Poolfahrzeug statt Dienstwagen: Verwaltung, Pflichten, private Nutzung

Der Dienstwagen ist ein Privileg, welches Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. In der Regel erhält jedoch nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Dienstfahrzeug. Um allen Mitarbeitern trotzdem eine Mobilitätslösung für dienstliche Zwecke anbieten zu können, greifen viele Unternehmen auf Poolfahrzeuge zurück. Hierbei handelt es sich um Fahrzeuge, die von mehreren Personen genutzt werden können. Wir betrachten die Verwaltungsaufwände, die Pflichten von Fahrzeugverantwortlichen und gehen auf die Möglichkeiten der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen ein.

Inhaltsverzeichnis:

• Poolfahrzeug: Eine Definition
• Verwaltung und Kosten von Poolfahrzeugen
  
  • Einfache Buchung und hohe Auslastung
  • Abrechnung gestalten bei Poolfahrzeugen
  • Private Nutzung und geldwerter Vorteil
  • Hygiene in Pool- und Dienstfahrzeugen ist wichtig
  • Kostenspareffekte für den Fuhrpark
• Führerscheinkontrolle und Halterhaftung bei Poolfahrzeugen
• Ebenfalls Pflicht bei Poolfahrzeugen: Die Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung
• Fazit: Poolfahrzeug vs. Dienstwagen

Das Wichtigste rund ums Poolfahrzeug auf einen Blick

Was ist ein Poolfahrzeug?

Im Rahmen des Corporate Carsharing stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Fahrzeuge zur Nutzung zur Verfügung. Hierbei handelt es sich nicht um fest zugewiesene Fahrzeuge, sondern um Fahrzeuge, die allen Mitarbeitern frei zugänglich sind. Diese Fahrzeuge nennt man „Poolfahrzeuge“. Fest zugewiesene Dienstwagen hingegen können nur durch eine fest bestimmte Person oder wenn eine Nutzung durch Dritte ermöglicht wird durch diese genutzt werden. Der Fahrer eines Poolfahrzeugs hat demnach nicht die Möglichkeit immer auf die Nutzung desselben Fahrzeugs zu bestehen. Er hat dagegen die Wahl ein Fahrzeug aus allen möglichen Fahrzeugen des Fahrzeugpools, je nach Anlass der Fahrzeugnutzung, auszuwählen.

Bei Poolfahrzeugnutzern handelt es sich somit nicht um Fahrer, die regelmäßig zu bestimmten Zeiten mit dem Fahrzeug unterwegs sind, sondern dieses eher spontan nutzen.

Corporate Carsharing

Corporate Carsharing ist ein Modell zur betrieblichen Mobilität. Dies bedeutet, dass der firmeninterne Pool entweder durch Software oder einen externen Anbieter, für die Nutzung durch den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird.

Entscheidungshilfe: Poolfahrzeug vs. Dienstwagen

Oftmals ist ein Fahrzeugpool günstiger als die Bereitstellung von fest zugeschriebenen Dienstwagen, denn der Pool kann von mehreren Fahrern genutzt werden. Durch die höhere Auslastung der Fahrzeuge ist je nach Fuhrparkgröße eine Effizienzsteigerung von 20 bis 30 Prozent möglich. Abzuwägen ist hier allerdings immer noch die Nutzungshäufigkeit einzelner Personen. Werden Fahrzeuge regelmäßig benötigt, aber nicht permanent, dass sich ein Dienstwagen lohnen würde, sind das Poolfahrzeug und der Zugang zu diesem die ideale Lösung.

Poolfahrzeug statt Dienstwagen? Für eine solide Entscheidungsgrundlage betrachten wir in unseren Beiträgen zum Thema Dienstwagen mitunter Vorteile eines Dienstwagens, die Privatnutzung und stellen eine weitere Möglichkeit anstelle des Dienstwagens (und Poolfahrzeugs) vor, nämlich das Mobilitätsbudget.

