Dienstwagen mit oder ohne Privatnutzung

Bekommen Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, darf dieser häufig auch privat genutzt werden. Arbeitgeber können jedoch auch festlegen, dass Dienstfahrzeuge ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden dürfen und somit ein Verbot der Privatnutzung von Firmenfahrzeugen beschließen. Welche Pflichten sind hierbei zu beachten und welche steuerlichen Auswirkungen hat eine Dienstwagennutzung mit oder ohne Privatnutzung? Wir verschaffen einen Überblick.

Inhaltsverzeichnis:

Der "Klassiker": Den Dienstwagen privat nutzen
Verbot der privaten Firmenwagennutzung
Private Fahrten sind zulässig, aber nicht genutzt
Arbeitsweg = Privatnutzung
Ausschließliche Nutzung des Privatwagens
Fazit

Auf einen Blick:

Ist die private Nutzung des Firmenwagens im Überlassungsvertrag geregelt, muss die Versteuerung des geldwerten Vorteils berücksichtigt werden. Dafür stehen die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch zur Verfügung.

Ist die private Nutzung des Dienstwagens nicht gestattet, muss dies ebenfalls im Überlassungsvertrag festgehalten werden. Ohne konkreten Beweis darf das Finanzamt nicht von einem Vertragsbruch gegen das private Nutzungsverbot ausgehen.

Ist die private Nutzung des Firmenwagens vertraglich gestattet, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass dieses auch so genutzt wird. Das gilt auch dann, wenn der Fahrer das Fahrzeug ausschließlich betrieblich nutzt. Eine Versteuerung ist somit Pflicht.

Der Arbeitsweg vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte stellt keine Arbeitszeit dar und somit eine private Fahrt. Daher müssen auch diese Fahrten bei einem Dienstwagen mit Privatnutzungserlaubnis steuerlich berücksichtigt werden.

Wird kein Dienstwagen zur Verfügung gestellt und stattdessen die betriebliche Nutzung des Privatwagens gefordert, gelten andere Regelungen für Unternehmen und Mitarbeiter. Das Car-Allowance-Modell stellt einen monatlichen Festbetrag dar, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zahlt, wenn dieser seinen Privatwagen für die Arbeit nutzt. Dadurch entsteht kein geldwerter Vorteil, die Pauschale muss trotzdem versteuert werden.

Um zu klären, welche Auswirkungen die Dienstwagennutzung mit Verbot für Privatfahrten haben kann, betrachten wir zunächst alle Möglichkeiten der Überlassung von Firmenwagen:

1. Der „Klassiker“: Den Dienstwagen privat nutzen

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, welchen er außerdem voll umfänglich privat nutzen darf. Dies wurde auch so schriftlich im Arbeits- oder Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten. Daraus entsteht ein geldwerter Vorteil für den Arbeitgeber, welcher im Rahmen der Fahrtenbuchmethode oder der 1-Prozent-Regelung versteuert werden muss.

Wenn der Firmenwagen auch zu privaten Zwecken genutzt werden darf, gilt auch der Arbeitsweg als private Fahrt – wie auch bei andere Mitarbeitern, die mit ihrem privaten Fahrzeug zur Arbeit fahren. Dann muss zusätzlich zum Fahrtenbuch oder der 1-Prozent-Regelung ein geldwerter Vorteil auf die Fahrten vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte angerechnet werden (siehe 4. Arbeitsweg = Privatnutzung?).

>> Mehr zu den rechtlichen Grundlagen bei der Privatnutzung von Firmenwagen <<

Wenn Dienstwagen privat genutzt werden dürfen, stellt sich häufig die Frage, ob Familienangehörige diesen ebenfalls nutzen können und in welchem Umfang. Wir haben für Sie das Wichtigste rund um die Firmenwagennutzung durch Dritte zusammengefasst.

2. Private Nutzung des Firmenwagens ist verboten

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, private Fahrten jedoch nicht zulässig sind. Dann kann der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten absetzen und muss keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen. Das Verbot muss der Arbeitgeber jedoch ebenfalls schriftlich im Überlassungs- oder Arbeitsvertrag festhalten. Bis vor ein paar Jahren folgte das Finanzamt dem sogenannten Anscheinsbeweis. Dabei konnte das Finanzamt dem Mitarbeiter ohne einen konkreten Beweis unterstellen, dass er das Fahrzeug auch für private Zwecke genutzt hat. Mittlerweile ist der steuerstrafrechtliche Generalverdacht jedoch hinfällig. Nach unlängst veröffentlichten Urteilen des Bundesfinanzhofs (BFH) muss nun nicht mehr der Arbeitnehmer selbst beweisen, dass er den Firmenwagen nicht privat nutzt – beispielsweise durch Schlüsselabgabe nach Beendigung seiner Schicht -, sondern die Beweispflicht liegt beim Finanzamt, welches nachweisen muss, dass das Dienstfahrzeug trotz Verbots genutzt wurde. Es darf indes nicht automatisch davon ausgehen, dass ein Vertragsbruch vorliegt. Wird ein Privatnutzungsverbot folglich schriftlich festgehalten, wird ohne klaren Beweis davon ausgegangen, dass der Vertrag eingehalten wurde. Somit ist auch keine Versteuerung des Fahrzeugs notwendig. Liegt jedoch eine nachweisliche Verletzung des Verbotes vor, greift wieder die Versteuerungspflicht.

