KPIs im Fuhrpark-management: die wichtigsten Kennzahlen

KPIs sind nicht nur Zahlen – sie zeigen Ihnen, wo Kosten entstehen, wo Risiken lauern und wo Potenzial schlummert. Wer seine Flotte nachklaren Kennzahlen führt, entscheidet schneller, sicherer und kostengünstiger. In diesem Leitfaden erhalten Sie einen praxisnahen Überblick mit How‑to und Beispielen für Ihren KPI‑Check.

Inhaltsverzeichnis

• Einstieg: Bedeutung von KPIs im Fuhrparkmanagement
• Überblick: Die wichtigsten KPI‑Kategorien im Fuhrpark
  
  • Kostenbezogene KPIs – Wirtschaftlichkeit im Blick
  • Effizienz‑KPIs – Die Flotte optimal auslasten
  • Leistungs‑KPIs – Produktivität messbar machen
  • Fahrerbezogene KPIs – Sicherheit und Verhalten steuern
  • Umweltbezogene KPIs – Nachhaltigkeit im Fokus
• KPI‑Check starten – mit digitaler Fahrzeugverwaltung von LapID

1. Einstieg: Bedeutung von KPIs im Fuhrparkmanagement

Ein moderner Fuhrpark ist ein komplexes System. KPIs (Key Performance Indicators) machen Kosten, Risiken und Performance sichtbar – und damit steuerbar. Mit klaren Zielwerten erkennen Sie im Flottenreporting früh Ausreißer (z. B. Verbrauch oder Schadenquote) und leiten Maßnahmen ab, statt „nach Gefühl“ zu entscheiden. Kennzahlen und das Flottenreporting sind daher besonders wichtig für eine umfassende Analyse des Fuhrparks.

So verwalten Sie verlässlich Budgets, reduzieren Ausfälle und machen Fortschritte für Management und Belegschaft sichtbar. Für die Geschäftsführung schaffen Sie so belastbare Reportings und liefern das Fundament für faktenbasierte Entscheidungen.

Außerdem lassen sich daraus übergreifende Werte für die gesamte Fuhrparkbilanz ermitteln.

Definieren Sie wenige, relevante KPIs mit Zielwerten und prüfen Sie diese regelmäßig (monatlich/ Quartal).

2. Überblick: Die wichtigsten KPI‑Kategorien im Fuhrpark

Ein strukturierter KPI-Überblick schafft Orientierung und verhindert blinde Flecken im Fuhrpark. Indem Sie die folgenden Kennzahlen gemeinsam betrachten, erkennen Sie Zielkonflikte früh und priorisieren Maßnahmen dort, wo sie den größten Effekt haben. Das Ergebnis: ein ganzheitlich gesteuerter, ausbalancierter Fuhrpark.

Die wichtigsten KPI-Kategorien im Fuhrpark im Überblick:

• Kosten
• Effizienz
• Leistung
• Fahrer
• Umwelt

Ordnen Sie jede Kennzahl einer Kategorie und einem Ziel zu. So bleibt der Fokus klar – auch im Management‑Meeting.

2.1 Kostenbezogene KPIs – Wirtschaftlichkeit im Blick

Kostenkennzahlen zeigen, wo Ihr Geld tatsächlich gebunden ist – über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs vom Vertrag bis zur Rückgabe. Mit TCO, Kosten pro Kilometer sowie Wartungs‑ und Reparaturkosten identifizieren Sie Auffälligkeiten sicher. Anhand dieser können Sie besser mit Dienstleistern verhandeln und treffen fundierte Make‑or‑Buy‑Entscheidungen. Damit sichern Sie die Planbarkeit und entlasten Ihr Budget dauerhaft.

