Steuererklärung: Dienstwagen und Arbeitsweg richtig angeben

Ein Dienstwagen zur privaten Nutzung ohne Kostenbeteiligung – davon träumt so mancher Arbeitnehmer. Doch der Dienstwagen macht sich spätestens in der Steuererklärung bemerkbar. Im Gastbeitrag erklärt bfp, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber in der Steuererklärung angeben müssen, wie die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsplatz berechnet wird, und wie die Kosten eines Unfalls mit dem Dienstwagen steuerlich behandelt werden.

Inhaltsverzeichnis:

• Dienstwagenbesteuerung: Grundsätze und Methoden
• Unternehmen: Dienstwagen und Steuererklärung
  
  • Welche Kosten für Dienstwagen sich für Arbeitgeber steuerlich absetzen lassen
• Arbeitnehmer: Dienstwagen und Steuererklärung
  
  • Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz
    
    • 1-Prozent-Methode
      
      • Wechsel der Versteuerungsmethode
    • Fahrtenbuch-Methode
    • Der Klassiker: Die Kilometerpauschale
      
  • Poolfahrzeuge
  • Unfallkosten in der Steuererklärung

Auf einen Blick

Das Wichtigste zum Firmenwagen in der Steuererklärung im Überblick:

• Die private Nutzung des Dienstwagens gilt als geldwerter Vorteil. Diesen müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Steuererklärung angeben und versteuern.
• Arbeitgeber können sowohl Anschaffungs- als auch laufende Betriebskosten von der Steuer absetzen.
• Die Besteuerung des Dienstwagens kann mittels 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch ermittelt werden.
• Auch die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte muss in der Steuererklärung angegeben werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten: die 0,03-Prozent-Regel, die Einzelbewertung oder die Kilometerpauschale.
• Ein Unfall mit dem Dienstwagen kann zum geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer führen. Voraussetzung ist, dass der Dienstwagen privat genutzt wird.

Dienstwagenbesteuerung: Grundsätze und Methoden

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzen darf, erhält einen geldwerten Vorteil. Dieser muss, wie jedes andere Einkommen auch, versteuert werden. Eingetragen wird der Dienstwagen in der Steuererklärung in Anlage N im Feld „Steuerpflichtiger Arbeitslohn, von dem kein Lohnsteuer Abzug vorgenommen worden ist“. Bei der Versteuerung greift die sogenannte „1-Prozent-Regel“. Grundlage ist Paragraf 6 Absatz 1 Nummer 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Sie bedeutet, dass der geldwerte Vorteil ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens beträgt und angegeben werden muss. 

Für Elektrofahrzeuge gilt abweichend die 0,5 Prozent oder 0,25 Prozent-Regelung; je nachdem, um was für ein Fahrzeug es sich handelt.

Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch mithilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt werden.

Mehr zum geldwerten Vorteil und der Versteuerung:

• Geldwerter Vorteil: Fahrtenbuch vs. 1-Prozent-Regelung
• Geldwerter Vorteil trotz krankheitsbedingter Fahruntüchtigkeit?

Unternehmen: Dienstwagen und Steuererklärung

Welche Dienstwagen-Kosten lassen sich für Arbeitgeber steuerlich absetzen?

Arbeitgeber könne sowohl Anschaffungs-, als auch laufende Betriebskosten in der Steuerklärung angeben, wenn sie nachweisen können, dass der Firmenwagen überwiegend betrieblich genutzt wird.

• Vorsteuerabzug: Wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann sich der Arbeitgeber die beim Kauf oder Leasing eines Firmenwagens gezahlte Umsatzsteuer zurückholen.
• Geldwerter Vorteil: Der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung muss der Umsatzsteuer unterworfen werden. Ein Steuervorteil entsteht dann, wenn der zu versteuernde geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung des Fahrzeugs möglichst niedrig ausfällt. Durch die Versteuerung des geldwerten Vorteil kann das Bruttogehalt des Arbeitnehmers gekürzt werden und es lassen sich so Lohnnebenkosten sparen.
• Investitionsabzugsbetrag: Kleine und mittlere Unternehmen können schon bis zu drei Jahre vor dem Kauf eines Dienstwagens bis zu 50 Prozent der geplanten Anschaffungskosten gewinnmindernd absetzen. Zusätzlich ist oft eine 20 Prozent Sonderabschreibung möglich. Wichtig: Beides gilt nur, wenn das Fahrzeug zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt wird.
• Abschreibung: Die Anschaffungskosten werden in der Regel über sechs Jahre abgeschrieben. Bei Gebrauchtwagen oder sehr hoher jährlicher Laufleistung ist der Abschreibungszeitraum kürzer.
• Sonderabschreibung für E-Lieferfahrzeuge: Für rein elektrische Lieferfahrzeuge kann bis Ende 2030 im Anschaffungsjahr zusätzlich 50 Prozent als Sonderabschreibung geltend gemacht werden. Miet- oder Leasingverträge für E-Autos, Plug-in-Hybride und Dienstfahrräder bringen außerdem gewerbesteuerliche Erleichterungen.
• Laufende Kosten: Alle betrieblichen Kosten rund um den Firmenwagen sind als Betriebsausgaben abziehbar - Krafstroff/ Strom, Wartung, Reparatur, Reifen, Leasingraten, Unfallkosten, Kfz-Steuern und Versicherungen. Aus Steuern und Versicherungen können Arbeitgeber keine Vorsteuer ziehen; aus den meisten anderen laufenden Kosten regulär aber schon.
  
