Ein eigener Dienstwagen ist für viele Mitarbeiter ein beliebter Bestandteil des Gehalts. Wird ein Dienstfahrzeug vom Unternehmen angeboten, schlagen Mitarbeiter dieses nur selten aus. Doch es gibt durchaus gute Gründe, Dienstautos zu reduzieren oder ganz darauf zu verzichten und auf ein Mobilitätsbudget zu setzen. Wir erklären, was genau darunter zu verstehen ist und wie eine Umsetzung im Fuhrparkmanagement aussehen kann.
Inhalt:
- Definition Mobilitätsbudget
- Warum ein Mobilitätsbudget?
- Nachteile des Mobilitätsbudgets?
- Fazit: Optimale Ergänzung, aber kein Ersatz für den Dienstwagen
Definition Mobilitätsbudget
Im engeren Sinne meint Mobilitätsbudget, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern kein festes dienstlich genutztes Fahrzeug mehr zur Verfügung stellen, sondern ein zuvor festgelegtes Budget, welches die Mitarbeiter zur freien Verfügung zum Zwecke der Fortbewegung nutzen können. Der Empfänger eines Mobilitätsbudgets kann somit frei entscheiden, ob er öffentliche Verkehrsmittel, wie Bus oder Bahn, Carsharing, E-Bikes, Taxis oder ähnliches für dienstliche Fahrten nutzen möchte. Betragen die Kosten für einen Firmenwagen beispielsweise monatlich 500 Euro, könnte dieses Geld auf unterschiedliche, andere Verkehrsmittel aufgeteilt werden. Wird das monatliche Budget nicht voll ausgeschöpft, kann das restliche Geld beispielsweise für andere Zwecke, wie für ein neues Fahrrad oder als Zuschuss zur Altersvorsorge, verwendet werden. Eine zeitliche Begrenzung, das Restbudgets aufzubrauchen, kann dabei sinnvoll sein. Im weiteren Sinne verstehen Befürworter das Mobilitätsbudget jedoch auch als ganzheitliche Mobilitätslösung, wo auf individuelle Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter eingegangen wird.
Warum ein Mobilitätsbudget?
Deutsche Arbeitnehmer lieben die Möglichkeit, einen eigenen Dienstwagen als Gehaltszusatz zu erhalten. So ist es nicht verwunderlich, dass es in Deutschland derzeit rund fünf Millionen gewerblich genutzte Personenkraftwagen gibt. Ein Mobilitätsbudget wurde jedoch bislang in wenigen deutschen Firmen eingeführt. Im europäischen Vergleich sieht das Ganze allerdings anders aus. Laut der Corporate Vehicle Observatory 2018 von Arval setzt rund die Hälfte aller großen bis sehr großen Firmen in Europa auf ein Mobilitätsbudget. Vorreiterländer sind hier Belgien, Frankreich, die Schweiz und die Niederlande sowie das Vereinigte Königreich. Doch warum entscheiden sich Unternehmen für Mobilitätsbudgets und welche Vorteile bringen diese mit sich?
Freie Wahl und attraktiver Benefit
Ein eigener Dienstwagen gilt für viele noch als ein Statussymbol. Die Extravaganz in Sachen Optik und technischer Ausstattung kennt dabei häufig keine Grenzen. Doch allmählich kommt es zu einem Umdenken, was insbesondere der jungen Generation zugeschrieben wird. Für die sogenannten Millenials oder Generation Y stehen zwei Aspekte an oberster Stelle: Flexibilität und Freiheit. Diese Arbeitnehmer möchten frei entscheiden, wie sie ihre Arbeitswege bestreiten und dabei möglichst ungebunden bleiben. Das Gefährt kann dann ganz nach Lebenssituation, Tagesform oder Gusto gewählt werden. Viele von ihnen sind zudem ohnehin ganz ohne Führerschein in Großstädten aufgewachsen, wo es zudem kaum Raum für feste Parkplätze gibt. Das Dienstwagenmodell scheint bei der jungen Arbeitnehmergeneration an seine Grenzen zu stoßen. Das Mobilitätsbudget stellt mit seinen flexiblen Einsatzmöglichkeiten hingegen einen viel attraktiveren Benefit dar, welches beim Ringen um Top-Fachkräfte von Vorteil ist.
