Fuhrparkverantwortliche kümmern sich um die Mitarbeitermobilität und die dazu passenden Fahrzeuge. Hierunter fällt auch das Thema der Beschaffung. Im Beitrag befassen wir uns näher mit der Anschaffung von Fahrzeugen und beleuchten den Prozess.
Inhaltsverzeichnis:
- 1. Schritt: Interne Bedarfsanalyse
- 2. Schritt: Marktanalyse
- 3. Schritt: Beschaffungskanal auswählen
- 4. Schritt: Kauf des Fahrzeugs
- Fazit
1. Schritt: Interne Bedarfsanalyse
Bei Haltedauern von 36 oder 48 Monaten von Fahrzeugen, müssen im Fuhrparkmanagement in regelmäßigen Abständen immer wieder neue Kaufentscheidungen getroffen werden. Zuallererst muss klar sein, wie die konkreten betrieblichen Nutzungsanforderungen an die Fahrzeuge aussehen. Dabei sollten Sie einige Kriterien berücksichtigen und sich folgende Fragen stellen:
Gibt es eine Car Policy?
Zunächst stellt sich die Frage der Beschaffungsgrundlage. Existiert in einem Unternehmen eine Car Policy oder nicht? Falls ja, regelt sie sicherlich schon viele Fragen rund um die Fahrzeugbeschaffung. Zum Beispiel, welche Marken auf der Beschaffungsliste stehen, aber auch welche Motorisierungen oder Ausstattungsumfänge berücksichtigt werden können oder sollen. Und natürlich kann in der Car Policy bereits festgelegt werden, welche Hierarchiestufe welche Fahrzeugklasse auswählen darf . Damit kann bereits der maximale Anschaffungspreis festgelegt werden. Und das sind nur einige Beispiele von vielen Möglichkeiten, fahrzeugrelevante Faktoren in einer Car Policy zu regeln.
Egal, ob mit oder ohne Car Policy – Fuhrparks, die ein oder mehrere neue Autos anschaffen wollen, müssen sich im Vorfeld mit vielen Aspekten auseinandersetzen. Für Unternehmen ohne Car Policy gilt das bei jedem Beschaffungsvorgang immer wieder neu. Aber auch für Unternehmen mit Car Policy heißt das nicht, dass Car Policies einem automatisierten Bestellknopf gleichen. Oft bieten sie im Rahmen der Vorgaben zahlreiche Wahlmöglichkeiten, so dass auch hier immer wieder Entscheidungen gefragt sind.
Was ist der Einsatzzweck?
Nach der Festlegung des Budgets lauten die nächsten beiden Fragen:
1. Für welchen Einsatzzweck beschaffen wir das Auto überhaupt?
Soll es Transportaufgaben übernehmen, Techniker oder Vertriebsmitarbeiter zum Einsatzort bringen oder als User-Chooser-Fahrzeug eine Rolle bei der Mitarbeitermotivation spielen? Davon hängt im ersten Schritt ab, ob der Fuhrpark z. B. um neue Transporter, zweckmäßig ausgestattete Kombis oder aber eben auch emotionalere Fahrzeuge ergänzt wird.
Aus dem Einsatzzweck ergibt sich oft auch direkt die Nutzungsdauer. Ist das Fahrzeug für einen langgedienten Mitarbeiter gedacht, der voraussichtlich noch viele weitere Jahre im Unternehmen verbringen wird? Oder geht es darum, Mitarbeiter nur für bestimmte Projektlaufzeiten oder zunächst in der Probezeit mobil zu halten? Je nachdem ergeben sich verschiedene Beschaffungsoptionen: Für den Langzeiteinsatz eignen sich Kauf oder Leasing, bei kurzfristigen Bedarfen ist die Langzeitmiete eine Alternative. Neue Beschaffungsformen sind zudem Modelle wie Auto-Abos.
2. Wo oder auf welchen Strecken setzen wir das Fahrzeug hauptsächlich ein?
Befinden sich die meisten Kunden des Unternehmens in Ballungsgebieten, sollte sich überlegen, ob es der ganz große Transporter sein muss oder ob die kürzere und schmalere City-Variante nicht die bessere Wahl wäre. Für Firmen, die ihre Service- oder Vertriebsmitarbeiter jährlich auf zigtausende Autobahnkilometer schicken, ist ein Mittelklasse-Kombi anstelle der kompakten Alternative ggf. geeigneter.
Benziner, Diesel oder alternativer Antrieb?
Wer sich über all diese Faktoren im Klaren ist, stellt die Antriebsfrage. Allen Diskussionen zum Trotz sind Diesel für regelmäßige Langstreckeneinsätze auch heute noch die erste Wahl. Für Autos, die vornehmlich auf kürzeren Strecken im Einsatz sind, bieten sich heute mehrere Alternativen an. Eine Möglichkeit ist der altbewährte Benziner. Zusätzlich sollten Fuhrparks aber auch ein Auge auf Erdgasfahrzeuge, Hybride oder Plug-in-Hybride sowie vollelektrische Autos werfen.
