Privatnutzung des Firmenwagens durch Dritte: Wer darf ans Steuer?

Inhaltsverzeichnis:

• Bestandteile des Überlassungsvertrags
• Welche Grundlage gibt es für die Nutzung durch Dritte?
• Wer darf mit einem Firmenwagen zur privaten Nutzung fahren?
  • Dürfen Ehepartner den Firmenwagen mit nutzen?
  • Dürfen Personen aus Beziehung oder Partnerschaft (Freund/Freundin) ohne Ehe den Dienstwagen nutzen?
  • Welche Personen aus einem Haushalt dürfen den Dienstwagen nutzen?
  • Dürfen Familienmitglieder den Firmenwagen fahren?
  • Freunde und Bekannte - Darf man den Firmenwagen an Dritte verleihen?
  • Kann der Firmenwagen einem Arbeitskollegen zur Verfügung gestellt werden?
• Überblick: Wer darf den Dienstwagen privat nutzen?
• Wer darf im Dienstwagen zur privaten Nutzung mitfahren?
• Regelungen zur Privatnutzung bestätigen
• Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung bei Drittnutzung

Bestandteile des Überlassungsvertrags

Die Dienstwagennutzung besagt zunächst nur, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen Wagen zur Nutzung überlässt. In welchem Umfang diese Nutzung für private Fahrten erlaubt ist, wird im Überlassungsvertrag, (auch Dienstwagenüberlassungsvereinbarung genannt) geregelt. Im Rahmen dieser Vereinbarung können verschiedene Punkte im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstwagens festgehalten werden.

Welche Grundlage gibt es für die Nutzung durch Dritte?

Im Rahmen einer Dienstwagenüberlassung mit privater Nutzung muss auch die Nutzung durch Dritte festgelegt werden. Die Möglichkeiten sind hier vielfältig und können ggf. sogar individuell verhandelt werden.

Aber Vorsicht: Grundsätzlich sollten Sie nicht davon ausgehen, dass die Nutzung durch Dritte wie Ehepartner, Lebensgefährten oder Familie automatisch erlaubt ist. Gehen Sie auf Nummer sicher und schauen Sie in den Überlassungsvertrag oder ggf. die Car Policy. Sollte dieses Thema nicht konkret definiert sein, ist die Überlassung an Dritte meist nicht erlaubt. Damit es hier nicht zu Missverständnissen kommt, sollte dies klar geregelt sein – denn die Konsequenzen bei Verstößen können schwerwiegend sein.

Wer darf mit einem Firmenwagen zur privaten Nutzung fahren?

In erster Linie fährt nur der Mitarbeiter, der den Dienstwagenüberlassungsvertrag unterschrieben hat, den Dienstwagen. Dennoch gibt es immer ein paar Sonderfälle, bei denen die Nutzung zusätzlich erlaubt oder untersagt ist. Die folgenden Situationen und Formulierungen sind beispielhaft und stellen keine Rechtsberatung dar. Lassen Sie jeden Vertrag, den Sie mit Ihren Dienstwagenfahrern schließen, im Vorfeld durch einen Rechtsbeistand überprüfen.

Dürfen Ehepartner den Firmenwagen mitnutzen?

Auch wenn die Nutzung durch den Ehepartner in den meisten Fällen kein Problem ist, muss diese explizite Nutzung schriftlich festgehalten werden; sei es in einer einfachen Formulierung mit „Ehepartner/in“ oder namentlicher Nennung.

Beispiel:

„Eine Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist unzulässig. Hiervon ausgenommen ist die Überlassungan den/die Ehepartner:in bei erlaubten Privatfahrten, sofern dieser/ diese eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Bei einer Überlassung an Dritte haftet der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin für jeden am Fahrzeug entstehenden Schaden.“

Dürfen Personen aus Beziehung oder Partnerschaft (Freund/Freundin) ohne Ehe den Dienstwagen nutzen?

