Poolfahrzeugnutzung: Verwaltung, Pflichten und private Nutzung

Der Dienstwagen ist ein Privileg, welches Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. In der Regel erhält jedoch nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Dienstfahrzeug. Um allen Mitarbeitern trotzdem eine Mobilitätslösung für dienstliche Zwecke anbieten zu können, greifen viele Unternehmen auf Poolfahrzeuge zurück. Hierbei handelt es sich um Fahrzeuge, die von mehreren Personen genutzt werden können. Wir betrachten die Verwaltungsaufwände, die Pflichten von Fahrzeugverantwortlichen und gehen auf die Möglichkeiten der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen ein.

Inhaltsverzeichnis:

Poolfahrzeug: Eine Definition

Im Rahmen des Corporate Carsharing stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Fahrzeuge zur Nutzung zur Verfügung. Hierbei handelt es sich nicht um fest zugewiesene Fahrzeuge, sondern um Fahrzeuge, die allen Mitarbeitern frei zugänglich sind. Diese Fahrzeuge nennt man „Poolfahrzeuge“.

Entscheidungshilfe: Poolfahrzeug oder fest zugewiesener Dienstwagen

Oftmals ist ein Fahrzeugpool günstiger als die Bereitstellung von fest zugeschriebenen Dienstwagen, denn der Pool kann von mehreren Fahrern genutzt werden. Durch die höhere Auslastung der Fahrzeuge ist je nach Fuhrparkgröße eine Effizienzsteigerung von 20 bis 30 Prozent möglich. Abzuwägen ist hier allerdings immer noch die Nutzungshäufigkeit einzelner Personen. Werden Fahrzeuge regelmäßig benötigt, aber nicht so oft, dass sich ein Dienstwagen lohnen würde, ist das Poolfahrzeug und der Zugang zu diesem die ideale Lösung.

Verwaltung und Kosten

Trotz der freien Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter sollte es für jedes Poolfahrzeug einen verantwortlichen Ansprechpartner geben, der für Fragen zum Fahrzeug, bei der Buchung oder bei Schäden zur Verfügung steht. Diese Verantwortlichkeit ist im Rahmen einer schriftlichen Anweisung zu fixieren, um insbesondere die Aufgaben festzulegen, die mit der Betreuung des Firmenwagens einhergehen. Hierzu zählen insbesondere die Durchführung der Führerscheinkontrolle und die UVV-Prüfung, aber auch der regelmäßige Reifenwechsel oder die Unterweisung der Mitarbeiter im Umgang mit dem Fahrzeug.

Neben der regelmäßigen Kontrolle des Fahrzeugs durch den Nutzer selbst bietet es sich an, wenn sich der Verantwortliche regelmäßig ein Bild vom Zustand des Fahrzeugs macht und dieses kontrolliert. Diese Überprüfung sollte zur Sicherheit ebenfalls schriftlich dokumentiert werden. Zu den Aufgaben des Fahrzeugverantwortlichen zählen darüber hinaus auch folgende Themen:

Quelle: Autoflotte

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Buchung und Auslastung

Um Fahrzeuge zur Verfügung zu stellen, bietet sich eine Buchungsplattform an. Diese ist an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Ist die Fahrzeugflotte noch recht klein, können z. B. auch Lösungen über einen Outlook-Kalender umgesetzt werden, der zur Buchung der Fahrzeuge genutzt wird.

Anhand der Buchungen kann die allgemeine Auslastung der Flotte nachgewiesen werden. Dies ist wichtig, um Entscheidungen über die Anschaffung weiterer Fahrzeuge treffen zu können. Liegt die Auslastung der Fahrzeuge beispielsweise deutlich unter 50 Prozent, ist die Anschaffung zusätzlicher Fahrzeuge zu vermeiden und die Nutzung anderer Verkehrsmittel in der Regel günstiger. Ebenso ist zu berücksichtigen, für welche Zwecke die Fahrzeuge genutzt werden.

Abrechnung

Die Abrechnung von Poolfahrzeugen erfolgt über einen Tages- oder Stundensatz sowie die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Auch die Führung eines Fahrtenbuchs ist bei Poolfahrzeugen sinnvoll. Insbesondere dann, wenn auch private Fahrten mit dem Fahrzeug gestattet sind. Mit dem Führen eines Fahrtenbuchs wird gleichzeitig dokumentiert, welcher Fahrer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war. Dies kann bei Verkehrsverstößen besonders wichtig werden, denn ohne Auskunft des Halters droht möglicherweise eine allgemeine Fahrtenbuchauflage für alle Fahrzeuge des Unternehmens.

Weitere Kosten

Neben den laufenden Kosten für das Fahrzeug selbst können bei Poolfahrzeugen durch die höhere Anzahl unterschiedlicher Nutzer weitere Kosten entstehen. Diese sind genau im Auge zu behalten, da hieraus mögliche technische Probleme abgeleitet werden können (z. B. höhere Wartungskosten, zusätzlicher Ölbedarf oder zu hoher Kraftstoffverbrauch).

Die Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle ist nicht nur für fest zugeordnete Firmenfahrzeuge eine Pflicht. Auch bei einem Einsatz von Poolfahrzeugen ist die regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis notwendig. Diese Pflicht obliegt dem Fahrzeugverantwortlichen, sofern diese im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung übertagen wurde. Bei Poolfahrzeugnutzern handelt es sich in der Regel nicht um Fahrer, die regelmäßig zu bestimmten Zeiten mit dem Fahrzeug unterwegs sind, sondern dieses eher spontan nutzen. Auf diese Nutzung muss das System zur Führerscheinkontrolle ausgelegt sein. Bei manuellen Kontrollen ist dies noch recht leicht zu bewerkstelligen, wenn nicht zu viele Nutzer auf eine bestimmte Anzahl an Fahrzeuge kommen. Ist der Kreis der Nutzer allerdings deutlich größer, bieten sich elektronische Kontrollsysteme an. Eine Möglichkeit der Kontrolle besteht bei Ausgabe des Schlüssels. Wird der Schlüssel durch eine verantwortliche Person ausgegeben, kann diese mittels App den Führerschein des Fahrers überprüfen.

Die Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung

Nicht nur die Durchführung der Führerscheinkontrolle, sondern auch die Unterweisung des Fahrzeugnutzers und die regelmäßige Kontrolle des Fahrzeugs sind bei Poolfahrzeugen zu beachten. Bei beiden Pflichten gibt es keine Unterschiede zu fest zugeschriebenen Dienstfahrzeugen, lediglich der Nutzerkreis ist bei der Fahrerunterweisung größer, denn alle potenziellen Fahrer, die von einem Poolfahrzeug Gebrauch machen können, sind im Umgang mit diesem Fahrzeug zu unterweisen. Hierfür bietet sich die Durchführung der Unterweisung via eines E-Learning-Systems an. Die regelmäßige UVV-Prüfung am Fahrzeug ist ebenso durchzuführen. Die Koordination der Termine liegt beim Fahrzeugverantwortlichen. Dieser hat die Termine zur Überprüfung des Fahrzeugs so zu legen, dass diese keinen oder kaum Einfluss auf die Auslastung des Fahrzeugs haben.

Private Nutzung & Kosten für Arbeitnehmer (geldwerter Vorteil)

Hat der Arbeitnehmer kein bestimmtes Fahrzeug für die dienstliche Nutzung durch seinen Arbeitgeber zugewiesen bekommen, sondern greift auf ein Poolfahrzeug zurück, reicht im ersten Schritt das ausdrückliche Verbot der privaten Nutzung, um einen geldwerten Vorteil zu vermeiden. Dieses Verbot sollte hierfür schriftlich fixiert werden vgl. H 8.1 (9-10) Anscheinsbeweis LStH 2011.

Besteht dieses Verbot nicht, kann die Nutzung des Fahrzeugs zur Entstehung von Arbeitslohn führen und stellt somit einen geldwerten Vorteil dar. Ist die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Fahrzeug gestattet, stellt dies nicht zwingend eine private Nutzung dar, da diese Fahrten zur Erwerbssphäre gehören (Urteil vom 6.10.2011, Az. VI R 56/10; Abruf-Nr. 120043).

Ist die private Nutzung des Poolfahrzeugs hingegen gestattet, ist nach BFH die 1-Prozent-Regelung anzuwenden (Urteil 15.5.2002, Az: VI R 132/00; Abruf-Nr. 020755). Dies betrifft allerdings nicht alle möglichen berechtigten Nutzer. Da der geldwerte Vorteil fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen ist, ist dieser zwischen allen tatsächlichen Nutzern entsprechend der Nutzung aufzuteilen. Um eine ordnungsgemäße Zuordnung zu gewährleisten, ist das Führen eines Fahrtenbuchs empfehlenswert.

 

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