So viel Zeit sparen Sie mit einem digitalen Management zur UVV-Prüfung

Im Fuhrparkmanagement gibt es verschiedene Abläufe, bei denen sich ein genauerer Blick auf die Prozesskosten lohnt. Ein Bereich ist die Durchführung und das Management der UVV-Prüfung für dienstlich genutzte Fahrzeuge. Hier erfahren Sie, wie LapID Sie bei der Optimierung der Prozesskosten unterstützen kann und wie viel Zeit Sie mit digitalen Lösungen einsparen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Prozesskosten der Fahrzeugprüfung
• So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit einem digitalen Termin- und Dokumentenmanagement
• Kostenvergleich: Automatisierte vs. Manuelle Verwaltung von UVV-Prüfberichten
• Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten
• Die wichtigsten Argumente, für den Einsatz eines digitalen Termin- und Dokumentenmanagements

Prozesskosten der Fahrzeugprüfung

Da die UVV-Prüfung nicht digital stattfinden kann, geht es bei den Prozesskosten zur Fahrzeugprüfung hauptsächlich um die Organisation und Dokumentation der Prüftermine und Prüfberichte. Dies kann sowohl analog z.B. mithilfe von Terminlisten und physischen Fahrzeugakten erfolgen als auch digital über ein Terminmanagement mit digitaler Fahrzeugakte.

Diese Prozessschritte fallen bei der Fahrzeugprüfung im Fuhrpark an: 

Bei der manuellen Organisation und Verwaltung der Fahrzeugprüfung nach UVV verteilen sich die Aktivitäten wie folgt:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement
• Terminierung und Organisation des UVV-Prüftermins
• Erinnerung an die anstehende Prüfung an den Fahrer
• ggf. Übergabe des Fahrzeugs und Bereitstellung eines Ersatzwagens für den Fahrer
• Kontrolle, ob Prüftermine eingehalten und durchgeführt wurden
• Prüfen des eingereichten UVV-Prüfberichts
• Schriftliche Dokumentation und Ablage
• Erstellung eines neuen UVV-Termins

• Aufgaben: Fahrer
• Ggf. Übergabe des Fahrzeugs an den Servicepartner zur Durchführung der UVV-Prüfung
• Ggf. Wartezeit / Überbrückung für die Dauer der UVV-Prüfung mit einem Ersatzwagen
• Übermittlung des Prüfberichts an das Fuhrparkmanagement

Als Kostentreiber ist bei der Fahrzeugprüfung die Menge der Prüfungen anzusehen. Mit wachsender Anzahl der Fahrzeuge und somit der UVV-Prüfungen steigt auch der Aufwand für die Terminerinnerung an den Fahrer und die spätere Dokumentation der Prüfberichte.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden ergeben sich für das Management der Fahrzeugprüfung als analoger Prozess folgende Zeiten:

Abbildung: Prozesskosten analoges Dokumentenmanagement UVV-Prüfung (eigene Darstellung)

Der Aufwand im Fuhrparkmanagement beläuft sich bei der UVV-Prüfung auf 20 Minuten pro Prüfung zzgl. der Prüfung selbst. Kümmert sich das Fuhrparkmanagement um die Übergabe des Fahrzeugs an den Prüfdienstleister kann der Aufwand weiter steigen.

Der Aufwand für den Fahrer ist auf den ersten Blick mit 5 Minuten geringer. Bringt der Fahrer das Fahrzeug allerdings selbst in die Werkstatt kommen Anfahrtszeiten hinzu. Ebenso sind Wartezeiten möglich, wenn der Fahrer z. B. für die Dauer der UVV-Fahrzeugprüfung in der Werkstatt auf das Fahrzeug wartet. Dieser Aufwand kann durch die Bereitstellung von Poolfahrzeugen reduziert werden.

Eine digitale Lösung zum Termin- und Dokumentenmanagement spart im Fuhrparkmanagement Zeit, denn es müssen lediglich die eingegangenen Prüfberichte gesichtet und bestätigt werden. Auch für den Fahrer ist die Einreichung eines Prüfberichts mit digitalen Lösungen deutlich einfacher. 

So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit einem digitalen Termin- und Dokumentenmanagement

Im Fuhrparkmanagement können mit einem digitalen Management zur UVV-Fahrzeugprüfung bis zu 92% der Aufwände reduziert werden. Aber auch auf Seiten der Fahrer kann der Aufwand für die Organisation rund um die Fahrzeugprüfung um bis zu 80% reduziert werden:

Kostenvergleich: Automatisierte vs. manuelle Verwaltung von UVV-Prüfungen

Wie verhält es sich nun mit den genauen Kosten der manuellen und automatisierten Verwaltung von UVV-Prüfungen? In unserem detaillierten Kostenvergleich haben wir am Beispiel der „Meyer Maschinenbau GmbH“ (ein fiktives Unternehmen mit 120 Fahrzeugen) die Kosten der manuellen Verwaltung mit einer automatisierten Lösung verglichen: „Kosten der UVV-Prüfung: manuelle vs. digitale Verwaltung“

Tipp: Setzt die Meyer Maschinenbau GmbH weiterhin auf manuelle Prozesse, liegen die Opportunitätskosten, also die Kosten für entgangenen Nutzen, bei 120 Fahrzeugen bei rund 1.800 Euro pro Jahr.

Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten

Geht es um die Optimierung von Prozessen im Rahmen der UVV-Prüfung, steht schnell die Einführung einer digitale Dokumentation statt der physischen im Raum. In unserem Beitrag haben wir uns mit diesem Thema genauer befasst und beleuchten die wichtigsten Vor- und Nachteile: „Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten“

Am einfachsten gelingt die digitale Dokumentation von Prüfberichten mit einer digitalen Fahrzeugverwaltung inkl. digitaler Fahrzeugakte. Hierbei werden alle Fahrzeuge des Fuhrparks in einem System digital erfasst. Den Fahrzeugen können verantwortliche Fahrer zugeordnet werden und in der digitalen Fahrzeugakte können Dokumente, wie UVV-Prüfberichte, rechtssicher archiviert werden.  

Diese Systeme vereinfachen gleichzeitig auch das Aufgaben- und Terminmanagement. So behalten Fuhrparkverantwortliche jederzeit den Überblick über anstehende Termine, wie bspw. die nächste UVV-Prüfung, für ihre Fahrzeuge.  

Die wichtigsten Argumente für den Einsatz eines digitalen Termin- und Dokumentenmanagements

Digital, übersichtlich, sicher dokumentiert: Das sind nur drei der Aspekte, die für ein digitales Termin- und Dokumentenmanagement für die Fahrzeugprüfung sprechen. Geht es um die Entscheidung, ob ein System mit digitaler Fahrzeugakte im Unternehmen eingesetzt werden soll, sind verschiedene Stakeholder zu berücksichtigen. Jeder hat unterschiedliche Sichtweisen und Anforderungen, auf die man eingehen muss.