Ölwechsel, Zündkerzen, Bremsflüssigkeit: Inspektionen und Wartungen im Fuhrpark verlängern die Nutzungsdauer von Fahrzeugen. Je nach Größe des Fuhrparks nimmt die Terminplanung allerdings viel Zeit in Anspruch. Wir zeigen, wie Sie den Aufwand mit automatisierten Lösungen minimieren können.
Inhaltsverzeichnis:
- Fahrzeuginspektionen und Wartungen im Fuhrpark
- Herausforderungen beim Terminmanagment
- Vorteile eines automatisierten Terminmanagements
- Digitales Aufgaben- und Terminmanagement mit LapID
Fahrzeuginspektionen und Wartungen im Fuhrpark
Regelmäßige Inspektionen und Wartungen spielen im Fuhrparkmanagement eine entscheidende Rolle, um die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Fahrzeuge zu gewährleisten. Gut gewartete Fahrzeuge fallen seltener aus und verursachen weniger Unfälle, somit sind sie auch kosteneffizienter im Betrieb.
Gesetzliche Vorschriften
Einige Fahrzeuginspektionen sind für Fuhrparkmanager verpflichtend und wiederkehrend durchzuführen, teilweise sogar gesetzlich vorgeschrieben. Wer sich an die Durchführung nicht hält, muss mit Bußgeldern und weiteren Konsequenzen rechnen. Folgenden Termine sollten Sie daher nicht vernachlässigen:
- Hauptuntersuchung (alle zwei Jahre)
- Jährliche UVV-Fahrzeugprüfung
- Saisonale Reifenwechsel (situative Winterreifenpflicht)
Freiwillige, empfohlende Inspektionen
Neben den verpflichtenden Inspektionen, sollten im Fuhrparkmanagement weitere Inspektions- und Wartungsintervalle durchgeführt werden, um die Fahrzeuge in einem optimalen Zustand zu halten. Werden dieser Termine versäumt, drohen in der Regel keine Sanktionen. Wenn sich das Fahrzeug deshalb aber nicht mehr in einem verkehrssicheren Zustand befindet, fallen auch hier Bußgelder an. Außerdem können Ausfallzeiten durch regelmäßige Wartungen und Inspektionen reduziert werden.
Feste Intervalle
Die Wartungsintervalle hängen von der Laufleistung, der Fahrweise und den Umgebungsbedingungen ab. Diese festgelegten Zeiträume können Fuhrparkmanager jedoch als Orientierungshilfe nutzen:
- Ölwechsel: Je nach Fahrzeugtyp alle 15.000 bis 30.000 km oder jährlich
- Bremsbeläge: Alle 30.000 bis 100.000 km
- Bremsflüssigkeit: Alle zwei Jahre
- Luftfilter: Im Innenraum jährlich, Motorluftfilter alle 15.000 bis 30.000 km
- Zündkerzen: Alle 30.000 km
- Zahnriemen: Alle 100.000 bis 200.000 km
- Autobatterie: Alle fünf bis sieben Jahre
Wenn keine Übersicht über die Wartungsintervalle der einzelnen Bauteile zur Verfügung steht, kann stattdessen eine sog. große Inspektion durchgeführt werden. Dabei wird das gesamte Fahrzeug untersucht und Verschleißteile, wenn nötig ausgetauscht. Die große Inspektion sollte in einem Intervall von 15.000 bis 30.000 km stattfinden.
Flexible Intervalle
Mittlerweile können viele moderne Fahrzeuge aber auch abhängig von der tatsächlichen Nutzung und Abnutzung selbst ermitteln, wann sie gewartet werden müssen. Der Bordcomputer nutzt für die Berechnung Daten wie die persönliche Fahrleistung oder den Verschleiß von Bauteilen. Bei Bedarf leuchtet dann die Wartungsanzeige im Cockpit auf.