- Vorteile eines Dienstfahrzeugs für Mitarbeiter
- Mobilitätsbudget statt Dienstwagen
- Dienstwagen mit oder ohne Privatnutzung
- Dienstwagen statt Gehalt: Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung

Verwaltung und Kosten von Poolfahrzeugen

Trotz der freien Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter sollte es für jedes Poolfahrzeug einen verantwortlichen Ansprechpartner geben, der für Fragen zum Fahrzeug, bei der Buchung oder bei Schäden zur Verfügung steht. Diese Verantwortlichkeit ist im Rahmen einer schriftlichen Anweisung zu fixieren, um insbesondere die Aufgaben festzulegen, die mit der Betreuung des Firmenwagens einhergehen. Hierzu zählen insbesondere die Durchführung der Führerscheinkontrolle und die UVV-Prüfung, aber auch der regelmäßige Reifenwechsel oder die Unterweisung der Mitarbeiter im Umgang mit dem Fahrzeug.

Neben der regelmäßigen Kontrolle des Fahrzeugs durch den Nutzer selbst bietet es sich an, dass sich der Verantwortliche regelmäßig ein Bild vom Zustand des Fahrzeugs macht und dieses kontrolliert. Diese Überprüfung sollte zur Sicherheit ebenfalls schriftlich dokumentiert werden. Zu den Aufgaben des Fahrzeugverantwortlichen zählen darüber hinaus auch folgende Themen:

• Überprüfung des verkehrs- und arbeitssicheren Zustands
• Vollständigkeit der Sicherheitsausrüstung
• Fahrzeugspezifische Einweisung neuer Fahrer
• Kontrollen der Führerscheine
• Zustand und Profiltiefe der Reifen
• Ganzjahresreifen im Fuhrpark
• Rechtzeitige Durchführung von Wartungsterminen
• Durchführung der amtlichen Hauptuntersuchung
• Fahrzeugdurchsichten gemäß UVV
• Überprüfung der Fahrtenbücher
• Kontrolle des Zustands und der Sauberkeit des Fahrzeugs

Einfache Buchung und hohe Auslastung

Poolfahrzeuge lassen sich beispielsweise durch eine Buchungsplattform bereitstellen. Diese ist an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Ist die Fahrzeugflotte noch recht klein, können z. B. auch Lösungen über einen Outlook-Kalender umgesetzt werden, der zur Buchung der Fahrzeuge genutzt wird.

Anhand der Buchungen kann die allgemeine Auslastung der der Poolfahrzeugflotte nachgewiesen werden. Dies ist wichtig, um Entscheidungen über die Anschaffung weiterer Fahrzeuge treffen zu können. Liegt die Auslastung der Fahrzeuge beispielsweise deutlich unter 50 Prozent, ist die Anschaffung zusätzlicher Fahrzeuge zu vermeiden und die Nutzung anderer Verkehrsmittel in der Regel günstiger. Ebenso ist zu berücksichtigen, für welche Zwecke die Fahrzeuge genutzt werden. Steigt die Auslastung, gibt das regelmäßige Controlling der Poolfahrzeug-Flotte Auskunft darüber, wann zusätzliche Fahrzeuge angeschafft werden oder alternative Mobilitätsangebote, z. B. für die Nutzung auf Kurzstrecken geschaffen werden. Alternative Mobilitätsangebote können z. B. für kurze Strecken Fahrräder, E-Scooter oder Roller sein. Zur Deckung des kurzfristigen Bedarfs für lange Strecken bietet sich auch das Mietwagenangebot an.