  

Arbeitnehmer: Dienstwagen und Steuererklärung

Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz

1-Prozent-Methode

Sind private Fahrten wie bspw. der Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mit dem Dienstwagen erlaubt und es wird die 1-Prozent-Regel angewendet, erhöht sich der geldwerte Vorteil für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Die Eintragung erfolgt in Anlage N in den Zeilen 31 bis 39. Das Standardmodell für die Berechnung ist die sogenannte 0,03-Prozent-Regel, die unabhängig von der 1-Prozent-Regel anzuwenden ist. Dabei werden 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises mit den Kilometern zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte multipliziert und berechnet. Die Berechnung erfolgt monatlich. Insgesamt können bis zu 180 Tage pro Jahr (das entspricht 15 Tage pro Monat) angegeben werden. Durch diese Regelung werden Nutzungsausfälle durch Krankheit oder Urlaub pauschal berücksichtigt. Im Gegenzug darf der Dienstwagenfahrer jedoch die Pendlerfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.

Alternativ kann auch eine Einzelbewertung vorgenommen werden. Diese ist in der Regel günstiger, wenn man zusätzlich zu den weiteren privaten Fahrten durchschnittlich weniger als 15 Tage pro Monat zum Arbeitsplatz fährt. Das kann vor allem Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder Mitarbeiter mit Homeoffice-Regelung betreffen. In diesem Fall muss für jede tatsächliche Fahrt 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer für die Fahrt angesetzt werden.

Beide Regelungen im Vergleich – Beispiel:

Der Arbeitnehmer darf einen Dienstwagen für Fahrten von seinem Zuhause bis zur Arbeit nutzen (Entfernung: 21 km). Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 40.000 €. Im Monat September hat er 10 Fahrten zur ersten Arbeitsstätte getätigt, die restlichen Arbeitstage verbrachte er im Homeoffice.

Geldwerter Vorteil pro Monat

Berechnung nach 0,03 %-Pauschale:

40.000 € (Brutto-LP) x 0,03 % x 21 km (Entfernung) = 252 €

Berechnung nach 0,02 %-Regelung:

40.000 € (Brutto-LP) x 0,002 % x 10 Fahrten x 21 km = 168 €

Bei denselben Gegebenheiten, aber mit mehr Fahrten (15x und 16x), ergeben sich für die Einzelwertberechnung folgende Werte:

15 Fahrten:

40.000€ (Brutto-LP) x 0,002 % x 15 Fahrten x 21 km = 252€

16 Fahrten:

40.000€ (Brutto-LP) x 0,002 % x 16 Fahrten x 21 km = 268€

Der geldwerte Vorteil ist bei 15 Fahrten pro Monat bei beiden Regelungen gleich hoch. Ab der 16. Fahrt lohnt sich bereits die 0,03 %-Pauschale.

Wechsel der Versteuerungsmethode

Egal für welche Methode sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber entscheiden, diese muss schriftlich festgelegt werden und gilt immer für das volle Jahr. Ein Wechsel von der 0,03 Prozent-Pauschale auf die Einzelbewertung ist unterjährig folglich unzulässig. Änderungen sollten zudem im dazugehörigen Dienstwagenüberlassungs- oder im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Zudem muss der Arbeitnehmer jeden Monat festhalten, an welchen Tagen er seinen Arbeitsweg mit dem Dienstfahrzeug zurückgelegt hat. Eine einfache Angabe der Tage genügt jedoch nicht aus, sondern es muss dazu eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers vorliegen, die in der Regel zu den Lohnunterlagen hinzugenommen wird. Der Arbeitnehmer kann auf die Verwendung der Einzelbewertung anstelle der Pauschale bestehen. Bei ordnungsgemäßer Nachweisführung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber die Einzelbewertung der Arbeitswegfahrten bei der Festlegung des geldwerten Vorteils verwenden.

