Reisekostenabrechnung - Was ist zu beachten?

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.2.2013, BStBl 2013 I S. 188, wurde das bisherige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch eine gesetzliche Regelung im EStG abgelöst. Erfahren Sie, welche Kosten bei der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden können und wie sie im Rahmen einer Auswärtstätigkeit abgerechnet werden.

Inhaltsverzeichnis:

• Was sind Reisekosten?
• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Welche Reisekosten fallen auf dem Arbeitsweg an?

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind nach der Lohnsteuer-Richtlinie Kosten, die durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung oder der ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. Reisekosten beinhalten dabei Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sind hierbei ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei zu ersetzen; Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe bestimmter Pauschalen.

Auswärtstätigkeiten sind beruflich bedingt, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstelle beruflich aktiv wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer seiner individuellen beruflichen Beschäftigung  typischerweise nur an ständig wechselnden Orten nachgeht oder einen Großteil der Zeit in einem Fahrzeug  verbringt.

Fahrtkosten

Unter Fahrtkosten sind die Aufwendungen zu verstehen, die dem Arbeitnehmer durch die Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln gilt der entrichtete Fahrpreis. Bei der  Benutzung des privaten Fahrzeugs ist entweder unter Nachweis ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Jahresfahrleistung oder ein ermittelter Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer anzusetzen. Ohne  Einzelnachweis der Gesamtkosten können für Fahrten Pauschalbeträge angesetzt werden.

• 0,30 € bei einem Kraftfahrzeug
• 0,20 € für jedes andere motorisierte Fahrzeug

Fahrtkosten vs. Pendlerpauschale

Nicht zu verwechseln sind die Fahrtkostenpauschale und die Pendlerpauschale. Die Fahrtkostenpauschale betrifft ausschließlich die Reisekostenabrechnung. Die Pendlerpauschale ist ausdrücklich kein Element der Reisekostenabrechnung und gilt nach Einkommenssteuerrecht für die Kosten für Fahrten zwischen Wohnstätte und Tätigkeitsstelle. 

Die Pendlerpauschale ist für den Zeitraum von 2021 bis 2023 ab dem 21. Kilometer von 0,30 € auf 0,35 € und für den Zeitraum von 2024 bis 2026 auf 0,38 € angehoben worden. 

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Angestellten lohnsteuerfrei bis zu einer Höhe bestimmter Pauschalbeträge ersetzen.

• Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden – 14 €
• An- und Abreise bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Dauer der Abwesenheit – 14 €
• Bei Auswärtstätigkeiten, die nicht An- und Abreisetag sind, von 24 Stunden – 28 €

Werden durch den Arbeitgeber oder von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten im Rahmen der Auswärtstätigkeiten zur Verfügung gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Hierfür gibt es pro Mahlzeit festgelegte Sätze (Frühstück: Kürzung um 20%; Mittag-/Abendessen: Kürzung um 40%).

Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können die Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der tatsächlichen Kosten bei der Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Für Tätigkeiten im Ausland gelten hier andere Verpflegungspauschalen. Die aktuell geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland können beim Bundesministerium der Finanzen abgerufen werden.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Angestellten lohnsteuerfrei ersetzen.

• In Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen
• Ohne Nachweis bis zu einer Höhe des Pauschalbetrags von 20€, sofern die Unterkunft nicht unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.

Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können die Übernachtungskosten in Höhe der tatsächlichen Kosten als Werbungskosten abgesetzt werden. Für Tätigkeiten im Ausland gelten hier andere Regelungen für Übernachtungskosten.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können durch den Arbeitgeber bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzt werden. Hierfür sind entsprechende Unterlagen, die dem Arbeitgeber als Beleg dienen, vorzulegen und aufzubewahren. Reisenebenkosten sind beispielsweise:

• Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (inkl. Reiseversicherungen)
• Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr (mit beruflichem Inhalt)
• Kosten für Straßenbenutzung (Mautgebühren) und Parkplätze

Zu den Reisenebenkosten gehören ebenfalls Kosten für Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit Verkehrsunfällen auf Dienstreisen stehen, sowie Unfallversicherungen, die Unfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken. Hierzu zählt auch der Wertverlust aufgrund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen.

Welche Reisekosten fallen auf dem Arbeitsweg an?

Um die Entfernungspauschale für Wege zur Arbeit mit einem Firmenwagen absetzen zu können, ist die richtige Besteuerung des geldwerten Vorteils, der sich aus der kostenfreien Überlassung eines Firmenwagens ergibt, von Bedeutung. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• 1% Methode
• Fahrtenbuchmethode
• Pauschalbesteuerung von 15%

Wird der geldwerte Vorteil über eine dieser Methoden abgerechnet, kann die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg geltend gemacht werden.

Die Kilometerpauschale kann hingegen bei der Benutzung eines Firmenwagens nicht in Anspruch genommen werden, auch wenn die Versteuerung des geldwerten Vorteils ordnungsgemäß erfolgte. Die Kosten für den Firmenwagen werden in der Regel vollständig durch den Arbeitgeber übernommen und dienen einer rein beruflichen Nutzung.