Auch wenn eine Nutzung durch Ehepartner/Lebensgefährten zwar gestattet ist, schließt dies nicht automatisch alle Formen von Liebesbeziehungen mit ein. Es wird klar unterschieden:

Lebensgefährte: Ein Lebensgefährte definiert sich durch eine eheähnliche, aber nicht eheliche Lebensgemeinschaft. Das heißt, eine andauernde Beziehung mit gemeinsamem Wohnort und Finanzen ist hier die Voraussetzung.

Einfache Liebesbeziehung/Partnerschaft mit getrennten Wohnungen und Finanzen: Eine einfache Liebesbeziehung ist nicht mit dem Status eines Lebensgefährten gleichzusetzen. Dementsprechend werden diese Personen oft als „Dritte“ gewertet und eine Überlassung ist i. d. R. nicht erlaubt.

Welche Personen aus einem Haushalt dürfen den Dienstwagen nutzen?

Schließt der Überlassungsvertrag alle Personen aus einem Haushalt ein, sind hier alle Personen inkludiert, die unter derselben Adresse mit dem Mitarbeiter zusammenwohnen und einen Führerschein besitzen.

Achtung: Diese Formulierung ist ungenau und beinhaltet daher auch Kinder, die z. B. gerade erst 18 geworden sind und frisch einen Führerschein haben. Definieren Sie hier genau, wer im Haushalt gemeint ist, oder fügen Sie eine Klausel hinzu. Diese kann besagen, dass ein Führerschein vorhanden sein muss, wie lange der Führerschein vorhanden sein muss oder ob der Fahrer ein Mindestalter haben muss.

Ansonsten wäre nämlich auch begleitetes Fahren mit 17 mit dem Dienstwagen gestattet.

Beispiel:

„Die Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist nicht gestattet. Hiervon ausgenommen sind alle Personen, die mit dem Dienstwagenfahrer in einem Haushalt wohnen (Ehepartner, Kinder, Eltern und Geschwister), sofern diese eine gültige Fahrerlaubnis besitzen und älter als 25 Jahre sind. Der Arbeitnehmer haftet gegenüber dem Arbeitgeber im Fall der Überlassung für jeden Schaden, der hierbei oder im Zusammenhang mit der Überlassung entsteht.“

Dürfen Familienmitglieder den Firmenwagen fahren?

Mit der Formulierung „Familienangehörige“ oder „Personen ersten Grades“ dürfen Ehepartner, Kinder, Eltern, Geschwister und andere Angehörige des Dienstwagennutzers den Firmenwagen fahren.

Achtung: Diese Formulierung ist unbestimmt und ermöglicht theoretisch auch die Überlassung an Tanten oder sogar die Großeltern. Möchten Sie Ihren Mitarbeitern diese Nutzung in einem begrenzten Rahmen ermöglichen, definieren und benennen Sie die Familienangehörige eindeutig. Setzen Sie ebenfalls eine gewisse Fahrpraxis und ein Mindestalter voraus.

Beispiel:

„Die Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist nicht gestattet. Hiervon ausgenommen sind Familienangehörige (Ehepartner, Kinder, Eltern und Geschwister), sofern diese mind. 25 Jahre alt sind und eine gültige Fahrerlaubnis seit mind. 5 Jahren besitzen. Der Arbeitnehmer haftet gegenüber dem Arbeitgeber im Fall der Überlassung für jeden Schaden, der hierbei oder im Zusammenhang mit der Überlassung entsteht.“

Freunde und Bekannte - Darf man den Firmenwagen an Dritte verleihen?

Freunde und Bekannte gelten als Dritte, weshalb in den meisten Fällen davon auszugehen ist, dass die Nutzung durch diese Personen immer untersagt ist. Ausnahmen müssen explizit erwähnt werden oder sind unter bestimmten Bedingungen gestattet, wie z. B. der kompletten Kostenübernahme im Schadenfall durch den Arbeitnehmer.

Beispiel:

„Das Fahrzeug darf für die Privatnutzung auch an Dritte überlassen werden. Der Arbeitnehmer haftet gegenüber dem Arbeitgeber im Fall der Überlassung für jeden Schaden der hierbei oder im Zusammenhang mit der Überlassung entsteht.“

Kann der Firmenwagen einem Arbeitskollegen zur Verfügung gestellt werden?

