Reisekostenabrechnung - Was ist zu beachten?

Inhaltsverzeichnis:

• Was sind Reisekosten?
  • Habe ich einen Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten?
  • Wie werden Reisekosten richtig abgerechnet?
  • Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?
  • Welche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?
• Welche 4 Kostenarten werden bei den Reisekosten unterschieden?
  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
• Pendlerpauschale und Kilometerpauschale bei der Nutzung des Dienstwagens
• Praxistipp: Aufgaben und Termine digital verwalten

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind nach der Lohnsteuer-Richtlinie Ausgaben, die durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung oder der ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen.

Auswärtstätigkeiten sind beruflich bedingt, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstelle beruflich aktiv wird.

Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer seiner individuellen beruflichen Beschäftigung typischerweise nur an ständig wechselnden Orten nachgeht oder einen Großteil der Zeit in einem Fahrzeug verbringt.

Habe ich einen Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten?

Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber. Es sei denn, die Erstattung von Reisekosten wird im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ausdrücklich geregelt.

Wie werden Reisekosten richtig abgerechnet?

Um die Reisekosten richtig abzurechnen ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Eine allgemeine Vorlage für die Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Dennoch gibt es Vorgaben, welche Informationen für die Erfassung von Reisekosten erforderlich sind. Hierzu zählen:

• Datum,
• Anlass,
• Dauer und
• Informationen zum Reiseweg.

Darüber hinaus müssen Nachweise, Belege und Quittungen eingereicht werden. Alle Unterlagen werden dann gesammelt zur Erstattung beim Arbeitgeber eingereicht.

Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?

Grundsätzlich gilt auch bei der Reisekostenabrechnung die Belegpflicht. Sammeln Sie daher alle relevanten Belege Ihrer Reisen. Hierzu zählen:

• Für Fahrtkosten: Führen Sie ein Fahrtenbuch oder eine genaue Aufstellung der gefahrenen Kilometer, fügen Sie außerdem Tankbelege bei.
• Für Reisenebenkosten: Bewahren Sie die Originalbelege (z.B. Parktickets, Mautgebühren) auf.
• Pauschalen: Für die Nutzung von Pauschalen sind keine Einzelbelege erforderlich. Sie benötigen lediglich einen Nachweis über die Dauer der Reise.

Welche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?

Steuerlich absetzbar sind Reisekosten, wenn es sich um Aufwendungen handelt, die beruflich veranlasst sind und nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden. Wurden die Reisekosten bereits über den Arbeitgeber erstattet, können sie in der Einkommensteuererklärung nicht mehr geltend gemacht werden.

Welche 4 Kostenarten werden bei den Reisekosten unterschieden? 

Bei den Reisekosten wird unterschieden zwischen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sind hierbei ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei zu ersetzen; Verpflegungsmehraufwendungen werden hingegen nur in Höhe bestimmter Pauschalen erstattet.

Fahrtkosten

Unter Fahrtkosten sind die Aufwendungen zu verstehen, die dem Arbeitnehmer durch die Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.

• Bei öffentlichen Verkehrsmitteln gilt der entrichtete Fahrpreis.
• Bei der Benutzung des privaten Fahrzeugs ist entweder unter Nachweis ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung oder ein ermittelter Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer anzusetzen.

Ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten können für Fahrten Pauschalbeträge angesetzt werden.

• 0,30 € bei einem Kraftfahrzeug
• 0,20 € für jedes andere motorisierte Fahrzeug

Fahrtkosten vs. Pendlerpauschale

Nicht zu verwechseln sind die Fahrtkostenpauschale und die Pendlerpauschale. Die Fahrtkostenpauschale betrifft ausschließlich die Reisekostenabrechnung. Die Pendlerpauschale ist ausdrücklich kein Element der Reisekostenabrechnung und gilt nach Einkommenssteuerrecht für die Kosten für Fahrten zwischen Wohnstätte und Tätigkeitsstelle. 

Die Pendlerpauschale beträgt seit 2026 0,38 € pro gefahrenem Kilometer. 

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Angestellten lohnsteuerfrei bis

 zu einer Höhe bestimmter Pauschalbeträge ersetzen.

• Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden – 14 €
• An- und Abreise bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Dauer der Abwesenheit – 14 €
• Bei Auswärtstätigkeiten, die nicht An- und Abreisetag sind, von 24 Stunden – 28 €

Werden durch den Arbeitgeber oder von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten im Rahmen der Auswärtstätigkeiten zur Verfügung gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Hierfür gibt es pro Mahlzeit festgelegte Sätze (Frühstück: Kürzung um 20%; Mittag-/Abendessen: Kürzung um 40%).

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale bei Reisen im Ausland?

Für Tätigkeiten im Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen. Die aktuell geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland können beim Bundesministerium der Finanzen abgerufen werden.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Angestellten lohnsteuerfrei ersetzen. Die Erstattung erfolgt dann entweder:

• In Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen, oder
• Ohne Nachweis bis zu einer Höhe des Pauschalbetrags von 20€, sofern die Unterkunft nicht unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind bspw.:

• Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (inkl. Reiseversicherungen)
• Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr (mit beruflichem Inhalt)
• Kosten für Straßenbenutzung (Mautgebühren) und Parkplätze

Reisenebenkosten können durch den Arbeitgeber bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzt werden. Hierfür sind entsprechende Unterlagen, die dem Arbeitgeber als Beleg dienen, vorzulegen und aufzubewahren.

Hinweisbox: Zu den Reisenebenkosten gehören ebenfalls Kosten für Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit Verkehrsunfällen auf Dienstreisen stehen, sowie Unfallversicherungen, die Unfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken. Hierzu zählt auch der Wertverlust aufgrund eines Schadens bei mitgeführten Gegenständen.

Pendlerpauschale und Kilometerpauschale bei der Nutzung des Dienstwagens

Um die Pendlerpauschale für Wege zur Arbeit mit einem Firmenwagen absetzen zu können, ist die richtige Besteuerung des geldwerten Vorteils, der sich aus der kostenfreien Überlassung eines Firmenwagens ergibt, von Bedeutung.

Wird der geldwerte Vorteil über die 1%-Methode, die Fahrtenbuchmethode oder die Pauschalbesteuerung abgerechnet, kann die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg geltend gemacht werden.

Die Kilometerpauschale in der Reisekostenabrechnung kann hingegen bei der Benutzung eines Firmenwagens nicht in Anspruch genommen werden, auch wenn die Versteuerung des geldwerten Vorteils ordnungsgemäß erfolgte.

Die Kosten für den Firmenwagen werden in der Regel vollständig durch den Arbeitgeber übernommen und dienen einer rein beruflichen Nutzung.

Praxistipp: Aufgaben und Termine digital verwalten

Um den administrativen Aufwand rund um die Reisekostenabrechnung und die Datenpflege zu reduzieren, bietet das LapID System hilfreiche Funktionen zur Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen.

Neben der Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung ermöglicht das System auch eine flexible Verwaltung von Aufgaben und Terminen.

Verantwortliche können über diese Funktion gezielt Informationen, Dokumente und Belege von ihren Fahrern anfordern. Dies erleichtert die Zuarbeit für die Abrechnung erheblich.

Durch die zentrale Steuerung im LapID System liegen alle abrechnungsrelevanten Informationen gebündelt vor.