Übrigens!
Darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen ausschließlich für dienstliche Zwecke nutzen, kann der Arbeitgeber bzw. Fuhrparkverantwortliche jederzeit die Herausgabe des Fahrzeugs veranlassen, also auch noch während eines laufenden Anstellungsverhältnisses. Weigert sich der Dienstwagenfahrer, droht eine Klage.

3. Private Fahrten zulässig, aber nicht genutzt

Der dritte Fall stellt im Prinzip die vorherig genannte Möglichkeit dar – nur andersherum. Sind private Fahrten laut Arbeitsvertrag erlaubt, werden jedoch nicht vom Mitarbeiter getätigt, konnte er bis vor ein paar Jahren einen „Gegen-Anscheinsbeweis“ antreten. dass er den Firmenwagen tatsächlich nicht privat nutzt – ebenso wie er früher beweisen musste, dass er im Falle eines Verbots nicht mit dem Wagen gefahren ist. Durch die obig genannten Urteile ist dies jedoch seitens des Arbeitnehmers nicht mehr zulässig. Genauso wie das Finanzamt nicht davon ausgehen darf, dass der Dienstwagenfahrer im Falle eines Verbotes gegen den Arbeitsvertrag verstoßen hat, darf es nun auch nicht bestätigen, dass der Fahrer den Firmenwagen trotz Erlaubnis nicht genutzt hat. Die Folge: Ist die Privatnutzung des Firmenwagens ausdrücklich schriftlich erlaubt, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass der Fahrer den Wagen auch tatsächlich privat nutzt. Somit entsteht ein geldwerter Vorteil, was wiederum die Versteuerung des Dienstfahrzeugs bedeutet.

4. Arbeitsweg = Privatnutzung?

Eine häufig gestellte Frage im Zusammenhang mit der Privatnutzung von Firmenfahrzeugen ist, ob Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte) Privatfahrten oder Dienstfahrten sind. Diese stellt sich oftmals dann, wenn im Arbeitsvertrag aufgenommen wird, dass keine Privatnutzung des Dienstwagens zulässig ist.

Grundsätzlich unterscheidet man drei Kategorien von Fahrten, insbesondere wenn es um das Führen eines gültigen Fahrtenbuchs geht: Die Betriebsfahrt, den Arbeitsweg und die Privatfahrt. Betriebsfahrten sind dabei Fahrten, „die aus geschäftlichen Gründen stattfinden“ (siehe Vimcar Blog) – beispielsweise ein Kundenbesuch. Der Arbeitsweg ist die Strecke zwischen Wohnort und ersten Tätigkeitsstätte. Privatfahrten hingegen werden nur als „getätigte Fahrten“ bezeichnet, „die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind“ und somit „einen privaten Charakter“ haben (ebd.). Darüber hinaus gibt es noch Mischfahrten, die beispielsweise anteilig sowohl Betriebsfahrt als auch Privatfahrt sind.

Zwar unterscheiden sich nach dieser Kategorisierung Arbeitsweg und Privatfahrt voneinander, dennoch wird steuerrechtlich beim Weg zur Arbeit wie auch bei Privatfahrten ein geldwerter Vorteil angesetzt. Fällt die Wahl auf die 1-Prozent-Regelung, kommen in der Regel noch zusätzlich pauschal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat als Vorteil hinzu und sind entsprechend zu versteuern. Für die Berechnung der 0,03-Prozent-Regelung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte wird normalerweise von 15 Tagen pro Monat ausgegangen, an denen der Fahrer des Firmenwagens Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte tätigt. Im Gegenzug darf der Dienstwagenfahrer jedoch die Pendlerfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.

Statt der 0,03-Prozent-Pauschale kann auch auf die Einzelbewertung zurückgegriffen werden. Diese Regelung ist vor allem dann sinnvoll, wenn an weniger als 15 Tagen im Monat der Weg von Wohnort zum Arbeitsplatz mit dem Firmenwagen angetreten wird. Das kann vor allem Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder Mitarbeiter mit Homeoffice-Regelung betreffen. Dann wird der geldwerte Vorteil jeder einzelnen Fahrt mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt.

Beide Regelungen im Vergleich – Beispiel:

Der Arbeitnehmer darf einen Dienstwagen für Fahrten von seinem Zuhause bis zur Arbeit nutzen (Entfernung: 21 km). Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 40.000 €. Im Monat September hat er 10 Fahrten zur ersten Arbeitsstätte getätigt, die restlichen Arbeitstage verbrachte er im Homeoffice.