Nachhaltiges Mobilitätsverhalten
Nicht erst seit dem Dieselskandal wird zunehmend ein Umdenken im Fuhrparkmanagement gefordert. Antriebsformen wie Wasserstoff, Elektrizität oder Gas gelten als umweltfreundlichere Alternativen. Auch durch ein Mobilitätsbudget kann die Nachhaltigkeit im Fuhrpark vorangetrieben werden. Weniger Dienstwagen in der Flotte können ebenso zu einer besseren CO2-Bilanz des Unternehmens beitragen wie die alternative Nutzung von E-Bikes oder Carsharing. Das stärkt nicht nur das Selbstbild, sondern hat auch einen positiven Einfluss auf die Außenwirkung.
Vorteilhafte steuerliche Behandlung
Wer sich mit der Nutzung von Dienstwagen auseinandersetzt, stößt unweigerlich auch auf die steuerlichen Vorschriften. Werden mit dem dienstlich genutzten Fahrzeug auch Privatfahrten getätigt, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser muss entweder im Rahmen der 1-Prozent-Regelung oder dem Fahrtenbuch versteuert werden. Tritt jetzt ein Mobilitätsbudget an Stelle des Dienstwagens, stellt sich hier ebenfalls die Frage nach der steuerlichen Behandlung. Das hängt sicherlich von der Ausgestaltung des Mobilitätsbudgets ab. Es gibt Anbieter, die eine Art Mobilitätskarte anbieten. Dabei werden Mobilitätsleistungen wie „Sachbezüge“ behandelt. Voraussetzung ist, dass von dieser Karte kein Bargeld abgehoben werden kann. Solche Prepaidkarten für Mitarbeiter gibt es nicht nur für den Mobilitätsbereich. Sie dienen häufig als zusätzlicher Benefit für die Arbeitnehmer. Für das Unternehmen sind diese Karten insofern lohnend, als dass die „Sachbezugsversteuerung“ einer deutlich niedrigeren Gesamtversteuerung entspricht als eine Gehaltsauszahlung. Aber auch für den Dienstwagennehmer stellt der Sachbezug eine günstigere steuerliche Behandlung dar als der Einkommenssteuersatz.
Keine Parkplatzsuche und weniger Stauzeiten
Für Außendienstmitarbeiter ist der Dienstwagen in vielen Fällen die unabhängigere, bequemere und flexiblere Lösung als beispielsweise auf öffentliche Verkehrsmittel zurückzugreifen. Dies trifft sicherlich bei langen Strecken oder ländlichen Regionen zu. In Ballungszentren mit hohen Staudichten und wenigen Parkmöglichkeiten entpuppt sich das eigene Dienstfahrzeug jedoch schnell als ineffizientes Fortbewegungsmittel. Ein Ausweichen auf Carsharing, Bus oder Bahn – als Bestandteile eines Mobilitätsbudgets – liegt hier nahe und kann insbesondere im städtischen Verkehr Zeit und Nerven sparen.
Implizites Belohnungssystem für Mitarbeiter und mehr Gleichbehandlung
Das Mobilitätsbudget geht in den meisten Fällen auch mit einem Belohnungssystem einher. Wenn im Unternehmen vereinbart ist, dass die Mitarbeiter den nicht für die Mobilität benötigten Restbetrag zur freien Verwendung nutzen dürfen, impliziert das eine Belohnung für die Mitarbeiter. Wer sparsam ist, beispielsweise nach Angeboten oder nach den günstigsten Reiserouten schaut, kann hier profitieren. Das steigert im besten Falle die Motivation der Mitarbeiter oder schafft Anreize für potenzielle Arbeitnehmer.
Darüber hinaus kann ein fixer monatlicher Betrag für die dienstliche Fortbewegung durchaus für mehr Gerechtigkeit unter den Mitarbeitern sorgen. Dienstwagen sind häufig nur Führungskräften oder leitenden Angestellten vorbehalten. Ein Mobilitätsbudget kann jedoch im Rahmen eines kleineren monatlichen Fixbeitrags auch für Mitarbeiter niedrigerer Gehaltsgruppen eingesetzt werden. Dies kann sich wiederum auch positiv auf das Betriebsklima auswirken.
Nachteile des Mobilitätsbudgets?
Sicherlich ist das Mobilitätsbudget nicht für jede Arbeitnehmergruppe geeignet. Für Firmen in ländlicheren Regionen beispielsweise, die nicht optimal an den öffentlichen Nah- und Fernverkehr angeschlossen sind oder wo schlichtweg kein Carsharing angeboten wird, bleibt der Dienstwagen nach wie vor die flexiblere Lösung. Auch Außendienstmitarbeiter, die viel und auf langen Strecken unterwegs sind, werden sicherlich die erhöhte Staugefahr in Kauf nehmen, um unabhängiger und zu bleiben. Für manche Berufsgruppen ist es zudem schlichtweg nicht möglich mit Werkzeug oder Maschinen ohne eigenes Fahrzeug zu arbeiten. Wer hingegen nur mit einem Notebook unterwegs ist, kann auch mal problemlos auf die Bahn zurückgreifen.
