Eine Aufgabe des Fuhrparkmanagements ist die Planung und regelmäßige Durchführung von Schulungen und Unterweisungen. Hierzu zählt die Fahrerunterweisung nach UVV, aber auch andere wichtige Themen zur Arbeitssicherheit. Die wichtigsten Schritte zur Organisation von Schulungen und Unterweisungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis:
Planung
Wann muss die Unterweisung durchgeführt werden?
Um Schulungen und Unterweisungen richtig zu organisieren und durchzuführen, ist zunächst zu klären, zu welchem Zeitpunkt die Schulung stattfinden soll. In der Regel muss sie mind. einmal im Jahr für bestehende Mitarbeiter erfolgen. Ausnahmen sind Änderungen in der Gefährdungsbeurteilung oder die Unterweisung von neuen Mitarbeitern vor der ersten Nutzung des Arbeitsmittels. Diese müssen zusätzlich unterwiesen werden. Der gewählte Zeitpunkt kann dafür ausschlaggebend sein, ob die Inhalte erfolgreich vermittelt oder gleich wieder vergessen werden. Außerdem wird so zusätzlicher Stress für die Mitarbeiter vermieden und die Motivation sowie Aufmerksamkeit sichergestellt.
Ideale Integration in den Arbeitsalltag:
- Direkt zum Arbeitsbeginn: Hier sollte jedoch der Anfahrtsweg berücksichtigt werden. Bei längerer Anfahrt sollte der Schulungsbeginn nach hinten gelegt werden.
- Direkt nach einer Pause.
- Außerhalb arbeitsintensiver Zeiten.
- Außerhalb von Ferien und Feiertagen.
Bei der Nutzung eines E-Learning-Systems kann die Unterweisung orts- und zeitunabhängig jederzeit flexibel durchgeführt werden. Unterbrechungen sind möglich und der Lernstand wird gespeichert.
Wo findet die Unterweisung statt?
Gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Wahl der Örtlichkeit eine Herausforderung. Abhängig von Thema, Teilnehmerzahl und Zeit kann es sein, dass mehrere Termine an verschiedenen Orten stattfinden müssen, um alle Mitarbeiter unterweisen zu können. Eventuell müssen auch Übernachtungen einkalkuliert werden. Für Schulungen und Unterweisungen bieten sich daher Büro- oder Besprechungsräume an.
Worauf Sie bei der Raumauswahl unbedingt achten sollten:
- Störfaktoren ausschließen: Lärm, Telefone oder nicht beteiligte Personen sollten die Unterweisung nicht stören.
- Größe und Raumausstattung: Der Raum sollte groß genug und es sollten genug Tische und Stühle vorhanden sein.
- Technische Ausstattung: Vor Ort sollte ein Beamer vorhanden sein. Werden Computer oder Tablets benötigt, müssen diese separat organisiert werden. Genug Anschlüsse und W-LAN sollten ebenfalls zur Verfügung stehen.
- Arbeitsmaterial: Organisiere Sie genug Schreibutensilien und alle Schulungsunterlagen im Vorfeld.
- Verpflegung: Bei längeren Schulungen sollten Getränke im Raum bereitstehen.
Stehen im Unternehmen nicht ausreichend große Besprechungsräume zur Verfügung, muss auf externe Möglichkeiten zurückgegriffen werden. Bei Schulungs- und Besprechungsräumen findet die Vertragsabwicklung dann mit den entsprechenden Dienstleistern statt. Das Anmieten von Räumlichkeiten ist außerdem sehr viel teurer und meist mit Mehrkosten verbunden.
Wer nimmt an der Schulung / Unterweisung teil?
Bei der Bestimmung der Teilnehmer sind verschiedene Kriterien zu beachten. Eine frühzeitige Unterteilung kann bereits im Vorfeld Aufschluss über das Ausmaß und die Kosten der Schulung geben.
- Wie viele Mitarbeiter nehmen an einer Unterweisung teil?
Die Emfehlung lautet: 15-20 Teilnehmer pro Schulung. - Wie viele Themen werden unterwiesen?
Mehrere Gruppen zum selben Thema. / Mehrere Gruppen zu unterschiedlichen Themen. - Mitarbeiter mit unterschiedlichen Wissensständen sollten separat unterwiesen werden.
Das Termin- und Erinnerungsmanagement wird bei elektronischen Lösungen durch das System übernommen. Die Mitarbeiter werden auf die Durchführung der Unterweisung automatisch aufmerksam gemacht. Lediglich das Intervall, mind. einmal jährlich oder individuell, muss hier voreingestellt werden.
Sind alle Eckdaten zur Schulung geklärt, werden die Teilnehmer eingeladen. Der Rücklauf ist zu sichten und nachzuhalten, um ggf. einen Alternativtermin zu organisieren. Die Einladungen sollten alle für den Teilnehmer wichtigen Informationen enthalten:
- Anfahrtsskizze und Wegbeschreibung
- Falls notwendig, Übernachtungsmöglichkeiten
- Beginn und Ende der Schulung sowie das eigentliche Datum.
Mit einer Anmeldefrist kann bewirkt werden, dass sich alle Teilnehmer zu einem bestimmten Datum zurückgemeldet haben.
Für die Nachbearbeitung und Dokumentation ist eine Teilnehmerliste zu erstellen. Diese ist durch den Mitarbeiter zu unterzeichnen.
Bei elektronischen Lösungen erfolgt die Dokumentation über das jeweilige System. Im Nachgang kann den Teilnehmern für die eigene Dokumentation ein Zertifikat ausgestellt werden.
Durchführung
Wer führt die Unterweisung durch?
Nachdem alle Rahmenbedingungen für die Schulung erfüllt sind, muss ein Moderator bzw. Schulungsleiter bestimmt werden. Das kann eine interne Person sein oder ein externer Trainer. Worauf Sie achten sollten:
- Die Person sollte fachlich qualifiziert sein und die Inhalte gut vermitteln können.
- Die Schulungsperson sollte zu den festgelegten Terminen verfügbar sein.
- Anfallende extra Kosten wie Anfahrt oder Hotel sollten berücksichtigt werden.
- Schulungsinhalte sollten mit den geforderten Inhalten des Unternehmens übereinstimmen und ggf. individuell nach Rücksprache erweitert werden.
Welche Inhalte werden vermittelt und welche Materialen benötigt?
Die Unterlagen zur Unterweisung sind rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung zu erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass diese immer dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen sollten. Bei selbst erstellten Unterlagen sollten Inhalten ebenfalls immer wieder auf ihre Aktualität überprüft werden.
Die Inhalte der Unterweisung richten sich immer nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens und orientieren sich an der Gefährdungsbeurteilung.
Nachbearbeitung
Was passiert, wenn Teilnehmer den Termin nicht wahrnehmen?
Schon bei den Rückmeldungen zu den Einladungen kann es sein, dass ein zweiter Termin organisiert werden muss. Je nach Thema und Mitarbeiter können das auch mehrere Termine sein. Doch auch nach der Schulung muss sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer, die zugesagt haben, auch anwesend waren. Die erstellte Teilnehmerliste muss daher nachträglich abgeglichen werden, um fehlende Personen aufzuspüren. Sollten Mitarbeiter kurzfristig verhindert sein, bedarf es ebenfalls weiterer Termine, die ähnlich aufwendig organisiert werden müssen.
Wird eine Unterweisung bei der elektronischen Lösung durch den Mitarbeiter mehrfach nicht wahrgenommen, übernimmt das Eskalationsmanagement. Daraufhin wird die nächsthöhere Instanz über das Versäumnis informiert und der Mitarbeiter kann persönlich auf sein Versäumnis hingewiesen werden. So sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und behalten den Überblick.
Alternative zu Präsenzveranstaltungen
Eine Alternative zu Präsenzveranstaltungen sind E-Learning-Schulungen, die der Mitarbeiter an seinem eigenen PC-Arbeitsplatz durchführen kann. Bei dieser Art der Unterweisung entfällt die Organisation von Räumen, Terminen und in der Regel auch das Einladungsmanagement.
Durch die Nutzung von E-Learning-Systemen spart das Unternehmen Zeit und Kosten: Die komplette Planung, Durchführung und Dokumentation der Unterweisung erfolgen automatisch über das LapID System.
Auch für die Mitarbeiter selbst ist eine Unterweisung per E-Learning vorteilhaft. Der Mitarbeiter kann bei einer anstehenden Unterweisung selbst entscheiden, wann und wo er diese durchführt.
E-Learning-Unterweisungen können Einsparungspotenziale ermöglichen. Eine Übersicht über die entstehenden Prozesskosten erhalten Sie hier:
