Planung von Schulungen und Unterweisungen

Eine Aufgabe des Fuhrparkmanagements ist die Planung von Schulungen und Unterweisungen von Dienstfahrzeugnutzern. Hierzu zählt auch die Fahrerunterweisung nach UVV. Die wichtigsten Schritte zur Organisation von Schulungen und Unterweisungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

Planung

Um Schulungen und Unterweisungen richtig zu organisieren und durchzuführen,  ist zunächst zu klären, zu welchem Zeitpunkt die Schulung stattfinden soll. Ein weiterer Punkt ist der Ort der Unterweisung. Bietet sich ein Büro oder Besprechungsraum an oder sollte die Unterweisung direkt am Ort der Tätigkeit durchgeführt werden? Neben diesen Themen ist auch zu bestimmen, welche Mitarbeiter überhaupt an der Unterweisung teilnehmen müssen und wie diese eingeladen werden. Zum Schluss müssen neben den veranstaltungstechnischen Grundlagen auch die Inhalte der Schulung vorbereitet werden.

Zeitpunkt der Schulung oder Unterweisung

Ein entscheidender Faktor für das Gelingen von Schulungen und Unterweisungen ist der gewählte Zeitpunkt. Idealerweise beginnen Unterweisungen direkt zum Arbeitsbeginn oder nach durchgeführten Pausen. Werden Schulungen vor Pausenzeiten oder ans Ende der Arbeitszeit gelegt, kann dies kontraproduktiv sein, da die Motivation und Aufmerksamkeit der Teilnehmer sinkt. Bei einem frühen Arbeitsbeginn und somit frühen Schulungsstart ist der Anfahrtsweg der Teilnehmer mit zu berücksichtigen. Haben Mitarbeiter lange Wege zum Unterweisungsort ist der Beginn der Schulung entsprechend nach hinten zu verlegen.

Neben der Tageszeit sind auch andere Faktoren zu berücksichtigen. Schulungen sollten demnach nicht in arbeitsintensiven Zeiten durchgeführt werden, um zusätzlichen Stress für Mitarbeiter zu vermeiden. Sind viele Mitarbeiter auf Ferienzeiten angewiesen, wäre dieser Zeitpunkt ebenfalls nicht ideal, da nicht alle Teilnehmer bei der Schulung anwesend sein könnten.

Regelmäßig wiederkehrende Schulungen und Unterweisungen, wie die Fahrerunterweisung nach UVV, sollten demnach um diese Zeiten herum geplant werden.

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Dauer der Schulung

Die Dauer einer Schulung oder Unterweisung ist immer von den Inhalten abhängig. Das Ziel sollte sein, nicht zu viele Inhalte in einer zu kurzen Zeit unterzubringen. Unterweisungen sollten nach Empfehlungen nicht länger als 120 Minuten dauern. Sind sie aufgrund der Detailtiefe der Unterweisung länger, ist auf regelmäßige Pausen zu achten.

Kann der Inhalt der Unterweisung in mehrere Themen aufgeteilt werden, bietet es sich an, häufiger kurze Unterweisungsschulungen zu machen, als einmal alle Themen geballt zu vermitteln.

Ort der Unterweisung

Bei dem Ort der Unterweisung sind Störfaktoren wie Lärm, Telefone oder nicht beteiligte Personen auszuschließen. Für Schulungen bieten sich demnach Büroräume, Besprechungsräume oder PC-Arbeitsplätze an. Der Ort ist hierbei immer abhängig von den Inhalten der Unterweisung. Wird hierfür beispielsweise ein Computer benötigt, ist es sinnvoll die Unterweisung an einem PC-Arbeitsplatz durchzuführen.

Die technische Ausstattung muss hier ebenfalls berücksichtigt werden. Werden keine PC-Arbeitsplätze benötigt, sollte der Besprechungsraum zur Präsentation der Schulung mit einem Beamer ausgestattet sein.

Neben der technischen Ausstattung muss auch die Raumausstattung an sich geplant werden. Wichtig ist, dass ausreichend Stühle und Tische sowie zusätzliches Arbeitsmaterial wie Blöcke und Stifte vorhanden sind. Bei längeren Schulungen und Unterweisungen sind ebenfalls Getränke bereitzustellen.

Stehen im Unternehmen nicht ausreichend große Besprechungsräume zur Verfügung, muss auf externe Möglichkeiten zurückgegriffen werden. Bei externen Schulungs- und Besprechungsräumen finden die Vertragsabwicklung dann mit externen Dienstleistern statt.

