Arten der Dienstwagenüberlassung: Use Cases im Vergleich

Inhaltsverzeichnis:

• Der "Klassiker": Den Firmenwagen privat nutzen
  • Use Case: Die klassische Dienstwagenüberlassung
• Private Fahrten sind zulässig, werden aber nicht genutzt
  • Use Case: Nicht genutzter privater Einsatz des Dienstwagens
• Privaten Nutzung des Firmenwagennutzung ist verboten
  • Use Case: Firmenwagen für den Außendienst ohne private Nutzung
• Corporate Carsharing ohne private Nutzung
  • Use Case: Poolfahrzeuge für den Dienstweg
• Ausschließliche Nutzung des Privatwagens
  • Use Case: Car Allowance für MitarbeiterBestätigung zur Dienstwagenrichtlinie einholent
• Bestätigung zur Dienstwagenrichtlinie einholent

Auf einen Blick:

• Der klassische Dienstwagen (Privatnutzung erlaubt): Ideal für vielfahrende Außendienstmitarbeiter, die das Fahrzeug auch für Familie und Urlaub nutzen möchten. Trotz der Versteuerung des geldwerten Vorteils ist dieses Modell meist günstiger für Unternehmen und Mitarbeiter.
  
  
• Verzicht (Privatnutzung erlaubt, aber ungenutzt): Relevant für Mitarbeiter, die privat bereits versorgt sind (eigener Pkw, Fahrrad, ÖPNV) und den Dienstwagen in der Freizeit nicht bewegen. Hier sollte ein vertragliches Nutzungsverbot vereinbart werden, um die teure Steuerfalle der bloßen Nutzungsmöglichkeit zu umgehen.
  
  
• Privatnutzungsverbot: Dieses Modell eignet sich für Funktionsfahrzeuge (z. B. Werkstattwagen) oder Poolfahrzeuge, die rein operativ genutzt werden sollen. Durch das schriftliche Verbot entfällt die Versteuerung für den Mitarbeiter und der Arbeitgeber kann alle Kosten absetzen.

1. Der „Klassiker“: Den Dienstwagen privat nutzen

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, welchen er außerdem vollumfänglich privat nutzen darf. Welche Regeln damit einher gehen, ist im Arbeits- oder Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten.

Use Case: Die klassische Dienstwagenüberlassung

1. Ausgangssituation
Einem Mitarbeiter im Außendienst wird vom Arbeitgeber ein neuer Dienstwagen zur Verfügung gestellt. Im Dienstwagenüberlassungsvertrag wird schriftlich fixiert:

„Das Fahrzeug darf vollumfänglich für private Fahrten, inklusive Urlaubsreisen im europäischen Ausland, genutzt werden.“

2. Steuerliche Entscheidung: Versteuerung des geldwerten Vorteils
Durch die Erlaubnis zur privaten Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Der Mitarbeiter steht vor der Wahl der Methode:

• Option Fahrtenbuch: Da der geschäftliche Fahranteil sehr hoch ist (ca. 80 %), wäre diese Methode steuerlich potenziell günstiger, erfordert jedoch eine lückenlose Dokumentation jeder einzelnen Fahrt.
• Option 1-Prozent-Regelung: Um den bürokratischen Aufwand zu minimieren und da das Fahrzeug auch intensiv privat genutzt werden soll (z. B. für Urlaubsfahrten), entscheidet sich der Mitarbeiter in Absprache mit der Personalabteilung für die pauschale Versteuerung.

3. Der Arbeitsweg (Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte)
Der Wohnort des Mitarbeiters liegt z. B. 15 Kilometer von der ersten Tätigkeitsstätte (Büro) entfernt. Der Arbeitsweg gilt, auch bei privat genutzten Dienstwagen - wie auch bei allen anderen Mitarbeitern die mit ihrem privaten Pkw zur Arbeit kommen – als private Fahrt. Daher muss hierfür ein zusätzlicher geldwerter Vorteil versteuert werden (0,03 %-Regelung).

Gesamter geldwerter Vorteil:
Der Mitarbeiter muss monatlich einen gewissen Betrag auf das Bruttogehalt aufschlagen lassen. Die tatsächliche Nettobelastung ist abhängig vom persönlichen Steuersatz, liegt jedoch in der Regel deutlich unter den Kosten für Leasing, Versicherung, Wartung und Kraftstoff eines vergleichbaren privaten Pkws.

