Car Allowance: Wirklich eine Alternative zum Dienstwagen?

Wer beruflich viel unterwegs ist, bekommt oft ein Dienstfahrzeug vom Arbeitgeber gestellt. Allein in Deutschland sind laut statista.de rund 5,2 Millionen Dienstfahrzeuge im Einsatz. Eine Alternative zum Dienstwagen ist das Modell ,,Car Allowance‘‘, das zwar weniger verbreitet ist, aber auch Vorteile sowie Nachteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter aufzeigt. Wie das Modell der Car Allowance funktioniert und wie es im Vergleich zum Dienstwagen abschneidet, fassen wir im heutigen Beitrag zusammen.

Inhaltsverzeichnis

• Wie funktioniert das Dienstwagenmodell Car Allowance?
• Der direkte Vergleich: Dienstwagen vs. Car Allowance
  • Wesentliche Vor- und Nachteile für das Fuhrparkmanagement oder das Unternehmen
  • Wesentliche Vor- und Nachteile für den Mitarbeiter
• Wo liegt der Unterschied zwischen Car Allowance und Mobilitätspauschale?
• Bedeutung einer Car Allowance im Fuhrpark
• Lohnt sich das Dienstwagenmodell Car Allowance?

Wie funktioniert das Dienstwagenmodell Car Allowance?

Die sogenannte Car Allowance ist eine Pkw-Überlassungspauschale, die der Arbeitgeber monatlich zahlt, wenn der Mitarbeiter sich dazu verpflichtet, seinen privaten Pkw auch für dienstliche Zwecke zu nutzen. Dem Mitarbeiter steht somit kein Firmenwagen oder ein Poolfahrzeug zur Verfügung, sondern er nutzt sein privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten. Das Modell der Car Allowance ist insbesondere in den USA und Großbritannien schon lange integriert, doch auch in deutschen Unternehmen wird es immer häufiger praktiziert. Durch die Pauschale wird zum einen der Betrieb des Fahrzeugs finanziert und zum anderen das Schadensrisiko abgegolten.

Auch wenn der Arbeitnehmer den Privatwagen selbst anschafft, hat der Arbeitgeber durchaus ein Mitspracherecht, ob sich das Privatauto für dienstliche Fahrten eignet. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise einen Sportwagen als ungeeignet für Kundentermine betrachtet, kann dieser sein Veto einlegen. Denn das hat unter Umständen großen Einfluss auf das Unternehmensimage. Im Rahmen einer „Car Allowance Policy“ kann der Arbeitgeber beispielsweise auch das Fahrzeugmodell, die Ausstattung oder das Fahrzeugalter festlegen. In der Regel gibt der Arbeitgeber vor, in welchem Umfang das Fahrzeug versichert werden muss, so dass das Schadensrisiko erheblich gesenkt wird. Zusätzlich kann es bestimmte Regeln zur Pflege und zur Wartung des Fahrzeugs geben, um die Betriebssicherheit des privaten Fahrzeugs zu gewährleisten. Der Arbeitgeber beteiligt sich zudem meist zu 10 bis15 Prozent an den Kosten.

Darüber hinaus kann zu Anfang eine maximale Entfernung festgelegt werden, die für dienstliche Zwecke vorgesehen ist.

Anfallende Steuern und Abgaben sind vom Mitarbeiter selbst zu zahlen. Hingegen ist der mit dem Arbeitgeber festgelegte Betrag bei reiner Privatnutzung des Fahrzeugs trotz Car-Allowance-Vereinbarung steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wie eine Car-Allowance-Vereinbarung typischerweise aussieht, erfahren Sie hier.