Geldwerter Vorteil pro Monat

Berechnung nach 0,03 %-Pauschale:

40.000 (Brutto-LP) x 0,03 % x 21 km (Entfernung) = 252,00 €

Berechnung nach 0,02 %-Regelung:

40.000 (Brutto-LP) x 0,002 % x 10 Fahrten x 21 km = 168,00 €

Bei denselben Gegebenheiten, aber mit mehr Fahrten (15x und 16x), ergeben sich für die Einzelwertberechnung folgende Werte:

15 Fahrten:

40.000 x 0,002 % x 15 Fahrten x 21 km = 252,00 €

16 Fahrten:

40.000 x 0,002 % x 16 Fahrten x 21 km = 268,80 €

Der geldwerte Vorteil ist bei 15 Fahrten pro Monat bei beiden Regelungen gleich hoch. Ab der 16. Fahrt lohnt sich bereits die 0,03 %-Pauschale.

Egal für welche Methode sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber entscheiden, muss diese für das ganze Jahr festgelegt werden. Ein Wechsel von der 0,03 Prozent-Pauschale auf die Einzelbewertung ist unterjährig folglich unzulässig. Zudem muss der Arbeitnehmer jeden Monat festhalten, an welchen Tagen er seinen Arbeitsweg mit dem Dienstfahrzeug zurückgelegt hat. Eine einfache Angabe der Tage genügt jedoch nicht aus, sondern es muss dazu eine schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers vorliegen, die in der Regel zu den Lohnunterlagen hinzugenommen wird. Der Arbeitnehmer kann auf die Verwendung der Einzelbewertung anstelle der Pauschale bestehen. Bei ordnungsgemäßer Nachweisführung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber die Einzelbewertung der Arbeitswegfahrten bei der Festlegung des geldwerten Vorteils verwenden.

5. Ausschließliche Nutzung des Privatwagens

Manche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern keinen Firmenwagen zur Verfügung, sondern vereinbaren mit ihnen eine betriebliche Nutzung des Privatwagens im Rahmen des Car-Allowance-Modells. Demnach werden Geschäftsfahrten mit dem eigenen Pkw getätigt. Der Mitarbeiter bekommt für die Bereitstellung eine monatliche Pauschale vom Arbeitgeber überwiesen. Halter des Fahrzeugs ist beim Privat-Pkw natürlich der Mitarbeiter. Die betrieblichen Fahrten können zudem über die Entfernungspauschale steuerlich abgegolten werden. Eine Versteuerung des geldwerten Vorteils liegt bei dem Modell nicht vor. Der Verwaltungsaufwand verlagert sich hier von Fuhrparkmanagement auf den Fahrer.

Einen Überblick über das Modell der Car Allowance und wie es um die Halterverantwortungen bestellt ist und wie die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung aussehen, haben wir Ihnen in den nachstehenden Beiträgen zusammengestellt:

Fazit: Halten Sie Regelungen schriftlich fest

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, ob für einen Dienstwagen mit Privatnutzung oder ohne, halten Sie die Regelungen immer schriftlich im jeweiligen Arbeitsvertrag und/oder Überlassungsvertrag fest. Sollen Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Zwecke nutzen, dann bedienen Sie sich klarer Formulierungen, wie zum Beispiel:

„Firmenfahrzeuge im Unternehmen dürfen ausschließlich zur Erfüllung geschäftlicher Zwecke des oben genannten Unternehmens genutzt werden. Insbesondere Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Einsatzort des Mitarbeiters sowie jegliche private Nutzung dieser Fahrzeuge sind verboten.“

Im Internet gibt es kostenlose Muster für ein Privatnutzungsverbot bei Firmenwagen. Daran orientiert sich dann auch die Versteuerung der genutzten Dienstwagen. Ist die private Nutzung des Dienstwagens ausgeschlossen, aber nicht weiter definiert, ob sich dies auch auf den Weg zur Arbeit bezieht, darf der Firmenwagen für eben jenen benutzt werden. Dieser muss dann jedoch wieder entsprechend versteuert werden.

Ein gut gemeinter Rat: Nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch!
Neben der pauschalen Versteuerung haben Sie auch die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Dort gilt es alle Betriebsfahrten, Arbeitswege und Privatfahrten voneinander zu unterscheiden und zu dokumentieren. Das klingt aufwendig? Mit elektronischen Lösungen ist dies meist problemlos möglich. Über eine App können Fahrer ihre Wegedaten bequem vor und nach jeder Fahrt festhalten. Entscheidend hierbei ist allerdings, dass sie Sie sich für einen rechtssicheren und manipulationssicheren Anbieter entscheiden. Nur so können Sie sicherstellen, dass das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird.

Tipp: Sie sind auf der Suche nach einem Anbieter für elektronische Fahrtenbücher? Schauen Sie doch mal bei unserem Partner Vimcar vorbei!