Wesentliche Kennzahlen und Rechengrößen:

• Gesamtbetriebskosten (TCO - Total Cost of Ownership): Summe aller fahrzeugbezogenen Kosten über die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs.
• Kosten pro Leasingvertrag: Übersicht der Kosten, die je Leasingvertrag pro Fahrzeug entstehen.
• Vertragslaufzeiten: Übersicht der Vertragslaufzeiten je Leasingvertrag.
• Kosten pro Kilometer (CpK): Gesamtkosten pro gefahrenem Kilometer, inkl. Kraftstoff, Wartung und Versicherung.
• Kraftstoffverbrauch: Misst den durchschnittlichen Kraftstoffverbrauch in l/100km pro Fahrzeug oder Fahrer.
• Werkstattaufenthalte: Anzahl der Aufenthalte in Werkstätten aufgrund von Schäden.
• Wartungs- und Reparaturkosten: Kosten für präventive und reaktive Wartungen sowie Reparaturen je Fahrzeug.
• Versicherungskosten: Kosten für Versicherungsbeiträge der Flottenversicherung und relevante Zusatzversicherungen.
• Schadenanzahl je Fahrzeug: Anzahl der Schäden je Fahrzeug inkl. dazugehöriger Kosten.
• Schadenquote je Fahrzeug: Anteil der Schäden je Fahrzeug an der Anzahl der Gesamtschäden im Fuhrpark.
• Stillstandzeiten durch Schäden: Summe der Zeiten, die Fahrzeuge aufgrund von Schäden nicht genutzt werden konnten.

Starten Sie mit den Kosten pro Kilometer und den Gesamtbetriebskosten des Fahrzeugs.

Nutzen Sie kurzfristige Einsparpotenziale mit mehr Transparenz über Tankkarten, konsequenter Reifen bzw. Wartungsdisziplin und einem durchdachten Leasing- und Versicherungsmanagement.

2.2 Effizienz‑KPIs – Die Flotte optimal auslasten

Effizienzkennzahlen beantworten die Frage, wie gut Ihre Fahrzeuge wirklich genutzt werden. Auslastung, Stillstand und Leerlaufzeiten zeigen, wo Kapazität verpufft und wie Sie Planung, Pooling oder Routen verbessern. So reduzieren Sie Standzeiten, senken Fahrzeugbedarf und halten Servicelevel stabil.

Wesentliche Kennzahlen und Rechengrößen:

• Fahrzeugauslastung: Anteil der Zeit, die die Fahrzeuge produktiv genutzt werden.
• Stillstand- und Leerlaufzeiten: Anteil der Zeit, die Fahrzeuge ungenutzt bleiben.
• Ausfallzeiten: Anteil der Zeit, in der Fahrzeuge aufgrund von Wartung oder Reparaturen nicht einsatzbereit sind.
• Einsatzzeiten der Fahrzeuge: Plan‑/Ist‑Vergleich zur Ressourcenplanung (Touren, Servicefenster, Standort).
• Quote erledigter Hauptuntersuchungen und UVV-Prüfungen: Anzahl der HU- und UVV-Prüfungen, die termingerecht durchgeführt wurden.
• Anzahl überzogener Termine: Anzahl der Termine (HU, UVV, Führerscheinkontrolle), die nicht termingerecht erledigt wurden.

Höhere Auslastung heißt oft: weniger Fahrzeuge für die gleiche Leistung – messen, vergleichen, nachsteuern.

2.3. Leistungs‑KPIs – Produktivität messbar machen

Leistungskennzahlen schlagen die Brücke zwischen dem Fuhrpark und dem Kerngeschäft. Laufleistung, Aufträge und transportierte Mengen machen sichtbar, wie viel Output Ihre Flotte pro Fahrzeug und Team liefert – und wo Potenzial oder Engpässe liegen. Das hilft, Ressourcen zielgerichtet einzusetzen und Investitionen zu begründen.

Wesentliche Kennzahlen und Rechengrößen:

• Laufleistung: Kilometerleistung je Fahrzeug und Monat oder je Auftragstyp (z. B. Service, Vertrieb).
• Erledigte Aufträge/Transporte: Output je Fahrzeug/Fahrer/Tag – gerne kombiniert mit der On‑Time‑Quote.
• Transportierte Mengen/Werte: speziell für Logistikflotten; je Tour und je km.

