Die LapID Service GmbH erweitert ihr Portfolio zu Compliance-Lösungen im Fuhrpark um die digitale Verwaltung der UVV-Fristen zur Fahrzeugprüfung und erleichtert Unternehmen das Nachhalten der Prozesse sowie Dokumente rund um diese Pflicht.
Oktober, 2020. Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung gehören zu den wichtigsten gesetzlichen Pflichten im Fuhrparkmanagement. Mit der jüngst entwickelten Lösung zur Fahrzeugprüfung nach UVV lassen sich nun alle drei Themen im LapID Kundensystem abbilden und verwalten. Doppelte Datenpflege durch unterschiedliche Systeme gehört somit der Vergangenheit an.
Die Fahrzeugprüfung muss regelmäßig, mindestens jedoch einmal im Jahr, durchgeführt werden. Rechtliche Grundlagen dafür bilden das Arbeitsschutzgesetz und die Unfallverhütungsvorschriften. Konkret fordert Paragraf 57 DGUV Vorschrift 70, dass betriebliche Fahrzeuge einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft und die Prüfergebnisse schriftlich sowie lückenlos aufbewahrt werden. Bei einem Arbeitsunfall in Folge einer fehlenden oder unzureichenden Prüfung drohen dem Unternehmen Bußgelder. Zudem kann die Versicherung Leistungen verweigern und das Unternehmen in Regress nehmen.
Mit der digitalen Lösung von LapID zur Verwaltung der UVV-Fristen sowie Prüf- und Mängelberichten behalten Verantwortliche den Überblick rund um ihren Fuhrpark. Die Firmenfahrzeuge werden im LapID System in einer digitalen Fahrzeugakte angelegt und den zuständigen Personen bzw. Fahrern zugewiesen. Sobald die nächste UVV-Prüfung fällig ist, wird die hinterlegte Person automatisch per E-Mail oder SMS an den Ablauf der Frist erinnert. Anschließend organisiert diese einen Termin beim jeweiligen Servicepartner zur Durchführung der Fahrzeugprüfung. Der Prüfbericht wird in der digitalen Fahrzeugakte des LapID Systems archiviert und eine neue Erinnerung zur nächsten UVV-Frist wird automatisch erstellt. Auch nicht erfolgreiche Prüfungen aufgrund von Mängeln können im System hinterlegt und für jedes Fahrzeug separat erfasst werden.
Die Möglichkeit zur digitalen Verwaltung der Fahrzeugprüfung ist ein wichtiger und notwendiger Schritt: „Dem Fuhrparkmanagement ist wichtig, dass möglichst viele Aufgaben über ein System abgebildet werden können. Das spart Zeit, Kosten und vor allem Aufwand bei der Datenpflege. Wir sind froh, dass wir mit der Ergänzung der Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung durch die Fahrzeugprüfung nun eine solche All-In-One-Lösung anbieten können, die die drei großen Fuhrpark-Compliance-Aufgaben unserer Kunden abdeckt“, zeigt sich LapID Geschäftsführer Jörg Schnermann zufrieden. Das LapID System lässt sich zudem über eine eigene Schnittstelle in viele schon existente Fuhrparkmanagementsysteme integrieren.
Die LapID Fahrzeugprüfung bietet darüber hinaus noch weitere Vorteile: Mit dem etablierten automatischen Erinnerungs- und Eskalationsmanagement, das man bereits von der Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung kennt, muss das Fuhrparkmanagement nur noch in Ausnahmefällen tätig werden. UVV-Termine können frei beim Servicepartner vereinbart werden - das Unternehmen ist mit LapID an keine Werkstatt gebunden. Zu allen durchgeführten UVV-Prüfungen steht ein umfangreiches und für jedes Fahrzeug individuelles Reporting zur Verfügung.
Wie auch bei den anderen Lösungen von LapID stehen die Themen Rechtssicherheit und Datenschutz bei der Fahrzeugprüfung an oberster Stelle. Dazu trägt die rechtssichere Dokumentenarchivierung für UVV-Berichte sowie weitere fahrzeugbezogene Dokumente bei: „Prüfberichte, die einmal zu einer Frist hochgeladen wurden, können nicht mehr gelöscht werden. So stellen wir sicher, dass der Nachweis über die durchgeführte UVV-Prüfung jederzeit rechtssicher vorhanden ist“, sagt Tim Wiersdörfer, Leiter des LapID Produktmanagements. Die Auftragsverarbeitung wird bei LapID zudem jährlich durch die TÜV SÜD Sec-IT GmbH im Rahmen eines Audits geprüft. Die deutschen Serverstandorte tragen ebenso dazu bei, dass höchste Datenschutzstandards erfüllt werden.
Auch künftig sollen weitere Features rund um die Fahrzeugprüfung sowie weitere Produkte im LapID System integriert werden. Dazu findet ein reger und regelmäßiger Austausch mit Kunden statt, um zielgerichtet auf die Bedürfnisse und Herausforderungen im Fuhrparkmanagement reagieren zu können.
