Flottenreporting: Definition, Funktion und Ergebnisse

Das Flottenreporting ist ein entscheidendes Werkzeug, um Fuhrparkdaten zu erfassen, auszuwerten und den gesamten Fuhrpark zielgerichtet zu steuern. Aber auf welche Kennzahlen kommt es an und wie erkennen Sie dabei Optimierungspotenzial? Auf unserem Blog zeigen wir, wie ein Flottenreporting funktioniert und welchen Mehrwert es für Ihr Fuhrparkmanagement bringt!

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Flottenreporting? Grundlage und Ziel im Überblick
2. Wie funktioniert ein Flottenreporting im Fuhrpark?
3. Welche Ergebnisse ergeben sich aus einem Flottenreporting?

Was ist Flottenreporting? Grundlage und Ziel im Überblick

Das Flottenreporting ist eine Möglichkeit, alle Informationen zu vorhandenen Fahrzeugen abzurufen, auszuwerten und folglich Rückschlüsse für den Fuhrpark und das Fuhrparkmanagement zu ziehen. Kosten, Leistungen sowie weitere wichtige Kennzahlen zu jedem Fahrzeug lassen sich so in einer Fuhrparkanalyse leichter einsehen und versteckte Potenziale im Fuhrpark sind einfacher zu erkennen.

Das Ziel des Flottenreportings ist es, den Fuhrpark nachhaltig zu managen und strategische Entscheidungen zugunsten des Fuhrparks zu treffen. Dies bedeutet nicht nur eine Arbeitserleichterung für das Fuhrparkmanagement, sondern spart langfristig auch Kosten und schafft mehr Transparenz.

Zusammengefasst hat das Flottenreporting u.a. folgende Ziele:

• Aktuellen Zustand sowie Unregelmäßigkeiten (erhöhter Spritverbrauch, Verschleiß etc.) im Fuhrpark darstellen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit (Lückenlose Dokumentation von Fahrten, Schäden, Werkstattbesuchen, Wartungen, Inspektionen etc.)
• Rechtssicherheit (Nachweise über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben)
• Nachhaltigkeit (Ermittlung des CO2-Ausstoßes und Entwicklung von Nachhaltigkeitsstrategien)

Was ist der Unterschied zwischen Flottenreporting und einer Fuhrparkanalyse?

Flottenreporting ist die fortlaufende Datenerfassung und -aufbereitung der Fahrzeugdaten, während eine Fuhrparkanalyse auf Basis dieser Daten eine detaillierte Auswertung und Bewertung des gesamten Fuhrparks vornimmt. Dies inkludiert nicht nur Kennzahlen, sondern z.B. auch die Neugestaltung der Car Policy oder die Optimierung von Schnittstellen von Partnern.

Wie funktioniert ein Flottenreporting im Fuhrpark?

Wie ein Flottenreporting funktioniert, ist immer abhängig von der Art und Weise, mit der es durchgeführt wird. Manuell müssen alle benötigten Flottendaten von Hand zu jedem Fahrzeug zusammengesucht werden. Dies geschieht meistens in Excel-Listen, damit hinterher eine Übersicht entsteht, die ausgewertet werden kann.

Benutzt das Fuhrparkmanagement bereits eine digitale Variante, können die Systeme die gesammelten Werte digital verarbeiten und rechtzeitig auf Abweichungen hinweisen. So können Fuhrparkmanager frühzeitig reagieren und z. B. finanzielle Schäden oder rechtliche Konsequenzen verhindern.

Folgende Kennzahlen sind für ein Flottenreporting und die spätere Fuhrparkanalyse relevant:

Achtung: Damit Sie die richtigen Kennzahlen erhalten, ist es besonders wichtig, auch die Qualität der Daten zu überprüfen. Unvollständige Nachweise oder fehlende Belege verfälschen die Flottendaten. Dies passiert besonders bei einer analogen Fahrzeugverwaltung. Mit digitalen Alternativen, wie z. B. von LapID können Sie Aufgaben erstellen, um zu überprüfen, ob alle eingeforderten Dokumente vorhanden sind.

