Wie funktioniert die Führerscheinkontrolle, wenn mehrere Fahrer ein Poolfahrzeug nutzen?

Führerscheine von Poolfahrzeugnutzern müssen grundsätzlich kontrolliert werden. Das steht außer Frage. Bei der Durchführung der Führerscheinkontrolle haben Fuhrparkmanager mitunter Umsetzungsprobleme, wenn Poolfahrzeuge nicht nur von einem, sondern von mehreren Fahrern gleichzeitig beziehungsweise kurz nacheinander genutzt werden, ohne dass das Fahrzeug für den Fahrerwechsel in die Obhut des Fuhrparkmanagements zurück gelangt.

Auf einen Blick:

Die Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugnutzern ist ebenso Pflicht wie bei Nutzern mit fest zugeordneten Dienstwagen. Je nach Konstellation (z. B. mehrere Fahrer kurz nacheinander) kann die Kontrolle komplex werden.

Die Kontrolle des Führerscheins sollte bei Poolfahrzeugnutzern vor der allerersten Nutzung des Fahrzeugs erfolgen. Anschließend ist eine regelmäßig wiederkehrende (2x jährlich) Kontrolle ausreichend. Die Kontrollen müssen sicher dokumentiert werden.

Zusätzlich bietet sich bei Poolfahrzeugen das Führen eines Fahrtenbuchs an, um nachvollziehen zu können, welcher Nutzer mit dem Fahrzeug unterwegs war.

Die Regelung zur Führerscheinkontrolle sollte in der sog. Pool-Policy festgelegt werden.

Die Praxis ist kniffliger als man denkt

In der Praxis sind zahlreiche Konstellationen denkbar, in denen es mit der Umsetzung der Kontrollen mitunter recht komplex werden kann:

• Der Dienstwagennutzer, der das Fahrzeug offiziell aus dem Pool „entleiht“, fährt mit mehreren Kollegen gemeinsam zu einem geschäftlichen Termin; diese wechseln sich beim Fahren untereinander ab.
• Der Dienstwagennutzer, der das Poolfahrzeug „entliehen“ hat, erkrankt und ein Mitfahrer springt für ihn ein.
• Ein Abteilungs- oder Servicefahrzeug wird morgens vom ersten Nutzer abgeholt. Nach mehreren Fahrerwechseln über den Tag gibt der letzte Nutzer das Fahrzeug am Abend an den Pool zurück.
• Ein Kolonnenführer entleiht das Poolfahrzeug und fährt mit mehreren Kollegen auf eine Baustelle. Nach einer Weile auf der Baustelle wird der Zement knapp und er „beauftragt“ spontan den Azubi („Du hast doch einen Führerschein, oder?“), mit dem Dienstwagen loszufahren und aus dem Lager Zementnachschub zu holen.
• Der Vorgesetzte nimmt einen Mitarbeiter aus der Abteilung als Beifahrer im Abteilungsfahrzeug mit zu einem Termin. Nach dreieinhalb Stunden auf der Autobahn wird der Fahrer müde und fordert seinen Beifahrer auf, ihn abzulösen und das Steuer zu übernehmen.
• Das Poolfahrzeug wird über ein Intranet-Tool vom Dienstwagennutzer reserviert. Der Fahrer erhält vor Abholung des Wagens jedoch eine Nachricht vom Vorgesetzten, dass er das reservierte Fahrzeug an einen anderen Kollegen mit einem wichtigeren Termin abgeben müsse. Der andere Nutzer übernimmt das Poolfahrzeug, ohne dass die Reservierung auf ihn abgeändert wird (weil das System solche Übergaben nicht vorsieht).
• Gleicher Fall wie zuvor, nur der Vorgesetzte teilt mit, der Reservierungsinhaber könne das Poolfahrzeug nicht nutzen, weil ein wichtiger Geschäftskunde nach einem Termin im Unternehmen damit zum Flughafen fahren müsse.

Diese Beispiele sind natürlich nicht abschließend. Sie sollen aber verdeutlichen, dass es viele Konstellationen gibt, in denen es durchaus sein kann, dass jemand, dessen Fahrerlaubnis nicht zuvor vom Fuhrparkmanagement kontrolliert worden ist, dennoch ans Steuer eines Poolfahrzeugs gelangen kann. Für solche Konstellationen gilt es generell Vorsorge zu treffen, und zwar durch klare Vorgaben für die Fahrzeugausgabe im Pool. Am besten gelingt das mit einer spezifischen Car Policy für den Fahrzeugpool.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Auch oder gerade bei Poolfahrzeugen mit ständig wechselnden Nutzern ist eine regelmäßige Führerscheinkontrolle zwingend notwendig. Hier gelten die allgemeinen Grundsätze. Das bedeutet, dass im Prinzip bei jedem Poolfahrzeugberechtigten vor der allerersten Fahrzeugüberlassung eine gründliche Erstkontrolle mit Einsicht in den Original-Führerschein und entsprechender Dokumentation stattfinden muss. Danach ist eine regelmäßig wiederkehrende Folgekontrolle zweimal im Jahr auch für den Fahrzeugpool grundsätzlich ausreichend und angemessen. Gleichwohl können bei konkretem Anlass auch häufigere Kontrollen durchaus anzuraten sein, bis hin zu Kontrollen vor jeder Poolfahrzeugübergabe.

Regelungsmöglichkeiten in der Pool-Policy

Eine Poolfahrzeugregelung sollte für alle Nutzungsberechtigten verbindlich sein, die auf den Fahrzeugpool zugreifen dürfen. Daher gilt es, von vornherein klare Ausgabekriterien festzulegen, die auch den hohen Anforderungen an die Führerscheinkontrolle gerecht werden.

Das bedeutet konkret, dass

• Poolfahrzeuge nur für dienstliche Zwecke genutzt werden dürfen.
• Privatfahrten grundsätzlich verboten sind, schon um nachteilige steuerliche Folgen zu vermeiden.
• Poolfahrzeuge nur an eigene Mitarbeiter des Unternehmens überlassen werden dürfen, nicht aber an Dritte wie Kunden oder Geschäftspartner.
• Poolfahrzeuge grundsätzlich nur von den Mitarbeitern selbst gefahren werden dürfen, denen das Fahrzeug auch überlassen wurde.
• - im Idealfall - der das Poolfahrzeug übernehmende, poolfahrzeugberechtigte Beifahrer bereits bei der Fahrzeugausgabe an den ersten Nutzer oder davor als potenzieller weiterer Fahrer registriert und auch seine Fahrerlaubnis vom Fuhrparkmanagement kontrolliert wurde.
• in Ausnahmefällen das Poolfahrzeug vom ursprünglichen Entleiher nur an andere – ebenfalls poolfahrzeugberechtigte – Mitarbeiter übergeben werden darf, wenn dieser sich vor der Fahrzeugweitergabe den Führerschein des jeweils anderen Fahrers im Original hat zeigen lassen.

Wer schreibt, der bleibt: Zweimal sicher

Die Dokumentation der Führerscheinkontrollen, ob nun händisch oder elektronisch, ist wohl das wichtigste Instrument bei der Poolfahrzeugverwaltung.

Daneben sollte schon aus steuerlichen Gründen ein Fahrtenbuch für jedes Poolfahrzeug geführt werden, um den dienstlichen Anlass einer jeden einzelnen Geschäftsfahrt mit den Poolfahrzeugen hinreichend zu dokumentieren. Dass daneben auch festgehalten wird, wer an einem bestimmten Tag der Fahrer war, ist eine nützliche Nebenfolge für das Ordnungswidrigkeitenmanagement. Fahrzeugübergaben an Beifahrer als Fahrerwechsel während einer Tour oder Fahrzeugübergaben an nachfolgende, übernehmende Fahrer können hier gut festgehalten werden.

Wie löst man nun die Beispielsfälle auf?

Grundsätzlich sind alle obigen Beispielsfälle mit den überschaubaren Regeln zu lösen, die vorstehend als Regelungsmöglichkeiten in der Pool-Policy aufgeführt wurden.