Abrechnung gestalten bei Poolfahrzeugen

Die Abrechnung von Fahrzeugen erfolgt über einen Tages- oder Stundensatz sowie die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Auch die Führung eines Fahrtenbuchs ist bei Poolfahrzeugen sinnvoll. Wenn private Fahrten mit dem Fahrzeug gestattet sind, ist die Erfassung des geldwerten Vorteils sogar Pflicht. Mit dem Führen eines Fahrtenbuchs wird gleichzeitig dokumentiert, welcher Fahrer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war. Dies kann bei Verkehrsverstößen besonders wichtig werden, denn ohne Auskunft des Halters droht möglicherweise eine allgemeine Fahrtenbuchauflage für alle Fahrzeuge des Unternehmens. Neben dem Fahrtenbuch kann die Abrechnung auch pauschal über die Ein-Prozent-Methode erfolgen.

Private Nutzung & Kosten für den Arbeitnehmer (geldwerter Vorteil)

Greift der Arbeitnehmer ausschließlich auf Poolfahrzeuge im Unternehmen zu, reicht im ersten Schritt das ausdrückliche Verbot der privaten Nutzung, um einen geldwerten Vorteil zu vermeiden. Dieses Verbot sollte schriftlich fixiert werden vgl. H 8.1 (9-10) Anscheinsbeweis LStH 2011.

Besteht dieses Verbot nicht, kann die Nutzung des Fahrzeugs zur Entstehung von Arbeitslohn führen und stellt somit einen geldwerten Vorteil dar. Ist die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Fahrzeug gestattet, stellt dies nicht zwingend eine private Nutzung dar, da diese Fahrten zur Erwerbssphäre gehören (Urteil vom 6.10.2011, Az. VI R 56/10; Abruf-Nr. 120043).

Ist die private Nutzung des Poolfahrzeugs hingegen gestattet, ist nach BFH die 1-Prozent-Regelung anzuwenden (Urteil 15.5.2002, Az: VI R 132/00; Abruf-Nr. 020755). Dies betrifft allerdings nicht alle möglichen berechtigten Nutzer. Da der geldwerte Vorteil fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen ist, ist dieser zwischen allen tatsächlichen Nutzern entsprechend der Nutzung aufzuteilen. Um eine ordnungsgemäße Zuordnung zu gewährleisten, ist das Führen eines Fahrtenbuchs empfehlenswert.

Mit dem Führen eines Fahrtenbuchs wird dokumentiert, welcher Fahrer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war. Dies kann bei Verkehrsverstößen besonders wichtig werden, denn ohne Auskunft des Halters droht möglicherweise eine allgemeine Fahrtenbuchauflage für alle Fahrzeuge des Unternehmens. Neben dem Fahrtenbuch kann die Abrechnung auch pauschal über die Ein-Prozent-Methode erfolgen.

Hygiene in Pool- und Dienstfahrzeugen ist wichtig

Bei einem Fahrzeug, das von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, kommt durch die durchschnittlich hohe Zahl der Nutzer und die abwechselnde Nutzung ein Vielfaches mehr an Mikroorganismen im Fahrzeuginnenraum zusammen als bei einem festzugewiesenen Dienstwagen. Hat es ein Dienstwagenfahrer nicht allzu sehr mit Ordnung und Sauberkeit, muss das nicht zwangsläufig zu einem gesundheitlichen Problem führen. Wird ein Fahrzeug hingegen von mehreren Personen genutzt, die nicht auf Hygiene achten, kann das problematisch werden: Erkranken Mitarbeiter, weil unter den Mikroorganismen Krankheitserreger sind, schadet das auch dem Unternehmen: Pro Mitarbeiter kostet die krankheitsbedingte Abwesenheit jährlich im Durchschnitt 3.600 Euro.

Ansteckungen kommen ebenso im privaten Umfeld zustande oder dadurch, dass bereits erkrankte Mitarbeiter zur Arbeit kommen, obwohl sie sich schonen sollten. Daher ist es umso wichtiger, potenziellen Keimschleudern, mitunter Poolfahrzeugen, frühzeitig vorzubeugen und damit sich und seine Mitmenschen zu schützen. Tipps für ein weitestgehend bakterien- und virenfreies Fahrzeug sowie die ideale Vorgehensweise, wenn Viren nachgewiesen wurden, haben wir für Sie in unserem Beitrag zusammengestellt:

• Fahrzeugreinigung: Hygienetipps gegen Viren und Bakterien

Tipp: Hygienemaßnahmen bei Poolfahrzeugen
- Poolfahrzeug einzeln nutzen, wenn möglich
- Nach dem Einsteigen die Hände desinfizieren (nach dem Aussteigen die Hände waschen)
- Vor Fahrtbeginn Lenkrad und Schaltknauf desinfizieren
- Müll in einem Müllbeutel sammeln und nicht im Fahrzeug lassen
- In die Armbeuge husten/niesen, nicht in den Fahrzeuginnenraum

Wenn Sie einen Schlüsseltresor nutzen, können Sie die Hygiene-Regeln dort aushängen. Zudem ist es sinnvoll, am Tresor oder in den Fahrzeugen u. a. Desinfektionsmittel (z. B. in Form von Tüchern) und kleine Müllbeutel für die Poolfahrzeugnutzer zu hinterlegen.

Kostenspareffekte für den Fuhrpark

Gleichzeitig kann die Nutzung und der Einsatz von Poolfahrzeugen aber auch Kosten sparen. Denn werden die Fahrzeuge bestmöglich ausgelastet und die Auslastung überwacht, kann das Fuhrparkmanagement daraus den tatsächlichen Bedarf an neuen Fahrzeugen ermitteln. Nicht genutzte Poolfahrzeuge können nach Ablauf des Leasings ersatzlos zurückgegeben werden. Hiermit verbunden sind Einsparungseffekte bei Wartung, UVV-Kontrollen und Stellplatzgebühren.

Führerscheinkontrolle und Halterhaftung bei Poolfahrzeugen

Halterhaftung spielt im Fuhrpark eine besondere Rolle. Um den Halterpflichten nachzukommen ist der Fuhrparkverantwortliche verpflichtet regelmäßig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug nutzen, im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Die Führerscheinkontrolle ist dabei nicht nur für Nutzer von fest zugeordneten Firmenfahrzeugen Pflicht. Auch bei einem Einsatz von Poolfahrzeugen ist die regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis notwendig. Diese Pflicht obliegt dem Fahrzeugverantwortlichen (Halterhaftung), sofern sie im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung übertragen wurde. Bei manuellen Kontrollen ist die Verwaltung noch überschaubar, wenn nicht zu viele Nutzer auf eine bestimmte Anzahl an Fahrzeugen kommen. Ist der Kreis der Nutzer allerdings deutlich größer, bieten sich elektronische Kontrollsysteme an. Nutzt man ein elektronisches System für die Führerscheinkontrolle, muss dieses auf die Nutzung für Poolfahrzeuge ausgerichtet sein. Eine Möglichkeit der Kontrolle besteht bei Ausgabe des Schlüssels. Wird der Schlüssel durch eine verantwortliche Person ausgegeben, kann diese mittels App den Führerschein des Fahrers überprüfen und so sicherstellen, dass der Fahrer im Besitz eines Führerscheins ist. Ist der Fahrzeugpool mit Nutzfahrzeugen ausgestattet, für die eine höhere Fahrerlaubnisklasse als B oder BE erforderlich ist, kann eine Überprüfung der Fahrerlaubnisklassen sinnvoll sein.

Die Frage, ob Führerscheine bzw. Fahrerlaubnisse der Nutzer von Poolfahrzeugen zu kontrollieren sind, ist mit einem klaren „Ja“ zu beantworten. In unserem Beitrag „ Müssen Führerscheine von Poolnutzern kontrolliert werden?“ erfahren Sie mehr.

Insbesondere wenn mehrere Personen ein Fahrzeug nutzen, gibt es Herausforderungen bei der Führerscheinkontrolle. Wir beantworten detailliert, wie die Führerscheinkontrolle bei mehreren Nutzern eines Poolfahrzeugs funktioniert.

Ebenfalls Pflicht bei Poolfahrzeugen: Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung

Nicht nur die Durchführung der Führerscheinkontrolle, sondern auch die Unterweisung des Fahrzeugnutzers und die regelmäßige Kontrolle des Fahrzeugs sind bei Poolfahrzeugen zu beachten. Bei beiden Pflichten gibt es keine Unterschiede zu fest zugeschriebenen Dienstfahrzeugen, lediglich der Nutzerkreis ist bei der Fahrerunterweisung größer, denn alle potenziellen Fahrer, die von einem Poolfahrzeug Gebrauch machen können, sind im Umgang mit diesem Fahrzeug zu unterweisen. Hierfür bietet sich die Durchführung der Unterweisung via eines E-Learning-Systems an. Die regelmäßige UVV-Prüfung am Fahrzeug ist ebenso durchzuführen. Die Koordination der Termine liegt beim Fahrzeugverantwortlichen. Dieser hat die Termine zur Überprüfung des Fahrzeugs so zu legen, dass diese keinen oder kaum Einfluss auf die Auslastung des Fahrzeugs haben.

Nutzt man zur Organisation von Unterweisungen und UVV-Prüfungen Software-Lösungen, sind die Funktionen dieser genau zu betrachten. Je nach Fahrzeugart im Fahrzeugpool muss eine gesonderte Unterweisung erfolgen. Ist der Fahrzeugpool beispielsweise mit Elektrofahrzeugen ausgestattet, sind die Poolnutzer auch im Umgang mit diesen Fahrzeugen zu unterweisen.

Ein System sollte zudem die Möglichkeit bieten, entweder eine Person oder mehrere Personen (bei einem fest definierten Personenkreis) zum Fahrzeug zuzuordnen. So können Erinnerungen an anstehende Prüftermine an die verantwortlichen Personen problemlos übermittelt werden.

Fazit: Poolfahrzeug vs. Dienstwagen

Ob nun Poolfahrzeug oder Dienstwagen, die Entscheidung sollte gut durchdacht sein. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile je nach Fuhrpark-Gestaltung: Identisch sind Halterhaftung und Halterverantwortung, da das Unternehmen in jedem Fall Fahrzeughalter ist. Auch hinsichtlich der Compliance-Pflichten nach UVV, der Fahrzeugprüfung, Fahrerunterweisung und Führerscheinkontrolle muss sich der Fahrzeughalter sowohl bei Poolfahrzeugen als auch bei Dienstwagen bzw. deren Nutzern kümmern. Die Steuer-, Versicherungs- und Mitteilungspflicht sowie die Sicherstellung der Betriebs- und Verkehrssicherheit betreffen ebenfalls beide Nutzergruppen. Bei der Privatnutzung sieht es hingegen anders aus: Sofern vereinbart, ist sie zulässig, doch wird sie unterschiedlich versteuert. Privatfahrten mit dem Dienstwagen können über die Ein-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch versteuert werden. Bei privaten Fahrten mit Poolfahrzeugen wird der Anteil des geldwerten Vorteils (der Ein-Prozent-Regelung) auf alle Fahrzeugnutzer aufgeteilt. Damit kommen wir wohl zum offensichtlichsten Unterschied: Ein festzugewiesener Dienstwagen wird von einer Person genutzt, eine Fahrtenbuchung ist nicht erforderlich. Bei Poolfahrzeugen ist sie es, da sonst nicht ersichtlich sein kann, wer wann welches Fahrzeug nutzt. Je nach Verwaltungsmethode also ein Mehraufwand im Vergleich zum Dienstwagen. Doch: Mittels ausgeklügelter Verwaltung kann eine optimale Auslastung erreicht werden, was wiederum Kostenspareffekte für den Fuhrpark mit sich bringt.

Gibt es für Sie weitere Kriterien, die bei der Wahl zwischen Poolfahrzeug und Dienstwagen relevant sind? Schreiben Sie uns gerne einen Kommentar.