4. Erweiterter Nutzerkreis: Nutzung durch Familienangehörige
Es besteht oft der Wunsch, dass auch Ehepartner oder im Haushalt lebende Familienangehörige das Fahrzeug nutzen (z. B. für Einkäufe oder Fahrten mit den Kindern). Hier ist ein Blick in den Dienstwagenüberlassungsvertrag entscheidend. Hier ist die Firmenwagennutzung durch Dritte genau definiert.

In diesem Fallbeispiel ist geregelt:

„Die Nutzung durch im gleichen Haushalt lebende Familienangehörige ist gestattet. Eine Weitergabe an sonstige Dritte ist untersagt.“

Durch diese Klausel ist die Nutzung durch Angehörige arbeitsrechtlich legitimiert und über die Flottenversicherung des Arbeitgebers abgedeckt. Ohne diesen Passus wäre die Nutzung durch Dritte unzulässig.

5. Fazit
Dieses Modell schafft eine klassische Win-Win-Situation: Der Arbeitgeber nutzt den Dienstwagen als attraktiven Gehaltsvorteil (Incentive) zur Mitarbeiterbindung, ohne die Bruttolohnkosten direkt im gleichen Maße zu steigern. Der Mitarbeiter profitiert von maximaler Mobilität und Planungssicherheit, da die Risiken beim Unternehmen verbleiben. Die steuerliche Nettobelastung ist dabei in der Regel deutlich günstiger als der Unterhalt eines vergleichbaren Privatfahrzeugs. Aber auch für den Fuhrparkprofitiert finanziell von dieser Variante, da alle Kosten abgesetzt werden können. 

Da die Halterpflichten in diesem Fall beim Fuhrpark liegen, müssen neben der Fahrzeugverwaltung auch Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen regelmäßig vorgenommen werden.

2. Private Fahrten sind zulässig, werden aber nicht genutzt

Use Case: Nicht genutzter privater Einsatz

1. Ausgangslage
Die Personalabteilung oder der Fuhrparkmanager verwendet für einen neuen Außendienstmitarbeiter einen Standard-Überlassungsvertrag. In diesem ist geregelt:

„Die private Nutzung des Dienstwagens ist gestattet.“

Der Arbeitgeber möchte dem Mitarbeiter damit entgegenkommen und administrative Hürden vermeiden.

2. Die Realität: Faktischer Verzicht
Der Mitarbeiter verfügt privat über ein eigenes, hochwertiges Fahrzeug oder nutzt für private Wege ausschließlich das Fahrrad und den ÖPNV. Er hat kein Interesse daran, den Dienstwagen in seiner Freizeit zu nutzen. Tatsächlich wird das Fahrzeug nach Feierabend ausschließlich geparkt und bewegt sich keinen Kilometer privat.

3. Die Steuerfalle: Versteuerung trotz Nichtnutzung
Bei einer Lohnsteuerprüfung fällt auf: Für das Fahrzeug wird kein geldwerter Vorteil versteuert. Der Mitarbeiter argumentiert, er habe das Fahrzeug nie privat genutzt und könne dies (z. B. durch ein freiwilliges Fahrtenbuch oder Kilometerstände) belegen.

Das Problem: Aufgrund der aktuellen Rechtslage ist dies irrelevant. Da die private Nutzung im Vertrag ausdrücklich erlaubt ist, stellt bereits die bloße Möglichkeit der Nutzung einen geldwerten Vorteil dar. Das Finanzamt geht davon aus, dass der Wagen genutzt wird, da er genutzt werden darf. Der „Gegenbeweis“ ist in dieser Konstellation für den Mitarbeiter kaum noch rechtssicher zu führen.

Folge: Der geldwerte Vorteil muss (meist nach der 1-Prozent-Methode) voll versteuert werden, obwohl der Mitarbeiter keinen tatsächlichen Nutzen hatte.

4. Lösung: Vertragsanpassung
Um diese steuerliche Belastung zu vermeiden, muss der Fahrer den Fuhrparkmanager oder die HR-Abteilung über die Nicht-Nutzung informieren. Wenn feststeht, dass ein Mitarbeiter den Wagen definitiv nicht privat nutzen wird, muss der Überlassungsvertrag geändert werden.
Das darin enthaltene Privatnutzungsverbot (siehe vorheriges Kapitel) ist die einzige sichere Methode, um die Versteuerungspflicht abzuwenden. Ein bloßer freiwilliger Verzicht des Mitarbeiters reicht steuerrechtlich nicht aus.