Der direkte Vergleich: Dienstwagen vs. Car Allowance

Das Modell des Dienstwagens ist deutlich weiterverbreitet und bekannter, doch wie steht der Dienstwagen im direkten Vergleich zur Car Allowance? Beim Modell Dienstwagen wird das Fahrzeug primär dienstlich benutzt, wobei es unter bestimmten Bedingungen, die in der Car Policy festgelegt werden, auch privat genutzt werden darf (ausgenommen hiervon sind sog. „Motivationsfahrzeuge“, die dem Mitarbeiter zur überwiegend privaten Nutzung durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden). Bei einem Dienstwagen muss die private Nutzung in der Regel dokumentiert werden. Sobald das Arbeitsverhältnis endet, muss der Dienstwagen an das Unternehmen zurückgegeben werden. Zusätzlich kann bei Schäden am Auto gemäß der Arbeitnehmerhaftung der Mitarbeiter zu einem Kostenersatz verpflichtet werden. Im Folgenden finden Sie daher die wichtigsten Vor- und Nachteile der Car Allowance.

Wesentliche Vor- und Nachteile für das Fuhrparkmanagement oder das Unternehmen 

Ein wesentlicher Vorteil der Car Allowance besteht darin, dass die Fuhrparkadministration enorm entlastet wird. Der Mitarbeiter ist verantwortlich für sein Fahrzeug und somit auch für Themen wie Finanzierung, Wartung, Reifen, Versicherung und weiteren Betriebskosten.

In Bezug auf die Flottenkosten ist die Car Allowance ebenso eine attraktive Lösung für das Unternehmen, da beispielsweise bei einer eingesetzten Leasingflotte zwar ein Kfz-Zuschuss in Höhe der Referenzdaten und der Beitrag zur Steuer- und Sozialversicherung zu tragen ist, aber die Nebenkosten während der Laufzeit und nach Ende des Leasingvertrags gespart werden. Unter anderem werden durch eine Car Allowance Versicherungsselbstkosten, Kosten für einen Wertverlust bzw. einer Wertminderung des Fahrzeugs oder Schäden bei der Rückgabe gespart, die normalerweise monatlich dreistellig pro Fahrzeug bei Dienstwagen ausfallen. Beim Dienstwagen entsteht bei der Privatnutzung ein geldwerter Vorteil. Bei einem Privatwagen bzw. einer Car Allowance entfällt es, weil kein Dienstwagen, welches vom AG betrieben wird.

Ein Nachteil aus Unternehmenssicht ist, dass die Möglichkeit der Car Allowance von Mitarbeitern genutzt werden kann, die ohnehin sehr wenige dienstliche Fahrten tätigen und so trotzdem einen finanziellen Gehaltszuschuss bekommen. Somit können enorme Mehrkosten für den Arbeitgeber entstehen.

Vorteile für das Unternehmen

Wesentliche Vor- und Nachteile für den Mitarbeiter 

Auch für den Mitarbeiter entstehen bei Car Allowance Vor- sowie Nachteile. Ein Nachteil besteht in der erhöhten eigenen Administrationsaufwendung und in dem Risiko der Mehrbelastung im Falle eines Unfalls oder Schäden am Fahrzeug. Da keine typischen Flottennachlässe oder Versicherungsstückprämien bestehen, können die Vollkosten für den Mitarbeiter, der Gebrauch von der Car Allowance macht, in der Regel höher ausfallen. Aus diesem Nachteil ergibt sich allerdings gleichzeitig ein Vorteil: Der Mitarbeiter ist bedingt freier in seiner Wahl des Fahrzeugs, ob Fahrzeugtyps oder -klasse sowie Ausstattung, Zustand oder Farbe unter Berücksichtigung der abgesprochenen Car Policy und dem Firmenimage. Zusätzlich ist die Car Allowance von Vorteil, wenn sie Gehaltsbestandteil ist und somit ein finanzieller Vorteil durch den Kfz-Zuschuss gilt. Ein weiter Punkt ist, dass durch die zulässigen CO2-Werte für Dienstwagen bzw. Firmenfahrzeuge keine Einschränkungen mehr bei der Car Allowance bestehen und sich Mitarbeiter unabhängig der CO2-Limits ein Fahrzeug aussuchen können. Gleichermaßen ergibt sich daraus jedoch eine höhere Umweltbelastung.

