Im Zuge der Digitalisierung hat sich auch das Dokumentenmanagement weiterentwickelt. Gerade im Fuhrparkmanagement werden Prüfberichte aber häufig noch in Papierform bearbeitet. Welche Vorteile die Digitalisierung dieser Dokumente mit sich bringt und ob physische Dokumente die Arbeit erschweren, haben wir zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
- Digitales Dokumentenmanagement bei Prüfberichten
- Auf einen Blick: Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
- Physisches Dokumentenmanagement
- Auf einen Blick: Nachteile des physischen Dokumentenmanagements
Digitales Dokumentenmanagement bei Prüfberichten
Die Fahrzeugprüfung ist in jedem Unternehmen mit einem Fuhrpark gesetzlich vorgeschrieben. Je nach Größe ist der bürokratische Aufwand für den Fuhrparkverantwortlichen jedoch extrem hoch. Neben Verträgen und Prüfberichten kommen hier etliche weitere Dokumente zusammen, die rechtssicher aufbewahrt werden müssen. Eine Lösung, um das Dokumentenmanagement zu vereinfachen, bietet die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID.
Die Vorteile der digitalen Dokumentensicherung liegen hauptsächlich in dem einfachen Zugriff auf die Dokumente und in der Zeitersparnis. Der digitale Speicher ist weder orts- noch zeitgebunden und kann daher Prozesse in der Verarbeitung beschleunigen. Besonders bei Berichten, die als Nachweis dienen, ist in der Regel ein längerer Aufbewahrungszeitraum erforderlich. Mit der digitalen Fahrzeugverwaltung sind die nötigen Unterlagen bei einer Kontrolle immer schnell zur Hand und vollständig abrufbar. Aktenschränke mit Papieren nehmen nicht nur sehr viel Raum in Anspruch, sie verlangsamen diese Prozesse auch. Außerdem ist die Vernichtung von alten Dokumenten ein wiederkehrendes Großprojekt, das sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und Kosten verursacht.
Insbesondere für dezentrale Fuhrparks ergeben sich durch das digitale Dokumentenmanagement wie von LapID, weitere positive Aspekte. Eine analoge Übermittlung des UVV-Prüfberichts ist nicht mehr nötig und das Dokument bleibt im Fahrzeug. Der Fahrer lädt lediglich das Dokument als PDF oder Bild hoch, wo es dann automatisch in der digitalen Fahrzeugakte abgelegt wird. Es müssen keine Umwege in die Routenplanung einkalkuliert werden und der Fahrer spart Zeit. Aber nicht nur der Fahrer wird so entlastet, sondern auch das Fuhrparkmanagement hat wesentlich weniger Aufwand. So muss der Prüfbericht lediglich von dem Fuhrparkleiter überprüft werden. Danach wird er automatisch und manipulationssicher abgespeichert.
LapID unterstützt Sie bei der Organisation, Durchführung und dem Dokumentenmanagement im Fuhrpark. Damit Sie und Ihre Fahrer keinen Prüftermin mehr verpassen, hilf Ihnen das integrierte Aufgaben- und Terminmanagement zusätzlich bei der Planung und Durchführung von Prüfterminen. Wie das funktioniert, können Sie in unserem Beitrag zur digitalen Fahrzeugverwaltung nachlesen.
Sie möchten zusätzliche Informationen zur LapID Fahrzeugprüfung, dann empfehlen wir Ihnen unsere Beiträge zu den Themen “LapID Fahrzeugprüfung” und “Fahrzeugprüfung nach UVV”.
Ein weiterer Aspekt, der zwar im ersten Moment nur eine geringe Rolle spielt, aber Kosten und Ressourcen einspart, ist der Verzicht auf Papier und Druckerequipment. Zusätzliches Plus: Ihr Unternehmen unterstützt automatisch den Umweltschutz.
