Prozesskostenrechnung im Fuhrparkmanagement

Bei der Prozesskostenrechnung handelt es sich um ein Kostenrechnungssystem aus der Betriebswirtschaftslehre. Dieses ist auch auf Prozesse im Fuhrparkmanagement anzuwenden. Wir betrachten die Prozesskostenrechnung allgemein, deren Ablauf und geben Beispiele für die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung im Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis:

Prozesskosten: Definition

Prozesskosten sind alle Kosten, die mit betrieblichen Abläufen im Unternehmen verbunden sind. Sie zählen in der Gewinn- und Verlustrechnung zu den sonstigen betrieblichen Aufwendungen und bilden die Grundlage für die Prozesskostenrechnung.

Prozesskostenrechnung

Im Bereich des Rechnungswesens wird zwischen verschiedenen Kostenrechnungen unterschieden. Die Kostenrechnung hat dabei zum Ziel, Informationen über Kosten und Erlöse zu liefern und dient darüber hinaus der Planung und Kontrolle.

Entstanden ist die Prozesskostenrechnung (auch Activity-Based-Costing genannt) Anfang der 1970er Jahre in den USA. In Deutschland wird sie seit den 1980er Jahren angewendet.

Die Prozesskostenrechnung kann bei der Kalkulation eines neuen Produktes genutzt werden, um in den entstehenden Verkaufsprozess eingerechnet zu werden. Darüber hinaus dient die Prozesskostenrechnung aber auch der Bewertung bestehender Prozesse im Unternehmen. Sie dient dabei unter anderem der Planung, Steuerung und Verrechnung von Gemeinkosten. Untersucht werden dabei stets interne Unternehmensprozesse.

Definitionen: Gemeinkosten, Kostenstelle & Kostenträger

Bei Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die im Gegensatz zu Einzelkosten nicht direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können. Die Gemeinkosten werden dabei auf die Kostenstellen verteilt und durch Ermittlung von Zuschlagsätzen auf die Kostenträger verrechnet. Typische Gemeinkosten sind Gehälter der Geschäftsleitung, Hilfslöhne oder kalkulatorische Abschreibungen.

Kostenstellen sind betriebliche Orte, an denen die Kosten entstehen. Dies kann z. B. das Fuhrparkmanagement sein. Bei Kostenträgern handelt es sich unter anderem um hergestellte Güter oder Dienstleistungen eines Unternehmens.


Es wird zwischen Hauptprozessen und Teilprozessen unterschieden. Der Hauptprozess betrifft die gesamte Aktivität, der Teilprozess bezieht sich lediglich auf eine bestimmte Kostenstelle. Bei der Betrachtung der Prozesse sind auch die Kostentreiber zu ermitteln.

Definition: Kostentreiber

Bei einem Kostentreiber handelt es sich um eine Messgröße für die Kostenverursachung. Der Kostentreiber beeinflusst die Kosten eines Prozesses.

Beispiel: Steigt die Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine im Unternehmen, steigt gleichzeitig der Aufwand für die Koordination und Durchführung der Kontrolle; folglich steigen die Prozesskosten.


Die daraus ermittelten Zahlen und Kennziffern werden aufbereitet im internen Controlling verwendet und dienen der Steuerung unternehmerischer Ziele. Zudem bilden sie die Grundlage zur Ableitung von Strategien.

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Anwendung der Prozesskosten

Die Prozesskostenrechnung findet immer dann Anwendung, wenn Prozessen im Betriebsablauf Kosten zugewiesen werden sollen. Bei den Kosten gilt das Verursacherprinzip, nach dem alle Kosten, die bei einem Prozess anfallen, berücksichtigt werden.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen

  • leistungsmengeninduzierten Prozesskosten und
  • leistungsmengenneutralen Prozesskosten.

Bei leistungsmengeninduzierten Prozesskosten handelt es sich um Kosten, die sich proportional zur Menge der Kostentreiber verhalten. Diese können daher auch als bezugsgrößenabhängige Prozesskosten bezeichnet werden.

