Planung von Schulungen und Unterweisungen

Eine Aufgabe des Fuhrparkmanagements ist die Planung von Schulungen und Unterweisungen von Dienstfahrzeugnutzern. Hierzu zählt auch die Fahrerunterweisung nach UVV. Die wichtigsten Schritte zur Organisation von Schulungen und Unterweisungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis:

 

Auf einen Blick:

Die folgenden W-Fragen helfen, den Überblick über die zu planenden Schritte nicht zu verlieren:

  • Was –Themen und Schwerpunkte (Umfang) der Unterweisung festlegen
  • Wann – Wie oft und wann wird die Unterweisung durchgeführt? (Hinweis: Mindestens einmal jährlich.)
  • Wer – Wer muss unterwiesen werden?
  • Wie lange – Zeitaufwand der Unterweisung
  • Wo – Wenn Präsenzveranstaltung: Örtlichkeit buchen
  • Wodurch/ womit – Wie wird die Unterweisung gestaltet? Wird sie persönlich/ vor Ort stattfinden, per Videokonferenz oder via E-Learning*? Welche Materialien/ Hilfsmittel werden benötigt?

Planung

Um Schulungen und Unterweisungen richtig zu organisieren und durchzuführen,  ist zunächst zu klären, zu welchem Zeitpunkt die Schulung stattfinden soll. Ein weiterer Punkt ist der Ort der Unterweisung. Bietet sich ein Büro oder Besprechungsraum an oder sollte die Unterweisung direkt am Ort der Tätigkeit durchgeführt werden? Neben diesen Themen ist auch zu bestimmen, welche Mitarbeiter überhaupt an der Unterweisung teilnehmen müssen und wie diese eingeladen werden. Zum Schluss müssen neben den veranstaltungstechnischen Grundlagen auch die Inhalte der Schulung vorbereitet werden.

Moderne E-Learning-Systeme übernehmen die Planung von Schulungen und Unterweisungen automatisch mit der Anlage der Fahrer im System. Nach der Auswahl der passenden Unterweisung wird das Terminmanagement gestartet und der Fahrer an die bevorstehende Unterweisung erinnert. 

Zeitpunkt der Schulung oder Unterweisung

Ein entscheidender Faktor für das Gelingen von Schulungen und Unterweisungen ist der gewählte Zeitpunkt. Idealerweise beginnen Unterweisungen direkt zum Arbeitsbeginn oder nach durchgeführten Pausen. Werden Schulungen vor Pausenzeiten oder ans Ende der Arbeitszeit gelegt, kann dies kontraproduktiv sein, da die Motivation und Aufmerksamkeit der Teilnehmer sinken. Bei einem frühen Arbeitsbeginn und somit frühen Schulungsstart ist der Anfahrtsweg der Teilnehmer mit zu berücksichtigen. Haben Mitarbeiter lange Wege zum Unterweisungsort ist der Beginn der Schulung entsprechend nach hinten zu verlegen.

Neben der Tageszeit sind auch andere Faktoren zu berücksichtigen. Schulungen sollten demnach nicht in arbeitsintensiven Zeiten durchgeführt werden, um zusätzlichen Stress für Mitarbeiter zu vermeiden. Sind viele Mitarbeiter auf Ferienzeiten angewiesen, wäre dieser Zeitpunkt ebenfalls nicht ideal, da nicht alle Teilnehmer bei der Schulung anwesend sein könnten.

Regelmäßig wiederkehrende Schulungen und Unterweisungen, wie die Fahrerunterweisung nach UVV, sollten demnach um diese Zeiten herum geplant werden.

Bei der Nutzung eines E-Learning-Systems kann die Unterweisung orts- und zeitunabhängig jederzeit flexibel durchgeführt werden. Unterbrechungen sind hier jederzeit möglich und der Lernstand wird gespeichert. 

Erfahren Sie mehr über die Umsetzung von Unterweisungen im Unternehmen und  informieren Sie sich über das LapID E-Learning-System.

Dauer der Schulung

Die Dauer einer Schulung oder Unterweisung ist immer von den Inhalten abhängig. Das Ziel sollte sein, nicht zu viele Inhalte in einer zu kurzen Zeit unterzubringen. Unterweisungen sollten nach Empfehlungen nicht länger als 120 Minuten dauern. Sind sie aufgrund der Detailtiefe der Unterweisung länger, ist auf regelmäßige Pausen zu achten.

Kann der Inhalt der Unterweisung in mehrere Themen aufgeteilt werden, bietet es sich an, häufiger kurze Unterweisungsschulungen zu machen, als einmal alle Themen geballt zu vermitteln.

