Das Leasing von Fahrzeugen ist eine beliebte Finanzierungsform von Firmenwagen und hat viele Vorteile. Sowohl beim privaten als auch beim gewerblichen Leasing kann die Fahrzeugrückgabe am Ende aber zu einem großen Kostenfaktor werden. Hier ein paar Tipps, wie Fuhrparkmanager hohe Nachzahlungen vermeiden können.
Der Kratzer in der Felge, die Delle in der Karosserie: Am Ende der Laufzeit eines Leasingvertrages sind es oft die kleinen Dinge, die Ärger bereiten können. Nachzahlungen müssen aber nicht sein, wenn der Leasingnehmer und der Nutzer des Firmenwagens ein paar Dinge beachten – und zwar bereits vor Vertragsbeginn.
Auf einen Blick:
- Prüfen Sie vor Leasingbeginn den Vertrag sorgfältig.
- Pflegen Sie das Fahrzeug während der Nutzung, halten Sie alle Wartungs- und Inspektionstermine ein.
- Reparieren Sie Schäden vor Rückgabe des Fahrzeugs und bewahren Sie Rechnungen und Belege auf.
- Bereiten Sie das Fahrzeug für die Rückgabe auf, reinigen Sie es von innen und außen.
- Kleinere Gebrauchsspuren haben in der Regel keinen Einfluss auf die Rückgabe des Fahrzeugs. Für übermäßige Abnutzung hingegen haftet der Leasingnehmer.
- Nehmen Sie eine neutrale Person als Zeugen mit zur Übergabe des Fahrzeugs.
- Dokumentieren Sie den Fahrzeugzustand bei Übergabe. Unterzeichnen Sie Mängelberichte erst nach sorgfältiger Prüfung.
- Lassen Sie sich die dokumentierten Unterlagen zur Übergabe (Rückgabeprotokoll) in Kopie aushändigen.
- Klären Sie, wie die Abmeldung des Fahrzeugs erfolgt.
Vor Leasingbeginn: Vertrag genau prüfen
Ein Leasingfahrzeug ist ein geliehener Wertgegenstand. Er wird dem Leasingnehmer für drei oder vier Jahre gegen Gebühr zur Nutzung überlassen und muss am Ende zurückgegeben werden. Daran sollten Fuhrparkverantwortliche und Nutzer, wie zum Beispiel Dienstwagenberechtigte, im alltäglichen Gebrauch denken.
Der Leasinggeber wiederum kalkuliert mit dem Restwert des Wagens bei seiner Rückgabe nach einer bestimmten Laufzeit. Weist das Fahrzeug dann Schäden auf, senkt das den Restwert. Für diese Schäden und eine übermäßige Abnutzung muss der Leasingnehmer aufkommen. Achten Sie also darauf, dass der Wert des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Rückgabe nicht zu hoch angesetzt wird.
Die Verträge von Leasinggesellschaften sind komplex und sehr unterschiedlich. Manche Verträge erscheinen auf den ersten Blick günstig, weil die Leasingraten niedrig sind. Ob Sie als Privatperson oder Unternehmer leasen wollen: Prüfen Sie den Vertrag genau. Nur so stellen Sie sicher, dass am Ende der Laufzeit keine überraschenden Kosten auf Sie zukommen.
Die Pflege des Leasingfahrzeugs - Die Devise heißt Vorbeugen
Das geleaste Fahrzeug steht im Fuhrpark oder zu Hause vor der Tür. Wer das ihm überlassene Fahrzeug von Anfang an pflegt, regelmäßig reinigt und alle Wartungs- und Inspektionstermine sowie Hauptuntersuchungen einhält, macht schon viel für eine reibungslose Abgabe zum Laufzeitende. Dies sollte in der Car Policy oder im Überlassungsvertrag festgelegt werden. So setzen beispielsweise der Pollenstaub im Frühling und das Streusalz im Winter dem Lack zu. Verschleißteile sollten rechtzeitig ausgetauscht werden und kleinere Schäden wie Risse in der Felge oder rostige Stellen lässt man am besten sofort behandeln, da sie sonst größer werden.
Ansonsten drohen zusätzliche Kosten bei der Rückgabe. Denn Schäden, die durch die Nichteinhaltung der Inspektionen entstehen, müssen vom Leasingnehmer bezahlt werden. Dazu gehören auch kostspielige Folgeschäden, die durch frühzeitige Wartung hätten verhindert werden können. Die Einhaltung der Wartungsintervalle ist außerdem eine vertragliche Pflicht. Verstöße können Schadensersatzansprüche des Leasinggebers nach sich ziehen, auch wenn keine akuten Mängel vorliegen.
Tipp:
Bewahren Sie alle Rechnungen als Belege für die ordnungsgemäß durchgeführten Wartungen und Reparaturen auf.
Mit der Fahrzeugverwaltung von LapID können Sie alle wichtigen Unterlagen automatisch in der digitalen Fahrzeugakte hinterlegen. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement können Sie so alle Nachweise von Prüf- bis Schadenbericht rechts- und revisionssicher hinterlegen.
Vor Leasingrückgabe: Übergabe vorbereiten – die optische Aufbereitung
Das Ende der Laufzeit rückt näher – was ist zu tun? Machen Sie mit ein paar Wochen Vorlaufzeit einen Termin für die Übergabe des Leasingfahrzeugs aus. Lassen Sie idealerweise vorher den Zustand Ihres Wagens von einem unabhängigen Gutachter bewerten. Gibt es Schäden? Wie groß sind diese und lassen sie sich möglicherweise vorab beheben? Das Gutachten dient auch als gute Verhandlungsgrundlage, wenn es bei der Leasingrückgabe Schwierigkeiten geben sollte.
Gebrauchsspuren finden sich bei einem drei bis vier Jahre alten Auto immer. Deshalb lohnt es sich in den meisten Fällen, das Fahrzeug vor der Abgabe optisch aufbereiten zu lassen. Es wird dabei professionell (von) innen und außen gereinigt, auch Unterboden- und Motorwäsche gehören meist dazu. Kleinere Kratzer werden bei der Lackaufbereitung einfach wegpoliert.
Für eine professionelle Fahrzeugaufbereitung entstehen Kosten von ungefähr 200 Euro.
Optimales Leasingmanagement
Damit das Ende des Leasing-Vertrags für Sie nicht überraschend kommt, lohnt es sich, eine digitale Fahrzeugverwaltung wie die von LapID zu nutzen. Dort können Sie alle relevanten Informationen des Leasing-Vertrags zentral erfassen. Wenn Leasingverträge auslaufen, erhalten Fuhrparkverantwortliche eine Benachrichtigung. Auch wenn Laufzeiten oder Laufleistungen überschritten werden, gibt das System eine Warnung aus. Es berechnet außerdem für Sie die Mehr- und Minderkilometer auf Basis des KilometerstandesKm-Standes. Zusätzlich können weitere Termine und Aufgaben in der LapID Fahrzeugverwaltung erfasst werden. Dafür haben Fuhrparkmanager verschiedene Vorlagen zur Auswahl, so z.B. auch die Vorbereitung für die Fahrzeugrückgabe beim Leasing.
Smart Repair und Spot Repair
Bei kleinen Beulen im Blech, Flecken im Sitzbezug oder Löchern und Rissen in Kunststoffteilen reicht häufig das sogenannte Smart Repair aus. Diese Methode ist wesentlich günstiger als eine klassische Reparatur – und kostet deutlich weniger als ein möglicher Austausch des Fahrzeugteils. Spot Repair wiederum kommt bei kleineren Lackschäden zum Einsatz. Es ist auf die Schadstelle begrenzt, eine Demontage und Neulackierung ist nicht notwendig. Faustregel: Die beschädigte Fläche sollte nicht größer als ein DIN A5-Blatt sein.
Wichtig:
Das eigene Gutachten, die professionelle Fahrzeugaufbereitung und die Behandlung von kleineren Schäden mit der Smart- oder Spot-Repair-Methode sind Maßnahmen, um Kosten bei der Leasingrückgabe einzusparen.
Weitere Informationen zum Thema Smart Repair:
Fahrzeugzustand dokumentieren
Der Übergabetermin steht an. Bei der Rückgabe müssen Sie alle Teile und Dokumente, die zum Fahrzeug gehören, mit abgeben. Dazu gehören Schlüssel, Tankkarten, Originalbereifung (sofern vereinbart) und sonstiges Zubehör. Zusätzlich angebrachtes Zubehör, wie z. B. eine Handhalterung oder Aufkleber, sollten Sie vorab entfernen.
Unmittelbar vor der Rückgabe sollte der Leasingnehmer das Auto (von) innen und außen und von allen Seiten fotografieren. Auch Schäden sollten festgehalten werden, am besten mit einer Münze oder einem Lineal daneben zum Größenvergleich. Dokumentieren Sie auch den Kilometerstand.
