Expertentipps zum Fahrtenbuch: Interview mit Christian Siewek (Vimcar)

Firmenwagen, die auch privat genutzt werden, müssen versteuert werden. Für die Ermittlung des zu versteuernden Betrages existieren zwei Möglichkeiten: Die 1%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode. Fällt die Entscheidung auf ein Fahrtenbuch, bietet der Markt mittlerweile einige elektronische Helfer, die auch für Fuhrparks interessant sein können. In unserem Interview gibt Christian Siewek vom Berliner Start-Up Vimcar interessante Informationen rund um das Thema elektronisches Fahrtenbuch.

In einem Satz: Was macht Vimcar?

Aufbauend auf einem finanzamtkonformen digitalen Fahrtenbuch bündelt Vimcar alle täglich anfallenden Aufgaben rund um den Firmenwagen in einer benutzerfreundlichen Anwendung, um kleinen und mittelständigen Unternehmen eine optimale Organisation des Fuhrparks zu ermöglichen.

Warum gibt es überhaupt Fahrtenbücher?

Hauptsächlich werden Fahrtenbücher bei der Firmenwagenversteuerung gebraucht. Hat man einen Firmenwagen, den man auch privat nutzt, so zählt diese private Nutzung als sogenannter geldwerter Vorteil. Das heißt, Privatfahrten müssen wie Gehalt auch versteuert werden. Mit dem Fahrtenbuch kann genau nachgewiesen werden, wie hoch die tatsächliche private Nutzung war, sodass man auch nur auf die Fahrten Steuern zahlt, die nicht betrieblich getätigt wurden.

Was ist die 1-Prozent-Methode?

Die 1-Prozent-Methode ist die zweite Option zur Versteuerung eines Firmenwagens. Dazu werden ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges monatlich als Steuerlast berechnet - daher auch der Name. Bei einem Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 42.000 Euro wären das also 420 Euro im Monat. Weil hier nicht nach der wirklichen Nutzung, sondern nach dem Wert des Fahrzeuges gerechnet wird, wird die 1-Prozent-Methode auch Pauschalwertmethode genannt. Sie geht deswegen zwar mit weniger Bürokratie einher, ist aber auch nicht immer der günstigste Weg.

Wann und für wen lohnt sich die Fahrtenbuch-Methode?

Von Einzelfall zu Einzelfall kann variieren, ob sich Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode besser rechnet. Generell lohnt sich ein Fahrtenbuch besonders bei Firmenwagenfahrern, die zu einem hohen Anteil betrieblich unterwegs sind oder einen Gebrauchtwagen fahren. Man darf nicht vergessen: Der Bruttolistenpreis gilt für das Jahr der Erstzulassung des Modells für den deutschen Markt. Auch zehn Jahre später gilt also derselbe Bruttolistenpreis. Welche Methode sich im individuellen Einzelfall rechnet, kann man unter vimcar.de/firmenwagenrechner nachprüfen.

Was ist ein elektronisches Fahrtenbuch und wie funktioniert das?

Handschriftlich Fahrtenbuch zu führen kostet Zeit und Nerven - alles muss genau sein, damit das Finanzamt es akzeptiert. Elektronische Fahrtenbücher sollen Firmenwagenfahrern das Leben erleichtern und das Fahrtenbuch so weit es geht automatisch führen. Vimcar nutzt dazu die OBD-Technologie: Ein kleiner Fahrtenbuchstecker mit eigener SIM-Karte und GPS wird in die OBD-Schnittstelle des Fahrzeuges eingesteckt, der dann Zeitpunkt, Start- und Zieladresse sowie zurückgelegte Kilometer jeder Fahrt automatisch aufzeichnet. Diese muss in der Smartphone-App oder am PC dann nur noch als Arbeitsweg bzw. Privat-, Betriebs-, oder Mischfahrt kategorisiert werden. Bei Betriebsfahrten werden wie beim handschriftlichen Fahrtenbuch auch Angaben zum besuchten Geschäftspartner gemacht - das kann auch ohne Hektik, z.B. abends auf dem Sofa, passieren.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für Fahrtenbücher?

Natürlich hat das Finanzamt einige Ansprüche an ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch. Es muss lückenlos geführt sein; das heißt, keine Fahrten dürfen fehlen. Außerdem muss es zeitnah geführt werden, also so bald wie möglich nach der Fahrt. Bei elektronischen Fahrtenbüchern gibt es daher die 7-Tage-Regel, nach der unkategorisierte Fahrten automatisch zu Privatfahrten werden. Zuletzt muss das Fahrtenbuch in geschlossener Form eingereicht werden - lose Zettelsammlungen sind also nicht erlaubt.

