Fuhrparkverantwortliche kümmern sich um die Mitarbeitermobilität und die dazu passenden Fahrzeuge. Hierunter fällt auch das Thema der Beschaffung. Im Beitrag befassen wir uns näher mit der Anschaffung von Fahrzeugen und beleuchten den Prozess. Ist die Beschaffung ein aufwendiger Prozess?!
Der Beschaffungsprozess
Zuallererst muss klar sein, wie die konkreten betrieblichen Nutzungsanforderungen an die Fahrzeuge aussehen. Nach der internen Bedarfsanalyse folgt die Marktanalyse. Welche Fahrzeugtypen mit welchen Antrieben decken den Bedarf am besten ab, welche Modelle gibt es auf dem Markt?
Die wichtigsten Kriterien und Einflussfaktoren bei der Fahrzeugbeschaffung hat bfp FUHRPARK & MANAGEMENT in einem weiteren Gastbeitrag bereits im Detail beleuchtet:
Ist das klar, stehen zwei verschiedene Beschaffungskanäle zur Auswahl: lokale Händler und Ausschreibungen. Die direkte Fahrzeugbeschaffung über einen Händler ist insbesondere bei kleineren Fuhrparks mit einer Flottengröße von unter 100 Fahrzeugen üblich. Hierbei ist es sinnvoll, mehrere Angebote einzuholen und diese zu vergleichen.
Wählt man die Ausschreibung, müssen die Rahmendaten und die Anforderungen in die Ausschreibungsunterlagen. Dazu gehört der Status quo des Fuhrparks und was mit der Ausschreibung erreicht werden soll. Bestandteile der Ausschreibung sind vor allem die Fuhrpark-Struktur, die Austauschzyklen der Fahrzeuge sowie deren Nutzungsart. Die Fahrzeugeinteilung in Fahrzeugklassen, bestehende Rahmenabkommen sowie Informationen zur Car Policy (Dienstwagenordnung) und detaillierte Informationen zu den benötigten Dienstleistungen und Fahrzeugen inklusive Motorisierung, Laufleistung, Ausstattung und geplanter Haltedauer.
Liegen verschiedene Angebote vor, müssen Verträge und Konditionen auch unter Aspekten der Total Cost of Ownership analysiert werden. Dabei spielt eine Rolle, ob das Fahrzeug gekauft, finanziert oder geleast wird – oder ob Langzeitmiete oder Auto-Abo-Modelle in Frage kommen. Vor der Bestellung sind Verhandlungen über die Konditionen selbstverständlich, sofern keine Rahmenvereinbarung vorliegt.
Einer Beschaffungsform, der man hier auch begegnet, ist der Autokauf im Internet. In unserem Beitrag beschäftigen wir uns mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und ordnen ein, wie sich der Autokauf im Internet für das Fuhrparkmanagement lohnt:
Wird das Fahrzeug gekauft, gilt das Kaufvertragsrecht. Dieses regelt die Rechte und Pflichten von Käufer und Verkäufer:
Bei der Anschaffung eines Fahrzeugs, insbesondere im Falle eines Kaufs, können auch Mängel auftreten. LapID Gastautor Rechtsanwalt Lutz D. Fischer beleuchtet in seinem Beitrag den Sachmangel beim Neuwagenkauf:
Dienstwagenordnung als Richtschnur
Die Erkenntnisse sollten auch in der Dienstwagenordnung zu finden sein. Denn die Dienstwagenanforderungen halten beispielsweise fest, welche Personengruppen berechtigt sind, Bestellanträge für Neufahrzeuge zu stellen. Die Dienstwagenordnung regelt, wie und wo der Berechtigte einen Dienstwagen beantragen bzw. einen persönlichen Zugang zu einem Online-Kalkulationssystem mit Bestellantragsfunktion erhalten kann. Weiterhin ist eine vom Unternehmen vorgegebene Fahrzeugauswahl hinterlegt und was bei Sonderwünschen passiert. Auch sind in der Regel individuelle Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer enthalten. Diese betreffen vor allem Nutzungsart und Nutzungsdauer.
Auch wenn eine strategische Herangehensweise an die Fahrzeugbeschaffung aufwendig ist, macht sie sich bezahlt. Durch die Optimierung kann ein enormes Einsparungspotenzial erreicht werden. Dies ist beispielsweise bei den Abschreibungs- und Finanzierungskosten der Fall, die etwa 40 bis 60 Prozent der gesamten Fuhrparkkosten ausmachen. Und allein der Vergleich mehrerer Angebote kann zu einer Verringerung der Kosten von bis zu zwei bis fünf Prozent beitragen. Ein komplexer Beschaffungsprozess kann an spezialisierte Dienstleister rausgegeben werden, die ggf. auch durch größere Stückzahlen bessere Konditionen erzielen.
Beschaffungsmanagement – nicht nur Fahrzeuge fallen hierunter
Beschäftigt man sich im Fuhrparkmanagement näher mit dem Thema Beschaffungsmanagement bzw. Einkauf, stellt man fest, dass hierunter nicht nur die Anschaffung von Fahrzeugen fällt. Vielmehr ist das Fuhrparkmanagement noch mit weiteren Themen der Beschaffung beauftragt.
In einem gesonderten Beitrag schauen wir uns die Bereiche
- Reifenmanagement,
- Tankkartenmanagement,
- Versicherungen,
- Zubehör und nachträgliche Einbauten,
- Fuhrparkmanagementsysteme sowie
- Alternative Mobilitätsangebote
detaillierter an:
Sie wollen mehr darüber wissen?
Das Online-Seminar Grundausbildung Fuhrparkmanager(in) der bfp AKADEMIE vermittelt praxisbezogen das nötige Wissen, um einen Fuhrpark rechtssicher, nachhaltig und effizient zu managen. Die Grundausbildung ist modular aufgebaut und passt sich dem persönlichen Zeitkontingent der Teilnehmer an. Lern- und Arbeitspensum lassen sich somit individuell bestimmen, ob am Wochenende, spät abends oder während der Arbeitszeit.
Worauf es bei der Weiterbildung im Fuhrpark ankommt, hat bfp im Folgenden Beitrag näher betrachtet:
