Unterweisungsnachweis und Dokumentationspflicht im Unternehmen

Unterweisungsnachweis und Dokumentationspflicht im Unternehmen
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Unterweisungen sind fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Zur rechtlichen Absicherung sollten diese dokumentiert und bescheinigt werden. Wir betrachten die allgemeine Dokumentationspflicht und den Unterweisungsnachweis – mit manueller und elektronischer Methode.

Inhaltsverzeichnis:

Auf einen Blick:

  • Der Nachweis über eine Pflichtunterweisung ist für Unternehmen obligatorisch. Aber auch Nachweise über andere Unterweisungen sollten zur rechtlichen Absicherung dokumentiert werden.
  • Es gibt zwei verschiedenen Formen des Unterweisungsnachweises – manuell und elektronisch.
  • Der elektronische Unterweisungsnachweis ist besonders bei großen Firmen und dezentralen Unternehmen mit Fuhrpark eine Arbeitserleichterung.

Was bedeutet Dokumentationspflicht?

Die Pflicht zur Dokumentation der durchgeführten Unterweisung ergibt sich aus DGUV Vorschrift 1 Paragraf 4 Nr. 1 „Grundsätze der Prävention“. Festgelegt wird diese durch die deutsche gesetzliche Unfallversicherung. Je nach Unterweisung finden sich zudem weitere Regelungen zur Dokumentationspflicht in den entsprechenden Gesetzen wieder.

Wie genau die Dokumentation der Unterweisung erfolgen muss, wird nicht definiert. Unterschieden werden kann jedoch grundsätzlich zwischen zwei Dokumentationsarten: der manuellen und der elektronischen Dokumentation.

Die Dokumentation ist aufzubewahren, um im Falle einer Rechtsstreitigkeit einen Nachweis über die Durchführung der Unterweisung tätigen zu können. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die DGUV Information 211-005 „Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“ / BGI 527 empfiehlt eine Aufbewahrung der Unterweisungsnachweise von mindestens zwei Jahren.

Was ist ein Unterweisungsnachweis?

Eine regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter ist nach § 12 ArbSchG notwendig. Dies betrifft nicht nur den Fuhrpark, sondern alle Unterweisungen, die im Unternehmen durchgeführt werden müssen. Eine Übersicht der Pflichtunterweisungen finden Sie in unserem Beitrag:

Dass die Unterweisung durchgeführt wurde, muss für jeden teilgenommenen Arbeitnehmer separat nachgehalten werden. Ein Unterweisungsnachweis stellt die schriftliche Dokumentation der durchgeführten Schulung/ Unterweisung dar.

Unterliegt ein Thema der Unterweisungspflicht, ist der Nachweis über die Teilnahme ebenfalls verpflichtend. Eine Unterweisungspflicht besteht in folgenden Fällen:

Aus zwei Gründen ist ein Unterweisungsnachweis aber auch bei nicht verpflichtender Dokumentation sinnvoll:

  1. Das nicht Vorhandensein eines Unterweisungsnachweises kann bei der juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen ausschlaggebend sein, auch wenn keine Nachweispflicht besteht.
  2. Die Unterzeichnung des Unterweisungsnachweises durch die zu unterweisende Person verstärkt die Verpflichtung zur Einhaltung der unterwiesenen Inhalte.

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Der Unterweisungsnachweis enthält in der Regel folgende Angaben:

  • Ort und Zeitpunkt der durchgeführten Unterweisung
  • Inhalte der Unterweisung
  • Arbeitsbereich
  • Name und Unterschrift der unterwiesenen Person/en
  • Name und Unterschrift des Unterweisenden
  • Bestätigung des Teilnehmers über das Verständnis der Unterweisungsinhalte

Eine Unterweisungsvorlage für die Dokumentation mit allen wichtigen Punkten finden Sie als Download auf unserer Homepage:

Hinweis:
Die Verweigerung der Unterschrift kann bei verpflichtenden Nachweisen arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Mitarbeiter haben. In diesem Fall sollte ein Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt werden, um die Gründe für die Verweigerung der Unterschrift zu erfahren.

Wie funktioniert ein manueller Unterweisungsnachweis?

Der manuelle Unterweisungsnachweis wird meist bei persönlichen Unterweisungen oder Präsenzveranstaltungen genutzt. Hierbei legt der unterweisende Mitarbeiter eine Liste aus, in die sich alle Teilnehmer eintragen müssen. Die Liste mit den dazugehörigen Unterschriften wird anschließend archiviert und dient als Dokumentationsnachweis.

Am Beispiel „Fuhrparkmanagement“ lässt sich der Aufwand eines manuellen Unterweisungsnachweises gut veranschaulichen: Als Fuhrparkleiter sind Sie dazu verpflichtet die Dienstwagenfahrer regelmäßig im richtigen Umgang mit ihrem Dienstfahrzeug zu unterweisen. Wie aufwändig die Nachbearbeitung und das Ausstellen der Unterweisungsnachweise ist, hängt maßgeblich von der Teilnehmerzahl und der Fuhrparkorganisation ab. Zentral organisierte Fuhrparks haben es hierbei sehr viel leichter als dezentrale. Das Erstellen der Unterweisungsnachweise für jeden Teilnehmer nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und muss gegebenenfalls per Post oder über andere Wege an den Standort des Fuhrparkmanagements übermittelt werden. Bei steigender Fuhrparkgröße wird dieser Prozess zunehmend komplexer und sorgt für erhöhte Arbeitsaufwände im Unternehmen. Wie Sie Unterweisungen vorbereiten, wie aufwändig die Planung ist und welche Vorteile E-Learnings bieten, haben wir in unseren Beiträgen zusammengefasst.

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Was ist ein elektronischer Unterweisungsnachweis?

In einigen Unternehmen werden bereits erfolgreich elektronische Lösungen für Unterweisungen eingesetzt. In der Regel wird der Unterweisungsnachweis dann ebenfalls elektronisch dokumentiert. Die rechtssichere Dokumentation ist gegeben, da die Unterweisung einem Mitarbeiter explizit zugeordnet wird und nur dieser Mitarbeiter die Zugangsdaten zur jeweiligen Unterweisung kennt. Eine Unterschrift ist bei diesem Verfahren nicht nötig.

Am Beispiel des Fuhrparkmanagements lassen sich die Vorteile elektronischer Nachweise gut darstellen. Besonders funktional ist die elektronische Unterweisung und damit auch der elektronische Nachweis bei dezentralen Fuhrparks. Alle Daten werden zentral in einem System gespeichert, auch wenn sich die Dienstwagenfahrer an unterschiedlichen Orten befinden.

Allgemeinsind digitale Unterweisungen für Unternehmen auch mit anderen Schwerpunkten von Vorteil. Insbesondere bei einer hohen Mitarbeiteranzahl und vielen unterschiedlichen Themen, die unterwiesen werden müssen. Elektronische Lösungen vereinfachen die Prozesse und ermöglichen die flexible Durchführung einer oder mehrerer Unterweisungen. So kann unabhängig von geplanten Terminen auch eine Erstunterweisung zu Beginn der Tätigkeit stattfinden.

Welche Vor- und Nachteile E-Learning Unterweisungen haben, finden Sie in unserem Beitrag zum Thema

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Sarah Brüdigam

Sarah Brüdigam


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