Im Grunde sollen all diese Vorgaben den Hauptanspruch an ein Fahrtenbuch sicherstellen: Manipulationssicherheit. Der mit wichtigste Faktor eines Fahrtenbuchs gibt so unter anderem vor, dass jede nachträgliche Änderung auch als solche erkennbar bleiben muss. Excel-Tabellen fallen daher auch als Fahrtenbücher durch.

Für Selbstständige und Dienstwagenfahrer kann sich die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs also rechnen. Wie profitieren Fuhrparks von elektronischen Fahrtenbüchern?

Jedes Fahrzeug, das als Betriebseigentum gilt, aber auch privat genutzt wird, muss als geldwerter Vorteil versteuert werden - Fuhrparks sind davon nicht ausgenommen. Wenn in einem Fuhrpark bei mehreren Fahrzeugen der Fall ist, kann es schnell schwierig werden, den Überblick zu behalten. Doch auch, wenn der Fahrzeugpool rein betrieblich ist, muss dem Finanzamt per Fahrtenbuch nachgewiesen werden, dass keine privaten Fahrten und damit kein geldwerter Vorteil stattfindet. Ein privates Nutzungsverbot beispielsweise reicht allein nicht aus. So oder so ist es für Fuhrparks daher ratsam, Fahrtenbuch zu führen.

Für jedes einzelne Fahrzeug händisch Fahrtenbuch zu schreiben ist ein Aufwand, der nicht zu unterschätzen ist. Neben der eigentlichen Aufzeichnung, kostet es auch dem Fuhrparkverantwortlichen enorm Zeit und Nerven, das Papierfahrtenbuch für jedes Fahrzeug ausfindig zu machen und zu kontrollieren. Bei Vimcar dagegen sind alle Fahrten immer direkt aufgezeichnet und einsehbar - für Fuhrparkverantwortliche also mit weitaus weniger Stress verbunden. Fuhrparks können mit einem elektronischen Fahrtenbuch durch effizienteres Management enorm an Zeit sparen. Die Fahrtenbücher liegen dem Verantwortlichen immer vor, sodass man sich nicht mehr vor Ärger mit dem Finanzamt fürchten muss.

Außerdem geht mit dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar beim Einsatz im Fuhrpark auch eine Management-Software einher, die bei der generellen Verwaltung der Fahrzeuge hilft. So können unter anderem Fahrzeuginformation und -statistiken, Standort oder auch Beschaffungsverträge immer eingesehen werden.

Anfang April wurde bekannt gegeben, das sich Vimcar in einer großen Finanzierungsrunde mehr als 5 Millionen Euro sichern konnte. Wie wird sich das auf das derzeitige Produktangebot auswirken?

Wir wollen unser Produkt ausweiten und auch andere Prozesse rund um den Firmenwagen automatisieren. Dabei konzentrieren wir uns auf kleine und mittlere Fuhrparks, die selbst wenig Zeit und Ressourcen haben, um ihre Flotte effizient zu managen. Vimcar soll hier zum digitalen Fuhrparkmanager werden und betroffenen Unternehmen unter die Arme greifen. Neben dem Fahrtenbuch gehen wir daher jetzt auch unter anderem Themen wie Tankkarten, Reifen, Führerscheinkontrolle und Fahrzeugbuchung an.
 

Über Christian Siewek und Vimcar

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Vimcar wurde 2013 von Andreas Schneider, Christian Siewek und Lukas Weber in Berlin gegründet. Das elektronische Fahrtenbuch ging als Ausgangsprodukt Ende 2014 auf den Markt und ist nun in einer fünfstelligen Anzahl an Fahrzeugen in 5.000 Unternehmen im Gebrauch.

Das Ziel des Startups 
bleibt, Fuhrparks herstellerübergreifend zu digitalisieren: Das “Flotten-Dilemma”, nach dem nahezu jeder Fuhrpark aus Fahrzeugen unterschiedlicher Marken besteht, soll dank universal nachrüstbarer OBD-Technologie gelöst und der Alltag von Fuhrparkleitern erleichtert werden.

Zu den Partnern des knapp 60-köpfigen Teams gehören u.A. der Deutsche Steuerberaterverband, DATEV, Haufe-Lexware und Media Markt.  - vimcar.de

   Bilder: vimcar.de

 

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