Wie digitales Aufgaben- und Terminmanagement den Arbeitsalltag erleichtert

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist das digitale Aufgaben- und Terminmanagement?
• Herausforderungen bei traditionelle Methoden
• Die Vorteile des digitalen Aufgaben- und Terminmanagements
• Praktische Funktionen der LapID Fahrzeugverwaltung
• Praktische Funktionen im LapID System

Was ist das digitale Aufgaben- und Terminmanagement?

Digitales Aufgaben- und Terminmanagement bedeutet, dass alle anfallenden Aufgaben und Fristen im Fuhrpark zentral und digital erfasst, verwaltet und überwacht werden. Sie arbeiten dabei im Fuhrparkmanagement mit einer Software, die Ihre Fahrer automatisch an wichtige Termine erinnert und die Aufgaben transparent und nachvollziehbar macht.

Typische Aufgaben im Fuhrpark sind z.B:

• HU und AU
• UVV-Prüfungen
• Reifenwechsel
• Erfassung des aktuellen km-Standes
• Reifenprofil kontrollieren
• Fahrzeugabholung beim Leasing
• Schadenerfassung bei einem Unfall

Typische Aufgaben in Bezug auf den Mitarbeiter sind z.B.:

• Dokumentation von Präsenzveranstaltungen
• Nachweis zur Teilnahme am Fahrsicherheitstraining
• Nachweis über Qualifikationen, wie ADR-Schein, Staplerschein oder P-Schein
• Einladung zur Arbeitsmedizinischen Eignungsuntersuchung

Herausforderungen bei traditionellen Methoden

Viele Fuhrparkmanager kennen das Problem: Die Verwaltung von Aufgaben und Terminen erfolgt oft noch mit Excel-Listen, Kalendern oder sogar auf Papier. Das klingt zunächst praktikabel, bringt die Systeme aber spätestens bei steigender Fuhrparkgröße an ihre Grenzen.

Fehleranfälligkeit: Einzel- und wiederkehrende Termine & Aufgaben wie die nächste UVV-Fahrzeugprüfung oder die Messung der Reifenprofiltiefe können leicht übersehen werden.

Hoher Zeitaufwand: Das Nachhalten von Fristen, das Erinnern von Fahrern an die Übermittlung wichtiger Unterlagen (wie Prüfberichte und Rechnungen) oder das Suchen nach Dokumenten kostet viel Zeit.

Fehlende Transparenz: Informationen sind oft auf verschiedene Tools oder Personen verteilt. Eine zentrale Übersicht über den gesamten Fuhrpark fehlt.

Compliance-Risiken: Bei Audits oder Kontrollen kann die Nachweisführung schwierig werden, wenn Dokumente fehlen, nicht auffindbar sind oder es keinen Nachweis über die Durchführung gibt.

Praxisbeispiel: Die nächste Hauptuntersuchung steht an, doch im hektischen Arbeitsalltag geht die Erinnerung für den Fahrer unter. Plötzlich ist das Fahrzeug überfällig – mit möglichen Konsequenzen für Sicherheit und Rechtssicherheit. Mit einem digitalen Prozess wäre das nicht passiert.

Die Vorteile des digitalen Aufgaben- und Terminmanagements

Die Umstellung auf ein digitales Aufgaben- und Terminmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dazu gehören die folgenden:

Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Fahrzeugdokumente sind an einem Ort und jederzeit abrufbar.

Automatisierte Erinnerungen: Keine versäumten Termine mehr, da das System die Fahrer rechtzeitig benachrichtigt.

Zeitersparnis: Weniger manueller Aufwand für die Nachverfolgung und Koordination, mehr Fokus auf andere wichtige Themen.

Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler und sorgen so für mehr Rechtssicherheit.

Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro oder unterwegs – alle Daten sind jederzeit verfügbar.

Compliance-Sicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird unterstützt und dokumentiert. Durch die digitale Dokumentation sind Sie bei Audits oder Kontrollen bestens vorbereitet.

Bessere Flottenplanung: Übersichtliche Darstellung aller fälligen oder bereits erfüllten Aufgaben und Termine.

Praktische Funktionen der LapID Fahrzeugverwaltung

LapID unterstützt Sie gezielt bei der Digitalisierung Ihres Aufgaben- und Terminmanagements. Die Funktion ist Teil der LapID Fahrzeugverwaltung, mit der Sie Ihre Prozesse automatisieren, Fristen im Blick behalten und Ihren Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. So gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und sichern sich langfristig ab.

Digitale Fahrzeugakte

Alle fahrzeugbezogenen Daten und Dokumente werden zentral und rechtssicher gespeichert. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Prüfberichte, Verträge oder Schadenmeldungen.

Automatisiertes Aufgaben- und Terminmanagement

Mit LapID werden alle wichtigen Termine wie Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Reifenwechsel und Inspektionen automatisch erfasst. Das System erinnert Fahrer und Fuhrparkverantwortliche rechtzeitig und ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben – individuell oder per Vorlage.

Rechtssichere Dokumentation

Nach Abschluss einer Aufgabe werden alle Dokumente digital abgelegt und sind jederzeit abrufbar. Das erleichtert Nachweise bei Audits oder Kontrollen erheblich.

Übersichtliches Dashboard & Reporting

Sie behalten mit dem Dashboard stets den Überblick über offene Aufgaben, fällige Termine und den Status Ihrer Fahrzeuge. Berichte und Exporte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.

Leasingüberwachung und Prognosen

Mit LapID haben Sie die Leasingverträge immer im Blick. Kilometerstände können abgefragt und Prognosen automatisch erstellt werden. So können Sie rechtzeitig reagieren und Kosten besser planen.

Praktische Funktionen im LapID System

Neben der LapID Fahrzeugverwaltung können Sie das LapID System um die Funktion „Aufgaben und Termine für Personen“ erweitern. Darüber haben Sie die Möglichkeit, ähnlich zum Aufgaben- und Terminmanagement in der Fahrzeugverwaltung, Aufgaben und Termine für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. So können Sie bspw. an anstehende Präsenztermine erinnern, Informationen einholen (z.B. aktuelle Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte) oder Qualifizierungsnachweise, wie Zertifikate, digital anfordern und ins LapID System übermitteln lassen.

Mehr zu Aufgaben und Termine für Personen auf unserer Detailseite.