Konkret heißt das:

• Wechseln sich mehrere Dienstwagennutzer auf einer Fahrt beim Fahren ab, dann sollten alle Fahrzeugnutzer bereits eine primäre Erstkontrolle des Führerscheins durch das Fuhrparkmanagement hinter sich haben und als Poolfahrzeugberechtigte registriert sein. Wird das Fahrzeug an einen poolfahrzeugberechtigten Beifahrer abgegeben, dann lässt sich der übergebende Fahrer vom übernehmenden Beifahrer zusätzlich den Führerschein zeigen.
• Erkrankt ein Dienstwagennutzer während einer gemeinsamen Geschäftsreise mit dem Poolfahrzeug, ist eine Notfallregelung für gleichfalls dienstwagenberechtigte (d. h. vorab „kontrollierte“) Mitfahrer in der Pool-Policy hilfreich.
• Bei Abteilungs- oder Servicefahrzeugen mit mehreren Nutzern sollte auch hier eine generelle Vorabkontrolle der Führerscheine durch das Fuhrparkmanagement stattfinden. Wer nicht vorab kontrolliert und im Fuhrpark registriert wurde, ist nicht berechtigt, überhaupt ein Abteilungsfahrzeug zu führen.
• Auch bei dem Beispiel des Kolonnenführers, der einen Azubi losschickt, um mit dem Poolfahrzeug Materialnachschub zu holen, muss der Azubi im Fuhrpark vorab auf den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis kontrolliert worden sein. Hier gibt es womöglich Einschränkungen bei der Fahrzeugnutzung durch Beschränkungen der Fahrerlaubnis zu berücksichtigen. Während sich Führerscheine auf Probe meist nur versicherungstechnisch auswirken, bereitet das begleitete Fahren große Probleme, denn der Begleiter muss in der vorläufigen Fahrerlaubnis des Führerscheinneulings eingetragen sein. In der Regel sind das die Eltern des Azubis, aber nicht sein Ausbilder. Hier darf sich der Kolonnenführer auch nicht darauf verlassen, dass ihm eine korrekte Antwort gegeben wird, solange er nicht den Originalführerschein selbst einsieht und dann – hoffentlich – aus den Schlüsselzahlen im Führerschein die richtigen Schlüsse zieht, geschweige denn ihn allein unbegleitet fahren zu lassen.
• Vorgesetzte, die ihre Mitarbeiter als Beifahrer arbeitsrechtlich einwandfrei anweisen, das Steuer eines Poolfahrzeugs zu übernehmen, tragen auch die Verantwortung für die Konsequenzen einer unzureichenden Führerscheinkontrolle. Der Vorgesetzte, der das Fahrzeug an den Beifahrer übergibt, muss sich in jedem Falle vom Beifahrer den Führerschein zeigen lassen, bevor er diesen ans Steuer lässt, selbst wenn der Vorgesetzte dann seinerseits auf dem Beifahrersitz Platz nimmt.
• Ein Fahrertausch bei Fahrzeugreservierungen außerhalb der Kontrolle des Fuhrparkmanagements auf Basis einer internen Absprache oder Anweisung „von oben“ sollte ausgeschlossen werden. Bei Reservierung von Poolfahrzeugen über ein Intranet-Tool müssen auch Fahrerwechsel dokumentierbar sein, jedenfalls dann, wenn der Wechsel, wie im Beispielsfall, noch vor der Fahrzeugübernahme geschieht. Tools oder Apps für die Fahrer und Fahrzeugverwaltung sollten solche Änderungen generell verarbeiten können.
• Betriebsfremde Dritte, die nicht als poolfahrzeugberechtigte Fahrer registriert sind und auch nicht im ordentlichen Geschäftsgang des Fuhrparks auf den Besitz einer Fahrerlaubnis hin kontrolliert werden können, scheiden von vornherein als zugelassene Poolfahrzeugnutzer aus. Im Rahmen der Kapazitäten des Unternehmens kann organisatorisch über einen Shuttledienst oder eine Fahrzeuggestellung mit Fahrer – in der organisatorischen Verantwortung des Fuhrparkmanagements – nachgedacht werden, wenn es im Einzelfall nicht auch ein Taxi tut.

In allen genannten Beispielsfällen sollte jeder einzelne Fahrerwechsel im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Weitere wichtige Aspekte der Führerscheinkontrolle finden Sie hier:

• Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?
• Wie häufig sollte eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?
• Müssen Führerscheine von Poolnutzern kontrolliert werden?
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Auf Aktualität geprüft am: 13. Oktober 2020.