LapID bietet seit vielen Jahren digitale Lösungen für den Fuhrpark an und entwickelt sich kontinuierlich weiter. Seit dem 5. März 2025 ist die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID offiziell auf dem Markt – Sie unterstützt die Fuhrparkmanager aktiv bei der Verwaltung und Organisation der Fahrzeuge.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist die LapID Fahrzeugverwaltung?
- Wie funktioniert die Fahrzeugverwaltung?
- Für welche Fuhrparks eignet sich die Fahrzeugverwaltung?
- LapID Fahrzeugverwaltung vs. manuelle Fahrzeugverwaltung
- Vorteile der LapID Fahrzeugverwaltung
Was ist die LapID Fahrzeugverwaltung?
Die LapID Fahrzeugverwaltung ist ein digitales System, das Fuhrparkmanager bei der Organisation Ihrer Fahrzeuge unterstützt. Dokumente, Prüfbericht oder Verträge – egal, ob kleiner oder großer Fuhrpark, es entstehen immer Papierberge, was schließlich zu einem Aktenchaos führt. Auch Tabellen oder E-Mail-Dienste kommen bei der Einhaltung von Fristen schnell an ihre Grenzen.
Die digitale Fahrzeugverwaltung von LapID setzt genau hier an. Mit Hilfe unterschiedlicher Tools unterstützt das System Fuhrparkleiter bei der alltäglichen Arbeit – z.B. durch die Zuweisung von Aufgaben oder die Überwachung von Leasinglaufzeiten und Kilometerständen. Die Fahrzeugverwaltung trägt somit aktiv zu einem organisierten und rechtssicheren Fuhrpark bei. So sind alle Fahrzeuge in einem System angelegt, die Fahrer zugeordnet und alle Aufgaben rund um die Verwaltung können schnell abgelegt und eingesehen werden.
Wie funktioniert die LapID Fahrzeugverwaltung?
Digitale Fahrzeugakte
Eine grundlegende Funktion der Fahrzeugverwaltung ist die digitale Fahrzeugakte. Sie wird für jedes Fahrzeug angelegt. Stammdaten wie z.B. die verantwortliche Person und Verträge können hier ganz einfach hinterlegt werden. Das System ermöglicht es, Dokumente wie Schadenberichte, Rechnungen und weitere Unterlagen sicher abzulegen und einzusehen. Damit sind sämtliche Informationen zu einem Fahrzeug im LapID-Kundensystem rechtssicher hinterlegt.
Digitales Dokumentenmanagement
Mit dem digitalen Dokumentenmanagement können gleich von Beginn an alle wichtigen Dokumente für jedes Fahrzeug individuell verwaltet werden. Rechnungen und Prüfberichte, die während der Nutzung anfallen, können sowohl vom Fahrer als auch vom Fuhrparkmanagement zu jedem Fahrzeug hochgeladen und revisions- sowie rechtssicher abgelegt werden.
Gerade bei Prüfberichten wie der HU oder Schadenberichten muss eine nachhaltige Dokumentation sichergestellt sein. Sollten diese Unterlagen als Nachweis zur Kontrolle vorgelegt werden müssen, können sie mit nur wenigen Klicks ausgewählt und ortsunabhängig abgerufen werden. Gerade in dezentralen Fuhrparks ein großer Vorteil, da hier keine Aktenordner oder wichtige Dokumente hin- und hergeschickt werden müssen und keine Dokumente verloren gehen können.
Aufgaben- und Terminmanagement
Aufgaben und Termine lassen sich mit Hilfe der LapID Fahrzeugverwaltung ganz einfach organisieren. Gerade bei Prüfterminen wie z.B. der HU ist das Einhalten der Fristen nicht nur zur Sicherheit der Fahrer, sondern auch aus rechtlichen Gründen besonders wichtig. Mit der Fahrzeugverwaltung kann sichergestellt werden, dass alle Termine fristgerecht eingehalten werden. Das System erinnert den Fahrer automatisch an den fälligen Termin, im Anschluss kann er die Dokumente dann hochladen und der Fuhrparkmanager wird über die erledigte Aufgabe informiert.
Das Fuhrparkmanagement kann anhand der bereitgestellten Vorlagen auch Aufgaben wie z.B. den Reifenwechsel oder die Abfrage von Kilometerständen ganz einfach terminieren und beim Fahrer abfragen. Aber auch individuelle Aufgaben und Termine können von dem Fuhrparkmanagement angelegt werden. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation zwischen Fahrer und Fuhrparkmanagement, sondern hilft auch dabei, in regelmäßigen Abständen Informationen zum Fahrzeug zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil, der durch automatisierte Aufgaben und Termine schnell geregelt werden kann, ist die Schadenverarbeitung. Sollte ein Fahrzeug einen Schaden haben, kann dieser über das Aufgaben- und Terminmanagement inkl. Foto-Upload schneller dokumentiert, das Fuhrparkmanagement informiert und weitere Schritte eingeleitet werden.