Welche Ergebnisse ergeben sich aus einem Flottenreporting?

Im Grunde zeigt das Flottenreporting dem Fuhrparkmanagement den Istzustand des Fuhrparks an. Dieser wird bestimmt durch die vorhandenen Daten, vorausgesetzt diese sind vollständig und aktuell. Aufgrund dieser ist der Fuhrparkmanager in der Lage, eine Analyse des gesamten Fuhrparks durchzuführen. Dabei sollte jedoch auch jedes Fahrzeug einzeln betrachtet werden. Gerade bei erhöhten Werten im Fuhrpark z. B. bei Schäden oder Verschleiß muss nach dem Grund und einer Lösung geschaut werden.

Auch wenn z. B. die Kostenanalyse ein großer Bestandteil der Fuhrparkanalyse ist und nicht zum Flottenreporting gehört, können trotzdem Erkenntnisse aus den vorhandenen Daten, ohne weitere Analyse, gezogen werden. Mithilfe des Flottenreportings ist das Fuhrparkmanagement so in der Lage durch z.B. einen Vergleich der Historie, frühzeitig bei folgenden Unregelmäßigkeiten einzugreifen:

• Risikofaktoren minimieren: Verpasste Kontroll- und Wartungstermine wie z. B. die UVV-Fahrzeugprüfung oder fehlende Prüfberichte können weitreichende Konsequenzen für das Unternehmen, sowie das Fuhrparkmanagement und den Fahrer nach sich ziehen. Abhilfe schafft hier ein automatisiertes Aufgaben- und Terminmanagement. Dies erleichtert nicht nur dem Fuhrparkmanagement viel Arbeit, sondern sorgt auch für mehr Rechtssicherheit durch vollständige Fahrzeugakten und geprüfte Fahrzeuge.
• Kostentreiber reduzieren: Versteckte Kostentreiber z. B. erhöhte Spritkosten sein. Auch Verschleißteile wie Reifen oder Bremsen müssen häufiger getauscht werden als bei anderen Fahrzeugmodellen oder Fahrern. Sowohl das Fahrzeug, aber auch der Fahrstil des Fahrers sollten hier geprüft werden. Eine erneute Fahrerunterweisung kann helfen, mehr Bewusstsein beim Fahrer zu schaffen.
• Zeitfresser auflösen: Welche Faktoren kosten Fahrer und Fuhrparkmanagement viel Zeit im Arbeitsalltag? Häufig sind es kleine Dinge, wie z. B. die Planung von Terminen und Aufgaben. Digitalisierte Abläufe wie ein einfacher Dokumenten-Upload, eine digitalisierte Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisungen als E-Learning sind flexibel und sparen Zeit.
• Potenziale erkennen & nutzen: Einfach nur die Kennzahlen sammeln und erhöhte Werte registrieren, sollte nicht das alleinige Ziel eines Flottenreportings sein. Abläufe verschlanken, Lösungen finden, um die Zahlen wieder zu senken und ggf. auch auf externe Lösungen zurückgreifen, kann dabei helfen, einen sicheren und wirtschaftlicheren Fuhrpark zu schaffen.

Unregelmäßigkeiten aufdecken – Potenzial nutzen
Potenzial im Fuhrpark auszuschöpfen, klingt aufwendig – ist es aber gar nicht. Haben Sie keine Scheu vor digitalen Lösungen, auch wenn eine Umstellung zunächst teurer und komplizierter klingt als die vorhandene Lösung. Systeme wie die LapID Fahrzeugverwaltung bringen schnell und einfach Ordnung ins Papier- und Akten-Chaos. Mit Features wie einer digitalen Fahrzeugakte oder einem ausgereiften Aufgaben- und Terminmanagement ist die Verwaltung der Fahrzeuge nicht nur einfacher, sondern auch schneller, kostengünstiger und rechtssicherer.

So erkennen Sie Unregelmäßigkeiten sofort und behalten den Fuhrpark im Blick: alles in einem System mit der LapID Fahrzeugverwaltung.