Ort der Unterweisung

Bei dem Ort der Unterweisung sind Störfaktoren wie Lärm, Telefone oder nicht beteiligte Personen auszuschließen. Für Schulungen bieten sich demnach Büroräume, Besprechungsräume oder PC-Arbeitsplätze an. Der Ort ist hierbei immer abhängig von den Inhalten der Unterweisung. Wird hierfür beispielsweise ein Computer benötigt, ist es sinnvoll die Unterweisung an einem PC-Arbeitsplatz durchzuführen.

Die technische Ausstattung muss hier ebenfalls berücksichtigt werden. Werden keine PC-Arbeitsplätze benötigt, sollte der Besprechungsraum zur Präsentation der Schulung mit einem Beamer ausgestattet sein.

Neben der technischen Ausstattung muss auch die Raumausstattung an sich geplant werden. Wichtig ist, dass ausreichend Stühle und Tische sowie zusätzliches Arbeitsmaterial wie Blöcke und Stifte vorhanden sind. Bei längeren Schulungen und Unterweisungen sind ebenfalls Getränke bereitzustellen.

Stehen im Unternehmen nicht ausreichend große Besprechungsräume zur Verfügung, muss auf externe Möglichkeiten zurückgegriffen werden. Bei externen Schulungs- und Besprechungsräumen finden die Vertragsabwicklung dann mit externen Dienstleistern statt.

Teilnehmer

Bei der Bestimmung der Teilnehmer sind verschiedene Kriterien zu beachten. Die Planung ist zum einen davon abhängig, wie viele Mitarbeiter an einer Unterweisung teilnehmen sollen (empfohlen werden hier 15-20 Teilnehmer), zum anderen sind die Teilnehmer je nach Unterweisungsinhalt in verschiedene Gruppen zu unterteilen. Gibt es zu einem Thema unterschiedliche Wissensstände oder sind viele neue Mitarbeiter hinzugekommen, empfiehlt es sich, diese in einer anderen Gruppe zu unterweisen als langzeitbeschäftigte Mitarbeiter.

Für die Teilnehmer ist eine Teilnehmerliste zu erstellen, die zur internen Dokumentation der durchgeführten Unterweisung dient. Diese ist durch den Mitarbeiter zu unterzeichnen. Bei elektronischen Lösungen erfolgt die Dokumentation über das jeweilige System. Im Nachgang kann den Teilnehmern für die eigene Dokumentation ein Zertifikat ausgestellt werden.

Zur Teilnahme an der Fahrerunterweisung sind beispielsweise alle Fahrer verpflichtet, die ein Dienstfahrzeug überlassen bekommen, selbst wenn es sich hierbei um ein sogenanntes Motivationsfahrzeug handelt, das für die private Nutzung überlassen und nicht für dienstliche Zwecke eingesetzt wird. Ist das Unternehmen Halter des Fahrzeugs, ist der Fahrer zur Teilnahme an der Unterweisung verpflichtet.

Inhalte & Unterlagen zur Unterweisung

Die Unterlagen zur Unterweisung sind rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung zu erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass diese immer dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen sollten. Bei selbst erstellten Unterlagen sollten Inhalten somit immer wieder die auf Aktualität überprüft werden.

Die Inhalte der Unterweisung richten sich immer nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV sind hier die Regelungen der DGUV Vorschrift 70 zu berücksichtigen sowie die durchgeführte Gefährdungsbeurteilung für das Fahrzeug bzw. Arbeitsmittel. Inhalte der Unterweisung sind demnach beispielsweise:

  • Verhalten bei verschiedenen Witterungsverhältnissen (Nebel, Regen, Schnee) insbesondere die Einschränkung der Sicht, Geschwindigkeiten, Beleuchtung und Reifenprofile
  • Verhalten am Unfallort (Warnweste, Warndreieck, Erste-Hilfe-Maßnahmen)
  • Fahrzeugcheck durch den Fahrer (Beleuchtung, Reifenprofile etc.) und
  • Ladungssicherung

Die Vorschriften der DGUV beinhalten darüber hinaus noch weitere Inhalte, die im Rahmen einer Unterweisung vermittelt werden sollen. Diese sind in der DGUV Vorschrift 70 – Fahrzeuge nachzulesen.

