Dienstwagen mit oder ohne Privatnutzung

Bekommen Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, darf dieser häufig auch privat genutzt werden. Arbeitgeber können aber auch ein Verbot der Privatnutzung von Firmenfahrzeugen beschließen. Das Fahrzeug darf dann ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden. Welche Pflichten sind hierbei zu beachten? Wir verschaffen einen Überblick.

Inhaltsverzeichnis:

Auf einen Blick:

Ist die private Nutzung des Firmenwagens im Überlassungsvertrag geregelt, muss die Versteuerung des geldwerten Vorteils berücksichtigt werden. Dafür stehen die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch zur Verfügung.

Ist die private Nutzung des Dienstwagens nicht gestattet, muss dies ebenfalls im Überlassungsvertrag festgehalten werden. Ohne konkreten Beweis darf das Finanzamt nicht von einem Vertragsbruch gegen das private Nutzungsverbot ausgehen.

Ist die private Nutzung des Firmenwagens vertraglich gestattet, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass dieses auch so genutzt wird. Das gilt auch dann, wenn der Fahrer das Fahrzeug ausschließlich betrieblich nutzt. Eine Versteuerung ist somit Pflicht.

Der Arbeitsweg vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte stellt keine Arbeitszeit dar und ist somit eine private Fahrt. Daher müssen auch diese Fahrten bei einem Dienstwagen mit Privatnutzungserlaubnis steuerlich berücksichtigt werden.

Bei dem Car-Allowance-Model wird kein Dienstwagen zur Verfügung gestellt und stattdessen die betriebliche Nutzung des Privatwagens gefordert. Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer einen mtl. Festbetrag, wenn dieser seinen Privatwagen für die Arbeit nutzt. Dadurch entsteht kein geldwerter Vorteil, die Pauschale muss trotzdem versteuert werden.

Um zu klären, welche Auswirkungen die Dienstwagennutzung mit Verbot für Privatfahrten haben kann, betrachten wir zunächst alle Möglichkeiten der Überlassung von Firmenwagen:

1. Der „Klassiker“: Den Dienstwagen privat nutzen

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, welchen er außerdem voll umfänglich privat nutzen darf. Dies wurde auch so schriftlich im Arbeits- oder Dienstwagenüberlassungsvertragfestgehalten. Daraus entsteht ein geldwerter Vorteil für den Arbeitgeber, welcher im Rahmen der Fahrtenbuchmethode oder der 1-Prozent-Regelung versteuert werden muss.

Wenn der Firmenwagen auch zu privaten Zwecken genutzt werden darf, gilt auch der Arbeitsweg als private Fahrt – wie auch bei andere Mitarbeitern, die mit ihrem privaten Fahrzeug zur Arbeit fahren. Dann muss zusätzlich zum Fahrtenbuch oder der 1-Prozent-Regelung ein geldwerter Vorteil auf die Fahrten vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte angerechnet werden (siehe 4. Arbeitsweg = Privatnutzung?).

Wenn Dienstwagen privat genutzt werden dürfen, stellt sich häufig die Frage, ob Familienangehörige diesen ebenfalls nutzen können und in welchem Umfang. Wir haben für Sie das Wichtigste rund um die Firmenwagennutzung durch Dritte zusammengefasst.

2. Private Nutzung des Firmenwagens ist verboten

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, private Fahrten jedoch nicht zulässig sind. Dann kann der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten absetzen und muss keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen. Das Verbot muss der Arbeitgeber jedoch ebenfalls schriftlich im Überlassungs- oder Arbeitsvertrag festhalten. Bis vor ein paar Jahren folgte das Finanzamt dem sogenannten Anscheinsbeweis. Dabei konnte das Finanzamt dem Mitarbeiter ohne einen konkreten Beweis unterstellen, dass er das Fahrzeug auch für private Zwecke genutzt hat. Mittlerweile ist der steuerstrafrechtliche Generalverdacht jedoch hinfällig. Nach unlängst veröffentlichten Urteilen des Bundesfinanzhofs (BFH) muss nun nicht mehr der Arbeitnehmer selbst beweisen, dass er den Firmenwagen nicht privat nutzt.Die Beweispflicht liegt jetzt beim Finanzamt, welches nachweisen muss, dass das Dienstfahrzeug trotz Verbots genutzt wurde. Es darf indes nicht automatisch davon ausgehen, dass ein Vertragsbruch vorliegt. Wird ein Privatnutzungsverbot folglich schriftlich festgehalten, wird ohne klaren Beweis davon ausgegangen, dass der Vertrag eingehalten wurde. Somit ist auch keine Versteuerung des Fahrzeugs notwendig. Liegt jedoch eine nachweisliche Verletzung des Verbotes vor, greift wieder die Versteuerungspflicht.

