Die Gehaltsumwandlung kann ein attraktives Modell für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein. So haben Arbeitnehmer beispielsweise die Möglichkeit, gegen Gehaltsverzicht einen Dienstwagen zu erhalten. Wir geben einen Überblick, welche Besonderheiten bei der Variante „Dienstwagen statt Gehalt“ zu berücksichtigen sind.
Gehaltsumwandlung allgemein
Bei der Gehaltsumwandlung handelt es sich um ein Modell, bei dem der „Barlohn“ durch einen „Sachlohn“ ersetzt wird. Der Barlohnanteil wird dadurch gemindert. Durch die Gehaltsumwandlung erhöht sich das Real-Einkommen des Arbeitnehmers und gleichzeitig auch dessen Bindung an das Unternehmen. Wichtig für die Gehaltsumwandlung ist, dass dieser eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zugrunde liegt. Andernfalls kann es hier im Nachgang zu Problemen kommen.
Dienstwagen statt Gehalt
Bei einem Jobwechsel oder bei anstehenden Gehaltsverhandlungen kann die Überlegung „Dienstwagen statt Gehalt“ durchaus eine lohnende Option sein, denn Pkw-Fahrten werden für den Arbeitnehmer zunehmend teurer (gestiegene Kraftstoffkosten etc.). Insbesondere wenn der Arbeitgeber die Bitte nach einer Gehaltserhöhung vermehrt ausschlägt, kann die Verhandlung über Zusatzleistungen eine Möglichkeit zum Ausgleich sein.
Was ist ein Dienstfahrzeug und welche Dinge gibt es zu beachten?
Unter einem Dienstwagen oder Dienstfahrzeug versteht man ein Fahrzeug, welches vom Unternehmen an seine Mitarbeiter ausgegeben wird. Das Unternehmen bleibt dabei Halter des Fahrzeugs. Ein Dienstfahrzeug kann sowohl ein Pkw, Lkw oder Spezialfahrzeuge sein und dem Mitarbeiter je nach Regelung auch zur privaten Nutzung überlassen werden. Dies wird im Rahmen des Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt. Im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) zählen alle betrieblich genutzten Fahrzeuge zu den Arbeitsmitteln.
Bei dem Verzicht auf eine Gehaltserhöhung sparen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen, denn Steuer- und Sozialabgaben reduzieren sich. Bei der Gehaltsumwandlung werden die Kosten (Leasingrate, Versicherungsbeiträge etc.) für das Fahrzeug in der Regel 1:1 an den Mitarbeiter durchgereicht und sein Entgelt im Brutto um den Betrag verringert, den das Fahrzeug kostet. Dem Bruttogehalt hinzugerechnet wird allerdings der geldwerte Vorteil, der sich aus einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zzgl. 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer der Strecke zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte zusammensetzt.
Für alle ab 2019 als Firmenwagen angeschafften E-Autos werden private Strecken pauschal nur mit 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert.
Wichtig für die Gehaltsumwandlung ist außerdem, dass mit der Reduzierung des Gehalts die Beitragsbemessungsgrenzen nicht unterschritten werden. Ist dies der Fall, besteht Handlungsbedarf für das Unternehmen, denn weniger Abgaben führen gleichzeitig zu weniger Leistungen der Sozialversicherung. Eine Unterschreitung der Beitragsbemessungsgrenze (sollte der Mitarbeiter privat versichert sein) ist nur in Höhe des geldwerten Vorteils möglich. Generell sollten Arbeitgeber darauf achten, dass die Gehaltsumwandlung 30 Prozent des Nettogehalts des Mitarbeiters nicht überschreitet.
Wichtig für den Arbeitnehmer ist, dass die Regelung über den Gehaltsverzicht zuvor arbeitsvertraglich geregelt wird, denn ohne Vertragsänderung handelt es sich bei der Zuzahlung um Barlohn. Dieser erhöht wiederum die Steuerlast. Ein steuerlicher Vorteil ergibt sich für den Arbeitnehmer nur, wenn die Bruttogehaltsumwandlung höher ist als der geldwerte Vorteil. Ebenso handelt es sich um eine längerfristige Verpflichtung, denn ein Ausstieg aus dem Dienstwagenmodell ist während der Laufzeit des Leasingvertrags in der Regel nicht möglich. Scheidet der Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss dieser den Leasingvertrag in der Regel übernehmen. Wichtig für den Arbeitnehmer ist außerdem, dass bei einem Gehaltsverzicht gegen ein Full-Leasing-Paket (z. B. ohne eigene Beteiligung an den Benzinkosten) der geldwerte Vorteil nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung berücksichtigt werden kann. Dies entschied das niedersächsische Finanzgericht (Aktenzeichen K74/17).