Leistung ohne Kontext führt in die Irre – kombinieren Sie Output mit Auslastung und Kosten pro km.

2.4. Fahrerbezogene KPIs – Sicherheit und Verhalten steuern

Fahrerkennzahlen verbinden Sicherheit, Kosten und Markenauftritt. Fahrverhalten und Schadenquote zeigen Ihnen, wo Unterweisungen oder andere Prozesse ansetzen sollten, um Unfälle zu vermeiden und Versicherungsprämien zu senken. Das steigert die Sicherheit, senkt die Ausfallzeiten und stärkt die Verantwortungskultur.

Wesentliche Kennzahlen und Rechengrößen:

• Fahrverhalten: Analyse von Beschleunigung, Bremsen und Leerlaufzeiten zur Optimierung von Kosten und Sicherheit.
• Quote erledigter Führerscheinkontrollen: Anzahl der Termine zur Führerscheinkontrolle, die termingerecht durchgeführt wurden.
• Quote erledigter Fahrerunterweisungen: Anzahl der Fahrerunterweisungen, die termingerecht durchgeführt wurden.
• Anzahl überzogener Termine: Anzahl der Termine (Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisungen), die nicht termingerecht erledigt wurden.
• Schadenanzahl je Fahrer: Anzahl der Schäden je Fahrer inkl. dazugehöriger Kosten.
• Schadenquote je Fahrer: Anteil der Schäden je Fahrer an der Anzahl Gesamtschäden im Fuhrpark.

Fahrverhalten und Schadenquote sind Indikatoren für erhöte Kosten und fehlende Sicherheit – Transparenz plus Unterweisungen und Trainings senken Versicherungsprämien und Standzeiten.

2.5. Umweltbezogene KPIs – Nachhaltigkeit im Fokus

Nachhaltigkeitskennzahlen sind heutzutage zunehmend betriebswirtschaftlich relevant. CO₂‑Ausstoß und Verbrauchstrends belegen Fortschritte, unterstützen Compliance‑Anforderungen und zeigen, wann alternative Antriebe wirtschaftlich sinnvoll sind. Wer hier transparent steuert, reduziert Kosten, Risiken und Emissionen zugleich.

Wesentliche Kennzahlen und Rechengrößen:

• CO₂‑Ausstoß: Gemessen pro Fahrzeug (aus Verbrauchs-/Energiedaten ableitbar).
• Anteil alternativer Antriebe: Anteil der Fahrzeuge im Fuhrpark mit alternativen Antriebsarten.

3.KPI‑Check starten – mit digitaler Fahrzeugverwaltung von LapID

Starten Sie Ihren KPI‑Check mit einer kurzen Bestandsaufnahme. Wenn Sie wichtige Informationen zu Ihren Fahrzeugen direkt digital dokumentieren, beschleunigen Sie die Umsetzung eines umfassenden KPI-Reportings für Ihren Fuhrpark.

Eine zentrale, digitale Fahrzeugverwaltung bündelt Informationen pro Fahrzeug, macht Abweichungen sichtbar und automatisiert Aufgaben – damit KPI‑Management vom einmaligen Projekt zur kontinuierlichen Verbesserung führt.

LapID unterstützt Sie dabei, Daten strukturiert zu erfassen, Aufgaben zu automatisieren und KPIs in aussagekräftige Reports zu überführen. Mit der LapID Fahrzeugverwaltung erfassen Sie bspw. Kilometerstände, Vertragsdetails, Prüfberichte, Schäden und Belege digital in der Fahrzeugakte. Erzeugen Sie daraus aussagekräftige Reportings – für Kosten, Auslastung, Sicherheit und Nachhaltigkeit.

Mit klaren KPIs und digitaler Datengrundlage legen Sie den Grundstein für einen wirtschaftlichen, sicheren und nachhaltigen Fuhrpark – und schaffen echten Mehrwert für Fuhrparkleitung und Geschäftsführung.