Car Policy: Bedeutung für den Fuhrpark und wichtige Inhalte

Eine gut ausgearbeitete und transparente Dienstwagenrichtlinie kann zudem Konflikte zwischen Fuhrparkverantwortlichen und Mitarbeitern verhindern. Klar definierte Regeln können insbesondere für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, deren personelle Kapazitäten begrenzt sind und somit wenig Raum für individuelle Wünsche bleibt. Dadurch können Zeit und Kosten eingespart werden.

Die Car Policy gilt im Fuhrparkmanagement als wichtiges Instrument. Ist sie strukturiert und gut ausgearbeitet, lässt sich mit ihrer Hilfe die Motivation der Mitarbeiter steigern und durchaus Geld sparen. Doch was genau versteht man eigentlich darunter und was macht eine gute Car Policy aus?

Inhaltsverzeichnis:

• Car Policy: Was ist das?
• "Die eine" Car Policy gibt es nicht
• Innen- und Außenwirkung
• Das macht eine gute Car Policy aus
• Ausgestaltung der Nutzungsregelung
• Übersicht aller Fahrzeugzypen
• Bemessungsgrundlage Kosten
• Rechtlich auf der sicheren Seite
• Fazit

Car Policy: Was ist das?

Car Policy lässt sich nur schwierig ins Deutsche übersetzen. Am ehesten treffen die Bezeichnungen Dienstwagenrichtlinie, Dienstwagenordnung oder Firmenwagenrichtlinie zu. Darin wird festgelegt, welcher Mitarbeiter einen Dienstwagen im Unternehmen nutzen darf und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht. Zudem werden hier die Ausstattung und der Preis des Fahrzeugs festgehalten. Dazu wird meist ein Kriterienkatalog aufgestellt. Auch aus rechtlicher Perspektive gibt es für die Car Policy keine einheitliche und verbindliche Bedeutung. Zudem kommt es häufig zur Verwechslung von Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Im Gegensatz zum Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in einer Car Policy die allgemeine Handhabung mit Firmenfahrzeugen geregelt, die für alle Mitarbeiter einzuhalten ist. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt darüber hinaus noch individuelle Rechte und Pflichten zwischen Unternehmen und einzelnen Arbeitnehmern in Bezug auf die Überlassung eines bestimmten Fahrzeugs.

„Die eine“ Policy gibt es nicht – Entscheider frei in der Gestaltung

Es gibt nicht die eine wahre Car Policy, was nicht zuletzt auch auf die uneinheitliche und rechtlich nicht geregelte Definition zurückzuführen ist. Entscheider im Fuhrpark haben daher viele Möglichkeiten, das Regelwerk für die Dienstwagennutzung auszugestalten. Dabei sollten neben der Wirtschaftlichkeit und der Umweltfreundlichkeit auch die Motivation der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Seinen Mitarbeitern ein Dienstfahrzeug zur Verfügung zu stellen, kann dabei einen positiven Effekt auf die Motivation haben. Für viele Mitarbeiter bedeutet ein Dienstwagen nicht nur ein Statussymbol, sondern vor allem auch die Möglichkeit Kosten einzusparen, da ein privater Wagen unter Umständen nicht mehr benötigt wird oder zumindest laufende Kosten vom Unternehmen getragen werden. Dabei sollten Mitarbeiter jedoch immer auf die gesetzliche Regelung zur privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen achten.

Eine gute Car Policy regelt dabei auch die Vorgaben für unterschiedliche Abteilungen oder kann eine Hierarchisierung einzelner Gruppen vornehmen. So erhalten beispielsweise Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Das Ziel einer Car Policy ist es, alle Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen zu definieren und Aufgaben der Fuhrparkverantwortlichen und der Mitarbeiter zu bestimmen. Sie sollte jedoch möglichst so erstellt werden, dass der gesamte anspruchsberechtigte Mitarbeiterkreis berücksichtigt wird. Individuelle Vereinbarungen sollten im Dienstwagenüberlassungsvertrag separat spezifiziert werden.

Innen- und Außenwirkung

Ein Dienstwagen ist oftmals ein Instrument der Mitarbeitermotivation. Motivationsfahrzeuge gelten als Statussymbol und die Mitarbeiter sparen dadurch zusätzlich private Kosten ein. Die Festlegung, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug zur Verfügung gestellt bekommt, kann beispielsweise hierarchisch erfolgen. Führungskräften oder leitenden Angestellten darf durchaus eine umfangreichere Ausstattung eingeräumt werden als anderen Mitarbeitern.

Bei der Auswahl möglicher Firmenwagenmodelle sollten Unternehmen zudem auch über die Außenwirkung der Flotte nachdenken. Ein einheitliches Design, dieselbe Farbe oder die Bevorzugung eines Herstellers sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild. Auch die unterschiedliche Ausstattung von einzelnen Abteilungen kann sinnvoll sein. Während Monteure eher funktionale und geräumige Fahrzeuge benötigen, sind für Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind, schnelle und spritsparende Fahrzeuge ratsam. Ein modernes Design kann zudem einen positiven Eindruck bei Kunden hinterlassen.

Das macht eine gute Car Policy aus Ausgestaltung der Nutzungsregelung

Eine genaue Bestimmung, wie und von wem die Firmenwagen genutzt werden dürfen, ist unerlässlich bei der Erstellung einer Car Policy. Hat man Anspruchsgruppen festgelegt, sollte zunächst geregelt werden, ob und inwiefern Mitarbeiter die Fahrzeuge auch privat nutzen dürfen. Dies schließt auch ein ob Ehepartner und Kinder mit dem Wagen fahren dürfen und wer dann die Kraftstoffkosten trägt.

Beispiele aus der Praxis: Man kann dem Mitarbeiter und seiner Familie eine uneingeschränkte Nutzung erlauben, sofern Geschäfts- und Dienstfahrten nicht behindert werden. Alternativ kann eine Höchstgrenze monatlich erlaubter Kilometer vereinbart werden. 

Neben der Nutzungsart sollte auch die Nutzungsdauer des Dienstwagens bestimmt werden. Je nach Aufgabenbereich ist die Abnutzung des Fahrzeugs anders. Techniker, die viel unterwegs sind und den Wagen sehr beanspruchen, benötigen meist schneller ein neues Auto als andere Mitarbeiter. Beim Leasing oder einer Finanzierung empfiehlt sich meist das Fahrzeug nach Auslaufen des Leasingvertrags zu wechseln.  

Übersicht aller Fahrzeugtypen

Bei der Überlegung, welche Fahrzeugtypen in Frage kommen, gibt es in der Praxis verschiedene Vorgehensweisen. Meist bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern eine Auswahl verschiedener Modelltypen mit feststehender Motorisierung an oder die unterschiedlichen Nutzergruppen bekommen einen maximalen Bruttolistenpreis vorgegeben. Werden größere Stückzahlen desselben Typs oder derselben Marke vorgegeben und bestellt lassen sich Kosten einsparen.

Viele Unternehmen setzten mittlerweile als Ausdruck ihrer Compliance-Strategie auch auf alternative Antriebe oder bestimmen ihre Fahrzeugtypen nach dem CO2-Ausstoß und verbinden dies mit einem Belohnungssystem für die Mitarbeiter. Entscheiden sich diese für CO2-ärmere Wagen, wird ihnen im Gegenzug beispielsweise eine hochwertigere Ausstattung gewährt.

Egal, für welche Modelle und Fahrzeugtypen sich entschieden wird, sie müssen immer auf die Nutzergruppe abgestimmt werden. Ein Außendienstmitarbeiter im Vertrieb benötigt einen anderen Wagen als ein Servicetechniker, der unter Umständen viele und große Gerätschaften transportieren muss.

Bemessungsgrundlage Kosten

Bei der Gestaltung einer Car Policy ist es besonders wichtig, die Kosten genau zu bestimmen. Zum einen dienen sie als Bemessungsgrundlage dafür, welche Autos bestimmten Nutzergruppen zur Auswahl stehen. Dabei sollte man immer von den Gesamtkosten ausgehen und nicht vom Listenpreis oder Leasing-/Finanzierungswert. Dazu zählen folglich auch Wartungskosten, sowie Aufwendungen für Kraftstoffe und Versicherung. Zum anderen sollten die Kosten unter Umständen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden. Vom Fahrer selbst verschuldete Kosten wie Bußgelder oder Abschleppkosten, sowie Kosten, die bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs entstehen, tragen in der Regel die Mitarbeiter selbst.

Bei unregelmäßigen Beträgen oder Aufwendungen, wie z. B. Innen- und Außenreinigung oder Reparaturkosten, empfiehlt sich auf die Abrechnung über die Firmentankkarte und die Vorlage von Quittungen zu bestehen.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Die Car Policy regelt nicht nur Rechte und Pflichten, die Fuhrparkmanager und Dienstwagennutzer in Bezug auf die Überlassung von Dienstwagen haben. Im Zweifelsfall dient die Car Policy auch als juristische Absicherung. Selbstverständlich sollten nur Mitarbeiter mit einer gültigen Fahrerlaubnis einen Dienstwagen erhalten. Als Halter der Fahrzeuge haften Unternehmen für ihre Mitarbeiter, daher sollten die Führerscheine auch regelmäßig überprüft werden. Zudem sollte klar geregelt sein, wie genau bei einem Schadensfall oder einem Verkehrsdelikt vorgegangen wird. Meist erhalten Dienstwagen einen Vollkasko-Schutz. Individuelle Vereinbarungen über eine Selbstbeteiligung im Fall eines selbstverschuldeten Schadens durch den Dienstwagennutzer sind jedoch durchaus denkbar.

Tipp:
Übernimmt der Arbeitgeber Bußgelder des Mitarbeiters, ist dies ein geldwerter Vorteil und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Zu klären ist auch, wie sich die Nutzung des Fahrzeugs bei längerer Krankheit oder bei Elternzeit gestaltet. So kann die Nutzung des Firmenfahrzeugs mit Beendigung des Entgeltfortzahlungszeitraums und Beginn der Krankenzahlung enden. Zusätzlich sollte der Verbleib des Dienstwagens im Falle einer Kündigung geklärt werden. Viele Fuhrparkverantwortliche vereinbaren mit den Mitarbeitern eine private Übernahme nach Austritt aus dem Unternehmen.

Fazit

Die Car Policy oder Dienstwagenrichtlinie kann als strategische Orientierung und allgemeiner Rahmen für die Dienstwagenstruktur und -nutzung im Fuhrpark gesehen werden. Gleichzeitig bleibt den Fuhrparkverantwortlichen bei der Ausgestaltung der Car Policy Platz für unternehmerische Freiheiten. Mit einer Dienstwagenordnung können Unternehmen zudem nicht nur Geld einsparen, sondern auch die Zufriedenheit der Fahrzeugnutzer steigern. Die Bedeutung als Instrumentarium der Motivationssteigerung und Vermeidung von Konflikten zwischen den Mitarbeitern sollte nicht unterschätzt werden, weshalb eine umfassende Ausgestaltung und regelmäßige Aktualisierung bei jedem Fuhrpark auf der Agenda stehen sollte. Wenn Sie nun eine Car Policy im Unternehmen einführen möchten, finden Sie nachfolgend nützliche ToDos, die in diesem Prozess berücksichtigt werden sollten:

To Dos im Überblick:

• Klare Ziele definieren
• Anspruchsgruppen bestimmen
• Kostenaufteilung festlegen (Bemessungsgrundlage und Zuzahlungen regeln)
• Nutzungsart und – gestaltung (Wie lange erfolgt die Nutzung? Darf der Wagen für Privatfahrten genutzt werden etc.)
• Einhaltung und Festlegung rechtlicher Rahmenbedingungen (Was passiert im Schadensfall?)
• Sicherheitsmanagement in der Car Policy integrieren (Aufklärung der Mitarbeiter über Sicherheitsvorgaben und regelmäßige Fahrerunterweisung)
• Steuerung der Innen- und Außenwirkung (Dienstwagen zur Steigerung der Motivation, einheitliches Erscheinungsbild der Firmenflotte)