Geldwerter Vorteil bei Zuzahlung statt Gehaltsverzicht
Wer sich an den Kosten für den Firmenwagen privat beteiligt, konnte bis 2017 nur pauschale Zuzahlungen steuerlich geltend machen. Nach einem BFH-Urteil (Az. VI R 2/15) werden auch individuelle Zuzahlungen wie Benzinkosten anerkannt. Sie mindern den geldwerten Vorteil. Dazu zählen:
- Monatspauschale
- Kilometerpauschale
- Leasingrate
- Einzelne Kfz-Kosten
Nutzungsentgelte und andere Zuzahlungen des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kfz mindern den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit zwei Urteilen vom 30. November 2016 (VI R 2/15 und VI R 49/14) zur Kfz-Nutzung für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte entschieden.
Trägt der Arbeitnehmer beispielsweise sämtliche anfallenden Kraftstoffkosten zusätzlich zum Gehaltsverzicht für den Firmenwagen selbst, mindern diese Kosten den geldwerten Vorteil bei der Ermittlung der Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung.
Zur Verdeutlichung, wann sich eine Gehaltsumwandlung lohnt, folgendes Beispiel eines Leasingfahrzeugs mit einer Fahrleistung von 20.000 km im Jahr:
Quelle: Focus.de
Die Gehaltsumwandlung setzt sich hier aus der Leasingrate und dem entstandenen Mehrwert des geldwerten Vorteils zusammen. Das Bruttojahresgehalt wird demnach um 4.464,40 Euro gekürzt. Der geldwerte Vorteil setzt sich, wie bereits beschrieben, aus dem einen Prozent des Bruttolistenfahrzeugpreises zzgl. der 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte zusammen. Basierend auf den Annahmen der Steuerklasse 3 und einem durchschnittlichen Kraftstoffpreis von 1,24 Euro ergibt sich ein Jahresvorteil von 1890,59 Euro. Das entspricht einem monatlichen Vorteil von 157 Euro. Der steuerliche Vorteil entsteht, da der Gehaltsumwandlungsbetrag höher ist als der geldwerte Vorteil. Bei einer Erhöhung der Entfernungskilometer auf beispielsweise 50 km sinkt der Vorteil durch steigende Leasingraten und einem gestiegenen geldwerten Vorteil auf 811,04 Euro jährlich.
Wann lohnt sich die Gehaltsumwandlung?
Je niedriger die Kosten für die Firmenwagen sind und je kürzer die Entfernung vom Wohnsitz zur Arbeitsstätte ist, desto geringer ist der geldwerte Vorteil. Die Gehaltsumwandlung ist in diesen Fällen für den Mitarbeiter also lohnender. Mit steigendem Anteil der Privatfahrten (auch der Weg zur Arbeitsstätte) sinkt der Steuervorteil.
Alternativ zur Ein-Prozent-Regel kann auch die Fahrtenbuch-Methode angewendet werden, um den Anteil an Privatfahrten und den daraus entstehenden Vorteil zu ermitteln.
Weitere Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung
Beliebte Modelle neben der Gehaltsumwandlung für Dienstwagen sind Gehaltsumwandlungen in Versicherungsleistungen (betriebliche Altersvorsorge). Bei der Entgeltumwandlung zahlt der Arbeitnehmer einen Teil seines Gehalts in die betriebliche Altersvorsorge ein. Hierdurch werden wiederum Steuern und Sozialabgaben eingespart.
Weitere Möglichkeiten:
- Umwandlung in einen durch die sog. 44-Euro-Grenze begünstigten Sachbezug
- Umwandlung in einen durch den Rabattfreibetrag begünstigten Sachbezug (z. B. Warengutschein statt Weihnachtsgeld)
- Umwandlung in pauschal besteuerte oder steuerfreie Zuwendungen (z. B. Nutzung von Telekommunikationsgeräten, steuerfreie Beiträge zu Direktversicherungen, pauschal zu besteuernde Beiträge zu Direktversicherungen)
- Umwandlung freiwilliger Sonderleistungen (z. B. Jobtickets, Kindergartenzuschüsse, betriebliche Gesundheitsförderung)
