Die präzise Erfassung von Kilometerständen ist ein wesentlicher Bestandteil im Fuhrparkmanagement. Mit digitalen Technologien kann dieser Prozess deutlich automatisiert und vereinfacht werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Kilometerstanderfassung so wichtig ist, welche Methoden und Technologien es gibt und wie LapID Sie dabei optimal unterstützt.
Inhaltsverzeichnis:
- Warum ist die Kilometerstanderfassung für das Fuhrparkmanagement so wichtig?
- Welche Bedeutung hat die Kilometerstanderfassung im Leasing-Kontext?
- Welche Methoden der Kilometerstanderfassung gibt es und wie unterscheiden sie sich?
- Warum spielt die Datenqualität bei der Kilometerstanderfassung eine entscheidende Rolle?
- Wie unterstützt die LapID Fahrzeugverwaltung bei der Kilometerstanderfassung?
Warum ist die Kilometerstanderfassung für das Fuhrparkmanagement so wichtig?
Fuhrparkmanager müssen regelmäßig die Kilometerstände aller Fahrzeuge erfassen. Denn nur mit aktuellen Kilometerständen lassen sich die tatsächlichen Betriebskosten pro Fahrzeug und Kilometer exakt berechnen und vergleichen.
Darüber hinaus sind Kilometerstände entscheidend für die Planung von Wartungen und Inspektionen, da viele Serviceintervalle an die Laufleistung der Fahrzeuge gekoppelt sind. Wer die Kilometerstände im Blick behält, kann Ausfallzeiten minimieren und die Lebensdauer der Fahrzeuge verlängern.
Durch die Analyse der Fahrleistungen können Fuhrparkmanager außerdem die Flottenauslastung verbessern und den optimalen Zeitpunkt für Fahrzeugwechsel bestimmen.
Welche Bedeutung hat die Kilometerstanderfassung im Leasing-Kontext?
Im Leasing nimmt die Kilometerstanderfassung eine besonders wichtige Rolle ein. Die meisten Leasingverträge basieren auf einer vereinbarten Kilometerleistung. Wird diese überschritten, entstehen in der Regel Zusatzkosten, während bei einer Unterschreitung begrenzte Rückerstattungen möglich sind. Diese fallen aber häufig deutlich geringer aus als die Kosten für Mehrkilometer. Eine regelmäßige und genaue Erfassung der Kilometerstände hilft dabei, den Überblick über die Laufleistungen zu behalten und die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen. So lassen sich unerwartete Nachzahlungen vermeiden und die Leasingraten optimal kalkulieren. Darüber hinaus hilft die Analyse der Kilometerstände, Leasingverträge und Fahrzeugnutzung optimal aufeinander abzustimmen.
Welche Methoden der Kilometerstanderfassung gibt es und wie unterscheiden sie sich?
Im Fuhrpark kommen verschiedene Methoden zur Erfassung von Kilometerständen zum Einsatz:
- Manuelle Erfassung: Fahrer senden die Kilometerstände per E-Mail an den Fuhrparkmanager oder tragen sie händisch in Fahrtenbücher ein, Fuhrparkmanager führen Excel-Listen.
- Erfassung über Tankkarten: Beim Tanken gibt der Fahrer den aktuellen Kilometerstand ein. Fuhrparkmanager arbeiten hier ebenfalls häufig mit Excel-Tabellen. Bei falsch oder nicht eingetragenen Kilometerstände fragt der Fuhrparkverantwortliche den Fahrer nachträglich nochmal per E-Mail an.
- Digitale Fahrzeugverwaltung: Mit Softwarelösungen wie der LapID Fahrzeugverwaltung erfassen Fahrer die Kilometerstände per Smartphone. Anschließend werden diese direkt ins System übermittelt und zentral in einer digitalen Fahrzeugakte gespeichert.
- Automatisierte Erfassung via Telematik: Moderne Systeme erfassen heute eine Vielzahl von Fahrzeugdaten, darunter auch die Kilometerstände, direkt aus dem Fahrzeug und übertragen sie in Echtzeit an die Fuhrparksoftware.
- OEM-Integrationen: Immer mehr Fahrzeughersteller bieten zudem die Möglichkeit, Kilometerstände direkt aus der eigenen Fahrzeugtelematik auszulesen und automatisiert in Fuhrparkmanagement-Systeme zu integrieren.
Warum spielt die Datenqualität bei der Kilometerstanderfassung eine entscheidende Rolle?
Eine hohe Datenqualität ist im Fuhrparkmanagement unverzichtbar. Nur wenn die erfassten Kilometerstände korrekt und aktuell sind, können Wartungen rechtzeitig geplant, Leasingverträge optimal gesteuert und Kosten präzise kalkuliert werden. Fehlerhafte oder veraltete Daten führen schnell zu Problemen – etwa zu verpassten Wartungsintervallen, unerwarteten Zusatzkosten. Automatisierte Systeme helfen dabei, Übertragungsfehler zu vermeiden und die Aktualität der Daten sicherzustellen. So können Fuhrparkmanager jederzeit auf eine verlässliche Datenbasis zurückgreifen, die auch bei Audits Bestand hat.
Wie unterstützt die LapID Fahrzeugverwaltung bei der Kilometerstandserfassung?
Die LapID Fahrzeugverwaltung bietet eine digitale Lösung, die die Erfassung und Verwaltung von Kilometerständen deutlich vereinfacht und beschleunigt.
Fuhrparkmanager können im LapID System einfach die Aufgabe „Kilometerstand erfassen“ aus einer von vielen Vorlagen auswählen. Der Fahrer bekommt dann eine Mitteilung und kann direkt den aktuellen Kilometerstand eingeben. Fuhrparkmanager können außerdem Leasingverträge im System hinterlegen. Auf Basis des Vertrags und des eingetragenen Kilometerstandes erhalten sie zusätzlich Prognosen zu den Kosten von Mehr- und Minderkilometern und Warnungen, wenn die Laufleistung überschritten wird oder Verträge auslaufen.