Vorteile für den Mitarbeiter 

Wo liegt der Unterschied zwischen Car Allowance und Mobilitätspauschale?

Die Mobilitätspauschale ist ebenfalls eine pauschalisierte monatliche Zahlung, die das Unternehmen an den Mitarbeiter zahlt. Die Besonderheit hierbei ist, dass der Mitarbeiter sich nicht verpflichtet, einen Privatwagen vorzuweisen oder sein Fahrzeug für dienstliche Zwecken nutzt. Die Pauschale kann daher frei verwendet werden. Ob In unserem Beitrag finden Sie alle Vor- und zum Mobilitätsbudget Nachteile und wann sich eine Mobilitätspauschale für Sie lohnt.

• Mobilitätsbudget statt Dienstwagen: Flexibilität vor Statussymbol

Bedeutung einer Car Allowance im Fuhrpark

Durch die Car Allowance sinkt die Administrationsaufwendung deutlich, da Halterhaftung, Führerscheinkontrolle sowie Fahrerunterweisung im Fall der Car Allowance für den Arbeitgeber wegfallen. Das Privatfahrzeug ist kein Betriebsmittel, sondern wurde selbst angeschafft vom Mitarbeiter. Daher ist eine technische Einweisung oder eine Kontrolle überflüssig und der Mitarbeiter kennt die technischen Voraussetzungen des Fahrzeugs. Durch die Benutzung des Privatfahrzeugs gelten dementsprechend keine berufsgenossenschaftlichen Vorschriften. Die einzige Aufgabe der Fuhrparkadministration ist die Sicherstellung der Pkw-Überlassungspauschale in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Überprüfung der neuen Inanspruchnahme der Car Allowance alle drei Jahre. Was trotz dessen beachtet werden sollte bei dienstlichem Einsatz von Privatfahrzeugen finden Sie in unseren Beiträgen:

• Ist die Führerscheinkontrolle bei dienstlich genutzten Privatfahrzeugen Pflicht?
• Fahrerunterweisung bei dienstlich genutzten Privatfahrzeugen?

Lohnt sich das Dienstwagenmodell Car Allowance?

Insgesamt bedeutet die Car Allowance im Vergleich zum herkömmlichen Dienstwagen zwar mehr Freiheit für den Mitarbeiter, gleichzeitig muss aber auch mehr Eigenverantwortung seitens des Mitarbeiters übernommen werden. Steuerlich und kostentechnisch lohnt sich das Modell für den Mitarbeiter eher nicht, ob eine Car Allowance trotz dessen sinnvoll ist, hängt von persönlichen Präferenzen und dem jeweiligen Arbeitsvertrag ab.

Aus Sicht des Fuhrparkmanagements und des Unternehmens spricht f die Car Allowance eindeutig der geringere Aufwand der Fahrzeuganschaffung, weniger Diskussionen mit den Mitarbeitern und keine überflüssigen Fahrzeuge stehen im Fuhrpark herum. Grundsätzlich muss nach Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG keine Einstimmung seitens des Betriebsrates erfolgen, außer die Nutzungspauschale ist so hoch, dass sie nicht mehr als Pauschale gilt und daher nicht mehr steuerlich abgegolten werden kann. Es handelt sich um eine vollabgabenpflichtige Bezuschussung des Gehalts durch den Arbeitgeber. Sie als Fuhrparkmanager profitieren also mehr als der Mitarbeiter und haben letztendlich weniger Arbeit und oft auch weniger Ärger. Ein klassischer Dienstwagen hingegen bietet Ihnen mehr Kontrollmöglichkeiten, die Anschaffung ist steuerlich günstig und ist somit oft die günstigere Alternative zur Car Allowance.