Für die Arbeit: Möchte ein Arbeitskollege den Firmenwagen eines Kollegen für die Arbeit nutzen, sollte dies mit dem Fuhrparkmanager geklärt werden. Gerade für den Versicherungsfall müssen hier einige Dinge beachtet werden.

Beispiel: Möchte ein Mitarbeiter aus dem Innendienst das Fahrzeug eines Außendienstmitarbeiters für einen einmaligen Kundenbesuch leihen, sollten folgende Punkte geklärt werden:

• Ist dies mit dem Fuhrparkmanager im Vorfeld abgeklärt?
• Muss eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?
• Muss der Mitarbeiter aus dem Innendienst eine Fahrerunterweisung absolvieren?
• Ist eine Fahrzeugeinweisung notwendig?

Private Nutzung: Möchte ein Arbeitskollege den Dienstwagen eines Mitarbeiters privat ausleihen, gilt dieser pauschal als dritte Person und die Nutzung ist untersagt. Trotzdem kann das Fuhrparkmanagement in diesem speziellen Fall gefragt werden – ggf. gibt es hier interne Sonderregelungen.

Überblick: Wer darf den Dienstwagen privat nutzen?

Wer darf im Dienstwagen zur privaten Nutzung mitfahren?

Die Regelung, wer im Dienstwagen mitgenommen werden darf, variiert und sollte ebenfalls individuell und klar festgelegt sein. Folgende Beispiel-Szenarien sind möglich:

• Die Mitnahme anderer Personen ist untersagt.
  „Dem Mitarbeiter ist die Mitnahme Dritter in dem Fahrzeug nicht gestattet, es sei denn, dass hierfür ein geschäftliches Interesse besteht.“
  
  
• Die Mitnahme von Familienangehörigen oder Lebenspartnern ist erlaubt.
  „Dem Mitarbeiter ist die Mitnahme Dritter in dem Fahrzeug nicht gestattet, es sei denn, hierfür besteht ein geschäftliches Interesse. In häuslicher Gemeinschaft lebende Familienangehörige oder Lebenspartner dürfen mitgenommen werden, sofern sie jeweils eine Haftungsausschlusserklärung zu Gunsten der Gesellschaft unterzeichnen.“

• Die Mitnahme Dritter ist erlaubt, aber ggf. an Bedingungen wie z. B. „der Arbeitnehmer haftet für jede Form von Schäden“ oder „unter Ausschluss der Haftung durch den Arbeitgeber“ geknüpft.

Regelungen zur Privatnutzung bestätigen

Die unternehmensinternen Regelungen zur Privatnutzung des Firmenwagens sollten sich Fuhrparkverantwortliche durch den Mitarbeiter bestätigen lassen.

In der Regel ist die private Nutzung im Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt. Darüber hinaus kann es auch eine Dienstwagenrichtlinie im Unternehmen geben sowie weitere interne Regelungen.

Mit der Funktion „Aufgaben und Termine für Personen“ im LapID System können Sie Aufgaben, wie die Bestätigung der Dienstwagenrichtlinie, digital an Ihre Mitarbeiter übermitteln. Diese können die Kenntnisnahme der Richtlinie per E-Mail bestätigen. Alle Schritte werden sicher im System protokolliert. So haben Sie jederzeit einen Überblick.

Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung bei Drittnutzung

Darf der Dienstwagen privat genutzt werden, muss sichergestellt sein, dass z. B. der Ehepartner eine gültige Fahrerlaubnis besitzt. Die Führerscheinkontrolle von Dritten kann das Fuhrparkmanagement übernehmen oder an den Dienstwagenfahrer direkt delegieren. In jedem Fall sollte eine Führerscheinkontrolle auch bei der Nutzung durch Dritte mind. einmal im Jahr durchgeführt werden.

Anders ist das bei der Fahrerunterweisung von Dritten. Diese müssen nur Dienstwagenfahrer absolvieren, aber nicht andere Personen, die den Dienstwagen privat fahren. Als Arbeitnehmer unterligen diese der Arbeitsschutzbestimmungen und der Betriebssicherheitsverordnung. Eine Person die den Firmenwagen privat nutzt fällt nicht unter diese Bestimmungen.