5. Fazit
Dieses Szenario verdeutlicht, dass gut gemeinte Pauschalerlaubnisse im Überlassungsvertrag schnell zur Kostenfalle werden können. Die Diskrepanz zwischen vertraglicher Möglichkeit und tatsächlicher Nutzung geht steuerlich zulasten des Mitarbeiters. Nur durch eine konsequente Anpassung des Vertrags und ein schriftlich fixiertes Privatnutzungsverbot lässt sich der geldwerte Vorteil rechtssicher vermeiden. Dies schafft Transparenz und verhindert unnötige finanzielle Belastungen für den Mitarbeiter, während der Fuhrparkmanager für klare Verhältnisse in der Fahrzeugakte sorgt.

3. Private Nutzung des Firmenwagens ist verboten

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, private Fahrten jedoch nicht zulässig sind. Dann kann der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten absetzen und muss keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen. Das Verbot muss der Arbeitgeber jedoch ebenfalls schriftlich im Überlassungs- oder Arbeitsvertrag festhalten.

Use Case: Firmenwagen für den Außendienst ohne private Nutzung

1. Ausgangslage
Der Fuhrparkmanager verfolgt das strategische Ziel, die Total Cost of Ownership (TCO) der Flotte nachhaltig zu senken. Um unnötige Kosten durch Verschleiß und Kraftstoffverbrauch im privaten Bereich einzusparen, entscheidet er, dass die Dienstwagen im Vertrieb ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt werden dürfen.
Ein weiterer entscheidender Faktor für diese Maßnahme ist die interne Gerechtigkeit: Durch das Verbot der Privatnutzung soll verhindert werden, dass Vertriebsmitarbeiter gegenüber der restlichen Belegschaft (z. B. Innendienst ohne Dienstwagen) finanziell bevorteilt werden, da der geldwerte Vorteil als zusätzlicher Gehaltsbestandteil entfällt. Das Fahrzeug wird somit strikt als reines Arbeitsmittel definiert.

2 Die operative Vorgabe: Fahrzeughaltung am Standort
Der Fuhrparkmanager weist den Mitarbeiter an, das Dienstfahrzeug ausschließlich für Kundentermine zu nutzen. Der tägliche Ablauf ist strikt geregelt: Der Mitarbeiter pendelt mit seinem privaten Pkw zur Firma (erste Tätigkeitsstätte). Dort wechselt er in den Dienstwagen, führt seine Vertriebstouren durch und stellt das Fahrzeug nach Feierabend wieder auf dem gesicherten Firmenparkplatz ab. Die Heimfahrt erfolgt wieder mit dem privaten Pkw.

3. Umsetzung: Vertragliche Fixierung
Damit das Finanzamt keinen geldwerten Vorteil unterstellt (Vermeidung des Anscheinsbeweises), fixiert der Fuhrparkmanager im Überlassungsvertrag unmissverständlich:
„Das Fahrzeug wird dem Mitarbeiter ausschließlich zur dienstlichen Nutzung überlassen. Private Fahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind untersagt. Das Fahrzeug ist nach Beendigung der Dienstfahrten auf dem Betriebsgelände abzustellen.“

4. Steuerliche Auswirkung
Durch diese klare Anweisung des Fuhrparkmanagers entfällt die Grundlage für eine Versteuerung beim Mitarbeiter.

• Kein geldwerter Vorteil: Da die private Nutzung vertraglich verboten und durch den Abstellort faktisch unterbunden ist, muss keine 1-Prozent-Regelung angewendet werden.

• Arbeitsweg: Da der Arbeitsweg mit dem privaten Pkw zurückgelegt wird, entfällt auch hierfür die Versteuerung beim Arbeitgeber. Der Mitarbeiter macht diese Wege privat als Werbungskosten (Pendlerpauschale) geltend.

5. Fazit
Durch diese Entscheidung behält der Fuhrparkmanager die volle Kontrolle über die Fahrzeugkosten. Das Modell minimiert Haftungsrisiken außerhalb der Arbeitszeit und entlastet das Gehaltsgefüge, da keine Lohnsteuer auf einen Sachbezug abgeführt werden muss. Es ist eine effiziente Lösung für Unternehmen, die Fahrzeuge rein funktionell betrachten.