Fahrtenbuch Methode

Der Arbeitnehmer hat gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich und fahrzeugbezogen schriftlich festzuhalten, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) der Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnsitz und Tätigkeitsstätte genutzt wurde. Die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Arbeitstage, an denen der Dienstwagen mehrmals für Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird, werden nur einmal erfasst. Insgesamt können auch hier 180 Tage geltend gemacht werden.

Diese Erklärungen des Arbeitnehmers im Form eines Fahrtenbuchs hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Der Arbeitgeber hat aufgrund der Erklärungen des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern der Arbeitnehmer keine falschen Angaben gemacht hat.

Abb.: Versteuern von Dienstwagen und Arbeitsweg (eigene Darstellung)

Der Klassiker: Die Kilometerpauschale

Die Entfernungspauschale kann auch beim Firmenwagen weiterhin für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz angegeben werden. Diese beträgt für die ersten 20 Kilometer 0,30 Euro pro Kilometer zur Arbeitsstelle. Für Fernpendler gilt seit Januar 2022 ab dem 21. Entfernungskilometer ein Satz von 0,38 Euro. Ab 2026 soll die Pendlerpuschale schon ab dem ersten Kilometer bei 0,38 Euro liegen.

Die Entfernungspauschale ist nicht an die Begrenzung von 180 Tagen pro Jahr gebunden. Die Finanzverwaltung erkennt bei einer Fünf-Tage Woche bis zu 230 Fahrten und bei einer Sechs-Tage Woche bis zu 280 Fahrten an. Ab einem bestimmten Behinderungsgrad können auch erhöhte Pauschalen greifen.

Wird für die Berechnung des geldwerten Vorteils statt der 0,03 Prozent-Regelung die 0,002 Prozent-Regelung im Rahmen der Einzelbewertung genutzt, kann auch bei den Werbungskosten nur die Anzahl an Tagen eingesetzt werden, die bei der 0,002 Prozent-Regelung angegeben wurden. 

Hat der Arbeitgeber eine Pauschal-Besteuerung des geldwerten Vorteils vorgenommen, ist kein weiterer Abzug im Rahmen der Lohnsteuerklärung möglich. 

Achtung: Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen Kostenzuschuss zu den Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte, muss dieser von der Entfernungspauschale abgezogen werden. Nur die Nettobelastung wirkt sich steuermindernd aus!

Poolfahrzeuge

Auch bei Poolfahrzeugen entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn die private Nutzung gestattet ist. Hier kann ebenso zwischen der 1-Prozent-Regel und dem Fahrtenbuch differenziert werden.

Bei Poolfahrzeugen gilt die 1-Prozent-Regelung fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen. Der daraus ermittelte geldwerte Vorteil wird dann auf die Poolfahrzeugnutzer aufgeteilt. Für die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sind ebenfalls zusätzlich 0,03 Prozent anzusetzen, wie auch beim fest zugewiesenen Dienstfahrzeug. Die Nutzung der 1-Prozent-Regelung bietet sich insbesondere dann an, wenn private Fahrten zugelassen sind und im großen Maße stattfinden. 

Sind private Fahrten nur im geringen Umfang möglich, bietet sich in der Regel bei Poolfahrzeugen die Nutzung des Fahrtenbuchs an. 

Unfallkosten in der Steuererklärung

Ein Unfall – und dann auch noch mit dem Dienstwagen. Das ist nie angenehm. Doch auch auf die Steuererklärung wirkt sich ein Unfall aus. Seit 2011 werden die Kosten durch einen Unfall mit Dienstwagen neu behandelt: Es kann zu einem geldwerten Vorteil für den Dienstwagennutzer kommen und dieser ist steuerpflichtig.

Ereignet sich der Unfall auf einer Dienstfahrt oder auf dem Weg zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte, ist der Arbeitnehmer raus aus der Verantwortung. In der Übernahme der Unfallkosten durch den Arbeitgeber ist kein geldwerter Vorteil zu sehen.

Anders sieht es bei einem privat verursachten Unfall mit dem Dienstwagen aus. Dann sind die Unfallkosten der allgemeinen Lebensführung des Dienstwagennutzers zuzurechnen. Ein Verzicht des Arbeitgebers auf Kostenerstattung führt hier zu einem geldwerten Vorteil. Dies gilt aber nur, wenn die Reparaturkosten (ohne Mehrwertsteuer) 1.000 Euro übersteigen.