildung: Prozesskosten manuelle Führerscheinkontrolle (eigene Darstellung)

Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 17 Minuten pro Führerscheinkontrolle für das Fuhrparkmanagement und zehn Minuten für den Fahrer selbst. Bei den Fahreraufwänden nicht mit einberechnet sind mögliche Anfahrtswege zum Fuhrparkmanagement, wenn der Fahrer bspw. nicht regelmäßig am Standort ist sowie mögliche Umsatzeinbußen durch gebundene Ressourcen auf Fahrerseite.

Einen detaillierten Prozesskostenvergleich zwischen manueller und elektronischer Führerscheinkontrolle haben wir im Beitrag „Kosten der Führerscheinkontrolle: Warum elektronische Lösungen günstiger als manuelle Kontrollen sind“ aufgestellt.

Prozesskosten der Fahrerunterweisung

Egal ob kleiner oder großer Fuhrpark, Unterweisungen müssen für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf ein Dienstfahrzeug hat, durchgeführt werden. Diese können in Präsenz- oder in Form einer E-Learning-Unterweisung durchgeführt werden. Um die Prozesskosten zu ermitteln, werfen wir einen Blick auf die Prozesse einer Präsenzveranstaltung.

Diese Schritte fallen bei der Fahrerunterweisung an: 

Bei der Fahrerunterweisung bzw. generell bei Unterweisungen im Fuhrpark und Unternehmen verhält es sich ähnlich wie bei der Führerscheinkontrolle. Die Aktivitäten des Prozesses sind jedoch weitaus komplexer:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement*
• Terminorganisation (Ort, Dauer, Ausstattung, Moderator etc.)
• Erstellung Teilnehmerliste und Einladungsversand
• Vorbereitung auf Basis aktueller Gesetzesgrundlagen
• Durchführung der Unterweisung vor Ort
• Dokumentation, Archivierung und Auswahl eines neuen Termins
• Aufgaben: Fahrer*
• Terminvereinbarung
• Durchführung der Unterweisung
• Dokumentation

*Dies betrifft ebenso andere Verantwortungsbereiche, in denen Unterweisungen z. B. zum allgemeinen Arbeitsschutz durchgeführt werden müssen. Beispielhaft wird hier der Anwendungsfall "Fuhrparkmanagement" genutzt.  

Die Anzahl der zu unterweisenden Fahrer stellt den Kostentreiber bei der Fahrerunterweisung dar. Mit steigender Anzahl der Fahrer steigt auch der Aufwand für die Organisation und Durchführung der Unterweisung, da die Aktivitäten und Tätigkeiten von dieser abhängig sind.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden können für die Fahrerunterweisung als Präsenzveranstaltung pro Unterweisungstermin folgende Aufwände festgelegt werden:

Abbildung: Prozesskosten Präsenzunterweisung (eigene Darstellung)

Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 15 Stunden pro Unterweisungstermin für das Fuhrparkmanagement und über eine Stunde für den Fahrer. Nicht eingerechnet sind auch hier mögliche Anfahrtswege zum Standort durch den Fahrer und zusätzlich auf Seiten des Fuhrparkmanagements die erstmalige Vorbereitung der Schulungsunterlagen. Sind diese erstmalig zu erstellen, kann der Aufwand deutlich höher ausfallen als die einberechneten acht Stunden. Ebenfalls nicht berücksichtigt sind mögliche Ausweichtermine, die aufgrund der Größe der Schulungsgruppen, Krankheit oder sonstigen Umständen anfallen können.

Einen detaillierten Prozesskostenvergleich zwischen Präsenzveranstaltung und E-Learning-Unterweisung haben wir im Beitrag „Die Kosten von Präsenzveranstaltungen und E-Learnings im Vergleich“ aufgestellt.

Prozesskosten der Fahrzeugprüfung

Da die UVV-Prüfung nicht digital stattfinden kann, geht es bei den Prozesskosten zur Fahrzeugprüfung hauptsächlich um die Organisation und Dokumentation. Hier ist ebenfalls zu unterscheiden zwischen manuellen und digitalen Prozessen. Die Prozesskosten werden basierend auf der manuellen Terminorganisation und Dokumentation ermittelt.

Diese Schritte fallen bei der Fahrzeugprüfung an: 

Bei der Fahrzeugprüfung nach UVV handelt es sich in der Regel um einen manuellen Prozess, vom Terminmanagement bis hin zur späteren Archivierung der Prüfberichte. Die Aktivitäten verteilen sich hier wie folgt:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement
• Terminerinnerung an Fahrer
• Nachhalten des UVV-Prüftermins
• Schriftliche Dokumentation und Ablage

• Aufgaben: Fahrer
• Durchführung des UVV-Prüftermins bei zuständigem Servicepartner
• Übermittlung des Prüfberichts an Fuhrparkmanagement

Als Kostentreiber ist bei der Fahrzeugprüfung ebenso wie bei der Führerscheinkontrolle oder Unterweisung die Anzahl der Prüfungen anzusehen. Mit steigender Anzahl der UVV-Prüfungen steigt der Aufwand für die Terminerinnerung an den Fahrer und die spätere Dokumentation der Prüfberichte.

Basierend auf Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden können für die Fahrzeugprüfung folgende Aufwände festgelegt werden:

Abbildung: Prozesskosten analoges Dokumentenmanagement UVV-Prüfung (eigene Darstellung)

Der Aufwand im Fuhrparkmanagement beläuft sich bei der UVV-Prüfung auf 20 Minuten pro Prüfung zzgl. Der Prüfung selbst. Der Aufwand für den Fahrer ist an dieser Stelle deutlich höher, da er für die Dauer der UVV-Prüfung ggf. Wartezeiten in Kauf nehmen muss. Diese Aufwände können durch die Bereitstellung von Poolfahrzeugen reduziert werden. Abweichungen und andere Konstellationen, wie oben beschrieben, werden hier nicht weiter berücksichtigt.

Wie digitale Prozesse dazu beitragen, die Prozesskosten im Unternehmen zu senken

Wie man sieht, sind manuelle Prozesse mit hohen Aufwänden verbunden. Einfacher und effizienter geht es mit digitalen Lösungen. LapID unterstützt Sie im Fuhrparkmanagement mit digitalen Prozessen für die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und UVV-Fahrzeugprüfung.

Die LapID Lösungen im Überblick:

Elektronische Lösungen können dazu beitragen, Prozesse im Fuhrparkmanagement effizient zu gestalten und langfristig Kosten zu reduzieren. So bleibt Fuhrparkverantwortlichen mehr Zeit für weitere wichtige Dinge.