BOX Übrigens!
Darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen ausschließlich für dienstliche Zwecke nutzen, kann der Arbeitgeber bzw. Fuhrparkverantwortliche jederzeit die Herausgabe des Fahrzeugs veranlassen, also auch noch während eines laufenden Anstellungsverhältnisses. Weigert sich der Dienstwagenfahrer, droht eine Klage.

3. Private Fahrten zulässig, aber nicht genutzt

Bei dritten Fall sind private Fahrten laut Arbeitsvertrag erlaubt, werden jedoch nicht vom Mitarbeiter getätigt. konnte er bis vor ein paar Jahren einen „Gegen-Anscheinsbeweis“ antreten, dass er den Firmenwagen tatsächlich nicht privat nutzt. Durch die obig genannten Urteile ist dies jedoch seitens des Arbeitnehmers nicht mehr zulässig. Die Folge: Ist die Privatnutzung des Firmenwagens ausdrücklich schriftlich erlaubt, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass der Fahrer den Wagen auch tatsächlich privat nutzt. Somit entsteht ein geldwerter Vorteil, was wiederum die Versteuerung des Dienstfahrzeugs bedeutet.

4. Ist der Arbeitsweg mit dem Firmenwagen privat oder dienstlich?

Diese Frage stellt sich oftmals dann, wenn im Arbeitsvertrag aufgenommen wird, dass keine Privatnutzung des Dienstwagens zulässig ist. Trotzdem gilt der Weg zur Arbeit steuerlich als Privatfahrt.

Grundsätzlich unterscheidet man drei Kategorien von Fahrten, insbesondere wenn es um das Führen eines gültigen Fahrtenbuchs geht:

Betriebsfahrten sind Fahrten, „die aus geschäftlichen Gründen stattfinden“ – bspw. ein Kundenbesuch.
Arbeitsweg ist die Strecke zwischen Wohnort und ersten Tätigkeitsstätte.
Privatfahrten sind„getätigte Fahrten“ „die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind“ und somit „einen privaten Charakter“ haben.

Zwar unterscheiden sich nach dieser Kategorisierung Arbeitsweg und Privatfahrt voneinander, dennoch wird steuerrechtlich beim Weg zur Arbeit wie auch bei Privatfahrten ein geldwerter Vorteil angesetzt.

5. Ausschließliche Nutzung des Privatwagens

Manche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern keinen Firmenwagen zur Verfügung, sondern vereinbaren mit ihnen eine betriebliche Nutzung des Privatwagens im Rahmen des Car-Allowance-Modells. Demnach werden Geschäftsfahrten mit dem eigenen Pkw getätigt. Der Mitarbeiter bekommt für die Bereitstellung eine monatliche Pauschale vom Arbeitgeber überwiesen. Halter des Fahrzeugs ist beim Privat-Pkw natürlich der Mitarbeiter. Die betrieblichen Fahrten können zudem über die Entfernungspauschale steuerlich abgegolten werden. Es entsteht kein geldwerter Vorteil, der Zuschuss wird mit dem Bruttogehalt inkl. Sozialabgaben versteuert. Verwaltungsaufwand verlagert sich hier von Fuhrparkmanagement auf den Fahrer.

Einen Überblick über das Modell der Car Allowance und wie die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung aussehen, haben wir Ihnen in den nachstehenden Beiträgen zusammengestellt:

Fazit: Halten Sie Regelungen schriftlich fest

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, ob für einen Dienstwagen mit Privatnutzung oder ohne, halten Sie die Regelungen immer schriftlich im jeweiligen Arbeitsvertrag und/oder Überlassungsvertrag fest. Sollen Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Zwecke nutzen, dann bedienen Sie sich klarer Formulierungen, wie zum Beispiel:

„Firmenfahrzeuge im Unternehmen dürfen ausschließlich zur Erfüllung geschäftlicher Zwecke des oben genannten Unternehmens genutzt werden. Insbesondere Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Einsatzort des Mitarbeiters sowie jegliche private Nutzung dieser Fahrzeuge sind verboten.“

Im Internet gibt es kostenlose Muster für ein Privatnutzungsverbot bei Firmenwagen. Daran orientiert sich dann auch die Versteuerung der genutzten Dienstwagen. Ist die private Nutzung des Dienstwagens ausgeschlossen, aber nicht weiter definiert, ob sich dies auch auf den Weg zur Arbeit bezieht, darf der Firmenwagen für eben jenen benutzt werden. Dieser muss dann jedoch wieder entsprechend versteuert werden.