Beispiel: In der Kostenstelle Einkauf werden Rechnungen geprüft. Die Kosten des Prozesses "Rechnungen prüfen" hängen von der Anzahl der zu prüfenden Rechnungen ab. Damit sind es leistungsmengeninduzierte Kosten.


Leistungsmengenneutrale Prozesskosten sind Kosten, die sich im Gegensatz zu leistungsmengeninduzierten Kosten völlig unabhängig von den Kostentreibern verhalten. Diese können auch als bezugsgrößenunabhängige Prozesskosten bezeichnet werden.

Beispiel: Anders sieht dies bei den Kosten aus, die der Leiter der Kostenstelle Einkauf verursacht. Diese Kosten hängen nicht von der Anzahl der zu prüfenden Rechnungen ab - sie sind also leistungsmengenneutral.


Durch die Prozesskostenrechnung besteht nun die Möglichkeit, Gemeinkosten der tatsächlichen Inanspruchnahme zuzuordnen. Ohne diese Zuordnung erfolgt die Berechnung der Gemeinkosten meist nur durch frei gewählte Zuschlagsätze. Zur Anwendung der Prozesskostenrechnung im Unternehmen ist eine detaillierte Aufstellung der Unternehmensprozesse notwendig.

Ermittlung der Prozesskosten

Zur Ermittlung der Prozesskosten sind verschiedene Schritte notwendig. Diese Schritte können wie folgt definiert sein:

  1. Abgrenzung der einzelnen Aktivitäten und unterschiedlichen Bereiche
  2. Aufstellung von Hypothesen über Hauptprozesse und deren Kostentreiber
  3. Zusammenfassen der Tätigkeiten mit gleichem Ergebnis zu Teilprozessen
  4. Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten für Teilprozesse
  5. Festlegung der Teilprozesskosten und Zuordnung der Kosten zu Teilprozessen
  6. Zusammenfassung zu Gesamtprozesskosten
  7. Zuordnung der Kostentreiber zu Kostenstellen

Betrachten wir nun zwei Beispiele aus dem Fuhrparkmanagement: die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung. Die Kosten werden für die Prozesse der manuellen Führerscheinkontrolle und der Fahrerunterweisung als Präsenzveranstaltung ermittelt.

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Beispiel Führerscheinkontrolle & Fahrerunterweisung

Bei der Führerscheinkontrolle sind folgende Aktivitäten voneinander abzugrenzen:

  • Fuhrparkmanagementaufgaben
    • Terminvereinbarung
    • Sichtkontrolle & Kopie des Führerscheins
    • Schriftliche Dokumentation und Ablage
  • Fahreraufgaben
    • Terminvereinbarung
    • Sichtkontrolle & Kopie

Als Kostentreiber ist bei der Führerscheinkontrolle die Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine anzusehen. Mit steigender Anzahl der Führerscheinkontrollen steigt auch der Aufwand für deren Bearbeitung, da es sich bei den Aktivitäten und Tätigkeiten um variable Positionen handelt.

Basierend auf Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden können für die manuelle Führerscheinkontrolle pro Kontrolle folgende Aufwände festgelegt werden:

Fuhrparkmanagementaufgaben

Terminvereinbarung 5 Minuten
Sichtkontrolle & Kopie des Führerscheins 7 Minuten
Schriftliche Dokumentation und Ablage 5 Minuten


Fahreraufgaben

Terminvereinbarung 5 Minuten
Sichtkontrolle & Kopie 5 Minuten


Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 17 Minuten pro Führerscheinkontrolle für das Fuhrparkmanagement und zehn Minuten für den Fahrer selbst. Bei den Fahreraufwänden nicht mit einberechnet sind mögliche Anfahrtswege zum Fuhrparkmanagement, wenn der Fahrer beispielsweise nicht regelmäßig am Standort ist.