Wichtig zu wissen ist, dass im Rahmen der Fahrerunterweisung nicht einfach nur die Inhalte der Führerscheinprüfung wiederholt werden. Der Fokus liegt vielmehr auf standardisierten und anerkannten Inhalten, die dazu beitragen sollen, dass Fahrer sicher mit ihrem Dienstfahrzeug unterwegs sind.

Ein Bestandteil der Unterweisung sollte demnach auch die Sensibilisierung für das Thema Sicherheit sein. Insbesondere wenn Fahrer im Außendienst viel mit dem Fahrzeug unterwegs sind, können sich Routinen bilden, die unsicheres Verhalten begünstigen. Die jährliche Wiederholung von sicherheitsrelevanten Inhalten im Rahmen der Fahrerunterweisung trägt so zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr bei.

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Moderator

Nachdem alle Rahmenbedingungen für die Schulung selbst erfüllt wurden, muss ein Moderator bzw. Schulungsleiter bestimmt werden. Diese Person sollte fachlich mit den Themen vertraut sein und die Inhalte gut vermitteln können. Gibt es intern keine Person, die die Schulung durchführen kann, sind externe Trainer zu engagieren.

Bei externen Trainern muss allerdings zusätzlich ein Abgleich zwischen den Schulungsinhalten des Trainers und den geforderten Inhalten des Unternehmens stattfinden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Einladungen

Sind alle Eckdaten zur Schulung geklärt, können die Teilnehmer eingeladen werden. Nach dem Versand der Einladungen ist der Rücklauf zu sichten und nachzuhalten. Gibt es viele Absagen muss ggf. ein Alternativtermin angesetzt werden. Die Einladungen sollten alle für den Teilnehmer wichtigen Informationen enthalten. Hierzu zählen:

  • Anfahrtsskizze und Wegbeschreibung
  • Falls notwendig, Übernachtungsmöglichkeiten
  • Beginn und Ende der Schulung sowie das eigentliche Datum.

Mit einer Anmeldefrist kann bewirkt werden, dass sich alle Teilnehmer zu einem bestimmten Datum zurückgemeldet haben. Ist zum Erreichen der Frist erkennbar, dass ein weiterer Schulungstermin notwendig ist, ist dieser entsprechend zu organisieren.

Alternative zu Präsenzveranstaltungen

Eine Alternative zu Präsenzveranstaltungen sind E-Learning-Schulungen, die der Mitarbeiter an seinem eigenen PC-Arbeitsplatz durchführen kann. Bei dieser Art der Unterweisung entfällt die Organisation von Räumen, Terminen und in der Regel auch das Einladungsmanagement. Die Inhalte der Unterweisung werden entweder durch das Unternehmen selbst erstellt (Inhouse-Lösung) oder durch den externen Dienstleister zur Verfügung gestellt.

Durch die Nutzung von E-Learning-Systemen wie der Fahrerunterweisung von LapID spart das Fuhrparkmanagement bares Geld: Die komplette Planung, Durchführung und Dokumentation der Unterweisung erfolgen über das LapID-System. Dies spart Zeit und Kosten.

Wie die LapID Fahrerunterweisung im Detail funktioniert, erfahren Sie in unseren Beitrag:

Auch für die Mitarbeiter selbst ist eine Unterweisung per E-Learning vorteilhaft. Der Mitarbeiter kann bei einer anstehenden Unterweisung selbst entscheiden, wann und wo er diese durchführt.

Auch für die Arbeitssicherheit ist dies positiv: Schließlich werden die vermittelten Inhalte besser aufgenommen, wenn die Schulung in einem für den Mitarbeiter angenehmen Rahmen stattfindet.

Einen detaillierten Vergleich zwischen E-Learning-Unterweisungen und Präsenzveranstaltungen haben wir in unserem Beitrag vorgenommen:

E-Learning-Unterweisungen können Einsparungspotenziale ermöglichen. Eine Übersicht über die entstehenden Prozesskosten bei der Durchführung der Fahrerunterweisung im Fuhrpark erhalten Sie hier:

 

Unterweisungen im Unternehmen  Im Rahmen von Unfallverhütungs- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen ist der  Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Mitarbeiter regelmäßig zu Sicherheit  und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu unterweisen. Dies umfasst  beispielsweise Unterweisungen wie Erste Hilfe, Brandschutz oder  Bildschirmarbeit. Unterweisungen müssen regelmäßig wiederholt und dokumentiert  werden.   Mit LapID können Sie Arbeitssicherheitsunterweisungen einfach via E-Learning  durchführen und so Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig unterweisen.Mehr  Informationen zu Unterweisungen erhalten.


Stefanie Effer

Stefanie Effer


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