Besonders wichtig ist diese (auch fotografische) Dokumentation für den Fuhrparkmanager, bevor das Fahrzeug den eigenen Hof verlässt und zum Leasinggeber (oder Händler) übergeht. Hintergrund: Beim Transfer des Fahrzeugs oder durch Standzeiten beim Leasinggeber können Schäden am Leasingfahrzeug entstehen, die der Kunde dann in der Regel nicht übernehmen muss.
Befürchten Sie Probleme bei der Rückgabe des Fahrzeugs, empfiehlt es sich vorab einen unabhängigen Gutachter zur Prüfung zu beauftragen.
Die Übergabe
Nach der optischen Aufbereitung glänzt das Auto, Sitzpolster und Fußmatten sind sauber, persönliche Gegenstände des Leasingnehmers oder Nutzers wurden entfernt. Gut, denn der Gesamteindruck ist entscheidend. Hat der Gutachter ein sichtlich gepflegtes Auto vor sich, stimmt ihn das sicher positiv und er wird möglicherweise eher gewillt sein, über Kleinigkeiten hinwegzusehen. Natürlich kann er das Fahrzeug auch besser begutachten, wenn kein Dreck an ihm klebt. Oberste Priorität hat natürlich immer der technisch einwandfreie Zustand des Fahrzeugs.
Es gibt zwar selten größere Auseinandersetzungen bei der Rückgabe des Autos, aber wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte zu dem Termin auch einen neutralen Zeugen mitnehmen. Gemeinsam mit dem Leasinggeber (oder einem von ihm beauftragten Dritten) wird nun ein Übergabeprotokoll angefertigt – entweder in schriftlicher Form oder elektronisch.
Prüfen Sie dieses Übergabe- und Mängelprotokoll vor der Unterzeichnung gründlich und unterschreiben Sie erst dann. Verlangen Sie in jedem Fall eine Kopie der dokumentierten Übergabe.
Ebenfalls sollten Sie klären, wer für die Abmeldung des Fahrzeugs zuständig ist. Die Verantwortung hierfür kann im Fuhrparkmanagement aber auch beim Händler/ der Leasinggesellschaft liegen.
Schadenkatalog als Grundlage
In Paragraf 538 BGB heißt es: „Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, hat der Mieter nicht zu vertreten.“ Diese sind durch die Leasingrate abgedeckt. An der Definition scheiden sich jedoch häufig die Geister. Damit der Rückgabeprozess möglichst eindeutig und nachvollziehbar für alle Beteiligten wird, hat der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) ein Regelwerk zur fairen Fahrzeugbewertung aufgestellt, der vielen Leasinggesellschaften als Grundlage für ihren eigenen Schadenkatalog dient. Darin werden Art und Ausmaß von akzeptablen und nicht akzeptablen Schäden präzise erläutert und beschrieben sowie mit Fotos und Zeichnungen illustriert.
Zu den akzeptablen Gebrauchsspuren und Verschleißmängeln zählen beispielsweise kleine Schrammen rund um die Türgriffe oder den Tankdeckel und kleine Steinschlagspuren. Diese werden in der Regel nicht in Rechnung gestellt. Für größere Mängel, etwa große Kratzer, Steinschläge mit Rissbildung oder Verformungen am Blech, muss der Leasingnehmer dagegen aufkommen.
Im Zweifel liegt die Beweislast bei der Leasinggesellschaft. Diese darf dem Kunden nicht die Reparaturkosten berechnen, also die Kosten, die zur Beseitigung des Schadens nötig wären, sondern nur den Minderwert, der durch Schäden oder Mängel am Fahrzeug entstanden ist.
Tipp:
Fordern Sie den Schadenkatalog bereits zu Beginn der Leasingzeit an. Dann wissen Sie, auf welche Mängel Sie besonders achten müssen und können sie beheben oder mögliche Mehrkosten rechtzeitig kalkulieren.
Protokoll sorgfältig prüfen
Das Protokoll wird am Ende von beiden Parteien unterschrieben. Prüfen Sie es genau, bevor Sie Ihre Unterschrift daruntersetzen: Achten Sie darauf, dass das Formular vollständig ausgefüllt ist und mögliche Schäden darin genau bezeichnet sind. Lassen Sie sich nicht drängen. Sie können das Protokoll auch in Ruhe durchsehen und zu einem späteren Zeitpunkt unterschreiben.
Fazit: Als Fuhrparkmanager, Dienstwagenberechtigter oder auch privater Leasingnehmer können Sie vorab einiges tun, um die Übergabe Ihres Fahrzeugs entspannt und stressfrei zu gestalten. Dann haben Sie auch während der Vertragslaufzeit Freude an Ihrem Leasingfahrzeug.