Teilnehmer

Bei der Bestimmung der Teilnehmer sind verschiedene Kriterien zu beachten. Die Planung ist zum einen davon abhängig, wie viele Mitarbeiter an einer Unterweisung teilnehmen sollen (Empfohlen werden hier 15-20 Teilnehmer), zum anderen sind die Teilnehmer je nach Unterweisungsinhalt in verschiedene Gruppen zu unterteilen. Gibt es zu einem Thema unterschiedliche Wissensstände oder sind viele neue Mitarbeiter hinzugekommen, empfiehlt es sich, diese in einer anderen Gruppe zu unterweisen als langzeitbeschäftigte Mitarbeiter.

Für die Teilnehmer ist eine Teilnehmerliste zu erstellen, die zur internen Dokumentation der durchgeführten Unterweisung dient. Diese ist durch den Mitarbeiter zu unterzeichnen. Bei elektronischen Lösungen erfolgt die Dokumentation über das jeweilige System. Im Nachgang kann den Teilnehmern für die eigene Dokumentation ein Zertifikat ausgestellt werden.

Inhalte & Unterlagen zur Unterweisung

Die Unterlagen zur Unterweisung sind rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung zu erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass diese immer dem aktuellsten rechtlichen Stand entsprechen sollten. Bei selbst erstellten Unterlagen sollten Inhalten somit immer wieder die auf Aktualität überprüft werden.

Die Inhalte der Unterweisung richten sich natürlich immer nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV sind hier die Regelungen der DGUV Vorschrift 70 zu berücksichtigen. Inhalte der Unterweisung sind demnach beispielsweise:

  • Verhalten bei verschiedenen Witterungsverhältnissen (Nebel, Regen, Schnee) insbesondere die Einschränkung der Sicht, Geschwindigkeiten, Beleuchtung und Reifenprofile
  • Verhalten am Unfallort (Warnweste, Warndreieck, Erste-Hilfe-Maßnahmen)
  • Fahrzeugcheck durch den Fahrer (Beleuchtung, Reifenprofile etc.) und
  • Ladungssicherung

Die Vorschriften der DGUV beinhalten darüber hinaus noch weitere Inhalte, die im Rahmen einer Unterweisung vermittelt werden sollen. Diese sind in der DGUV Vorschrift 70 – Fahrzeuge nachzulesen.

Moderator

Nachdem alle Rahmenbedingungen für die Schulung selbst erfüllt wurden, muss ein Moderator bzw. Schulungsleiter bestimmt werden. Diese Person sollte fachlich mit den Themen vertraut sein und die Inhalte gut vermitteln können. Gibt es intern keine Person, die die Schulung durchführen kann, sind externe Trainer zu engagieren.

Bei externen Trainern muss allerdings zusätzlich ein Abgleich zwischen den Schulungsinhalten des Trainers und den geforderten Inhalten des Unternehmens stattfinden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Einladungen

Sind alle Eckdaten zur Schulung geklärt, können die Teilnehmer eingeladen werden. Nach dem Versand der Einladungen ist der Rücklauf zu sichten und nachzuhalten. Gibt es viele Absagen muss ggf. ein Alternativtermin angesetzt werden. Die Einladungen sollten alle für den Teilnehmer wichtigen Informationen enthalten. Hierzu zählen:

  • Anfahrtsskizze und Wegbeschreibung
  • Falls notwendig, Übernachtungsmöglichkeiten
  • Beginn und Ende der Schulung sowie das eigentliche Datum.

Mit einer Anmeldefrist kann bewirkt werden, dass sich alle Teilnehmer zu einem bestimmten Datum zurückgemeldet haben. Ist zum Erreichen der Frist erkennbar, dass ein weiterer Schulungstermin notwendig ist, ist dieser entsprechend zu organisieren.

Alternative zu Präsenzveranstaltungen

Eine Alternative zu Präsenzveranstaltungen sind E-Learning-Schulungen, die der Mitarbeiter an seinem eigenen PC-Arbeitsplatz durchführen kann. Bei dieser Art der Unterweisung entfällt die Organisation von Räumen, Terminen und in der Regel auch das Einladungsmanagement. Die Inhalte der Unterweisung werden entweder durch das Unternehmen selbst erstellt (Inhouse-Lösung) oder durch den externen Dienstleister zur Verfügung gestellt.

Durch die Nutzung von E-Learning-Systemen wie der Fahrerunterweisung von LapID spart das Fuhrparkmanagement bares Geld: Die komplette Planung, Durchführung und Dokumentation der Unterweisung erfolgt über das LapID-System. Dies spart Zeit und Kosten.

Auch für die Mitarbeiter selbst ist eine Unterweisung per E-Learning vorteilhaft. Der Mitarbeiter kann bei einer anstehenden Unterweisung selbst entscheiden, wann und wo er diese durchführt.

Auch für die Arbeitssicherheit ist dies positiv: Schließlich werden die vermittelten Inhalte besser aufgenommen, wenn die Schulung in einem für den Mitarbeiter angenehmen Rahmen stattfindet.

 

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