4. Corporate Carsharing ohne private Nutzung

Corporate Carsharing ist eine neuere, Ressourcen sparendere Alternative zu dem klassischen Dienstwagen-Model. Strenggenommen handelt es sich hier nämlich um einen Sonderfall der Dienstwagenüberlassung. Gerade, wenn Fahrzeuge nicht regelmäßig genutzt aber hin und wieder für dienstliche Zwecke benötigt werden, ermöglichen Poolfahrzeuge ohne festen Fahrer eine flexible Einteilung.

Use Case: Poolfahrzeuge für den Dienstweg

1. Ausgangslage
Ein Unternehmen beschäftigt diverse Mitarbeiter im Innendienst (z. B. Marketing, Projektmanagement, Vertriebsinnendienst). Diese Mitarbeiter arbeiten primär im Büro, müssen jedoch gelegentlich Kundentermine, Konferenzen oder Fahrten zu Partnerunternehmen wahrnehmen.

Ein fest zugewiesener Dienstwagen lohnt sich aufgrund der geringen jährlichen Fahrleistung für diese Mitarbeitergruppe wirtschaftlich nicht. Stattdessen stellt der Fuhrparkmanager einen Pool aus neutralen Fahrzeugen am Firmenstandort zur Verfügung.

2. Entscheidung: Betriebliche Gründe für das Verbot
Der Fuhrparkmanager entscheidet, dass diese Poolfahrzeuge nicht privat genutzt werden dürfen. Die Gründe sind operativ und administrativ:

• Verfügbarkeit: Die Fahrzeuge müssen als geteilte Ressource ("Shared Mobility") maximal verfügbar sein. Eine Privatnutzung (z. B. am Wochenende oder für den Heimweg) würde die Verfügbarkeit für andere Kollegen einschränken.

• Steuerliche Komplexität: Bei wechselnden Fahrern wäre die individuelle Versteuerung eines geldwerten Vorteils (wer ist wann wie viel privat gefahren?) administrativ kaum rechtssicher abbildbar.

3. Umsetzung: Schriftliche Fixierung
Um steuerliche Risiken und Missverständnisse auszuschließen, verankert der Fuhrparkmanager ein striktes Privatnutzungsverbot in der allgemeinen Car Policy und den Nutzungsbedingungen für Poolfahrzeuge.

Der Passus lautet:
„Die Nutzung der Poolfahrzeuge/Firmenwagen ist ausschließlich auf dienstliche Fahrten zur Erfüllung von Arbeitsaufträgen beschränkt. Jegliche private Nutzung sowie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind untersagt.“

Die Fahrzeuge müssen nach Beendigung der Dienstfahrt zwingend wieder auf dem Firmengelände abgestellt werden; eine Mitnahme nach Hause ist nicht gestattet.

4. Steuerliche Auswirkung
Durch das schriftliche Verbot und die organisatorische Maßnahme (Abstellen auf dem Firmengelände) entsteht für die Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil.

Es muss keine 1-Prozent-Versteuerung vorgenommen und kein individuelles Fahrtenbuch für das Finanzamt geführt werden (ein Fahrtenbuch zur internen Dokumentation der Halterhaftung bleibt jedoch empfehlenswert). Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer haben steuerliche Nachteile, da das Fahrzeug ein reines Arbeitsmittel bleibt.

5. Fazit
Die Bereitstellung von Poolfahrzeugen ohne Privatnutzungserlaubnis ist die effizienteste Methode, um Mobilitätsspitzen im Innendienst abzudecken. Sie bietet dem Unternehmen maximale Flexibilität und Kosteneffizienz, da die Flotte klein gehalten werden kann. Für den Mitarbeiter entfällt die steuerliche Belastung, während er dennoch für dienstliche Termine stets mobil bleibt, ohne seinen Privatwagen nutzen zu müssen.

5. Ausschließliche Nutzung des Privatwagens

Manche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern keinen Firmenwagen zur Verfügung, sondern vereinbaren mit ihnen eine betriebliche Nutzung des Privatwagens im Rahmen des Car-Allowance-Modells. Auch hier handelt es sich um eine Sonderform der Fahrzeugnutzung und keine Dienstwagenüberlassung im klassischen Sinne.