Während es für die Nutzung von Dienstwagen feste steuerliche Regelungen gibt, hängt die Versteuerung des Mobilitätsbudgets von seiner Umsetzung ab. Wird das Mobilitätsbudget nicht über eine Prepaidkarte organisiert, sondern wird zum Beispiel mit dem Gehalt monatlich ausbezahlt, stellt das Mobilitätsbudget keine Sachbezüge mehr dar und es gelten wieder andere steuerrechtliche Vorgaben.
Die Umsetzung eines Mobilitätsbudgets im Unternehmen erfordert zudem eine intensive Planung und vor allem Überzeugungsarbeit. Das Dienstwagensystem besteht bereits seit Jahren und funktioniert. Um ein Umdenken bei Führungskräften oder Geschäftsführern herbeizuführen und alte Strukturen aufzubrechen, bedarf es viel Zeit. Dem Unternehmen muss klar werden, dass heutzutage nicht mehr nur die eigenen Interessen an erster Stelle stehen. Um Mitarbeiter für sich zu gewinnen, muss diesen verdeutlicht werden, dass man gemeinsam die individuellen Anforderungen des Arbeitnehmers prüft und die für ihn optimalste Verkehrsnutzung ermittelt.
Findet die Dienstwagenalternative Anklang im Unternehmen, geht es dann noch um die konkrete Umsetzung. Gegebenenfalls muss die Car Policy angepasst oder separate Regelungen für das Mobilitätsbudget getroffen werden. Das Fuhrparkmanagement muss zudem unter anderem dafür Sorge tragen, dass Belege und Rechnungen für genutzte Fortbewegungsmittel gesammelt, archiviert und nachgehalten werden. Mittlerweile gibt es einige Anbieter auf dem Markt, die Firmen bei der Umsetzung eines Mobilitätsbudgets unterstützen. Dafür werden gegenwärtige Zustände im Unternehmen genauso wie zukünftige Potenziale betrachtet. Elektronische Belegerfassungen über Apps und Webanwendungen können den Prozess der Nachweiserbringung zudem vereinfachen.
Fazit: Optimale Ergänzung, aber kein Ersatz für den Dienstwagen
Mobilitätsbudgets bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie sind insbesondere für junge, potenzielle Fachkräfte attraktiv und gewähren Flexibilität sowie Umweltbewusstsein. Ganz ohne die klassische Dienstwagenregelung werden jedoch nur die wenigsten Unternehmen auskommen. Daher empfiehlt es sich, das Mobilitätsbudget als Ergänzung zum Dienstwagenangebot zu betrachten. Allein die freie Entscheidung zwischen beiden Optionen führt bei vielen Mitarbeitern bereits zu einem positiven Gefühl und kann dadurch das Betriebsklima fördern.
Sollten Sie sich für ein Mobilitätsbudget entscheiden, sollten Sie sich folgende Punkte vor Augen halten:
- Zunächst sollte eine Bestandsaufnahme gemacht werden, ob eine Dienstwagenalternative sinnvoll und umsetzbar ist. Bereits bei diesem Schritt kann ein externer Dienstleister unterstützen.
- Vergewissern Sie sich, dass es unter Umständen viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen kann, Entscheidungsträger von dem Konzept zu überzeugen. Unter Umständen kann eine stufenweise Umsetzung sinnvoll sein. Stoßen Sie bei Ihrem Vorschlag auf Widerstand, probieren Sie es doch erst einmal mit einem „Mobilitätsbudget light“. Arbeitnehmer haben hier die Wahl zwischen größeren und kleineren Fahrzeugen sowie unterschiedlichen Ausstattungen und Antriebsmöglichkeiten. Entscheiden sich Mitarbeiter für kleinere und umweltfreundlichere Fahrzeuge, können Sie dies entsprechend belohnen.
- Informieren Sie sich über die Umsetzungsmöglichkeiten und steuerlichen Vorschriften.
- Steht die Einführung des Mobilitätsbudgets fest, müssen Regelungen zur Verwendung getroffen und ggf. die Car Policy angepasst werden. Hier müssen Fragen geklärt werden, wie genau die Verwendung des Budgets erfolgen darf (private Nutzung? Auch Familienangehörige? Wie erfolgt die Nachweiserbringung etc.).
Was halten Sie von einem Mobilitätsbudget? Bevorzugen Sie die freie Entscheidung für ein Verkehrsmittel oder doch eher den klassischen Dienstwagen?
