Ein zielführendes Flottenreporting ist für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark unverzichtbar, um Transparenz und Kostenkontrolle sicherzustellen sowie Optimierungspotenzial zu erkennen. Ohne klare Strukturen und aktuelle Kennzahlen wird es schnell unübersichtlich, was zu einer falschen Analyse führen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein effektives Flottenreporting aufbauen und so Ihr Fuhrparkmanagement gezielt verbessern.
Schritt 1: Definieren Sie die Ziele des Flottenreportings
Bevor es an das eigentliche Flottenreporting geht, ist es wichtig, dass Sie sich im Klaren darüber sind, welche Kennzahlen für Sie und das Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. In den meisten Fällen sind folgende Kennzahlen für das Reporting und eine nachfolgende Fuhrparkanalyse wirklich relevant:
- Fahrzeugbestand
- Auslastung
- Wartungsplanung
- Inspektionsplanung (UVV-Fahrzeugprüfung, TÜV)
- Fahrer-Zuweisung
- Kilometerstände
- Kosten für Kraftstoffe
- Verschleiß (Reifen, Bremsen etc.)
- Schäden
- Anschaffungskosten & Vertragsfristen
- Versicherungskosten
- CO2-Emissionen (CSRD-Reporting)
Schritt 2: Identifizieren Sie relevante Datenquellen
Damit sich Ihr Fuhrpark mit einem Flottenreporting abbilden lässt, dürfen nicht irgendwelche Daten hinzugezogen werden. Wichtig ist sicherzustellen, dass Sie die aktuellen Daten nutzen und diese außerdem vollständig sind. Veraltete oder lückenhafte Kennzahlen wie z.B. zwei Monate alte Kilometerstände oder ein unregelmäßig eingetragener Kraftstoffverbrauch können in der anschließenden Analyse zu einem falschen Ergebnis führen.
Um genau diese Sachen sicherzustellen, müssen Sie wissen, wo die Daten her kommen. Wie wurden sie gesammelt und wann wurden sie zuletzt aktualisiert? Gibt es ein System, welches Ihnen bereits dabei hilft, Daten zu sammeln und Ihnen hier schon fertige Datensätze erstellt. Sind hier die Grunddaten lückenlos durch die Fahrer und das Fuhrparkmanagement gepflegt worden?
Erst wenn Sie diese Fragen eindeutig und sicher beantworten können, ist ein Fuhrparkreporting nachhaltig sinnvoll und zielführend.
Schritt 3: Erfassen Sie die Daten systematisch
Damit Sie die Daten übersichtlich abbilden können, müssen diese systematisch mit einer geeigneten digitalen Reporting-Lösung oder, wenn nicht anders möglich, in Excel aufgelistet werden. Letztere Variante kann jedoch je nach Größe des Fuhrparks schnell an ihre Grenzen stoßen und für mehr Chaos als Struktur sorgen.
Nur mit der geeigneten Lösung sind Vergleichswerte z. B. über einen längeren Zeitraum oder mit anderen Fahrern oder Fahrzeugen überhaupt erst möglich.
Box: Am einfachsten lassen sich Daten sammeln, wenn das System diese für jeden Bereich separat abbilden kann, wie bei der LapID Fahrzeugverwaltung. So können Sie die Daten systematisch zu den gewünschten Bereichen abfragen und nur die für Sie relevanten Zahlen in einem anschließenden Reporting zusammenstellen.
Schritt 4: Werten Sie die Daten aus und erstellen Sie einen Bericht
Haben Sie alle Daten gesammelt und gesichtet, können Sie anfangen, erste Ergebnisse herauszuarbeiten. Eine regelmäßige Berichterstattung (monatlich oder quartalsweise) sorgt nicht nur kurzfristig für einen Überblick, sondern diese Berichte können auch am Ende des Jahres für einen ausführlichen Gesamtüberblick genutzt werden. Um noch mehr Potenziale aufzudecken und Ihren Fuhrpark weiter zu optimieren, lohnt sich die große Fuhrparkanalyse.
So lassen sich Ausreißer oder anhaltende Unregelmäßigkeiten schnell erkennen und Sie können Gegenmaßnahmen einleiten.
Schritt 5: Leiten Sie Optimierungsmaßnahmen ab
Haben Sie die Kennzahlen kritisch geprüft, können Sie anhand dieser Optimierungsmaßnahmen ableiten. Diese sind wichtig, um systematisch Entscheidungen für den Fuhrpark zu treffen.
Mögliche Optimierung z.B. bei erhöhtem Verschleiß (Bremsen, Reifen) und einer erhöhten Unfallquote:
Beispiel: Der Verschleiß von Reifen und Bremsen ist bei einem Fahrzeug höher als bei allen anderen, trotz gleicher Auslastung. Auch die Unfall- bzw. Schadenquote ist bei diesem Fahrzeug erhöht.
Mögliche Ursachen: Der Fahrstil des Dienstwagenfahrer ist nicht angemessen. Seine Fahrweise beschädigt nicht nur das Fahrzeug, sondern führt auch vermehrt zu Unfällen. Damit gefährdet er nicht nur sich selbst, sondern auch andere Verkehrsteilnehmer.
Lösung: Bringen Sie in Erfahrung, wann die letzte Fahrerunterweisung stattgefunden hat. Gegebenenfalls ist eine Auffrischung nötig. Mithilfe einer digitalen Fahrerunterweisung können Sie den Fahrer innerhalb kürzester Zeit erneut unterweisen und einen angemessenen Fahrstil fördern. So schonen Sie nicht nur das Fahrzeug, sondern sparen auch noch Kosten und sorgen gleichzeitig für mehr Sicherheit.
Schritt 6: Kommunizieren Sie die Ergebnisse
Halten Sie relevante Stakeholder auf dem Laufenden und teilen Sie Ihnen die Ergebnisse und Erkenntnisse zusammen mit den möglichen Optimierungsmaßnahmen mit. So bekommen auch Entscheidungsträger einen regelmäßigen Überblick. Außerdem können sie so aufgrund der Kennzahlen möglichen Optimierungen schneller zustimmen.
Schritt 7: Setzen Sie auf kontinuierliche Verbesserung und aktuelle Daten
Auch wenn Sie das erste Flottenreporting umgesetzt haben, ist es wichtig, weiter daran zu arbeiten. Gerade die Datenqualität muss bis zum nächsten Reporting weiter auf dem aktuellen Stand sein. Lücken oder Fehler sollten möglichst vermieden werden. Gerade wenn Sie bei manchen Kennzahlen auf Ihre Fahrer angewiesen sind.
Box: Um an diese Informationen zu kommen, kann ein digitales Aufgaben- und Terminmanagement wie in der Fahrzeugverwaltung von LapID helfen. Hierüber lassen sich Aufgaben wie die Abfrage von Kilometerständen ganz einfach termingerecht abfragen. Reagiert der Fahrer nicht auf die Aufgabe, sehen Sie das Versäumnis sofort und wissen, dass Ihnen hier die Daten fehlen.
Wichtig ist es, das Flottenreporting fortlaufend umzusetzen. Auch das Identifizieren von neuen Kennzahlen ist hier relevant. Da Fuhrparks einem ständigen Wandel unterliegen, muss sich auch das Flottenreporting diesem anpassen und sich dementsprechend weiterentwickeln. Nutzen Sie hierfür flexible digitale Tools, die Ihnen die tägliche Arbeit und das Daten sammeln und aktualisieren erleichtern.
FAQ – Flottenreporting im Fuhrpark
Was ist ein Flottenreporting überhaupt?
Flottenreporting ist die systematische Erfassung und Darstellung aller relevanten Daten und Kennzahlen im Fuhrpark und zu jedem Fahrzeug.
Wie funktioniert ein Flottenreporting?
Je nach Methode werden die Fahrzeugdaten entweder manuell (meist in Excel-Listen) oder digital (über spezialisierte Systeme) gesammelt und verglichen, um sie auf Abweichungen zu überprüfen. So kann das Fuhrparkmanagement frühzeitig reagieren und zugunsten des Fuhrparks reagieren.
Welche Erkenntnisse ergeben sich aus einem Flottenreporting?
Ein Flottenreporting zeigt den Istzustand des Fuhrparks, deckt Schwachstellen, Kostentreiber und Zeitfresser auf, ermöglicht die Einhaltung wichtiger Fristen und hilft, Potenziale zu erkennen und den Fuhrpark so zu optimieren.
Was ist der Unterschied zwischen Flottenreporting und einer Fuhrparkanalyse?
Flottenreporting ist die fortlaufende Datenerfassung und -aufbereitung der Fahrzeugdaten, während eine Fuhrparkanalyse auf Basis dieser Daten eine detaillierte Auswertung und Bewertung des gesamten Fuhrparks vornimmt. Dies inkludiert nicht nur Kennzahlen, sondern z. B. auch die Neugestaltung der Car Policy oder die Optimierung von Schnittstellen von Partnern.