Welcher Antrieb es letztlich wird, bestimmen vordergründig die Einsatzeffizienz, das eigene Umweltbewusstsein, die benötigte Infrastruktur für alternative Antriebe sowie Imagefaktoren. Und natürlich spielen - wenn vorhanden - auch individuelle CO2-Vorgaben in der Car Policy eine Rolle bei der Antriebswahl.
Tipp: Image und richtige Ausstattung nicht unterschätzen
Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Fahrzeugbeschaffung ist das Thema Image. Das gilt im gewissen Maße für Serviceflotten, die ihre Unternehmen auf der Straße repräsentieren, noch mehr aber für User-Chooser-Fahrzeuge. Bei User-Choosern handelt es sich um Dienstwagenfahrer, die bei der Auswahl der Ausstattung und Marke im Rahmen der Vorgaben mitentscheiden dürfen. In Zeiten grassierenden Fachkräftemangels gehören Dienstwagen zu den Hygienefaktoren des Recruitings.
Auch beim Thema Ausstattung bestimmt der Einsatz die Mittel. Während ein Transporter mit Radio, Bluetooth, Navi und Klimaanlage schon sehr gut dasteht, ist das beim User-Chooser-Fahrzeug gerade mal die Mindestausstattung. Je nach Budget, Fahrzeugklasse und Hierarchieebene des Fahrers gehören hier z. B. auch Automatik, Sitzheizung, Leichtmetallfelgen oder Lederausstattung zum guten Ton. Sicherheitsfeatures, wie ausgewählte Assistenzsysteme, sollten, sofern nicht eh schon standardmäßig, grundsätzlich in jedem Fahrzeug zur Ausstattung hinzugebucht werden..
2. Schritt: Marktanalyse
Nach der internen Bedarfsanalyse folgt die Marktanalyse, bei der Sie folgende Aspekte berücksichtigen sollten:- Welche Fahrzeugtypen mit welchen Antrieben decken den Bedarf am besten ab?
- Welche Modelle gibt es auf dem Markt?
- Welche Marke bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
3. Schritt: Beschaffungskanal auswählen
Ist das Fahrzeug ausgewählt, stehen zwei verschiedene Beschaffungskanäle zur Auswahl: lokale Händler und Ausschreibungen. Die direkte Fahrzeugbeschaffung über einen Händler ist insbesondere bei kleineren Fuhrparks mit einer Flottengröße von unter 100 Fahrzeugen üblich. Hierbei ist es sinnvoll, mehrere Angebote einzuholen und diese zu vergleichen.
Wählt man die Ausschreibung, müssen die Rahmendaten und die Anforderungen in die Ausschreibungsunterlagen. Dazu gehört der Status quo des Fuhrparks und das Ziel der Ausschreibung.
Bestandteile sind vor allem:
- Fuhrpark-Struktur
- Austauschzyklen der Fahrzeuge
- Nutzungsart (der Fahrzeuge)
- Fahrzeugeinteilung in Fahrzeugklassen
- bestehende Rahmenabkommen
- Informationen zur Car Policy
- Informationen zu den benötigten Dienstleistungen
- Informationen zu den Fahrzeugen (Motorisierung, Laufleistung, Ausstattung, Haltedauer etc.)
Liegen verschiedene Angebote vor, müssen Verträge und Konditionen auch unter Aspekten der Total Cost of Ownership (TCO) analysiert werden. Dabei spielt eine Rolle, ob das Fahrzeug gekauft, finanziert oder geleast wird – auch Langzeitmiete bzw. Auto-Abo-Modelle können in Frage kommen. Vor der Bestellung sind Verhandlungen über die Konditionen selbstverständlich, sofern keine Rahmenvereinbarung vorliegt.
4.Schritt: Kauf des Fahrzeugs
Wird das Fahrzeug gekauft, gilt das Kaufvertragsrecht. Dieses regelt die Rechte und Pflichten von Käufer und Verkäufer.
Bei der Anschaffung eines Fahrzeugs, insbesondere im Falle eines Kaufs, können auch Mängel auftreten. LapID Gastautor Rechtsanwalt Lutz D. Fischer beleuchtet in seinem Beitrag den Sachmangel beim Neuwagenkauf.
Fazit
Auch wenn eine strategische Herangehensweise an die Fahrzeugbeschaffung aufwendig ist, macht sie sich bezahlt. Durch die Optimierung kann ein enormes Einsparungspotenzial erreicht werden. Dies ist bspw. bei den Abschreibungs- und Finanzierungskosten der Fall, die etwa 40 bis 60 Prozent der gesamten Fuhrparkkosten ausmachen. Allein der Vergleich mehrerer Angebote kann zu einer Verringerung der Kosten von bis zu zwei bis fünf Prozent beitragen. Ein komplexer Beschaffungsprozess kann an spezialisierte Dienstleister rausgegeben werden, die ggf. auch durch größere Stückzahlen bessere Konditionen erzielen.
Die wichtigsten Anschaffungen im Fuhrpark hat bfp FUHRPARK & MANAGEMENT in einem weiteren Gastbeitrag bereits im Detail beleuchtet:
