Total Cost of Ownership im Fuhrpark

Die Kosten im Fuhrpark können einen Großteil des Budgets im Unternehmen ausmachen. Die Total Cost of Ownership (TCO) spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Gesamtkosten im Fuhrpark. Was sich dahinter verbirgt und wie Sie die TCO berechnen, erklären wir im Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

• Was bedeutet TCO im Fuhrpark?
• Warum ist die Berechnung der TCO im Fuhrpark wichtig?
• Welche Kosten fallen darunter?
• Werden die TCO fürs Fahrzeug oder für den ganzen Fuhrpark berechnet?
• Für wen eignet sich die TCO-Berechnung?
• Welche Optimierungspotenziale lassen sich mit den TCO aufdecken?
• True Cost of Ownership

Was bedeutet TCO im Fuhrpark?

Bei den Total Cost of Ownership handelt es sich im Fuhrpark um die Gesamtbetriebskosten von Fahrzeugen. Dazu gehören alle Ausgaben, die ein Unternehmen für Fahrzeuge für den gesamten Zeitraum, in dem diese Teil des Fuhrparks sind, zahlen muss. Dies umfasst z.B. auch die Kosten für die Entsorgung von Fahrzeugen und für Unterweisungen der Mitarbeiter. Das Ziel der TCO-Berechnung ist es, versteckte Kosten aufzuzeigen und sichtbar zu machen, wo es Einsparpotenziale gibt.

Warum ist die Berechnung der TCO im Fuhrpark wichtig?

Bei der Berechnung der TCO werden zunächst alle relevante Ausgaben zusammengetragen, um die Ergebnisse hinterher auswerten zu können. Im Anschluss können so gezielte Maßnahmen zur Kostenoptimierung getroffen werden. Diese sind sowohl für die Fahrzeugauswahl, Finanzierungsoptionen als auch die Beschaffungstrategien und Wartungspläne relevant. Zusätzlich bieten die TCO für Stakeholder wie die Geschäftsführung ein aufschlussreiches Reporting.

Welche Kosten fallen darunter?

Die TCO setzen sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen. Direkte Kosten sind unmittelbar mit dem Auto verbunden, während indirekte Kosten versteckte Kosten sind, die sich schwerer zuordnen lassen. Trotzdem ist es wichtig, gerade auch die indirekten Kosten bei der Bewertung der Gesamtkosten im Fuhrpark zu berücksichtigen.

Direkte Kosten

• Anschaffungskosten
• Installationskosten
• Wartungs- und Servicekosten
• Verbrauchsmaterialien
• Versicherungen
• Ersatzteile
• Reperaturkosten

Indirekte Kosten

• Verwaltungskosten für Software-Lösungen und Apps (z.B. für die Reservierung von Poolfahrzeugen)
• Kosten für die Entsorgung
• Unterweisungen von Mitarbeitern (Fahrerunterweisung nach UVV, Ersteinweisung)

• Versandkosten bei der Wartung/ bei einem Garantieanspruch
• Ausfallzeiten bei Geräten
• Kosten für die Ersatzmobilität

Wie werden die Betriebskosten im Fuhrpark errechnet?

Die Berechung der TCO erfolgt, indem alle anfallenden Kosten eines Fahrzeugs über die gesamte Nutzungsdauer addiert werden. Sowohl Fixkosten, wie Leasingraten als auch variable Kosten wie Kraftstoff und Reperaturen müssen dabei miteinbezogen werden. Dafür ist es notwendig, alle Rechnungen und Belege zum Fahrzeug aufzuheben, zuzuordnen und auszuwerten. Die Berechnung kann für kleinere Fuhrparks mit einer Excel-Tabelle erfolgen. Einfacher ist es jedoch mit einer Software-Lösung, die bei der Rechnung unterstützt.

Beispiel:

Nach 3 Jahren läuft der Leasing-Vertrag eines Fahrzeugs aus. Jetzt ist die Frage, welches Auto angeschafft werden soll. Eine TCO-Berechnung kann hier die Richtung vorgeben, in die die neue Anschaffung gehen soll. Auch die Kosten für Schäden und Ausfälle werden hier aufgeführt und können das Modell ggf. für die Zukunft ausschließen.

Werden die TCO fürs Fahrzeug oder für den ganzen Fuhrpark berechnet?

Die Gesamtbetriebskosten werden für jedes Fahrzeug des Fuhrparks einzelnd berechnet. Auf diese Weise können Fuhrparkmanager anschließend vergleichen, welche Fahrzeuge die höchsten Kostentreiber sind und wo es Einsparungspotenziale gibt.

Für wen eignet sich die TCO-Berechnung?

•  bei geplanten neuen Investitionen im Fuhrpark
• wenn auf eine neue Antriebsart gesetzt werden soll
• um zu prüfen, ob Fahrzeuge sich weiterhin rechnen
• bei steigenden Kosten z.B. für die Anschaffung

Welche Optimierungspotenziale lassen sich aus den TCO ableiten?

• Einsatz von Telematikdaten: Durch die Analyse von Telematik und GPS-Ortungssystemen lassen sich die TCO weiter optimieren. So können die Auslastung der Fahrzeuge, Wartungs- und Treibstoffkosten gesenkt werden.
  
  
• Einsatz von digitalen Lösungen für Compliance-Themen: Aufgaben, wie die Fahrerunterweisung, Fahrzeugprüfung und Führerscheinkontrolle machen zwar nur einen geringen Teil der TCO aus. Aber auch hier können Fuhrparkmanager Einsparungen durch den Umstieg auf Softwarelösungen vornehmen.

• Vergleich von Fahrzeugmodellen und Antriebsarten: Um Kosten zu sparen, lohnt es sich nach der Analyse der TCO andere Antriebsarten wie z.B. E-Fahrzeuge und Hybride mit den aktuellen Fahrzeugen zu vergleichen und ggf. auf andere Modelle umzusteigen.

• Spritsparende Fahrweise: Treibstoffkosten werden immer teurer. Daher macht es Sinn, die Mitarbeiter für eine spritsparende Fahrzweise zu sensibilisieren.

True Cost of Ownership

Die True Cost of Ownership sind eine Weiterentwicklung der Total Cost of Ownership. Diese umfassen alle Kosten, die durch betriebliche Mobilität entstehen. Neben den quantifizierbaren Kosten der Total Cost of Ownership sind dort auch die gesellschaftlichen Ausgaben sowie Umweltkosten enthalten.

Checkliste zur TCO-Berechnung im Fuhrpark

• An welchen Stellen entstehen dauerhafte Kosten?
• Gibt es einen bestimmten Grund für die hohen Ausgaben?
• Wann fallen Kosten bei der Nutzung an?
• Wann müssen neue Kaufentscheidungen getroffen werden?
• Könnte eine Neuinvestition dazu beitragen, zusätzliche Betriebskosten zu senken?
• Nimmt das Personal die angeschafften Fahrzeuge an und nutzt sie?
• Was geschieht am Ende der Nutzungsdauer mit dem Fahrzeug?
• Gibt es strengere Umweltvorschriften, die zusätzliche Kosten verursachen können?