Lohnt sich ein digitales Termin- und Dokumentenmanagement zur UVV-Prüfung? Wir vergleichen die digitale Methode mit den manuellen Prozessen und der physischen Archivierung. Das Ergebnis unserer Beispielrechnung zeigt deutlich: Die digitalen Lösungen sind kostengünstiger und reduzieren gleichzeitig den Aufwand. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Inhaltsverzeichnis:
- Das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
- Das digitale Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
- Fazit
Ausgangssituation „Beispielfirma Meyer Maschinenbau GmbH“
Das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
So läuft das manuelle Termin- und Dokumentenmanagement von UVV-Prüfungen bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ bisher ab:
- Frau Meyer hat alle Fahrzeuge der Standorte A und B in einer Excel-Liste erfasst und hält in dieser Tabelle die anstehenden UVV-Prüfungen nach.
- Fahrzeuge, die Standort B zugeordnet sind, werden durch Frau Peters betreut.
- Frau Meyer schickt 4 Wochen vor dem anstehenden Prüftermin eine Erinnerung an den Fahrer des Fahrzeugs, mit der Aufforderung, einen Termin in der Werkstatt für die UVV-Prüfung zu vereinbaren.
- Frau Peters erinnert die Fahrer von Standort B ebenso an die anstehenden UVV-Prüfungen.
- Die Fahrer bestätigen dem Fuhrparkmanagementden vereinbarten Prüftermin.
- Nun erstellen die beiden Frauen einen Wiedervorlagetermin für einen Tag nach der UVV-Prüfung.
- Ist der Prüfbericht durch den Fahrer nach der UVV-Prüfung noch nicht eingereicht worden, fassen Frau Meyer und Frau Peters die Berichte manuell nach.
- Nach Erhalt des Prüfberichts durch den Fahrer sichten beide die Prüfberichte und erfassen mögliche Mängel in der Excel-Liste.
- Frau Peters sammelt die Prüfberichte ihrer Fahrzeuge und bringt diese einmal im Quartal an Standort A zur Archivierung. Hier werden sieden Fahrzeugakten zugeordnet.
- Frau Meyer archiviert die Prüfberichte direkt in den Fahrzeugakten.
- Beide tragen in der Excel-Liste den Folgetermin für die nächste UVV-Prüfung ein.
11 Schritte bis zur vollständig durchgeführten und dokumentierten UVV-Prüfung – ein effizienter Prozess sieht anders aus.
Kosten der manuellen Prozesse
Die Berechnung erfolgt mit den durchschnittlichen Arbeitskosten je geleisteter Stunde in Deutschland. Der Wert liegt für das Jahr 2022 bei 39,50 € (mehr Informationen).
Für die Fahrer, Frau Meyer und Frau Peters ergeben sich folgende Aufwände:
Abb.: Kosten des manuellen Termin- und Dokumentenmanagements (eigene Darstellung)
In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) also 50 Stunden* im Jahr nur mit der Organisation und Dokumentation der UVV-Prüfung beschäftigt. Allein im Fuhrparkmanagement sind das 5 Arbeitstage im Jahr. Betrachtet man Fahrer und Fuhrparkmanagement sind es sogar 6,25 Tage.
*Zeiten für An- und Abfahrt sowie die eigentliche UVV-Prüfung sindhier noch nicht berücksichtigt.
Die Personalkosten für die Organisation und Dokumentation der UVV-Prüfung liegen bei 1.975 € je Jahr.
Das digitale Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen
Mit der Umstellung auf ein digitales System wie das von LapID profitieren Frau Meyer, Frau Peters und die Fahrer von einem schlanken und effizienten Prozess:
So läuft das digitale Termin- und Dokumentenmanagement von UVV-Prüfungen bei der „Meyer Maschinenbau GmbH“ mit LapID ab:
- Frau Meyer und Frau Peters legen die Fahrzeuge einmalig im LapID System an, hinterlegen zu jedem Fahrzeug einen Fahrer und stellen zu jedem den nächsten UVV-Prüftermin ein.
- Das LapID System erinnert die hinterlegten Fahrer automatisch an den anstehenden Prüftermin.
- Nach erfolgreich durchgeführter Prüfung lädt der Fahrer den Prüfbericht einfach über das Smartphone hoch und reicht ihn so im Fuhrparkmanagement ein.
- Nach einer kurzen Prüfung durch das Frau Meyer und Frau Peters wird der Prüfbericht im LapID System erfolgreich dokumentiert.
Frau Meyer und Frau Peters müssen nur noch eingreifen, wenn ein Fahrer der Aufforderung nicht nachkommt.
Kosten der digitalen Prozesse
Für die Fahrer und das Fuhrparkmanagement ergeben sich folgende Aufwände:
Abb.: Kosten des digitalen Termin- und Dokumentenmanagements (eigene Darstellung)
In Summe ist die Meyer Maschinenbau GmbH (Fuhrparkmanagement und Fahrer) bei der automatisierten Terminverwaltung und digitalen Dokumentation mit LapID nur 4 Stunden im Jahr mit der UVV-Prüfung beschäftigt. Ein enormer Zeitgewinn.
Die Personalkosten (für die Verwaltung und Dokumentation) liegen hier bei 156 €.
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Im Vergleich zur analogen Terminverwaltung und physischen Dokumentation können Frau Meyer und Frau Peters mit einer automatisierten Lösung Personalkosten von über 1.800€ einsparen.
Aber nicht nur die Kosten überzeugen – das Fuhrparkmanagement profitiert gleich doppelt, denn es hat durch die automatisierte Lösung auch mehr Zeit für andere wichtige Dinge im Fuhrpark.
Mehr zu den Unterschieden zwischen der physischen und digitalen Dokumentation von Prüfberichten in unserem Beitrag: Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten
Fazit
Lohnt sich ein digitaler Prozess im Vergleich zur analogen Dokumentation und Terminvereinbarung wirklich?
Die Antwort liegt klar auf der Hand: Digitale Lösungen zur Terminverwaltung und Dokumentation sparen nicht nur Zeit, sondern sind langfristig auch kostengünstiger als analoge Prozesse.
Für das Fuhrparkmanagement bietet das digitale Termin- und Dokumentationsmanagement eine Entlastung von 38 Stunden im Jahr. Denn es fallen kaum noch Aufwände an. Hochgerechnet auf 5 Jahre sind das fast 24 Arbeitstage.