Herstellerspezifische Intervalle
Verschiedene Hersteller haben unterschiedliche Wartungsintervalle. Werden diese nicht wahrgenommen, können Garantieansprüche verfallen und es entsteht ein Wertverlust. Nachfolgend einige Beispiele, welche Intervalle je nach Hersteller vorgegeben sind:
- BMW: Flexibel, Ölwechsel alle 30.000 km oder 2 Jahre
- Ford: alle 20.000 km oder jährlich
- Mercedes: je nach Modell alle 25.000 km oder jährlich
- VW: alle 60.000 km oder nach 3 Jahren
- Skoda: alle 30.000 km oder je nach Modell nach einem/ zwei Jahren, E-Fahrzeuge alle zwei Jahre
Herausforderungen beim Terminmanagment
Die Terminorganisation in einem großen Fuhrpark stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Oft fehlen die nötigen Kapazitäten für eine gute Planung, es mangelt an Transparenz über den aktuellen Zustand der Fahrzeuge, und die Kommunikation zwischen den Beteiligten lässt zu wünschen übrig. Ohne ein klares System kann es leicht passieren, dass Termine übersehen oder doppelt gebucht werden.
In vielen Unternehmen wird zur Organisation der Termine noch auf einfache Tools wie Excel oder Outlook gesetzt. Diese bieten zwar grundlegende Funktionen, stoßen jedoch bei größeren Fuhrparks schnell an ihre Grenzen. Die Kommunikation zwischen Fuhrparkmanagern und Fahrern erfolgt zudem häufig telefonisch oder per E-Mail, was ineffizient und fehleranfällig sein kann.
Je nach Unternehmenspolitik kümmert sich entweder der Fuhrparkmanager um die Terminvereinbarung mit der Werkstatt oder der Fahrer selbst. Wenn in der Car Policy festgelegt ist, dass der Fahrer die Kosten bei Terminversäumnis trägt, entlastet das den Fuhrparkmanager. Trotzdem kann er auf diese Weise nicht sicherstellen, dass die Termine eingehalten werden.
Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung von Terminen
Verpasste oder verspätete Inspektionen können schwerwiegende Folgen haben. Neben erhöhten Reparaturkosten und längeren Ausfallzeiten, drohen auch rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder. Ineffiziente Prozesse können außerdem den reibungslosen Betrieb des Fuhrparks beeinträchtigen, Ressourcen verschwenden, zu unzufriedenen Mitarbeitern führen und letztlich die Wirtschaftlichkeit gefährden. Ein zusätzliches Risiko bei Nicht-Einhaltung von Wartungsterminen stellt die Sicherheit der Fahrer dar. Um diese Herausforderungen zu meistern, sind klare Strategien und moderne Lösungen gefragt.
Vorteile eines automatisierten Terminmanagements
Ein effektives Terminmanagement beginnt mit einer durchdachten Planung und Priorisierung. Erstellen Sie einen jährlichen Wartungsplan, der regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird. Dies hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Fahrzeuge mit ihren spezifischen Anforderungen rechtzeitig gewartet werden. Digitale Tools und Softwarelösungen bieten hier erhebliche Vorteile. Sie vereinfachen das Terminmanagement, indem sie zentrale Datenbanken und automatisierte Erinnerungsfunktionen bieten. Diese Systeme reduzieren manuelle Fehler und sorgen dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden. Automatisierte Systeme senden nicht nur Erinnerungen, sondern erleichtern auch die Terminvergabe und -nachverfolgung.
Digitales Aufgaben- und Terminmanagement mit LapID
Mit dem dynamischen Terminmanagement von LapID organisieren Sie alle wichtigen Termine digital und übersichtlich für jedes Fahrzeug. Ob einmalig oder regelmäßig wiederkehrend – das System schickt automatische Erinnerungen an Ihre Mitarbeiter. So müssen Sie sich nicht mehr um die Organisation von Terminen im Fuhrpark kümmern und können gleichzeitig sichergehen, dass diese durchgeführt werden. Das LapID System erinnert die Fahrer zusätzlich auch an die Durchführung der regelmäßigen Führerscheinkontrolle sowie der Fahrerunterweisung und deckt somit einen weiteren wichtigen Aspekt des Fuhrparkmanagements ab.
