Rechtssichere Dokumentation im Fuhrpark

Der Beitrag fasst zusammen, welche Dokumentationspflichten bei Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung im Fuhrpark bestehen und was rechtssichere Dokumentation im Fuhrparkmanagement bedeutet.

Allgemeines zu Dokumentationspflichten

„Wer schreibt, der bleibt.“ Dieser häufig von Juristen verwendete Satz verdeutlicht, dass es in rechtlicher Hinsicht regelmäßig darauf ankommt, die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen auch nachweisen zu können. Dies gilt auch für die Compliance-Anforderungen im Unternehmensfuhrpark, bei der es darauf ankommt, gesetzliche Verpflichtungen für das Unternehmen umzusetzen und - im Falle eines Falles - die entsprechenden Nachweise für deren Umsetzung zwecks Vermeidung einer zivil-, straf- oder öffentlich-rechtlichen Haftung aufzubewahren. Dabei gilt es insbesondere, die jeweils „richtigen“ Nachweise aufzubewahren. Die Dokumentationsverpflichtungen folgen dabei als „Anhängsel“ den eigentlichen Überwachungs- und Kontrollpflichten im Fuhrparkmanagement.

Dokumentationspflichten bei der Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark und ihre detaillierte Umsetzung gerade im Hinblick auf Fragen der Dokumentation ist gesetzlich nicht geregelt. Die Praxis der Führerscheinkontrolle ist vielmehr Ausfluss der Regelung über die Strafbarkeit nach Paragraf 21 Abs.1 Nr.2, Abs.2 Nr.1, Abs.2 Nr.3 Straßenverkehrsgesetz (StVG): Lässt der Fuhrparkverantwortliche einen Mitarbeiter ans Steuer eines Dienstwagens, der nicht oder nicht mehr im Besitz der dafür erforderlichen gültigen Fahrerlaubnis ist, kann dies strafrechtliche Folgen haben. Dem kann nur durch eine regelmäßige Führerscheinkontrolle begegnet werden, die erforderlichenfalls auch häufiger durchzuführen und - beispielsweise im Rahmen der Corona-Pandemie - an die äußeren Rahmenbedingungen anzupassen ist. Ihre regelmäßige Durchführung ist zu dokumentieren.

Bei der Ahndung entsprechender Verstöße durch die Strafverfolgungsbehörden kommt es stets entscheidend darauf an, ob der zuständige Fuhrparkmanager im Rahmen seiner Verteidigung nachweisen kann, dass er die Führerscheinkontrolle auch regelmäßig und ordnungsgemäß durchgeführt hat. Hierfür benötigt er eine Dokumentation der durchgeführten Kontrollen. In der Praxis bietet es sich an, die Erledigung der Kontrollen in einem Formular – analog oder digital – zu erfassen und zur Fahrerakte zu nehmen. Diese Kontrolle kann, wie im Falle einer elektronischen Führerscheinkontrolle, aber auch durch einen zuverlässigen Dienstleister erfolgen. Zu protokollieren ist jedenfalls wer die Kontrolle durchgeführt hat und für welchen dienstwagenberechtigten Mitarbeiter die Führerscheinkontrolle stattgefunden hat und was deren Befund war. Sinnvoll ist, folgende Informationen zu notieren:

• das Datum der Ausstellung des Führerscheins,
• die ausstellende Behörde,
• die amtliche Führerscheinnummer,
• die Fahrerlaubnisklassen
• sowie mögliche Einschränkungen und Auflagen.

Diese Daten sollten auch erfasst werden, wenn beispielsweise ein externer Dienstleister für die Durchführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark beauftragt wird. Nicht ausreichend ist der nichtssagende Hinweis „ich habe den Führerschein des Mitarbeiters XY am soundsovielten kontrolliert, alles in Ordnung“. Mit einer sorgfältigen Dokumentation und dem Nachweis einer durchgeführten Führerscheinkontrolle lässt sich ein strafrechtlicher Vorwurf ggf. auch schon im Ermittlungsverfahren entkräften.

Dokumentationspflichten bei der Fahrerunterweisung

Grundlage der Fahrerunterweisung ist eine Gefährdungsbeurteilung (§§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)) zu den typischen Gefahren im Betriebsfuhrpark, die selbst auch Bestandteil der aufzubewahrenden Fuhrparkunterlagen ist. Die eigentliche Unterweisung der Dienstwagennutzer ist nach Paragraf 12 ArbSchG vorgeschrieben. Gemäß DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung schriftlich dokumentiert werden. Sie muss Angaben enthalten zu Zeit, Ort, Inhalten, Durchführenden und Teilnehmern (per Unterschrift). Die Unterschrift der Teilnehmenden ist zwar nur in bestimmten Fällen gesetzlich bestimmt, sie ist jedoch immer sinnvoll. Für die Aufbewahrung der Dokumentation der Unterweisung bestehen zwar keine Aufbewahrungsfristen, in der Praxis wird jedoch empfohlen, die Unterlagen mindestens zwei, besser jedoch fünf Jahre aufzubewahren.

Die sorgfältige Dokumentation der durchgeführten Unterweisungen sowie die Aufbewahrung dieser Dokumentation sollte auch bei der Wahl eines externen Dienstleisters berücksichtigt werden.

Dokumentationspflichten bei der Fahrzeugprüfung

Die Fahrzeuge des Unternehmensfuhrparks sind gemäß Paragraf 57 DGUV Vorschrift 70 mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand hin zu überprüfen. Der Nachweis der Betriebssicherheit (=verkehrssicherer und arbeitssicherer Zustand des Fahrzeugs) erfolgt nach DGUV Grundsatz 314-005 (früher: BGG 938) und dem dort enthaltenen Muster durch einen schriftlichen Prüfbefund (Prüfbuch, Prüfkartei oder Prüfbericht). Dieser muss zu Kontrollzwecken aufbewahrt werden. Der Prüfbefund erfasst pro Fahrzeug den Fahrzeughalter, Hersteller/Modell, amtl. Kennzeichen und Fahrgestellnummer (und ggf. Kilometer-Stand), die Mängelbefunde und ob deren Behebung später erfolgt ist. Die Prüfbefunde müssen vom Prüfer und vom Unternehmen abgezeichnet werden. Bei einer mängelfreien Sachverständigenprüfung nach Paragraf 29 Straßenverkehrszulassungs-Ordnung (StVZO) ist dies gleichfalls gegeben und wird durch den entsprechenden Prüfbericht nachgewiesen.

Die Dokumentation der entsprechenden Prüfbefunde und -berichte kann eine Rolle spielen im Rahmen der Enthaftung des Arbeitgebers bei Arbeitsunfällen im Zusammenhang mit der Dienstwagennutzung sowie bei der Verteidigung gegen die bußgeldrechtlichen Ahndung des Vorwurfs der Nichtvornahme der jährlichen UVV-Prüfung nach Paragraf 209 Abs.1 Nr.1 SGB VII i. V. m. Paragraf 58 DGUV Vorschrift 70 eine Rolle spielen.

Datenschutz bei der Dokumentation

Bei der Dokumentation im Fuhrpark sind die datenschutzrechtliche Bestimmungen nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), aber auch nach den Datenschutzgesetzen der einzelnen Bundesländer zu beachten sowie die allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Regelmäßig besteht bei der Durchführung von Dienstwagenüberlassungsverträgen sowie bei der entsprechenden Entgeltabrechnung die Befugnis des Arbeitgebers zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gem. Paragraf 26 BDSG. Dabei gehört zu den Fahrerunterlagen auch - soweit erforderlich - die schriftliche Einwilligung des Dienstwagenberechtigten in die Datenverarbeitung im Unternehmensfuhrpark sowie die sachgerechte Dokumentation der Einwilligungserklärungen.

Vor allen Dingen besteht eine eigenständige Dokumentationspflicht zur Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), in dem genau aufgeführt werden muss, welche Daten im Fuhrpark auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken verarbeitet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Daneben bestehen Anforderungen an den Datenschutz bei der Einschaltung von Dienstleistern in die Fuhrparkverwaltung im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 4 Nr. 8 DSGVO); die entsprechenden schriftlichen Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung sind gleichfalls aufzubewahren.

Bei der Aufbewahrung der Dokumentation der Fahrerunterlagen wie z. B. der Führerscheinkontrolle sind Zugriffsbeschränkungen zu beachten. Hier gilt datenschutzrechtlich gesehen im Prinzip der gleiche Standard wie in einer Personalabteilung. Nicht jeder Mitarbeiter darf Zugriff auf die Fahrerakten und die darin enthaltenen Dokumente haben, sondern nur solche Mitarbeiter des Fuhrparkmanagements, die zur Ausübung ihrer betriebsinternen Aufgaben die entsprechenden Unterlagen auch benötigen. Das sind neben dem verantwortlichen Fuhrparkleiter auch die zuständigen Fuhrparkmitarbeiter (Sachbearbeiter) ohne Entscheidungsbefugnis im Rahmen von Paragraf 52 BDSG. Zu den entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen gehören u.a. abschließbare Büros des Fuhrparkmanagement mit verschließbaren Aktenschränken zur Aufbewahrung der Fahrerakten, aber auch passwortgeschützte Zugänge zu den elektronischen Fahrerakten. Für externe Dienstleister gelten diese Datenschutzregelungen gleichermaßen. Auch diese müssen in Ihren Systemen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, über die beispielsweise Zugriffsrechte auf Mitarbeiterdaten eingeschränkt werden können.