Das moderne Fuhrparkmanagement hat sich über die Jahre so weiterentwickelt, dass es nicht mehr einfach als zusätzliche Aufgabe an Mitarbeiter abgegeben werden kann. Unterschätzen Sie als Unternehmen die Relevanz eines funktionalen Flottenmanagements, kann es teuer werden. Mit unseren 10 Tipps zu einem organisierten und rechtssicheren Fuhrpark.
Tipp 1: Das Wichtigste zuerst - Verschaffen Sie sich einen Überblick
Übernehmen Sie in Ihrem Unternehmen das Fuhrparkmanagement, sollten Sie sich zunächst einen Überblick bzgl. der relevanten Anforderungen und Themen verschaffen. Hierfür gibt es hilfreiche Aufstellungen, die Ihnen die wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement aufzeigen. In jedem Fall ist es sinnvoll, eine Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager zu absolvieren. Dort werden nicht nur alle Aufgaben und relevante Gesetze im Fuhrpark thematisiert, sondern auch hilfreiche Tipps für eine effizientere Gestaltung des Fuhrparks geboten. Eine Auffrischung kann sich demnach auch für „alte Hasen“ im Fuhrparkmanagement lohnen.
Tipp 2: Haben Sie die Kosten von Beginn an im Blick
Ein Fuhrpark ist keine günstige Angelegenheit und es fallen zu jedem Zeitpunkt Kosten an. Ob man nun einen Fuhrpark übernimmt oder neu aufbaut, die Kosten haben dabei oberste Priorität. Egal, ob es nur ein Tankbeleg oder eine Rechnung vom Leasingfahrzeug ist, für eine transparente Kostenübersicht muss alles aufbewahrt und sorgfältig verwaltet werden.
Etablieren Sie gerade erst einen Fuhrpark, ist es wichtig die zukünftig anfallenden Kosten und finanziellen Aspekte im Fuhrparkmanagement bereits im Vorfeld zu überblicken. So können Sie die Kosten ordnen, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Übernehmen Sie einen bereits bestehenden Fuhrpark oder wollen nach einiger Zeit schauen, ob Ihre Fuhrpark-Planung aufgeht, empfiehlt sich eine Fuhrparkanalyse. Sie legt Kosten, Prozesse und Optimierungspotentiale offen.
Tipp 3: Vergleichen Sie unterschiedliche Beschaffungsstrategien
Wenn es um Kosteneffizienz im Fuhrpark geht, ist bereits bei der Anschaffung Ihrer Flotte entscheidend, die richtige Strategie zu wählen. Hat man sich für das Fahrzeugleasing entschieden, kann man hier bspw. zwischen dem Single-Sourcing- oder Multi-Sourcing-Prinzip wählen.
Das Beschaffungs- oder Einkaufsmanagement im Fuhrpark ist demnach von besonderer Bedeutung. In unseren Beiträgen zum Thema Einkaufsmanagement gehen wir auf weitere Aspekte wie die Beschaffung von Dienstwagen ein und geben wertvolle Tipps worauf es dabei ankommt.
Tipp 4: Legen Sie eine Car Policy fest
Die Car Policy regelt allgemeine Handhabungen mit Firmenfahrzeugen, die für alle Mitarbeiter einzuhalten sind. Mit der Ausarbeitung einer Car Policy legen Sie gleich zu Beginn klare Regeln und Pflichten für alle Dienstwagenfahrer zur Verwendung des Fuhrparks fest. Damit schaffen Sie nicht nur Übersichtlichkeit, sondern sparen auch Zeit. Anders als der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird die Car Policy nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter abgeschlossen, sondern enthält allgemeine Regelungen, welche Mitarbeiter einen Firmenwagen welcher Kategorie fahren dürfen.
Worauf Sie bei einer Car Policy achten müssen und warum es nicht „Die eine“ Regelung gibt, klären wir in unserem Beitrag Car Policy: Bedeutung für den Fuhrpark und wichtige Inhalte.
Tipp 5: Nutzen Sie die Vorteile von Tankkarten
Denken Sie beim Aufbau Ihres Fuhrparkmanagements von Anfang an über den Einsatz von Tankkarten nach. Diese sind heutzutage weit mehr als nur ein kleines Stück Plastik, mit dem man bargeldlos an Tankstellen bezahlen kann. Dem Flottenmanagement liefern sie wertvolle Informationen, die vor allem die Verbrauchswerte des Fahrers und des Fahrzeugs betreffen.
Je effizienter die Fahrweise Ihrer Dienstwagenfahrer, umso größer die Ersparnis für den Fuhrpark. Dies spiegelt sich häufig in einem Rabatt bei Zahlung mit der Tankkarte wider. Viele Tankstellenbetreiber kooperieren zudem mit Anbietern für Tankkarten oder bieten eigene an. Informieren Sie sich also bereits im Vorfeld über die Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten der Tankkarten.
Tipp 6: Schaffen Sie flexible Mobilitätslösungen
Ein eigener umfangreicher Pkw-Fuhrpark ist heute nicht mehr zwingend notwendig. Der Begriff „flexible Mobilität“ findet zunehmend Anklang im Fuhrparkmanagement. Neben der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, stellt Carsharing eine echte Alternative zum Dienstfahrzeug dar. Ähnlich sieht es auch mit E-Bikes oder Pedelecs aus. Die elektronischen Fahrräder können ähnlich wie PKW geleast werden und haben sogar noch einen positiven Nebeneffekt für die Gesundheit. Wer seinen Mitarbeitern noch mehr Flexibilität bieten möchte, kann auch auf Mobilitätsbudgets zurückgreifen: Die Mitarbeiter erhalten bspw. eine Art „Prepaid-Karte“ mit einem festen Budget. Sie können selbst darüber verfügen und sich je nach Strecke und Bedingung frei für ein Fortbewegungsmittel wie Bus, Bahn, Bike- oder Carsharing entscheiden.