Auf einen Blick: Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Durch die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements wird die Arbeit aller Beteiligten merklich erleichtert. Zusammengefasst erfüllt die digitale Verarbeitung daher folgende Ansprüche:
- Auch digital rechts- und revisionssicher
- Zeitunabhängig
- Ortsunabhängig
- Weniger Arbeitsaufwand für Fuhrparkmanager und Fahrer
- Immer aktuell, Dokumentenaktualisierung und Vernichtung schneller
- Übersichtlich durch digitale Ordner und Suchfunktion
- Platzsparend
- Umweltschonend und kostengünstig durch Verzicht auf Papier und Druckerequipment
Physisches Dokumentenmanagement
Das physische Dokumentenmanagement ist im Zuge der Digitalisierung keine effektive Methode mehr, um Dokumente für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Gerade, wenn es um Prüfberichte geht, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, kann das schnell unübersichtlich werden.
Ein wichtiger Nachteil bei Prüfberichten in Fuhrparks ist die Zeit, die das Einreichen von Papieren in Anspruch nimmt. Sollte es mehrere Unternehmenssitze geben, kann es auch sein, dass Kopien von Prüfberichten zusätzlich mit der Post verschickt werden müssen. Gerade bei dezentralen oder großen Fuhrparks ist dies nicht nur für die Fahrer zeitlich aufwendig, sondern verursacht für das Unternehmen auch zusätzliche Kosten.
Auf einen Blick: Die Nachteile des physischen Dokumentenmanagements
Allgemein kann das digitale Dokumentenmanagement als Lösung für die Probleme gewertet werden, die das physische Dokumentenmanagement mit sich bringt. Daher überwiegen bei der physischen Verarbeitung die Nachteile.Diese lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Unübersichtlich
- Platzraubend
- Kostenintensiv
- Zeitintensiv
- Verschwendung von Ressourcen
- Ortsgebunden
Die Liste der Vorteile gegenüber des digitalen Dokumentenmanagements ist im Vergleich überschaubar. Von Vorteil ist lediglich, dass die Dokumente im Fall von technischen Problemen, Stromausfall oder Hacker-Angriffen den Mitarbeitern auch ohne Computer zur Verfügung stehen. Allerdings muss auch hier wieder beurteilt werden, ob diese in solchen Extremsituationen überhaupt benötigt werden. Meist ist hier das gesamte Unternehmen betroffen und die Probleme müssen erst gelöst werden, bevor die Mitarbeiter wieder ihrer Arbeit nachgehen können.
Dokumente, die in der Buchhaltung verarbeitet werden und online erstellt bzw. via E-Mail verschickt werden, müssen auch genauso aufbewahrt werden. Das Ausdrucken und Abheften ist nicht ausreichend, sollte es zu einer Kontrolle kommen.
Fazit
Im Vergleich überwiegen die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Gerade bei der Verwaltung von Prüfberichten sind die Zeit- und Kostenersparnis noch einmal besonders hervorzuheben. Die Fahrzeugprüfung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, die mit einer digitalen Organisation ohne großen Aufwand in den Arbeitsalltag von Fuhrparkmanagern und Fahrern integriert werden kann. Dies kann die physische Organisation nicht bieten. Die Defizite, die durch die Verarbeitung und Lagerung von Papierberichten entstehen, sind eine Belastung für den Fuhrparkleiter und Fahrer.
Anbieter wie LapID können Sie bei der Umstellung auf eine digitale Lösung mit Hilfe der Fahrzeugverwaltung unterstützen und Ihnen alltägliche Aufgaben wie das Dokumentenmanagement abnehmen. Darüber hinaus bietet die Fahrzeugverwaltung weitere Features, die Fuhrparkleiter entlasten. Hierunter fallen unter anderem ein automatisiertes Aufgaben- und Terminmanagement, umfassende Reportings zu jedem Fahrzeug sowie allgemeiner Überblick über bestehende Verträge und Versicherungen.
Die Vorteile der digitalen Dokumentenmanagements lassen sich zudem auch auf weitere Dokumente im Unternehmen übertragen.