Leasingüberwachung & Prognosen
Das Leasingmanagement der LapID Fahrzeugverwaltung ermöglicht es, alle grundlegenden Vertragsbedingungen zu hinterlegen und einzusehen. Leasingraten, auslaufende Leasingverträge und Mehr- und Minderkilometer sind so immer im Blick. Gerade bei Letzteren hilft die automatische Erfassung der Kilometerstände. So erhält das Fuhrparkmanagement Prognosen zum Kilometerstand sowie eine Berechnung der entstehenden Kosten, um frühzeitig zu reagieren und effektiv Einsparungen vorzunehmen.
UVV-Fahrzeugprüfung
Dienstwagen müssen einmal jährlich nach den Vorgaben der UVV geprüft werden. Die Dokumentation der UVV-Prüfberichte kann mit Hilfe der LapID Fahrzeugverwaltung nachhaltig und rechtssicher erfolgen. Fristen und Termine für die Überprüfung werden automatisch in Intervallen gesetzt und der Dienstwagenfahrer wird rechtzeitig an diese erinnert.
Reporting
Für die maximale Transparenz stehen im Dashboard der Fahrzeugverwaltung umfangreiche und detaillierte Auswertungen sowie Exporte zu den Fahrzeugen zur Verfügung. So ist es möglich, den Überblick zu behalten und einen Gesamteindruck vom Fuhrpark zu bekommen. Hierdurch können Unregelmäßigkeiten schneller ausfindig gemacht und behoben werden.
Abbildung: Dashboard LapID Fahrzeugverwaltung
Für welche Fuhrparks eignet sich die Fahrzeugverwaltung?
Die Fahrzeugverwaltung von LapID kann jeden Fuhrpark unabhängig von der Größe und den unterschiedlichen Fahrzeugen abbilden. Bereits kleine Fuhrparks können hier von den Vorteilen des LapID Systems profitieren. Dabei können nicht nur normale Pkw sondern auch Lkw, Transporter oder sogar Diensträder erfasst werden.
LapID Fahrzeugverwaltung vs. manuelle Fahrzeugverwaltung
Die Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark kann auf ganz unterschiedliche Arten organisiert werden. Meistens besteht diese jedoch aus einer Mischung von manuellen und digitalen Abläufen. Aktenordner, digitale Ordner, Excel-Tabellen und E-Mail-Benachrichtigungen – dabei kann schnell ein Papierchaos entstehen und je nach Größe des Fuhrparks geht die Übersicht verloren. Dies kann nicht eingehaltene Prüftermine oder die Überschreitung anderer Fristen zur Folge haben.
| LapID Fahrzeugverwaltung | Manuelle Verwaltung |
| Digitale Fahrzeugakte ohne Papier | Ordner, Kopien und Papierchaos |
| Ortsunabhängig | An einen Ort gebunden |
| Das LapID System erinnert an bevorstehende Termine. | Termine müssen durch den Fuhrparkmanager im Blick behalten werden. |
| Fristen werden eingehalten. | Fristen können übersehen oder verpasst werden. |
| Alle Dokumente sind sortiert und mit nur wenigen Klicks einsehbar. | Langes Suchen, gar nicht oder nur teilweise digitalisierte Dokumente, die an unterschiedlichen Orten abgelegt wurden. |
| Digitalisierter Dokumenten-Upload durch den Fahrer für Prüfberichte und Rechnungen. | Dokumente wie Rechnungen und Prüfberichte müssen vom Fahrer persönlich beim Fuhrparkmanagement abgegeben werden. |
| Aufgaben und Termine werden im selben System organisiert und verwaltet. | Aufgaben und Termine müssen mit unterschiedlichen Tools angelegt und organisiert werden. |
| Automatisches Erinnerungs- und Eskalationsmanagement stellt sicher, dass der Fahrer rechtzeitig an Termine erinnert wird. Bei Nichteinhaltung werden in einem mehrstufigen Prozess die Vorgesetzten informiert. | Kommt der Fahrer einer Aufgabe oder einem Termin nicht nach, muss dies überprüft werden und der Fahrer mehrfach kontaktiert werden. Nicht eingehaltene Termine können so auch übersehen werden. |
Vorteile der LapID Fahrzeugverwaltung
Der größte Vorteil der LapID Fahrzeugverwaltung und damit auch ihr Mehrwert für das Fuhrparkmanagement liegt in der Zusammensetzung der einzelnen Features, die die Verwaltung und Organisation im Fuhrpark in einem System vereint. Der Mehraufwand für den Fuhrparkmanager wird dadurch so gering wie möglich gehalten und das LapID System übernimmt wichtige Aufgaben, wie z.B. Erinnerungen an bevorstehende Prüftermine oder den Überblick über Leasinglaufzeiten.
Vorab angelegt und eingestellt, verpassen Fuhrparkmanager mit dem System keine Termine oder Aufgaben, und auch über hochgeladene Dokumente durch die Fahrer wird der Fuhrparkmanager informiert. Doch damit nicht genug: Durch das digitale Dokumentenmanagement wird der Fuhrpark nachhaltig und rechtssicher organisiert.
Dank der detaillierten Übersicht über den Fuhrpark können Unregelmäßigkeiten, z.B. bei Kilometerständen ausfindig gemacht und schnellstmöglich behoben werden. Insgesamt erhält das Fuhrparkmanagement mit der LapID Fahrzeugverwaltung ein funktionales und effektives Tool, um den Fuhrpark optimal, rechtssicher und kosteneffizient zu organisieren.