Zur Betrachtung der genauen Prozesskosten wird nun der individuelle Stundensatz der zuständigen Personen im Fuhrparkmanagement und der Fahrer herangezogen. Der ermittelte Kostensatz ergibt dann die Kosten pro Kontrolle. Diese müssen nun in Relation zum Kostentreiber gesetzt werden, der Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine.

Grafik_Prozesszeiten_Führerscheinkontrolle_LapID

Quelle: Eigene Darstellung

Bei der Fahrerunterweisung verhält es sich ähnlich. Die Aktivitäten des Prozesses sind jedoch weitaus komplexer:

  • Fuhrparkmanagementaufgaben
    • Terminorganisation (Ort, Dauer, Ausstattung, Moderator etc.)
    • Erstellung Teilnehmerliste und Einladungsversand
    • Vorbereitung auf Basis aktueller Gesetzesgrundlagen
    • Durchführung der Unterweisung vor Ort
    • Dokumentation, Archivierung und Auswahl eines neuen Termins
  • Fahreraufgaben
    • Terminvereinbarung
    • Durchführung der Unterweisung
    • Dokumentation

Die Anzahl der zu unterweisenden Fahrer stellt den Kostentreiber bei der Fahrerunterweisung dar. Mit steigender Anzahl der Fahrer steigt auch der Aufwand für die Organisation und Durchführung der Unterweisung, da die Aktivitäten und Tätigkeiten von dieser Anzahl abhängig sind.

Basierend auf Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden können für die Fahrerunterweisung als Präsenzveranstaltung pro Unterweisungstermin folgende Aufwände festgelegt werden:

Fuhrparkmanagementaufgaben

Terminorganisation (Ort, Dauer, Ausstattung, Moderator etc.) 8 Stunden
Erstellung Teilnehmerliste und Einladungsversand eine Stunde
Vorbereitung auf Basis aktueller Gesetzesgrundlagen 8 Stunden
Durchführung der Unterweisung vor Ort eine Stunde
Dokumentation, Archivierung und Auswahl eines neuen Termins 4 Stunden


Fahreraufgaben

Terminvereinbarung 5 Minuten
Durchführung der Unterweisung eine Stunde
Dokumentation eine Minute


Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 22 Stunden pro Unterweisungstermin für das Fuhrparkmanagement und über eine Stunde für den Fahrer. Nicht eingerechnet sich auch hier mögliche Anfahrtswege zum Standort durch den Fahrer und zusätzlich auf Seiten des Fuhrparkmanagements die erstmalige Vorbereitung der Schulungsunterlagen. Sind diese erstmalig zu erstellen, kann der Aufwand deutlich höher ausfallen als die einberechneten acht Stunden. Ebenfalls nicht berücksichtigt sind mögliche Ausweichtermine, die aufgrund der Größe der Schulungsgruppen, Krankheit oder sonstigen Umständen anfallen können.

Zur Betrachtung der genauen Prozesskosten wird wieder der individuelle Stundensatz der zuständigen Personen im Fuhrparkmanagement und der Fahrer herangezogen. Der ermittelte Kostensatz entspricht dann den Kosten pro Unterweisungstermin. Zu berücksichtigen ist, dass die Kosten auf Seiten des Fuhrparkmanagements in Summe unabhängig von der Anzahl der Fahrer sind.

Grafik_Prozesszeiten_Fahrerunterweisung_LapID

Quelle: Eigene Darstellung

Fazit

Auch im Fuhrparkmanagement ergibt es Sinn, sich die Prozesskosten einzelner Teilprozesse genauer anzuschauen. Diese Betrachtung kann anschließend die Grundlage für weitere strategische Entscheidungen, wie z. B. die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle oder der Nutzung eines E-Learning-Systems für die Fahrerunterweisung, sein.

Elektronische Lösungen können dazu beitragen, Prozesse im Fuhrparkmanagement effizient zu gestalten und langfristig Kosten zu reduzieren. So bleibt Fuhrparkverantwortlichen mehr Zeit für weitere wichtige Dinge.

 

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