Flexible Mobilität für Mitarbeiter und ein Betriebliches Mobilitätsmanagement sollten Sie daher nicht außer Acht lassen und zukünftig mit einplanen.
Tipp 7: Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Fahrern
Pflegen Sie die Kommunikation mit Ihren Dienstwagenfahrern. Informieren Sie daher Ihre Fahrer regelmäßig über Regelungen, Rechte und Pflichten. Ein regelmäßiger Austausch kann außerdem die Sicherheit Ihrer Fahrer und im Straßenverkehr erhöhen. Themen, die im Fuhrpark kommuniziert werden müssen, sind u.a. Gesetzesänderungen, neue Bußgelder oder Inhalte der Fahrerunterweisung nach UVV. Auch die Fahrer sollten jederzeit mit Ihnen in Kontakt treten können. Das schafft ein vertrauensvolles Verhältnis. In unserem Beitrag Kommunikation im Fuhrpark finden Sie nochmal die wichtigsten Vorteile und Erfolgsfaktoren im Überblick.
Tipp 8: Etablieren Sie ein Risk- und Schadenmanagement
Die Organisation eines funktionierenden Risk- und Schadenmanagements ist gleich zu Beginn besonders wichtig. Werden die Fahrzeuge erst einmal genutzt, besteht jederzeit die Möglichkeit eines Un- oder Schadenfalles. Prozesse sollten dann unkompliziert ablaufen, um die Kosten möglichst gering zu halten und die Mobilität der Fahrer zu erhalten.
Was im Falle eines Schadens passiert, sollten Sie bereits klar im Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln. Außerdem ist es empfehlenswert, die Informationen rund um einen Schaden zu sammeln, zu analysieren und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen. Verursachen viele Fahrer ähnliche Schäden, kann es sein, dass Sie die Mitarbeiter nochmal verstärkt unterweisen müssen, um diese zukünftig zu verhindern.
Werden Ihre Fahrzeuge geleast, können Sie das Risk- und Schadenmanagement auch Ihrem Leasinggeber überlassen. Dieser kümmert sich dann um die vollständige Schadenabwicklung und kann Ihnen sein Werkstattnetzwerk zur Verfügung stellen. Regelmäßige Anpassungen des ausgelagerten Risk- und Schadenmanagements sind dann jedoch sinnvoll, um weitere Schäden und hohe Kosten zu vermeiden.
Tipp 9: Nutzen Sie digitale und automatisierte Lösungen
Excel-Tabellen sind zwar praktisch, aber nicht für die Organisation und Strukturierung Ihres Fuhrparkmanagements geeignet. Das Programm kann die Menge an Daten, wie Verbrauchswerte, Angaben zum Fahrzeug oder personenbezogenen Informationen nur unübersichtlich darstellen. Dadurch sind diese Tabellen nicht transparent und fehleranfällig. Folgen daraus können wiederum kostenintensive Fehlentscheidungen oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sein.
Empfehlenswerter sind daher automatisierte Datenbanksysteme. Die Fahrerdaten müssen nur einmalig angelegt werden. So können Themen wie
- Führerscheinkontrolle
- Fahrerunterweisung
- Terminorganisation
- Erinnerungen usw.
in einem System abgedeckt werden. Mit Telematik-Systemen im Fahrzeug können Sie sogar direkt auf die Verbrauchswerte zugreifen.
Ein großer Vorteil: Drittanbieter sind in der Regel „Experten auf ihrem Gebiet“, sodass Sie die Abgabe bestimmter Themenbereiche an externe Dienstleister entlasten kann. Das bietet sich insbesondere an, wenn Sie bislang wenig oder gar keine Erfahrungen auf dem Gebiet haben. So können Alternativen wie z.B. digitale Lösungen den Einstieg ins Fuhrparkmanagement maßgeblich ehrleichtern und Sie haben eine Sorge weniger.
Wichtig: Wenn Sie sich für externe Dienstleister entscheiden, sollten Sie immer auf die Sicherheitsstandards achten. Gerade bei sensiblen personenbezogenen Daten sollte Datenschutz und Datensicherheit an erster Stelle stehen. Anbieter wie z.B. LapID, die von unabhängigen Prüfgesellschaften geprüft wurden, legen hierauf besonders Wert.
Tipp 10: Behalten Sie Ihre rechtlichen Pflichten im Blick
Egal, ob Neuling oder „alter Hase“ - die Rechtsgrundlagen im Fuhrpark sollten Sie sich von Anfang an vor Augen führen. Informieren Sie sich darüber hinaus regelmäßig über Änderungen. Nur so vermeiden Sie weitreichende Strafen.
Mit zu den wichtigsten rechtlichen Pflichten im Fuhrpark gehören die:
Die Missachtung Ihrer Pflichten kann für Sie teils hohe Geldbußen oder sogar eine Freiheitsstrafe bedeuten. Sie sollten sich daher in jedem Fall überlegen, wie die Durchführung beider Themen gestaltet werden soll. Sichern Sie sich, Ihre Fahrer und das Unternehmen ab.
Neben der manuellen Umsetzung, die je nach Flottengröße unübersichtlich und oft auch fehleranfällig ist, gibt es auch automatisierte Lösungen. In unserem Methodenvergleich zur elektronischen Führerscheinkontrolle haben wir alle Alternativen für Sie kompakt zusammengefasst.