Use Case: Car Allowance für Mitarbeiter

1. Ausgangslage
Ein Unternehmen möchte seinen administrativen Aufwand im Fuhrpark reduzieren oder kann einem Mitarbeiter dessen speziellen Fahrzeugwunsch (z. B. eine spezielle Marke, die nicht in der Car Policy enthalten ist) nicht erfüllen.
Anstatt einen Firmenwagen zu bestellen, einigen sich Arbeitgeber und Mitarbeiter auf das Car-Allowance-Modell. Der Mitarbeiter verpflichtet sich vertraglich, ein eigenes Fahrzeug, nach seinen Wünschen, anzuschaffen und dieses für dienstliche Fahrten zu nutzen.

2. Das Modell: Die Car Allowance
Der Mitarbeiter beschafft sich das Fahrzeug privat (Kauf oder privates Leasing). Der Halter des Fahrzeugs ist somit der Mitarbeiter selbst, nicht die Firma.
Im Gegenzug erhält der Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt eine monatliche Mobilitätspauschale (die Car Allowance), bspw. in Höhe von 800 Euro. Dieser Betrag soll die Fixkosten wie Leasingrate, Versicherung und Wertverlust decken.

3. Steuerliche Behandlung
Hier liegt der wesentliche Unterschied zum klassischen Dienstwagen:

• Die Pauschale: Die 800 Euro gelten nicht als steuerfreier Aufwendungsersatz, sondern als Barlohn. Sie müssen daher zusammen mit dem regulären Bruttogehalt voll versteuert werden (Lohnsteuer + Sozialversicherungsabgaben). Es entsteht kein "geldwerter Vorteil" für einen Firmenwagen, da es keinen Firmenwagen gibt.

   

• Die Dienstfahrten: Für die tatsächlich gefahrenen geschäftlichen Kilometer kann der Mitarbeiter die gesetzliche Kilometerpauschale (z. B. 0,38 € / km) steuerlich als Werbungskosten geltend machen oder sich diese vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen (Reisekostenabrechnung).

4. Verlagerung der Administration
Der Verwaltungsaufwand verschiebt sich bei diesem Modell massiv:

• Für das Fuhrparkmanagement: Der Aufwand sinkt auf ein Minimum. Es müssen keine Leasingverträge ausgehandelt, Werkstatttermine koordiniert oder Tankkarten verwaltet werden. Lediglich die Prüfung des Führerscheins bleibt bestehen.

   

• Für den Mitarbeiter: Er wird zum „Fuhrparkmanager in eigener Sache“. Er kümmert sich eigenverantwortlich um Wartung, Reifenwechsel, Versicherungsschutz und Reparaturen. Fällt das Fahrzeug aus, muss er selbst für Ersatz sorgen, um seine dienstlichen Pflichten zu erfüllen.

5. Fazit
Bei diesem Model verlagert sich der Verwaltungsaufwand vom Fuhrparkmanagement auf den Fahrer und macht Fahrzeugprüfung sowie Fahrerunterweisung obsolet. Mit einer Ausnahme: Die Führerscheinkontrolle bleibt auch bei privaten Fahrzeugen, die für die Arbeit genutzt werden, relevant, da hier eine Beauftragung zur Nutzung des Privatfahrzeugs vorliegt.

Achtung: Sollte der Mitarbeiter aus dem Dienst ausscheiden, fehlt dem Unternehmen nicht nur ein Mitarbeiter, sondern auch ein Fahrzeug. Ob es sich lohnt in eine Car Allowance zu investieren oder ob firmeneigene Dienstwagen sich eher lohnen, muss individuell geprüft werden.

Bestätigung zur Dienstwagenrichtlinie einholen

Ergänzend zum Dienstwagenüberlassungsvertrag sollten Sie im Unternehmen auch eine Dienstwagenrichtlinie, die sog. Car Policy zur Verfügung stellen. Die Car Policy beinhaltet übergreifende Regelungen und Richtlinien zum Umgang mit dem Dienstwagen. Die Inhalte sollten Sie sich bei der Überlassung eines Dienstwagens stets durch Ihre Mitarbeiter bestätigen lassen.

Eine Möglichkeit zur Einholung der Bestätigung der Car Policy ist die Erweiterung „Aufgaben und Termine“ im LapID System. Hiermit können Sie für Ihre Mitarbeiter Aufgaben und Termine einstellen, Bestätigungen einholen oder ergänzende Dokumente und Informationen anfordern. Die Rückmeldungen werden sicher im Protokoll des einzelnen Mitarbeiters gespeichert.

Mehr zu Aufgaben und Termine für Personen auf unserer Detailseite.