Steuererklärung: Dienstwagen und Arbeitsweg richtig angeben

Ein Dienstwagen zur privaten Nutzung ohne Kostenbeteiligung – davon träumt so mancher Arbeitnehmer. Doch der Dienstwagen macht sich spätestens in der Steuererklärung bemerkbar. Im Gastbeitrag erklärt bfp, wie das Finanzamt rechnet, was man in der Steuererklärung angeben muss, wenn der Wagen auch für private Fahrten wie Wochenendeinkäufe oder Urlaubsreisen genutzt wird, und wie die Kosten eines Unfalls mit dem Dienstwagen steuerlich behandelt werden.

Das Wichtigste zum Firmenwagen in der Steuererklärung im Überblick:

• Die private Nutzung des Dienstwagens gilt als geldwerter Vorteil. Dieser muss in der Steuererklärung angegeben und versteuert werden.
• Die Besteuerung des Dienstwagens kann mittels Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch ermittelt werden.
• Auch die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte muss in der Steuererklärung angegeben werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten: die 0,03-Prozent-Regel, die Einzelbewertung oder die Kilometerpauschale. Ein Unfall mit dem Dienstwagen kann zum geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer führen. Voraussetzung ist, dass der Dienstwagen privat genutzt wird.

Geldwerter Vorteil: Ein-Prozent- und 0,03-Prozent- Regel

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzen darf, erhält dadurch einen geldwerten Vorteil. Dieser muss, wie jedes andere Einkommen auch, versteuert werden. Eingetragen wird der Dienstwagen als geldwerter Vorteil in der Steuererklärung in Anlage N im Feld „Steuerpflichtiger Arbeitslohn, von dem kein Lohnsteuer Abzug vorgenommen worden ist“. Bei der Versteuerung greift die sogenannte „Ein-Prozent-Regel“. Grundlage ist Paragraf 6 Absatz 1 Nummer 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Sie bedeutet, dass der geldwerte Vorteil ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens beträgt und angegeben werden muss.

Für Elektrofahrzeuge gilt abweichend die 0,5 Prozent oder 0,25 Prozent-Regelung. Je nach dem, um was für ein Fahrzeug es sich handelt. Weitere Informationen:

Update zur Förderung und Besteuerung von E-Autos

Sind private Fahrten wie bspw. der Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mit dem Dienstwagen erlaubt und es wird die Ein-Prozent-Regel angewendet, erhöht sich der geldwerte Vorteil für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Die Eintragung erfolgt in Anlage N in den Zeilen 31 bis 39. Das Standardmodell für die Berechnung ist die sogenannte 0,03-Prozent-Regel, die unabhängig von der Ein-Prozent-Regel anzuwenden ist. Dabei werden 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises mit den Kilometern zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte multipliziert und berechnet. Die Berechnung erfolgt monatlich. Insgesamt können bis zu 180 Tage pro Jahr (das entspricht 15 Tage pro Monat) angegeben werden. Durch diese Regelung werden Nutzungsausfälle durch Krankheit oder Urlaub pauschal berücksichtigt.

Alternativ kann auch eine Einzelbewertung vorgenommen werden. Diese ist in der Regel günstiger, wenn man zusätzlich zu den weiteren privaten Fahrten durchschnittlich weniger als 15 Tage pro Monat zum Arbeitsplatzfährt. In diesem Fall muss für jede tatsächliche Fahrt 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer für die Fahrt angesetzt werden.

Ein konkretes Rechenbeispiel finden Sie im Beitrag Dienstwagen mit oder ohne Privatnutzung.

Wird das Dienstfahrzeug neben dienstlichen Fahrten ausschließlich für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz genutzt und es finden keine weiteren privaten Fahrten statt, ist eine Versteuerung nicht erforderlich, da diese Fahrten der Erwerbssphäre zugeordnet werden (BFH, Urteil vom 06. Oktober 2011, Az. VI R 56/10).

Alternativ dazu kann der geldwerte Vorteil auch mittels eines Fahrtenbuchs ermittelt werden.

Geldwerter Vorteil: Fahrtenbuch-Methode

Der Arbeitnehmer hat gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich und fahrzeugbezogen schriftlich festzuhalten, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) der Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnsitz und Tätigkeitsstätte genutzt wurde. Die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Arbeitstage, an denen der Dienstwagen mehrmals für Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird, werden nur einmal erfasst. Insgesamt können auch hier 180 Tage geltend gemacht werden.

Diese Erklärungen des Arbeitnehmers im Form eines Fahrtenbuchs hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Der Arbeitgeber hat aufgrund der Erklärungen des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern der Arbeitnehmer keine falschen Angaben gemacht hat

Mehr zum Fahrtenbuch als Möglichkeit der Versteuerung:

• Geldwerter Vorteil: Fahrtenbuch vs. 1-Prozent-Regelung
• Geldwerter Vorteil trotz krankheitsbedingter Fahruntüchtigkeit?
• Die Fahrtenbuchauflage – Rechtsgrundlage, Inhalt und Dauer
• Die Fahrtenbuchauflage – Tipps zur Einhaltung und mögliche Rechtsmittel

Abb.: Versteuern von Dienstwagen und Arbeitsweg (eigene Darstellung)

Poolfahrzeuge

Auch bei Poolfahrzeugen entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn die private Nutzung gestattet ist. Hier kann ebenso zwischen der 1-Prozent-Regel und dem Fahrtenbuch differenziert werden.

Bei Poolfahrzeugen gilt die 1-Prozent-Regelung fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen. Der daraus ermittelte geldwerte Vorteil wird dann auf die Poolfahrzeugnutzer aufgeteilt. Für die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sind ebenfalls zusätzlich 0,03 Prozent anzusetzen, wie auch beim fest zugewiesenen Dienstfahrzeug. Die Nutzung der 1-Prozent-Regelung bietet sich insbesondere dann an, wenn private Fahrten zugelassen sind und um großen Maße stattfinden.

Sind private Fahrten ausgeschlossen oder nur um geringen Umfang möglich, bietet sich in der Regel bei Poolfahrzeugen die Nutzung des Fahrtenbuchs an.

Der Klassiker: Die Kilometerpauschale

Die Entfernungspauschale kann auch beim Firmenwagen weiterhin für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz angegeben werden. Diese betrug bis 2021 0,30 Euro pro Kilometer zur Arbeitsstelle. Im Rahmen der Klimamaßnahmen ist die Kilometerpauschale seit 2021 für Fernpendler ab dem 21. Entfernungskilometer ab 0,35 Euro angehoben worden. Ab 2022 gilt ab dem 21. Entfernungskilometer ein Satz von 0,38 Euro.

Die Entfernungspauschale ist nicht an die Begrenzung von 180 Tagen pro Jahr gebunden. Die Finanzverwaltung erkennt bei einer Fünf-Tage Woche bis zu 230 Fahrten und bei einer Sechs-Tage Woche bis zu 280 Fahrten an. Ab einem bestimmten Behinderungsgrad können auch erhöhte Pauschalen greifen.

Wird für die Berechnung des geldwerten Vorteils statt der 0,03 Prozent-Regelung die 0,002 Prozent-Regelung im Rahmen der Einzelbewertung genutzt, kann auch bei den Werbungskosten nur die Anzahl an Tagen eingesetzt werden, die bei der 0,002 Prozent-Regelung angegeben wurden.

Hat der Arbeitgeber eine Pauschal-Besteuerung des geldwerten Vorteils vorgenommen, ist kein weiterer Abzug im Rahmen der Lohnsteuerklärung möglich.

Achtung: Erhält der Arbeitgeber einen Kostenzuschuss zu den Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte, muss dieser von der Entfernungspauschale abgezogen werden. Nur die Nettobelastung wirkt sich steuermindernd aus!

Unfallkosten in der Steuererklärung

Ein Unfall – und dann auch noch mit dem Dienstwagen. Das ist nie angenehm. Doch auch auf die Steuererklärung wirkt sich ein Unfall aus. Seit 2011 werden die Kosten durch einen Unfall mit Dienstwagen neu behandelt: Es kann zu einem geldwerten Vorteil für den Dienstwagennutzer kommen und dieser ist steuerpflichtig.

Ereignet sich der Unfall auf einer Dienstfahrt oder auf dem Weg zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte, ist der Arbeitnehmer raus aus der Verantwortung. In der Übernahme der Unfallkosten durch den Arbeitgeber ist kein geldwerter Vorteil zu sehen.

Anders sieht es bei einem privat verursachten Unfall mit dem Dienstwagen aus. Dann sind die Unfallkosten der allgemeinen Lebensführung des Dienstwagennutzers zuzurechnen. Ein Verzicht des Arbeitgebers auf Kostenerstattung führt hier zu einem geldwerten Vorteil. Dies gilt aber nur, wenn die Reparaturkosten (ohne Mehrwertsteuer) 1.000 Euro übersteigen.