Es ist Montagmorgen, sie betreten Ihr Büro und finden einen Stapel Papier auf Ihrem Schreibtisch. Der Reifenwechsel für Fahrzeug A, die HU für Fahrzeug B, und die Schadenerfassung für den Unfall von letzter Woche. Alles muss erledigt werden, und das am besten gestern - Doch was wäre, wenn Sie dabei ein digitales System unterstützt und Sie sich noch mehr anderen Themen widmen können?
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist das digitale Aufgaben- und Terminmanagement?
- Herausforderungen bei traditionelle Methoden
- Die Vorteile des digitalen Aufgaben- und Terminmanagements
- Praktische Funktionen der LapID Fahrzeugverwaltung
Was ist das digitale Aufgaben- und Terminmanagement?
Digitales Aufgaben- und Terminmanagement bedeutet, dass alle anfallenden Aufgaben und Fristen im Fuhrpark zentral und digital erfasst, verwaltet und überwacht werden. Sie arbeiten dabei im Fuhrparkmanagement mit einer Software, die Ihre Fahrer automatisch an wichtige Termine erinnert und die Aufgaben transparent und nachvollziehbar macht.
Typische Aufgaben im Fuhrpark sind z.B:
- HU und AU
- UVV-Prüfungen
- Reifenwechsel
- Erfassung des aktuellen km-Standes
- Reifenprofil kontrollieren
- Fahrzeugabholung beim Leasing
- Schadenerfassung bei einem Unfall
Herausforderungen bei traditionellen Methoden
Viele Fuhrparkmanager kennen das Problem: Die Verwaltung von Aufgaben und Terminen erfolgt oft noch mit Excel-Listen, Kalendern oder sogar auf Papier. Das klingt zunächst praktikabel, bringt die Systeme aber spätestens bei steigender Fuhrparkgröße an ihre Grenzen.
Fehleranfälligkeit: Einzel- und wiederkehrende Termine & Aufgaben wie die nächste UVV-Fahrzeugprüfung oder die Messung der Reifenprofiltiefe können leicht übersehen werden.
Hoher Zeitaufwand: Das Nachhalten von Fristen, das Erinnern von Fahrern an die Übermittlung wichtiger Unterlagen (wie Prüfberichte und Rechnungen) oder das Suchen nach Dokumenten kostet viel Zeit.
Fehlende Transparenz: Informationen sind oft auf verschiedene Tools oder Personen verteilt. Eine zentrale Übersicht über den gesamten Fuhrpark fehlt.
Compliance-Risiken: Bei Audits oder Kontrollen kann die Nachweisführung schwierig werden, wenn Dokumente fehlen, nicht auffindbar sind oder es keinen Nachweis über die Durchführung gibt.
Praxisbeispiel: Die nächste Hauptuntersuchung steht an, doch im hektischen Arbeitsalltag geht die Erinnerung für den Fahrer unter. Plötzlich ist das Fahrzeug überfällig – mit möglichen Konsequenzen für Sicherheit und Rechtssicherheit. Mit einem digitalen Prozess wäre das nicht passiert.
Die Vorteile des digitalen Aufgaben- und Terminmanagements
Die Umstellung auf ein digitales Aufgaben- und Terminmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu gehören die folgenden:
Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Fahrzeugdokumente sind an einem Ort und jederzeit abrufbar.
Automatisierte Erinnerungen: Keine versäumten Termine mehr, da das System die Fahrer rechtzeitig benachrichtigt.
Zeitersparnis: Weniger manueller Aufwand für die Nachverfolgung und Koordination, mehr Fokus auf andere wichtige Themen.
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und sorgen so für mehr Rechtssicherheit.
Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro oder unterwegs – alle Daten sind jederzeit verfügbar.
Compliance-Sicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird unterstützt und dokumentiert. Durch die digitale Dokumentation sind Sie bei Audits oder Kontrollen bestens vorbereitet.
Bessere Flottenplanung: Übersichtliche Darstellung aller fälligen oder bereits erfüllten Aufgaben und Termine.
Praktische Funktionen der LapID Fahrzeugverwaltung
LapID unterstützt Sie gezielt bei der Digitalisierung Ihres Aufgaben- und Terminmanagements. Die Funktion ist Teil der LapID Fahrzeugverwaltung, mit der Sie Ihre Prozesse automatisieren, Fristen im Blick behalten und Ihren Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. So gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und sichern sich langfristig ab.
Digitale Fahrzeugakte
Alle fahrzeugbezogenen Daten und Dokumente werden zentral und rechtssicher gespeichert. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Prüfberichte, Verträge oder Schadenmeldungen.
Automatisiertes Aufgaben- und Terminmanagement
Mit LapID werden alle wichtigen Termine wie Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Reifenwechsel und Inspektionen automatisch erfasst. Das System erinnert Fahrer und Fuhrparkverantwortliche rechtzeitig und ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben – individuell oder per Vorlage.
Rechtssichere Dokumentation
Nach Abschluss einer Aufgabe werden alle Dokumente digital abgelegt und sind jederzeit abrufbar. Das erleichtert Nachweise bei Audits oder Kontrollen erheblich.
Übersichtliches Dashboard & Reporting
Sie behalten mit dem Dashboard stets den Überblick über offene Aufgaben, fällige Termine und den Status Ihrer Fahrzeuge. Berichte und Exporte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.
Leasingüberwachung und Prognosen
Mit LapID haben Sie die Leasingverträge immer im Blick. Kilometerstände können abgefragt und Prognosen automatisch erstellt werden. So können Sie rechtzeitig reagieren und Kosten besser planen.
